Właściwie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu pozwoli na rozliczenie wydatków w kosztach podatkowych

Przedsiębiorcy w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą często wykorzystują prywatne samochody osobowe. Choć pojazdy te nie stanowią majątku przedsiębiorstwa, przepisy prawa podatkowego dopuszczają możliwość zaliczenia wydatków poniesionych w związku z ich wykorzystywaniem do kosztów podatkowych firmy, ale tylko do wysokości określonego limitu. W celu ustalenia dokładnej wartości tego limitu, stosuje się ewidencję przebiegu pojazdu.

Limitowany koszt podatkowy pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Jak już zostało wspomniane, wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego stanowiącego prywatny majątek przedsiębiorcy, ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do wysokości limitu, popularnie określanego mianem „kilometrówki”.

Limit do którego wydatki poniesione w związku z eksploatacją prywatnego samochodu (nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych) na cele działalności gospodarczej, ustala się na koniec każdego miesiąca narastająco, mnożąc faktyczną liczbę przebytych kilometrów i stawkę za 1 km dla danego samochodu. Ich wysokość wynosi:

     1)    dla samochodu osobowego:

a)    o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

b)    o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

    2)    dla motocykla - 0,2302 zł,

    3)    dla motoroweru - 0,1382 zł.

Ponadto, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie jej braku wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu ciąży na osobie faktycznie używającej samochód lub inny wykorzystywany w działalności pojazd. Dopiero na koniec miesiąca wykaz ten powinien zostać potwierdzony przez przedsiębiorcę.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

•    imię i nazwisko,

•    adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

•    numer rejestracyjny pojazdu ,

•    pojemność silnika,

•    kolejny numer wpisu,

•    datę i cel wyjazdu,

•    opis trasy (skąd - dokąd),

•    liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

•    stawkę za 1 km przebiegu,

•    kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów

i stawki za 1 km przebiegu,

•    podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Kwota zaliczana do kosztów uzyskania przychodów

Co więcej, oprócz ewidencji przebiegu pojazdu przedsiębiorca powinien prowadzić miesięczne zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, ujmując w nim faktury określające numer rejestracyjny pojazdu.

Dopiero posiadając oba zestawienia (ewidencję przebiegu oraz zestawienie faktycznie poniesionych wydatków) można przejść do ustalenia wartość które stanowią w danym miesiącu koszt uzyskania przychodu.

Elżbieta Węcławik,

Dorota Kępka