REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać prywatne rozmowy z telefonów służbowych

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

REKLAMA

Nasza firma zamierza kupić kilka telefonów komórkowych, które będą przekazane do użytkowania pracownikom z działu serwisu. Każdemu z nich zamierzamy przyznać określony limit na rozmowy. Koszty połączeń wykraczających poza ten limit będą potrącane z wynagrodzeń pracowników za ich zgodą lub zwracane bezpośrednio do naszej kasy. Czy kwota przyznanego limitu stanowi dla pracowników przychód, od którego powinniśmy naliczyć składki ZUS i podatek?

rada

REKLAMA

Przyznany pracownikom limit na rozmowy z telefonu firmowego powinni Państwo rozliczyć na podstawie bilingu. Jeżeli wśród wykonanych połączeń znajdą się połączenia prywatne, należy je doliczyć pracownikom do przychodu ze stosunku pracy. Od wartości rozmów prywatnych należy odprowadzić podatek i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Określając wysokość tego przychodu, powinni Państwo pomnożyć ilość minut połączeń prywatnych przez cenę wynikającą z umowy z operatorem za minutę połączenia.

uzasadnienie

REKLAMA

Obecnie dla wielu pracowników korzystanie z infrastruktury telekomunikacyjnej pracodawcy jest nieodzownym elementem pracy. Z tego powodu normą stało się udostępnianie pracownikom telefonów służbowych w ramach wykonywanych obowiązków. Trzeba jednak pamiętać, że w pewnych okolicznościach wartość wykonywanych przez pracowników połączeń telefonicznych może okazać się dla nich przysporzeniem majątkowym.

W praktyce nierzadko zdarza się, że pracodawcy przyznają pracownikom określone limity na rozmowy z telefonu służbowego. Jeżeli w ramach przyznanych limitów podwładni komunikują się (np. ze współpracownikami lub kontrahentami) wyłącznie w celach służbowych, to nie ma podstaw do uznania, że powstał przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji nie mamy do czynienia ze świadczeniami na rzecz pracownika, które wymagają naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aby jednak pracodawcy nie musieli ustalać przychodu i odprowadzać należnych składek i podatku, niezbędne jest wykazanie (np. w razie kontroli organów podatkowych), że połączenia przeprowadzone przez pracownika w granicach przyznanego przez pracodawcę limitu dotyczyły wyłącznie spraw służbowych. W tym celu przydatne będą zestawienia wykonanych połączeń (bilingi). Ponadto przy przydzielaniu zatrudnionym telefonów służbowych warto uzyskać od nich oświadczenie o używaniu telefonów firmowych tylko do wykonywania obowiązków pracowniczych.

WAŻNE!

Jeżeli w ramach wyznaczonego przez pracodawcę limitu pracownik prowadzi z telefonu firmowego prywatne rozmowy, a pracodawca pokrywa ich koszt, wartość rozmów prywatnych stanowi przychód pracownika.

Wartość połączeń prywatnych wykonanych przez pracownika, a opłacanych przez pracodawcę, należy doliczyć do składników wynagrodzenia pracownika uzyskanych w danym miesiącu. Od sumy tych składników pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek. Identycznie należy postąpić w przypadku, gdy w ramach przyznanego abonamentu przewidziana jest liczba tzw. darmowych minut, a rozmowy prywatne pracownika z telefonu służbowego mieszczą się w puli tych minut. Wiąże się to z tym, że koszt bezpłatnych minut jest zawarty w cenie abonamentu, więc zakład pracy ponosi również koszty prywatnych połączeń pracownika.

WAŻNE!

Bilingi są podstawą do podziału rozmów telefonicznych pracownika na służbowe i prywatne.

REKLAMA

Jeżeli z zestawienia wykonanych połączeń (bilingu) wynika, że telefon firmowy wykorzystywany był również w celach innych niż służbowe, pracownikowi należy włączyć do przychodu wartość prywatnych rozmów. Wartość ta jest iloczynem minut przeprowadzonych rozmów na jego własne potrzeby i ceny ustalonej w umowie pracodawcy z operatorem.

Często spotykanym rozwiązaniem stosowanym przez firmy jest refakturowanie kosztów prywatnych połączeń telefonicznych bezpośrednio na pracowników. Wówczas pracownik jest obciążany kosztem prywatnych rozmów, a wynikająca z tego tytułu należność zwykle potrącana jest z wynagrodzenia za jego zgodą bądź wpłacana przez niego do firmowej kasy.

WAŻNE!

Wartość połączeń telefonicznych refakturowanych na pracowników nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy, a tym samym nie podlega składkom ani podatkowi.

PRZYKŁAD

Firma z branży budowlanej zakupiła kilkanaście telefonów komórkowych dla swoich pracowników. Z umowy zawartej z operatorem sieci wynika, że w ramach jednego abonamentu w wysokości 70 zł przysługuje 100 darmowych minut. Cena za minutę rozmowy po wykorzystaniu pakietu bezpłatnych minut wynosi 0,20 zł. Z bilingów dołączanych każdorazowo do faktur za korzystanie z telefonów wynika, że jeden z pracowników przeprowadził we wrześniu br. 30 minut rozmów prywatnych, które zmieściły się w puli darmowych minut. Pracodawca nie obciążył pracownika kosztami tych rozmów. Pomimo że pracownik do celów prywatnych wykorzystał część bezpłatnych minut i nie przekroczył kwoty abonamentu, firma powinna we wrześniu doliczyć do jego przychodu kwotę 6 zł (30 min × 0,20 zł/min).

• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 185, poz. 1027

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 105, poz. 668

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996

Mariusz Pigulski

specjalista w zakresie kadr i płac

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dojście do niskiej inflacji wymaga kontraktu społecznego, który jest jak umowa widmo

    Niska inflacja to kontrakt społeczny. Taki kontrakt jest jak umowa widmo, ale osiągany jest głównie wysiłkiem banku centralnego, bo NBP jest odpowiedzialny za stabilność cen w gospodarce.

    Sektor MŚP chętniej sięga po kredyty, a banki zaostrzają kryteria ich przyznawania

    Popyt na kredyty długoterminowe ze strony małych przedsiębiorców jest najwyższy od lat. Jedocześnie banki przyznają, że zaostrzają kryteria kredytowe. Czy alternatywna forma finansowania, czyli faktoring, będzie przeżywał ożywienie?  

    Przedsiębiorcy mają obawy czy uda się wydać pieniądze z KPO. Polska ma na to o połowę mniej czasu niż inne kraje

    Pieniądze z Krajowego Planu Odbudowy – KPO dla Polski to doskonała wiadomość, ale trzeba się pospieszyć, by je efektywnie wydać, apelują przedsiębiorcy. Kraje, które dostały pieniądze europejskie bez opóźnień aktualnie są już w połowie drogi w ich wydatkowaniu. Polska będzie musiała wdrożyć wysokie tempo, by żadne dotacje nie przepadły.

     

    Wakacje składkowe dla małych przedsiębiorców. Nowa wersja projektu ustawy z rocznym limitem wydatków

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii opublikowało nową wersję projektu ustawy o tzw. wakacjach składkowych. Obniżono w nim szacunek kosztu rozwiązania dla finansów publicznych w 10 lat do 20,4 mld zł z niemal 25 mld zł.

    REKLAMA

    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    REKLAMA

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    REKLAMA