Paragon fiskalny przy sprzedaży on-line: kiedy i jak powinien wystawić sprzedawca oraz dostarczyć klientowi [wszystkie przypadki]

• Sklepy internetowe: co z obowiązkiem kasy fiskalnej
• Sprzedaż online: jaka fiskalizacja
• E-sklep: kiedy paragon fiskalny przy płatności gotówką
• E-sklep: kiedy paragon fiskalny przy płatności przelewem
• E-sklep: kiedy paragon fiskalny przy płatności przy odbiorze zakupów
• Jak usprawnić wystawianie paragonów fiskalnych w sklepach online

Przy sprzedaży on-line przypadków i sytuacji terminu sprzedaży oraz płatności w rozumieniu prawa podatkowego jest tak wiele, że łatwo o błąd – a w konsekwencji i kłopoty ze skarbówką, Oto co trzeba wiedzieć, by ich uniknąć.

Sklepy internetowe: co z obowiązkiem kasy fiskalnej

Z badania przeprowadzonego przez instytut badawczy Gemius, Polskie Badania Internetu oraz IAB Polska w 2023 roku  wynika, że aż 79 proc. internautów, czyli prawie 24 miliony Polaków, dokonało zakupów online przynajmniej raz. Klienci postrzegają kupowanie przez Internet jako wygodniejsze i mało skomplikowane. Jako dodatkowy atut podają większą możliwość wyboru niż w sklepach stacjonarnych.

Właścicielom serwisów sprzedażowych najwięcej problemów sprawia efektywne dokumentowanie sprzedaży i przekazywanie dowodów zakupu klientom w odpowiednim momencie procesu.
Efektem jest nieprawidłowo wykonywana fiskalizacja. Jak uniknąć kar i efektywnie wdrożyć fiskalizację w e-commerce, tłumaczą eksperci Exorigo-Upos.

Sprzedaż online: jaka fiskalizacja

W świetle prawa, niemal każdy przedsiębiorca , który prowadzi sprzedaż usług lub towarów, musi posiadać kasę rejestrującą. Nie inaczej jest w przypadku sklepów internetowych.

Szacuje się, że do 2026 roku handel internetowy będzie stanowił około 20 proc.  sprzedaży detalicznej w Polsce. Co za tym idzie, kolejne podmioty będą musiały zmierzyć się z procesem fiskalizacji.
Fiskalizacja polega na przestawieniu wewnętrznej pamięci urządzenia fiskalnego na trwały zapis zrealizowanych transakcji. Przeprowadza się ją, aby przystosować kasę lub terminal do generowania dokumentów ważnych z perspektywy Urzędu Skarbowego.
Paragon wystawiony przed fiskalizacją nie ma żadnej wartości z punktu widzenia przepisów podatkowych i nie jest dopuszczony do obrotu. Dopiero paragon fiskalny otrzymuje pełną moc prawną i może zostać wręczony konsumentowi jako dowód zakupu.

Jak wyjaśnia Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos, przepisy regulują obowiązek używania kas fiskalnych, a co za tym idzie ich fiskalizacji. Jest to poniekąd aktywacja urządzenia. Chociaż tradycyjna kasa kojarzy nam się raczej ze stacjonarnym sklepem, to wielu właścicieli sprzedażowych platform internetowych również ma obowiązek jej posiadania.
Jest niezbędna na przykład wtedy, gdy klient może zapłacić gotówką za odbiór osobisty towarów.
– Niestety, fiskalizacja w e-commerce wciąż przyprawia przedsiębiorców o ból głowy i generuje mnóstwo problemów. Nasze doświadczenie rynkowe pokazuje, że firmy nie robią tego prawidłowo, co w przyszłości może przynieść przykre konsekwencje, w tym kary finansowe – ostrzega Michał Sosnowski.

E-sklep: kiedy paragon fiskalny przy płatności gotówką

Wystawianie paragonów oraz ich wysyłka należą do grupy najczęściej powtarzających się obowiązków w każdym sklepie internetowym. Z uwagi na to, że biznes w sieci działa przez całą dobę, ewidencja transakcji powinna być prowadzona w zasadzie non stop.
Dokument potwierdzający płatność ma być przekazany nabywcy w momencie otrzymania zapłaty za towar lub usługę. Tak też jest w przypadku rozliczeń za pomocą przedpłaty lub gotówkowo, wtedy paragon jest wysłany wraz z towarem.

E-sklep: kiedy paragon fiskalny przy płatności przelewem

W chwili płatności przelewem, paragon należy wystawić niezwłocznie po wpływie środków na konto bankowe. Nie może to być później niż z końcem miesiąca, w którym wpłynęła należność.

E-sklep: kiedy paragon fiskalny przy płatności przy odbiorze zakupów

Według raportu Gemius, szczególnie ważna jest opcja zapłaty przy odbiorze. Na taki krok decyduje się ponad 35 proc. kupujących w sieci.
Jeżeli klient wybierze taką opcję zapłaty, to obowiązek wystawienia paragonu następuje w momencie dostarczenia towaru.
Co za tym idzie, wysłanie paragonu w tej samej paczce nie jest możliwe i należy go przekazać np. osobnym listem.
Jest to pewna niedogodność, dlatego częstą praktyką jest wystawianie faktury VAT po dokonaniu zakupu, ale przed uiszczeniem opłaty. Dzięki temu, sprzedawca nie będzie musiał wysyłać paragonu fiskalnego, jedynie zarchiwizuje go we własnej dokumentacji.

W przypadku kanałów sprzedaży omnichannel pojawia się także problem w momencie zakupu towaru online z odbiorem osobistym w sklepie.
Zastosowanie mają tu takie same zasady, jak zostały opisane powyżej. Sprzedawca zobowiązany jest więc do posiadania zarejestrowanej kasy fiskalnej i na miejscu powinien wystawić paragon kupującemu.
Jeśli zamówienie zostało opłacone przed odbiorem przesyłki, dokument fiskalny można dołączyć do paczki wcześniej i wydać go razem z towarem.

Jak usprawnić wystawianie paragonów fiskalnych w sklepach online

Niedopełnienie tych obowiązków traktowane jest jak przestępstwo skarbowe i może skutkować grzywną, a nawet karą ograniczenia bądź pozbawienia wolności.
Na co warto zwrócić uwagę?
Aby mieć pewność, że proces jest wykonany prawidłowo, można skorzystać z gotowych rozwiązań technologicznych. Pozwalają one przedsiębiorcom usprawniać i zautomatyzować fiskalizację.

Szymon Bania, Product Owner w Exorigo-Upos radzi właścicielom sklepów internetowych, by zadbali o odpowiednie procedury i systemy, aby móc skutecznie i sprawnie wdrożyć fiskalizację, nie opóźniając tym samym dostawy zamówienia.
Mimo wielu potencjalnych wyzwań warto zadbać, aby proces ten przebiegał efektywnie i pewnie. Istnieje wiele rozwiązań technologicznych, które mogą usprawnić całą procedurę – wyjaśnia ekspert.
– Automatyzacja generowania paragonów przy użyciu systemów POS może znacznie zwiększyć wydajność i eliminować błędy ludzkie. Również integracja e-commerce z urządzeniami fiskalnymi i platformami płatniczymi znacznie przyspiesza proces fiskalizacji, zapewniając dokładność i zgodność z obowiązującymi przepisami – dodaje Szymon Bania.

Choć fiskalizacja w e-commerce może stanowić wyzwanie, należy zadbać o ten proces. Przede wszystkim dlatego, że jest to obowiązek nałożony na firmy przez ustawodawcę.
Ponadto, zapewnienie skutecznej i bezproblemowej fiskalizacji chroni interesy firmy oraz przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku i długotrwałych relacji z klientami.
Najważniejsze zadanie, które stoi obecnie przed przedsiębiorcami działającymi w e-commerce jest zadbanie o spójność postępowania. Muszą oni wypracować praktykę, która pozwoli im na wystawianie paragonów w odpowiednim momencie procesu, nie narażając się tym samym na kary finansowe.