Jak należy obciążać pracownika za wykorzystanie telefonu służbowego do celów prywatnych

RADA

Dokumentowanie notą księgową obciążenia pracownika kosztami jego prywatnych rozmów telefonicznych jest nieprawidłowe. Podatnik powinien taką czynność udokumentować fakturą VAT dokumentującą wykorzystanie telefonu służbowego do celów prywatnych, jeżeli pracownik zażąda wystawienia faktury. Podatnik może wystawić fakturę również wtedy, gdy pracownik nie będzie żądał jej wystawienia. Natomiast w przypadku gdy podatnik nie obciąży pracownika kosztami prywatnych rozmów, powinien koszt tych rozmów wykazać w fakturze wewnętrznej i opodatkować jako koszt nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Zasadą jest, że pracodawca nie ma prawa zaliczyć prywatnych rozmów pracowników w koszty uzyskania przychodu. Nie ma również prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących koszty takich prywatnych rozmów. Rozmowy prywatne pracownika nie są bowiem związane z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika. Wydatki te nie spełniają więc warunków określonych w art. 22 updof (odpowiednio art. 15 updop) oraz art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Inaczej będzie, gdy koszty prywatnych rozmów telefonicznych pracownika zostaną przeniesione na pracownika. Podatnik zachowa wówczas prawo do zaliczenia w ciężar kosztów faktury za usługi telefoniczne oraz prawo do odliczenia pełnej kwoty VAT naliczonego z takiej faktury.

Przeniesienie na pracownika kosztów prywatnych rozmów telefonicznych

W przypadku gdy pracownik zwraca koszt prywatnych rozmów telefonicznych, pracodawca powinien wystawić mu fakturę, jeżeli pracownik zażąda jej wystawienia (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT). Pracodawca (podatnik VAT) może wystawić pracownikowi fakturę również wtedy, gdy pracownik nie zażądał jej wystawienia. Wystawiona pracownikowi faktura będzie „refakturą” kosztów usług telekomunikacyjnych. Na refakturze pracodawca wykazuje koszty rozmów prywatnych pracownika oraz obciążający te koszty VAT należny. VAT należny z refaktury pracodawca wykazuje w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym podatnik wystawił fakturę (jeżeli ją wystawił), albo w deklaracji za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym usługa została wykonana, jeżeli pracodawca nie wystawił faktury (art. 19 ust. 1 i ust. 4 ustawy o VAT).

W rozliczeniach kosztów rozmów prywatnych nie ma zastosowania szczególny moment powstania obowiązku podatkowego wynikający z art. 19 ust. 13 pkt 1 lit. b) ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika bowiem, że obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług telekomunikacyjnych powstaje w terminie płatności wynikającym z umowy właściwej dla rozliczeń usług telekomunikacyjnych. Pracodawcę i pracownika nie wiąże tego rodzaju umowa. Do rozliczeń między nimi nie ma więc zastosowania powołany przepis.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za październik 2009 r. na kwotę 500 zł plus VAT 110 zł. Pracodawca ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 50 zł plus VAT 11 zł. 5 listopada pracodawca wystawił pracownikowi fakturę na kwotę 50 zł plus VAT 11 zł. Wartość netto sprzedaży wykazaną na refakturze (50 zł) oraz VAT należny z refaktury (11 zł) pracodawca wykazuje w deklaracji VAT-7 składanej za listopad.

W podatku dochodowym pracodawca zalicza do przychodów kwotę zwrotu kosztów prywatnych telefonów w wysokości 50 zł oraz zalicza do kosztów wydatki na usługi telekomunikacyjne w kwocie 500 zł.

W VAT pracodawca odlicza VAT naliczony z faktury telekomunikacyjnej w kwocie 110 zł w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Jeżeli nie odliczy VAT naliczonego w tym miesiącu, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Wykorzystywanie służbowego telefonu w celach prywatnych jako świadczenie nieodpłatne

Gdy pracodawca nie przenosi na pracownika kosztów jego prywatnych rozmów telefonicznych, oznacza to, że świadczy na rzecz pracownika usługi nieodpłatne na jego cele osobiste. Usługi nieodpłatne na cele osobiste pracownika są opodatkowane VAT, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tych usług (w całości lub w części) - art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT nieodpłatne usługi należy udokumentować fakturą wewnętrzną. Tak więc również w przypadku, gdy podatnik nie obciąży pracownika kosztami jego prywatnych rozmów, powinien koszt tych rozmów wykazać w fakturze wewnętrznej i opodatkować jako koszt nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.

Należy również dodać, że nieodpłatne świadczenia na rzecz pracownika nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu pracodawcy. Nie mają bowiem związku z uzyskiwaniem przez pracodawcę przychodów. Jednocześnie będą jednak stanowiły przychód pracownika ze stosunku pracy na podstawie art. 12 updof.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za październik 2009 r. na kwotę 500 zł plus VAT 110 zł. Pracodawca ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 50 zł plus VAT 11 zł. 5 listopada pracodawca wystawił fakturę wewnętrzną na kwotę 50 zł plus VAT 11 zł.

W podatku dochodowym pracodawca zalicza do kosztów podatkowych tylko kwotę 450 zł. Jednocześnie jest zobowiązany doliczyć do przychodów pracownika kwotę 50 zł uzyskaną przez niego z nieodpłatnego świadczenia.

W VAT pracodawca odlicza VAT naliczony z faktury telekomunikacyjnej w kwocie 110 zł w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Jeżeli nie odliczy VAT naliczonego w tym miesiącu, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Kwotę 50 zł oraz VAT należny z faktury wewnętrznej (11 zł) pracodawca wykazuje w deklaracji składanej za listopad.

• art. 8 ust. 2, art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 116, poz. 979

Anna Adamiec

doradca podatkowy