REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać prywatne rozmowy z telefonów służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

REKLAMA

Nasza firma zamierza kupić kilka telefonów komórkowych, które będą przekazane do użytkowania pracownikom z działu serwisu. Każdemu z nich zamierzamy przyznać określony limit na rozmowy. Koszty połączeń wykraczających poza ten limit będą potrącane z wynagrodzeń pracowników za ich zgodą lub zwracane bezpośrednio do naszej kasy. Czy kwota przyznanego limitu stanowi dla pracowników przychód, od którego powinniśmy naliczyć składki ZUS i podatek?

rada

REKLAMA

Przyznany pracownikom limit na rozmowy z telefonu firmowego powinni Państwo rozliczyć na podstawie bilingu. Jeżeli wśród wykonanych połączeń znajdą się połączenia prywatne, należy je doliczyć pracownikom do przychodu ze stosunku pracy. Od wartości rozmów prywatnych należy odprowadzić podatek i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Określając wysokość tego przychodu, powinni Państwo pomnożyć ilość minut połączeń prywatnych przez cenę wynikającą z umowy z operatorem za minutę połączenia.

uzasadnienie

REKLAMA

Obecnie dla wielu pracowników korzystanie z infrastruktury telekomunikacyjnej pracodawcy jest nieodzownym elementem pracy. Z tego powodu normą stało się udostępnianie pracownikom telefonów służbowych w ramach wykonywanych obowiązków. Trzeba jednak pamiętać, że w pewnych okolicznościach wartość wykonywanych przez pracowników połączeń telefonicznych może okazać się dla nich przysporzeniem majątkowym.

W praktyce nierzadko zdarza się, że pracodawcy przyznają pracownikom określone limity na rozmowy z telefonu służbowego. Jeżeli w ramach przyznanych limitów podwładni komunikują się (np. ze współpracownikami lub kontrahentami) wyłącznie w celach służbowych, to nie ma podstaw do uznania, że powstał przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji nie mamy do czynienia ze świadczeniami na rzecz pracownika, które wymagają naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aby jednak pracodawcy nie musieli ustalać przychodu i odprowadzać należnych składek i podatku, niezbędne jest wykazanie (np. w razie kontroli organów podatkowych), że połączenia przeprowadzone przez pracownika w granicach przyznanego przez pracodawcę limitu dotyczyły wyłącznie spraw służbowych. W tym celu przydatne będą zestawienia wykonanych połączeń (bilingi). Ponadto przy przydzielaniu zatrudnionym telefonów służbowych warto uzyskać od nich oświadczenie o używaniu telefonów firmowych tylko do wykonywania obowiązków pracowniczych.

WAŻNE!

Jeżeli w ramach wyznaczonego przez pracodawcę limitu pracownik prowadzi z telefonu firmowego prywatne rozmowy, a pracodawca pokrywa ich koszt, wartość rozmów prywatnych stanowi przychód pracownika.

Wartość połączeń prywatnych wykonanych przez pracownika, a opłacanych przez pracodawcę, należy doliczyć do składników wynagrodzenia pracownika uzyskanych w danym miesiącu. Od sumy tych składników pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek. Identycznie należy postąpić w przypadku, gdy w ramach przyznanego abonamentu przewidziana jest liczba tzw. darmowych minut, a rozmowy prywatne pracownika z telefonu służbowego mieszczą się w puli tych minut. Wiąże się to z tym, że koszt bezpłatnych minut jest zawarty w cenie abonamentu, więc zakład pracy ponosi również koszty prywatnych połączeń pracownika.

WAŻNE!

Bilingi są podstawą do podziału rozmów telefonicznych pracownika na służbowe i prywatne.

REKLAMA

Jeżeli z zestawienia wykonanych połączeń (bilingu) wynika, że telefon firmowy wykorzystywany był również w celach innych niż służbowe, pracownikowi należy włączyć do przychodu wartość prywatnych rozmów. Wartość ta jest iloczynem minut przeprowadzonych rozmów na jego własne potrzeby i ceny ustalonej w umowie pracodawcy z operatorem.

Często spotykanym rozwiązaniem stosowanym przez firmy jest refakturowanie kosztów prywatnych połączeń telefonicznych bezpośrednio na pracowników. Wówczas pracownik jest obciążany kosztem prywatnych rozmów, a wynikająca z tego tytułu należność zwykle potrącana jest z wynagrodzenia za jego zgodą bądź wpłacana przez niego do firmowej kasy.

WAŻNE!

Wartość połączeń telefonicznych refakturowanych na pracowników nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy, a tym samym nie podlega składkom ani podatkowi.

PRZYKŁAD

Firma z branży budowlanej zakupiła kilkanaście telefonów komórkowych dla swoich pracowników. Z umowy zawartej z operatorem sieci wynika, że w ramach jednego abonamentu w wysokości 70 zł przysługuje 100 darmowych minut. Cena za minutę rozmowy po wykorzystaniu pakietu bezpłatnych minut wynosi 0,20 zł. Z bilingów dołączanych każdorazowo do faktur za korzystanie z telefonów wynika, że jeden z pracowników przeprowadził we wrześniu br. 30 minut rozmów prywatnych, które zmieściły się w puli darmowych minut. Pracodawca nie obciążył pracownika kosztami tych rozmów. Pomimo że pracownik do celów prywatnych wykorzystał część bezpłatnych minut i nie przekroczył kwoty abonamentu, firma powinna we wrześniu doliczyć do jego przychodu kwotę 6 zł (30 min × 0,20 zł/min).

• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 185, poz. 1027

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 105, poz. 668

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996

Mariusz Pigulski

specjalista w zakresie kadr i płac

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA

Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

Apteki odzyskają prawo reklamowania swojej działalności. bo obecne zakazy są sprzeczne z prawem unijnym

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyrok w sprawie C-200/24, w którym jednoznacznie uznał, że obowiązujący w Polsce całkowity zakaz reklamy aptek narusza prawo Unii Europejskiej. To ważny moment dla rynku aptecznego i swobody działalności gospodarczej w Polsce.

Kryzys się skończył, inflacja wyhamowała, a mimo to kradzieży sklepowych jest coraz więcej

Kradzieże w sklepach wciąż są dla branży handlowej wielkim problemem. Choć kryzys się skończył, inflacja wygasa, złodzieje nie rezygnują. Kradną nie tylko kosmetyki czy alkohole - na handel, ale nadal na dużą skalę przedmiotem kradzieży są artykuły spożywcze.

Branża budowlana: mimo działań prewencyjnych liczba wypadków przy pracy nie chce spadać

Brokerzy ubezpieczeniowi alarmują> Firmy budowlane nieraz bagatelizują skalę oraz prawdopodobieństwo wypadków i zawierają ubezpieczenia OC działalności z niskimi sumami gwarancyjnymi i limitami. Tymczasem rośnie liczba wypadków ze skutkiem śmiertelnym.

REKLAMA

Rząd opóźnia obowiązek raportowania ESG. Raportowanie dopiero od 2028 i 2029 r. [projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów]

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający o dwa lata obowiązek raportowania ESG dla firm. Nowe przepisy mają ograniczyć biurokratyczne obciążenia i dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do unijnych regulacji.

Jak założyć klub fitness lub siłownię? [Poradnik eksperta]

Obecnie w Polsce działa ponad trzy tysiące siłowni i klubów fitness, z czego przeważająca większość funkcjonuje w ramach większych sieci. Dbanie o zdrowie i kondycję fizyczną stało się globalnym i nieprzemijającym trendem, co można zawdzięczać m.in. influencerom z branży fitness (trenerom i instruktorom).

REKLAMA