Jak zaliczyć do kosztów wydatki przedsiębiorcy w podróży służbowej

Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na noclegi w podróży związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą stanowią koszt uzyskania przychodu. Warunkiem ujęcia omawianego wydatku po stronie kosztów jest posiadanie rachunku lub faktury dokumentującej jego poniesienie.

uzasadnienie

Przedsiębiorcy, którzy w sprawach firmowych wyjeżdżają poza miejsce (miejscowość) prowadzenia działalności gospodarczej, mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z zapewnieniem noclegu. Bez znaczenia pozostaje miejsce, w którym spędzana jest noc. Może to być zarówno hotel czy pensjonat, jak i wynajęte mieszkanie prywatne.

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na nocleg stanowią koszty pośrednie. W przypadku podatników prowadzących pkpir metodą kasową wszystkie koszty (zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą) należy ujmować w dacie ich poniesienia. Jak wynika z art. 22 ust. 6b updof, za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Warunkiem ujęcia omawianego wydatku po stronie kosztów jest posiadanie rachunku lub faktury dokumentującej jego poniesienie. Faktury (rachunki) z hotelu lub innego miejsca noclegowego należy zaksięgować w kolumnie 13 pkpir „Pozostałe wydatki”.

Przedsiębiorcy oprócz możliwości zaliczania do kosztów wydatków na nocleg, ponoszonych w trakcie podróży związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą również rozliczać koszty diet. Należy jednak pamiętać o ograniczeniach w tym zakresie. Jak wynika bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom określoną w odrębnych przepisach. Przepisami tymi są rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

• z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555),

• z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661), zwanego dale rozporządzeniem krajowym.

Jak wynika z § 4 ust. 1 rozporządzenia krajowego, dieta przysługująca pracownikowi wynosi 23 zł za dobę podróży.

Podstawa prawna:

• art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 106, poz. 622

Małgorzata Rymarz

ekspert w zakresie podatków dochodowych