Kategorie

Jak rozliczać prywatne rozmowy z telefonów służbowych

Mariusz Pigulski
Nasza firma zamierza kupić kilka telefonów komórkowych, które będą przekazane do użytkowania pracownikom z działu serwisu. Każdemu z nich zamierzamy przyznać określony limit na rozmowy. Koszty połączeń wykraczających poza ten limit będą potrącane z wynagrodzeń pracowników za ich zgodą lub zwracane bezpośrednio do naszej kasy. Czy kwota przyznanego limitu stanowi dla pracowników przychód, od którego powinniśmy naliczyć składki ZUS i podatek?

rada

Przyznany pracownikom limit na rozmowy z telefonu firmowego powinni Państwo rozliczyć na podstawie bilingu. Jeżeli wśród wykonanych połączeń znajdą się połączenia prywatne, należy je doliczyć pracownikom do przychodu ze stosunku pracy. Od wartości rozmów prywatnych należy odprowadzić podatek i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Określając wysokość tego przychodu, powinni Państwo pomnożyć ilość minut połączeń prywatnych przez cenę wynikającą z umowy z operatorem za minutę połączenia.

uzasadnienie

Reklama

Obecnie dla wielu pracowników korzystanie z infrastruktury telekomunikacyjnej pracodawcy jest nieodzownym elementem pracy. Z tego powodu normą stało się udostępnianie pracownikom telefonów służbowych w ramach wykonywanych obowiązków. Trzeba jednak pamiętać, że w pewnych okolicznościach wartość wykonywanych przez pracowników połączeń telefonicznych może okazać się dla nich przysporzeniem majątkowym.

W praktyce nierzadko zdarza się, że pracodawcy przyznają pracownikom określone limity na rozmowy z telefonu służbowego. Jeżeli w ramach przyznanych limitów podwładni komunikują się (np. ze współpracownikami lub kontrahentami) wyłącznie w celach służbowych, to nie ma podstaw do uznania, że powstał przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji nie mamy do czynienia ze świadczeniami na rzecz pracownika, które wymagają naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek.

Aby jednak pracodawcy nie musieli ustalać przychodu i odprowadzać należnych składek i podatku, niezbędne jest wykazanie (np. w razie kontroli organów podatkowych), że połączenia przeprowadzone przez pracownika w granicach przyznanego przez pracodawcę limitu dotyczyły wyłącznie spraw służbowych. W tym celu przydatne będą zestawienia wykonanych połączeń (bilingi). Ponadto przy przydzielaniu zatrudnionym telefonów służbowych warto uzyskać od nich oświadczenie o używaniu telefonów firmowych tylko do wykonywania obowiązków pracowniczych.

WAŻNE!

Jeżeli w ramach wyznaczonego przez pracodawcę limitu pracownik prowadzi z telefonu firmowego prywatne rozmowy, a pracodawca pokrywa ich koszt, wartość rozmów prywatnych stanowi przychód pracownika.

Wartość połączeń prywatnych wykonanych przez pracownika, a opłacanych przez pracodawcę, należy doliczyć do składników wynagrodzenia pracownika uzyskanych w danym miesiącu. Od sumy tych składników pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek. Identycznie należy postąpić w przypadku, gdy w ramach przyznanego abonamentu przewidziana jest liczba tzw. darmowych minut, a rozmowy prywatne pracownika z telefonu służbowego mieszczą się w puli tych minut. Wiąże się to z tym, że koszt bezpłatnych minut jest zawarty w cenie abonamentu, więc zakład pracy ponosi również koszty prywatnych połączeń pracownika.

WAŻNE!

Bilingi są podstawą do podziału rozmów telefonicznych pracownika na służbowe i prywatne.

Reklama

Jeżeli z zestawienia wykonanych połączeń (bilingu) wynika, że telefon firmowy wykorzystywany był również w celach innych niż służbowe, pracownikowi należy włączyć do przychodu wartość prywatnych rozmów. Wartość ta jest iloczynem minut przeprowadzonych rozmów na jego własne potrzeby i ceny ustalonej w umowie pracodawcy z operatorem.

Często spotykanym rozwiązaniem stosowanym przez firmy jest refakturowanie kosztów prywatnych połączeń telefonicznych bezpośrednio na pracowników. Wówczas pracownik jest obciążany kosztem prywatnych rozmów, a wynikająca z tego tytułu należność zwykle potrącana jest z wynagrodzenia za jego zgodą bądź wpłacana przez niego do firmowej kasy.

WAŻNE!

Wartość połączeń telefonicznych refakturowanych na pracowników nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy, a tym samym nie podlega składkom ani podatkowi.

PRZYKŁAD

Firma z branży budowlanej zakupiła kilkanaście telefonów komórkowych dla swoich pracowników. Z umowy zawartej z operatorem sieci wynika, że w ramach jednego abonamentu w wysokości 70 zł przysługuje 100 darmowych minut. Cena za minutę rozmowy po wykorzystaniu pakietu bezpłatnych minut wynosi 0,20 zł. Z bilingów dołączanych każdorazowo do faktur za korzystanie z telefonów wynika, że jeden z pracowników przeprowadził we wrześniu br. 30 minut rozmów prywatnych, które zmieściły się w puli darmowych minut. Pracodawca nie obciążył pracownika kosztami tych rozmów. Pomimo że pracownik do celów prywatnych wykorzystał część bezpłatnych minut i nie przekroczył kwoty abonamentu, firma powinna we wrześniu doliczyć do jego przychodu kwotę 6 zł (30 min × 0,20 zł/min).

• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 185, poz. 1027

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 105, poz. 668

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996

Mariusz Pigulski

specjalista w zakresie kadr i płac

 

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    20 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Tydzień Przedsiębiorcy 21-25 czerwca

    Tydzień Przedsiębiorcy 21-25 czerwca. W dniu 21 czerwca przypada Dzień Przedsiębiorcy. Z tej okazji Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii zaprasza w tym roku firmy i przedsiębiorców, w tym szczególności z sektora MŚP, na specjalnie zorganizowane wydarzenia. Potrwają one do 25 czerwca 2021 r. Podczas organizowanych w tym celu spotkań, telekonferencji, webinariów i podcastów MRPiT chce wesprzeć małe i średnie przedsiębiorstwa praktyczną wiedzą, doświadczeniem i kontaktami na rzecz rozwoju ich działalności biznesowej tak w kraju, jak i na rynkach Unii Europejskiej, a także pozaunijnych.

    Które firmy stać na sztuczną inteligencję?

    Sztuczna inteligencja odmieniana jest przez wszystkie przypadki. Chociaż średnie i małe firmy nie mają embarga na technologie wykorzystujące SI, praktyka pokazuje, że istnieje wewnętrzny opór. Dlaczego tak się dzieje?

    Firma w Czechach. Przedsiębiorcy pomału odpuszczają

    Nawet o kilkaset procent wzrosła w ostatnich tygodniach liczba pytań kierowanych do firm pomagających prowadzić firmę w Czechach. Ale jak podkreślają eksperci, nie każdy biznes można przenieść do Czech czy na Słowację. Wyjaśniamy dlaczego.

    Handel hurtowy i detaliczny szuka pracowników

    Przedsiębiorcy z sektora handlu detalicznego i hurtowego w najbliższych trzech miesiącach mają zamiar dość intensywnie rozbudowywać swoje zespoły. Kogo głównie poszukują pracodawcy?

    Tokenizacja - słowo klucz w nowoczesnym biznesie. Co można stokenizować?

    Tokenizacja to termin zdobywający ostatnimi czasy olbrzymią popularność, w szczególności w środowiskach biznesowych. Przedsiębiorcy zaczynają żywiej interesować się możliwościami, jakie oferuje ta oparta na technologii blockchain forma cyfryzacji. Pytanie tylko, cyfryzacji… czego? Jak działa blockchain? Czym jest tokenizacja? Co to jest token? Jakie są rodzaje tokenów? Co można stokenizować? Jak przeprowadzić cyfryzację biznesu poprzez tokenizację? Wyjaśniają eksperci z Kancelarii Prawnej RPMS Staniszewski & Wspólnicy

    Ceny mieszkań rosną wolniej niż zarobki

    Ceny mieszkań. W trakcie trwającej hossy mieszkaniowej pensje Polaków wzrosły o prawie 53% - sugerują dane GUS. To prawie tyle, o ile zdrożały w międzyczasie nieruchomości. W ostatnim kwartale znowu pensje wyprzedziły ceny. Oby nie na chwilę.

    Odejście od chowu klatkowego jest niemożliwe

    Resort rolnictwa przygląda się działaniom KE ws. chowu klatkowego. Tymczasem branża stoi na stanowisku, że rezygnacja z chowu klatkowego nie jest możliwa.

    Przedsiębiorcy częściej źle oceniają jakość pracy zdalnej

    Po upływie kilkunastu miesięcy model pracy zdalnej przynosi gorsze efekty zdaniem co trzeciego pracodawcy. Najmniej zadowoleni z home office są przedstawiciele handlu, przemysłu i mikrofirm.

    Działalność gospodarcza a status osoby bezrobotnej

    Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą z wpisem do CEIDG może uzyskać status osoby bezrobotnej? Jak wygląda sytuacja spółek prawa handlowego i działalności nierejestrowej?

    Dariusz Bliźniak: dlaczego drzewa i zieleń stają się kapitałem?

    Ślad węglowy to jedno z największych wyzwań XXI wieku, które nie pozostaje obojętne zarówno pojedynczym obywatelom, jak i całym rządom poszczególnych państw - mówi Dariusz Bliźniak.

    PR w firmie. Czym jest pozycjonowanie eksperckie?

    Pozycjonowanie eksperckie - na czym polega ten rodzaj prowadzenia dialogu z publicznością (a docelowo – przyszłymi klientami)? Jakie narzędzia są niezbędne w skutecznym pozycjonowaniu eksperckim?

    Audi RS e-tron GT: w 3,2 sek. do setki w elektryku! Pierwsza jazda.

    Audi e-tron GT choć jest elektryczny, powstaje w tej samej fabryce co R8. Choć nie emituje spalin, generuje potężną ilość emocji.

    Jacek Czauderna: Panie Premierze, przedsiębiorcy czekają na konkrety [PODCAST]

    Polski Ład to kolejna piękna, marketingowa, ale polityczna akcja – mówi Jacek Czauderna. Na co mogą liczyć przedsiębiorcy? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Opłacalność fotowoltaiki - co się zmieni od 2022 roku?

    Opłacalność fotowoltaiki. Szykują się duże zmiany na rynku fotowoltaiki. Ministerstwo Klimatu i Środowiska przekazało do konsultacji publicznych projekt ustawy, który m.in. reguluje nowe zasady dla prosumentów. Co to oznacza? Jak mówi Jakub Jadziewicz, Członek Zarządu Alians OZE - „Magazyny energii staną się niezbędnym elementem instalacji fotowoltaicznej”. Dla rynku PV niebawem rozpocznie się nowy rozdział.

    Uproszczone Postępowanie Restrukturyzacyjne to już 84% wszystkich spraw

    UPR okazało się niewątpliwie czarnym koniem restrukturyzacji ostatnich kilkunastu miesięcy. Na koniec czwartego kwartału ubiegłego roku UPR stanowiło 52% wszystkich postępowań restrukturyzacyjnych. Na czym polega UPR?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czym jest i kiedy jest wpisywany?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czyli dziś opowiemy o tym, czemu pojawia się taka adnotacja w dokumentach pojazdu i jak się jej pozbyć.

    Małgorzata Ławnik: oszczędność na pracownikach to pierwszy krok do strat w biznesie

    Zignorowanie potencjału, jaki niosą ze sobą pracownicy, jest jednym z największych błędów przedsiębiorstw, ponieważ to właśnie od zatrudnionych osób zależy przyszłość firmy – mówi Małgorzata Ławnik, dyrektor Pionu Personalnego Kaufland Polska.

    Nadanie nowego numeru VIN. Na czym polega?

    Nadanie nowego numeru VIN może być konieczne po poważnej modyfikacji pojazdu. jak przeprowadzić procedurę zgodnie z przepisami?

    Polski Ład napędzi ceny mieszkań. Będzie drożej

    Polski Ład. Mieszkania to wciąż atrakcyjna lokata kapitału, dlatego ich ceny pomimo pandemii idą cały czas w górę. Eksperci prognozują, że wprowadzenie Polskiego Ładu przyczyni się do zwiększenia inflacji, a tym samym do jeszcze wyższych wzrostów cen mieszkań. W praktyce może być trudniej uzyskać kredyt hipoteczny, a tym samym kupić nowe lokum.

    Jaką rolę w transformacji cyfrowej firm odgrywa chmura obliczeniowa?

    Chmura obliczeniowa w trakcie pandemii zyskała na znaczeniu. Korzyści płynące z jej wdrożenia to m.in. optymalizacja kosztów, zwiększenie efektywności operacyjnej, ale przed wszystkim wzrost biznesu. Co jeszcze zyskują firmy w chmurze?

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje. Czyli jak odzyskać dokumenty pojazdu po kontroli funkcjonariuszy?

    Jaki jest cel nowelizacji ustawy odległościowej?

    Ustawa odległościowa to jedno z założeń transformacji energetycznej. Lądowa energetyka wiatrowa ma być korzyścią dla branży, dostawców energii wiatrowej, ale też mieszkańców i samorządów. Na czym mają polegać zmiany?

    Będą zmiany w ustawie o cudzoziemcach

    Ustawa o cudzoziemcach - będą zmiany dotyczące cudzoziemców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce i będących uczestnikami programów wsparcia.

    Jak branża gastronomiczna może na nowo zdobyć klientów?

    Przed branżą gastronomiczną pojawiło się nowe wyzwanie. W jaki sposób ponownie pozyskać kandydatów do pracy? Czy pomoże im w tym pozytywny wizerunek pracodawcy?

    Praca w IT - home office, ale projekty nierozwojowe

    Warunki zatrudnienia na rynku pracy IT są lepsze niż przed pandemią – wynika z najnowszego badania przeprowadzonego przez firmę HRK S.A. Zdaniem 39% specjalistów pracujących w IT COVID-19 miał pozytywny wpływ na ich branżę.