REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać prywatne rozmowy z telefonów służbowych

Mariusz Pigulski
ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

REKLAMA

Nasza firma zamierza kupić kilka telefonów komórkowych, które będą przekazane do użytkowania pracownikom z działu serwisu. Każdemu z nich zamierzamy przyznać określony limit na rozmowy. Koszty połączeń wykraczających poza ten limit będą potrącane z wynagrodzeń pracowników za ich zgodą lub zwracane bezpośrednio do naszej kasy. Czy kwota przyznanego limitu stanowi dla pracowników przychód, od którego powinniśmy naliczyć składki ZUS i podatek?

rada

REKLAMA

Przyznany pracownikom limit na rozmowy z telefonu firmowego powinni Państwo rozliczyć na podstawie bilingu. Jeżeli wśród wykonanych połączeń znajdą się połączenia prywatne, należy je doliczyć pracownikom do przychodu ze stosunku pracy. Od wartości rozmów prywatnych należy odprowadzić podatek i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Określając wysokość tego przychodu, powinni Państwo pomnożyć ilość minut połączeń prywatnych przez cenę wynikającą z umowy z operatorem za minutę połączenia.

uzasadnienie

REKLAMA

Obecnie dla wielu pracowników korzystanie z infrastruktury telekomunikacyjnej pracodawcy jest nieodzownym elementem pracy. Z tego powodu normą stało się udostępnianie pracownikom telefonów służbowych w ramach wykonywanych obowiązków. Trzeba jednak pamiętać, że w pewnych okolicznościach wartość wykonywanych przez pracowników połączeń telefonicznych może okazać się dla nich przysporzeniem majątkowym.

W praktyce nierzadko zdarza się, że pracodawcy przyznają pracownikom określone limity na rozmowy z telefonu służbowego. Jeżeli w ramach przyznanych limitów podwładni komunikują się (np. ze współpracownikami lub kontrahentami) wyłącznie w celach służbowych, to nie ma podstaw do uznania, że powstał przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji nie mamy do czynienia ze świadczeniami na rzecz pracownika, które wymagają naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aby jednak pracodawcy nie musieli ustalać przychodu i odprowadzać należnych składek i podatku, niezbędne jest wykazanie (np. w razie kontroli organów podatkowych), że połączenia przeprowadzone przez pracownika w granicach przyznanego przez pracodawcę limitu dotyczyły wyłącznie spraw służbowych. W tym celu przydatne będą zestawienia wykonanych połączeń (bilingi). Ponadto przy przydzielaniu zatrudnionym telefonów służbowych warto uzyskać od nich oświadczenie o używaniu telefonów firmowych tylko do wykonywania obowiązków pracowniczych.

WAŻNE!

Jeżeli w ramach wyznaczonego przez pracodawcę limitu pracownik prowadzi z telefonu firmowego prywatne rozmowy, a pracodawca pokrywa ich koszt, wartość rozmów prywatnych stanowi przychód pracownika.

Wartość połączeń prywatnych wykonanych przez pracownika, a opłacanych przez pracodawcę, należy doliczyć do składników wynagrodzenia pracownika uzyskanych w danym miesiącu. Od sumy tych składników pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek. Identycznie należy postąpić w przypadku, gdy w ramach przyznanego abonamentu przewidziana jest liczba tzw. darmowych minut, a rozmowy prywatne pracownika z telefonu służbowego mieszczą się w puli tych minut. Wiąże się to z tym, że koszt bezpłatnych minut jest zawarty w cenie abonamentu, więc zakład pracy ponosi również koszty prywatnych połączeń pracownika.

WAŻNE!

Bilingi są podstawą do podziału rozmów telefonicznych pracownika na służbowe i prywatne.

REKLAMA

Jeżeli z zestawienia wykonanych połączeń (bilingu) wynika, że telefon firmowy wykorzystywany był również w celach innych niż służbowe, pracownikowi należy włączyć do przychodu wartość prywatnych rozmów. Wartość ta jest iloczynem minut przeprowadzonych rozmów na jego własne potrzeby i ceny ustalonej w umowie pracodawcy z operatorem.

Często spotykanym rozwiązaniem stosowanym przez firmy jest refakturowanie kosztów prywatnych połączeń telefonicznych bezpośrednio na pracowników. Wówczas pracownik jest obciążany kosztem prywatnych rozmów, a wynikająca z tego tytułu należność zwykle potrącana jest z wynagrodzenia za jego zgodą bądź wpłacana przez niego do firmowej kasy.

WAŻNE!

Wartość połączeń telefonicznych refakturowanych na pracowników nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy, a tym samym nie podlega składkom ani podatkowi.

PRZYKŁAD

Firma z branży budowlanej zakupiła kilkanaście telefonów komórkowych dla swoich pracowników. Z umowy zawartej z operatorem sieci wynika, że w ramach jednego abonamentu w wysokości 70 zł przysługuje 100 darmowych minut. Cena za minutę rozmowy po wykorzystaniu pakietu bezpłatnych minut wynosi 0,20 zł. Z bilingów dołączanych każdorazowo do faktur za korzystanie z telefonów wynika, że jeden z pracowników przeprowadził we wrześniu br. 30 minut rozmów prywatnych, które zmieściły się w puli darmowych minut. Pracodawca nie obciążył pracownika kosztami tych rozmów. Pomimo że pracownik do celów prywatnych wykorzystał część bezpłatnych minut i nie przekroczył kwoty abonamentu, firma powinna we wrześniu doliczyć do jego przychodu kwotę 6 zł (30 min × 0,20 zł/min).

• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 185, poz. 1027

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 105, poz. 668

• art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996

Mariusz Pigulski

specjalista w zakresie kadr i płac

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaki model logistyczny wybrać dla swojego sklepu internetowego?

Zakładając sklep internetowy, staniesz przed wyzwaniem organizacji całej jego logistyki. Zanim zaczniesz działalność, będziesz musiał zdecydować, gdzie magazynować swoje towary, z jakimi kurierami współpracować i jak obsługiwać zwroty od klientów. Pochłonie to mnóstwo cennego czasu i spory kapitał. W dzisiejszych czasach możesz tego jednak uniknąć. W jaki sposób? Poznaj najciekawsze modele logistyczne dla e-commerce!

Dobrzy w teorii. Dlaczego nie potrafimy odpoczywać i jak to zmienić?

Potrzeba regeneracji wydaje się oczywista dla każdego, kto funkcjonuje w naprzemiennym cyklu, w którym wysiłek absorbujący przeważającą część naszych aktywności przeplata się z czasem wolnym. Skąd zatem trudność w świadomym uwzględnianiu potrzeby wypoczynku i planowaniu przerw w zawodowym funkcjonowaniu?

Inflacja już niestraszna firmom. Obawia się jej dwa razy mniej firm niż rok temu

W rok o połowę zmalała liczba małych i średnich firm, które boją się, że inflacja może zagrozić ich biznesom. Obecnie to zaledwie co czwarte przedsiębiorstwo. Zaskakujące są jednak branże, w których te obawy są największe. Inflacja straciła też rangę najpoważniejszej obawy.

Startup - jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie?

W startupach najważniejszy jest pomysł. Jak go chronić i zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystywaniem dzieła i pobierania wynagrodzenia za korzystanie z niego przez podmioty trzecie? Jak uzyskać ochronę patentową, ochronę znaku towarowego i prawa autorskie? Dlaczego tak ważna jest umowa o zachowaniu poufności?

REKLAMA

Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

REKLAMA