REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać prywatne rozmowy z telefonów służbowych

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

REKLAMA

Nasza firma zamierza kupić kilka telefonów komórkowych, które będą przekazane do użytkowania pracownikom z działu serwisu. Każdemu z nich zamierzamy przyznać określony limit na rozmowy. Koszty połączeń wykraczających poza ten limit będą potrącane z wynagrodzeń pracowników za ich zgodą lub zwracane bezpośrednio do naszej kasy. Czy kwota przyznanego limitu stanowi dla pracowników przychód, od którego powinniśmy naliczyć składki ZUS i podatek?

rada

REKLAMA

Przyznany pracownikom limit na rozmowy z telefonu firmowego powinni Państwo rozliczyć na podstawie bilingu. Jeżeli wśród wykonanych połączeń znajdą się połączenia prywatne, należy je doliczyć pracownikom do przychodu ze stosunku pracy. Od wartości rozmów prywatnych należy odprowadzić podatek i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Określając wysokość tego przychodu, powinni Państwo pomnożyć ilość minut połączeń prywatnych przez cenę wynikającą z umowy z operatorem za minutę połączenia.

uzasadnienie

REKLAMA

Obecnie dla wielu pracowników korzystanie z infrastruktury telekomunikacyjnej pracodawcy jest nieodzownym elementem pracy. Z tego powodu normą stało się udostępnianie pracownikom telefonów służbowych w ramach wykonywanych obowiązków. Trzeba jednak pamiętać, że w pewnych okolicznościach wartość wykonywanych przez pracowników połączeń telefonicznych może okazać się dla nich przysporzeniem majątkowym.

W praktyce nierzadko zdarza się, że pracodawcy przyznają pracownikom określone limity na rozmowy z telefonu służbowego. Jeżeli w ramach przyznanych limitów podwładni komunikują się (np. ze współpracownikami lub kontrahentami) wyłącznie w celach służbowych, to nie ma podstaw do uznania, że powstał przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji nie mamy do czynienia ze świadczeniami na rzecz pracownika, które wymagają naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aby jednak pracodawcy nie musieli ustalać przychodu i odprowadzać należnych składek i podatku, niezbędne jest wykazanie (np. w razie kontroli organów podatkowych), że połączenia przeprowadzone przez pracownika w granicach przyznanego przez pracodawcę limitu dotyczyły wyłącznie spraw służbowych. W tym celu przydatne będą zestawienia wykonanych połączeń (bilingi). Ponadto przy przydzielaniu zatrudnionym telefonów służbowych warto uzyskać od nich oświadczenie o używaniu telefonów firmowych tylko do wykonywania obowiązków pracowniczych.

WAŻNE!

Jeżeli w ramach wyznaczonego przez pracodawcę limitu pracownik prowadzi z telefonu firmowego prywatne rozmowy, a pracodawca pokrywa ich koszt, wartość rozmów prywatnych stanowi przychód pracownika.

Wartość połączeń prywatnych wykonanych przez pracownika, a opłacanych przez pracodawcę, należy doliczyć do składników wynagrodzenia pracownika uzyskanych w danym miesiącu. Od sumy tych składników pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek. Identycznie należy postąpić w przypadku, gdy w ramach przyznanego abonamentu przewidziana jest liczba tzw. darmowych minut, a rozmowy prywatne pracownika z telefonu służbowego mieszczą się w puli tych minut. Wiąże się to z tym, że koszt bezpłatnych minut jest zawarty w cenie abonamentu, więc zakład pracy ponosi również koszty prywatnych połączeń pracownika.

WAŻNE!

Bilingi są podstawą do podziału rozmów telefonicznych pracownika na służbowe i prywatne.

REKLAMA

Jeżeli z zestawienia wykonanych połączeń (bilingu) wynika, że telefon firmowy wykorzystywany był również w celach innych niż służbowe, pracownikowi należy włączyć do przychodu wartość prywatnych rozmów. Wartość ta jest iloczynem minut przeprowadzonych rozmów na jego własne potrzeby i ceny ustalonej w umowie pracodawcy z operatorem.

Często spotykanym rozwiązaniem stosowanym przez firmy jest refakturowanie kosztów prywatnych połączeń telefonicznych bezpośrednio na pracowników. Wówczas pracownik jest obciążany kosztem prywatnych rozmów, a wynikająca z tego tytułu należność zwykle potrącana jest z wynagrodzenia za jego zgodą bądź wpłacana przez niego do firmowej kasy.

WAŻNE!

Wartość połączeń telefonicznych refakturowanych na pracowników nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy, a tym samym nie podlega składkom ani podatkowi.

PRZYKŁAD

Firma z branży budowlanej zakupiła kilkanaście telefonów komórkowych dla swoich pracowników. Z umowy zawartej z operatorem sieci wynika, że w ramach jednego abonamentu w wysokości 70 zł przysługuje 100 darmowych minut. Cena za minutę rozmowy po wykorzystaniu pakietu bezpłatnych minut wynosi 0,20 zł. Z bilingów dołączanych każdorazowo do faktur za korzystanie z telefonów wynika, że jeden z pracowników przeprowadził we wrześniu br. 30 minut rozmów prywatnych, które zmieściły się w puli darmowych minut. Pracodawca nie obciążył pracownika kosztami tych rozmów. Pomimo że pracownik do celów prywatnych wykorzystał część bezpłatnych minut i nie przekroczył kwoty abonamentu, firma powinna we wrześniu doliczyć do jego przychodu kwotę 6 zł (30 min × 0,20 zł/min).

• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 185, poz. 1027

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 105, poz. 668

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996

Mariusz Pigulski

specjalista w zakresie kadr i płac

 

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Człowiek ponad algorytmy. Czyli rola umiejętności miękkich w świecie automatyzacji

W miarę jak automatyzacja i sztuczna inteligencja zmieniają całe branże, firmy i miejsca pracy – umiejętności miękkie postrzegane jako jedyna rzecz, której maszyny nie mogą zastąpić, stają się absolutnie niezbędne. Które zatem z kompetencji będą szczególnie cenione przez pracodawców i mogą zadecydować o przewadze konkurencyjnej w 2025 r.?

ZUS: Zmiany w składce zdrowotnej. Jak skorzystają przedsiębiorcy?

Od nowego roku zmieniły się zasady obliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności według nowych zasad.

Piękny umysł. Wiedza o mózgu w analizie preferencji zachowań i postaw człowieka

W dzisiejszym świecie, w którym wiedza neuronaukowa jest coraz bardziej dostępna, a tematyczne publikacje wychodzą poza ramę dyskursu naukowego i pisane są przystępnym językiem, wiedza o mózgu staje się niebywale wartościowym obszarem do codziennego wykorzystania. Warto, aby sięgali po nią również ci, którzy wspierają wzrost ludzi w biznesie i rozwoju indywidualnym.

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Ruszył konkurs ZUS. Można otrzymać dofinansowanie do 80 proc. wartości projektu na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Wnioski można składać do 10 marca 2025 r. Gdzie złożyć wniosek? Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Co podlega dofinansowaniu?

REKLAMA

Potrzebna pilna decyzja, bo można dużo zyskać lub stracić na podatku, termin 20 lutego

Przedsiębiorcy mogą co roku korzystać z innej – jednej z trzech możliwych – form podatku dochodowego od przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Poza wysokością samego podatku, jaki trzeba będzie zapłacić, teraz forma opodatkowania wpływa również na wysokość obciążeń z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raportowanie ESG: jak się przygotować, wdrażanie, wady i zalety. Czy czekają nas zmiany? [WYWIAD]

Raportowanie ESG: jak firma powinna się przygotować? Czym jest ESG? Jak wdrożyć system ESG w firmie. Czy ESG jest potrzebne? Jak ESG wpływa na rynek pracy? Jakie są wady i zalety ESG? Co należałoby zmienić w przepisach stanowiących o ESG?

Zarządzanie kryzysowe czyli jak przetrwać biznesowy sztorm - wskazówki, przykłady, inspiracje

Załóżmy, że jako kapitan statku (CEO) niespodziewanie napotykasz gwałtowny sztorm (sytuację kryzysową lub problemową). Bez odpowiednich narzędzi nawigacyjnych, takich jak mapa, kompas czy plan awaryjny, Twoje szanse na bezpieczne dotarcie do portu znacząco maleją. Ryzykujesz nawet sam fakt przetrwania. W świecie biznesu takim zestawem narzędzi jest Księga Komunikacji Kryzysowej – kluczowy element, który każda firma, niezależnie od jej wielkości czy branży, powinna mieć zawsze pod ręką.

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym

Układ likwidacyjny w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Sprzedaż majątku przedsiębiorstwa w ramach postępowania restrukturyzacyjnego ma sens tylko wtedy, gdy z ekonomicznego punktu widzenia nie ma większych szans na uzdrowienie jego sytuacji, bądź gdy spieniężenie części przedsiębiorstwa może znacznie usprawnić restrukturyzację.

REKLAMA

Ile jednoosobowych firm zamknięto w 2024 r.? A ile zawieszono? [Dane z CEIDG]

W 2024 r. o 4,8 proc. spadła liczba wniosków dotyczących zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy to oznacza lepsze warunki do prowadzenia biznesu? Niekoniecznie. Jak widzą to eksperci?

Rozdzielność majątkowa a upadłość i restrukturyzacja

Ogłoszenie upadłości prowadzi do powstania między małżonkami ustroju rozdzielności majątkowej, a majątek wspólny wchodzi w skład masy upadłości. Drugi z małżonków, który nie został objęty postanowieniem o ogłoszeniu upadłości, ma prawo domagać się spłaty równowartości swojej części tego majątku. Otwarcie restrukturyzacji nie powoduje tak daleko idących skutków.

REKLAMA