Jak zmienić rozliczanie miesięczne na kwartalne

RADA

Sposób zmiany rozliczania miesięcznego na kwartalne zależy od statusu firmy. Możliwe jest przyjęcie jednego z trzech sposobów rozliczania kwartalnego. W zależności od tego, który z nich będzie stosowany, wpłata podatku będzie dokonywana albo raz w kwartale, albo zaliczkowo co miesiąc. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Z przedstawionej sytuacji nie wynika, jaką formę kwartalnego rozliczania zamierza firma przyjąć i czy spełnia warunki uznania jej za małego podatnika w rozumieniu ustawy o VAT. W celu udzielenia odpowiedzi przedstawione zostaną zatem możliwe do zastosowania formy rozliczenia VAT za okresy kwartalne.

W obecnym stanie prawnym przepisy umożliwiają zastosowanie trzech różnych sposobów rozliczania za okresy kwartalne (zależnych od statusu podatnika oraz wyboru formy rozliczania VAT):

• kasowa metoda rozliczania VAT - przez podatników posiadających status małego podatnika,

• rozliczanie kwartalne na zasadach ogólnych (bez rozliczania kasowego) - przez małych podatników,

• rozliczanie kwartalne - przez podatników nieposiadających statusu małego podatnika.

Status małego podatnika

Małym podatnikiem jest podmiot:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w 2009 r. kwoty 5 067 000 zł,

• prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu - jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 190 000 zł.

Status małego podatnika w trakcie bieżącego roku podatnik zachowuje do chwili przekroczenia powyższych limitów.

Jeżeli firma spełnia powyższe kryteria, to ma możliwość rozliczania VAT za okresy kwartalne na dwa sposoby:

• metodą kasową,

• na zasadach ogólnych bez metody kasowej.

Metoda kasowa

Metoda kasowa rozliczania VAT polega na tym, że obowiązek podatkowy od dokonanej sprzedaży powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 90 dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usług. Natomiast odliczenie podatku naliczonego następuje w rozliczeniu za kwartał (lub jeden z dwu kolejnych kwartałów), w którym firma ureguluje całą należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury lub dokona zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego.

Stosowanie metody kasowej jest równoznaczne z obowiązkiem składania deklaracji za okresy kwartalne VAT-7K w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. W tym samym terminie (tj. raz na kwartał) należy wpłacać wynikający z deklaracji należny VAT.

Przechodząc z rozliczania miesięcznego na tę formę rozliczania VAT, firma zobowiązana jest powiadomić o tym zamiarze, w formie pisemnej, naczelnika swojego urzędu skarbowego. Zawiadomienie należy złożyć w terminie do końca miesiąca poprzedzającego kwartał, za który będzie stosowała tę formę rozliczeń (art. 21 ust. 1 ustawy). Przepisy nie określają dla tego zawiadomienia żadnej szczególnej formy (formularza). Może mieć ono formę oświadczenia. Należy pamiętać, że chodzi w tym przypadku o kwartały kalendarzowe. I tak, gdy podatnik chce rozliczać się metodą kasową w 2010 r. od:

• II kwartału br. - musi złożyć zawiadomienie do 31 marca br.,

• III kwartału br. - musi złożyć zawiadomienie do 30 czerwca br.,

• IV kwartału br. - musi złożyć zawiadomienie do 30 września br.

Niezależnie od tego wymogu konieczne jest również złożenie formularza aktualizacyjnego na druku VAT-R w terminie siedmiu dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana formy rozliczania VAT, co wynika z zapisu art. 96 ust. 12 ustawy. Obowiązek jego złożenia dotyczy każdej zmiany, w tym również zmiany formy rozliczania VAT, o której podatnik zobowiązany jest powiadomić organ skarbowy za każdym razem, gdy taka sytuacji nastąpi. Jak z tego wynika, przy zmianie formy rozliczania VAT przepisy nakładają obowiązek złożenia dwóch niezależnych dokumentów w dwóch różnych terminach.

PRZYKŁAD

Firma zamierza przejść z rozliczania miesięcznego na kwartalne (wybór metody kasowej) od II kwartału 2010 r. W tym celu powinna złożyć zawiadomienie o tym zamiarze do końca marca oraz druk VAT-R najpóźniej do 7 kwietnia 2010 r.

Stosując metodę kasową rozliczania VAT, firma będzie zobowiązana ponadto dokumentować sprzedaż fakturą oznaczoną VAT- -MP. Rezygnacja z tej metody rozliczania będzie możliwa po upływie 12 miesięcy jej stosowania. Jeżeli natomiast przed upływem tego terminu firma utraci status małego podatnika w wyniku uzyskania sprzedaży na poziomie przekraczającym kwotę określonego limitu, zobowiązana będzie obligatoryjnie zmienić sposób rozliczania - na miesięczny lub kwartalny właściwy dla dużych przedsiębiorców (art. 99 ust. 3 i 5 ustawy). Szczegóły w dalszej części.

WAŻNE!

Zawiadomienie o wyborze kasowego rozliczania VAT należy złożyć w terminie do końca miesiąca poprzedzającego kwartał, za który ta forma rozliczania będzie stosowana.

Kwartalne rozliczanie VAT przez małych podatników - zasady ogólne

Jeżeli firma posiada status małego podatnika VAT, ma również możliwość stosowania innej formy rozliczania VAT, polegającej na rozliczaniu kwartalnym bez stosowania metody kasowej. Polega ona na tym, że deklaracje podatkowe są składane za okresy kwartalne na formularzu VAT-7K, natomiast podatek należny i naliczony jest rozliczany na zasadach ogólnych (takich samych jak przy rozliczaniu miesięcznym), bez konieczności spełnienia dodatkowych warunków. Podatek należny ujmuje się w deklaracji w rozliczeniu za ten kwartał, w którym dla wykonanej czynności powstał obowiązek podatkowy. Kwartalne rozliczanie VAT skutkuje w tym przypadku przesunięciem zapłaty zobowiązania podatkowego od wykonanych czynności, mimo że obowiązek podatkowy powstaje od nich na zasadach ogólnych. Podobnie rozlicza się podatek naliczony wynikający z otrzymanych faktur lub dokumentów celnych. Należy go wykazać w rozliczeniu za ten kwartał, w którym firma otrzyma faktury (nabyła prawo do odliczenia z nich VAT), lub w dwóch następnych kwartałach, bez konieczności spełnienia innych dodatkowych warunków.

Przy stosowaniu kwartalnego rozliczania VAT (bez metody kasowej) wszystkie czynności wykonywane przez firmę należy dokumentować fakturą VAT, bez konieczności oznaczania jej symbolem „MP”. Podatek należny rozlicza się na druku deklaracji VAT-7K, którą należy składać w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. W tym samym terminie dokonuje się także wpłaty podatku należnego na rachunek urzędu skarbowego (tj. raz na kwartał), wynikający ze złożonej deklaracji kwartalnej (art. 103 ust. 2 ustawy).

Wiąże się to niestety również z późniejszym otrzymaniem zwrotu bezpośredniego nadwyżki podatku naliczonego nad należnym.

Wyboru tej metody rozliczania VAT firma może dokonać również po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego. Należy je złożyć w następujących terminach (art. 99 ust. 3 ustawy):

• jeżeli firma jest czynnym podatnikiem VAT i w trakcie prowadzonej działalności chce zmienić sposób rozliczania z miesięcznego na kwartalny - powinna je złożyć najpóźniej do 25 dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy rozliczała się kwartalnie,

• jeżeli firma rozpoczyna wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu w trakcie roku - powinna je złożyć w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęła wykonywanie tych czynności.

Podobnie jak poprzednio należy również złożyć formularz aktualizacyjny VAT-R.

I tak, gdy podatnik chce rozliczać się kwartalnie bez metody kasowej w 2010 r. od:

• I kwartału br. - musi złożyć zawiadomienie do 25 lutego br.,

• II kwartału br. - musi złożyć zawiadomienie do 25 maja br.,

• III kwartału br. - musi złożyć zawiadomienie do 25 sierpnia br.,

• IV kwartału br. - musi złożyć zawiadomienie do 25 listopada br.

PRZYKŁAD

Firma jest czynnym podatnikiem VAT (posiada status małego podatnika) i zamierza przejść z rozliczania miesięcznego na kwartalne (bez metody kasowej) od II kwartału 2010 r. W tym celu powinna złożyć zawiadomienie o podjętej decyzji najpóźniej do 25 maja oraz druk VAT-R najpóźniej do 7 kwietnia 2010 r.

Rezygnacja z tej formy rozliczania może nastąpić (tak jak poprzednio) dopiero po upływie czterech kwartałów jej stosowania. Utrata statusu małego podatnika również skutkuje koniecznością zmiany formy rozliczania VAT na miesięczną lub kwartalną na zasadach przewidzianych dla dużych przedsiębiorców.

WAŻNE!

Zawiadomienie o wyborze kwartalnego rozliczania VAT bez metody kasowej należy złożyć do 25 dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy rozliczany VAT kwartalnie.

Rozliczanie kwartalne dla dużych przedsiębiorców

Jeżeli firma, ze względu na wartość sprzedaży, nie spełnia kryteriów uznania jej za małego podatnika, również może przyjąć zasadę kwartalnego rozliczania VAT, ale na innych zasadach, niż przedstawiono powyżej.

Wyboru kwartalnego rozliczania firma może dokonać, powiadamiając o tej decyzji naczelnika urzędu skarbowego - tak jak poprzednio - w terminie do:

• 25 dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy składała deklarację podatkową za okres kwartalny - jeżeli zmienia formę opodatkowania z miesięcznej na kwartalną, lub

• 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęła wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu - jeżeli rozpoczęła ich wykonywanie w trakcie bieżącego roku.

Ponadto należy złożyć druk VAT-R.

 

PRZYKŁAD

Firma jest czynnym podatnikiem VAT i nie jest małym podatnikiem. Chce przejść z rozliczania miesięcznego na kwartalne od II kwartału 2010 r. Może to uczynić, jeżeli złoży zawiadomienie o tej decyzji do 25 maja oraz formularz aktualizacyjny VAT-R do 7 kwietnia 2010 r.

Ta forma rozliczania VAT polega na tym, że deklaracje składane są za okresy kwartalne na formularzu VAT-7D w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale, którego one dotyczą. Rezygnacja z kwartalnego rozliczania VAT i powrót do rozliczania miesięcznego (jedyna opcja wyboru) może nastąpić nie wcześniej niż po upływie czterech kwartałów, za które firma rozliczała się w ten sposób.

W odróżnieniu od poprzednich metod polega na zaliczkowym wpłacaniu zobowiązania podatkowego jeszcze przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany kwartał.

Przepisy przewidują dwa sposoby rozliczania zaliczek:

1) na podstawie obrotu z poprzedniego kwartału

Obowiązek ten powstanie wówczas, gdy za poprzedni kwartał powstało zobowiązanie podatkowe w VAT (w tym również przy miesięcznym rozliczaniu podatku). Konieczne będzie wówczas wpłacanie miesięcznych zaliczek z tytułu należnego VAT za pierwszy oraz za drugi miesiąc kwartału w wysokości 1/3 kwoty należnego zobowiązania podatkowego wynikającego z deklaracji podatkowej złożonej za poprzedni kwartał, mimo że deklaracja będzie składana raz w kwartale. Jeżeli natomiast w deklaracji za poprzedni kwartał wykazano kwotę do zwrotu bezpośredniego albo do przeniesienia do rozliczenia na następny okres rozliczeniowy, uznaje się, że zobowiązanie to było zerowe. W takiej sytuacji nie powstanie obowiązek wpłacania zaliczek w następnym kwartale (art. 103 ust. 2b ustawy). U podatnika, który stosuje tę metodę rozliczeń, mogą powstawać nadpłaty. Jeśli po rozliczeniu kwartału pojawi się nadpłata, podatnik może wystąpić z wnioskiem o zaliczenie jej na poczet przyszłych zobowiązań. Wystarczy w tym celu zaznaczyć w deklaracji kwadrat 1 w poz. 63. Jeżeli podatnik chce otrzymać tę kwotę do zwrotu, zaznacza kwadrat 2 w poz. 63. Nadpłata podlega zwrotowi w terminie 30 dni od dnia złożenia deklaracji.

2) w wysokości faktycznego rozliczenia za miesiąc, za który jest wpłacana zaliczka na podatek

Jeśli rozliczenie w poprzednim kwartale było zerowe, firma będzie jednak mogła je wpłacać, jeżeli zechce, na podstawie faktycznego rozliczenia VAT za te miesiące, jeżeli z rozliczenia tego wynikać będzie zobowiązanie podatkowe.

Natomiast podatek należny i naliczony rozliczany jest na takich samych zasadach jak przy rozliczaniu miesięcznym.

Ta forma rozliczania VAT nie jest tak korzystna jak poprzednie. Pozwala jednak uniknąć powstania nadpłat, jak to ma miejsce przy pierwszej metodzie.

Decydując się na tę opcję, należy zawiadomić o tym fakcie (w formie pisemnej) naczelnika urzędu skarbowego. Trzeba je złożyć najpóźniej z chwilą wpłaty zaliczki za pierwszy miesiąc pierwszego kwartału, od którego zaliczki będą ustalane w wysokości faktycznego rozliczenia. Ostatecznym terminem jest upływ terminu jej zapłaty, czyli 25 dzień następnego miesiąca. Z tej formy obliczania i wpłacania zaliczek można zrezygnować po upływie dwóch kwartałów jej stosowania. Rezygnacja polega na wpłaceniu zaliczki za pierwszy miesiąc kwartału w wysokości obliczonej na podstawie zobowiązania z poprzedniego kwartału (tj. według zasady przedstawionej wcześniej).

PRZYKŁAD

Załóżmy, że w rozliczeniu za I kwartał firma wykaże zobowiązanie podatkowe w VAT w kwocie 18 000 zł. Oznacza to, że za kwiecień i maj zobowiązana będzie wpłacić zaliczki po 6000 zł. Ponieważ w II i III kwartale zamierza dokonywać eksportu towarów, zakłada, że zobowiązanie podatkowe nie powstanie. Może wówczas zgłosić zamiar wpłaty zaliczek według faktycznego rozliczania VAT od II kwartału, składając zawiadomienie np. 20 maja. Jeżeli z miesięcznego rozliczenia nie wyniknie zobowiązanie, firma uniknie w ten sposób obowiązku wpłaty zaliczek na podstawie rozliczenia za I kwartał.

Sposób dokonywania wpłat zaliczek zależy też od tego, czy dotyczy ona:

• pierwszego kwartału po zmianie formy rozliczania z miesięcznego na kwartalny,

• kolejnych kwartalnych okresów rozliczeniowych,

• rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Zaliczki za I kwartał

Jeżeli firma zmieni formę rozliczania z miesięcznej na kwartalną, to zaliczkę na poczet VAT za pierwszy kwartał po tej zmianie powinna wpłacać w następujący sposób (art. 103 ust. 2e ustawy):

• za pierwszy miesiąc kwartału - w wysokości należnego zobowiązania podatkowego za pierwszy miesiąc ostatniego kwartału, w którym rozliczała się za okresy miesięczne,

• za drugi miesiąc kwartału - w wysokości należnego zobowiązania podatkowego za drugi miesiąc ostatniego kwartału, w którym rozliczała się za okresy miesięczne.

PRZYKŁAD

Od II kwartału 2010 r. firma przeszła z miesięcznego rozliczania VAT na kwartalne. W deklaracji za styczeń wykazała kwotę podatku podlegającego wpłacie do urzędu w wysokości 12 000 zł, natomiast w deklaracji za luty - kwotę 7000 zł. W związku z tym musi wpłacić zaliczki na poczet zobowiązania w VAT odpowiednio:

• za kwiecień w kwocie 12 000 zł, w terminie do 25 maja,

• za maj w kwocie 7000 zł, w terminie do 25 czerwca.

Pozostałą kwotę zobowiązania, np. 5000 zł, firma wpłaci w terminie do 25 lipca. Jeżeli z rozliczenia za styczeń albo luty nie wynikała w deklaracji kwota zobowiązania podatkowego, powyższe zaliczki nie będą konieczne, ale firma może je wpłacić dobrowolnie (drugi sposób).

Zaliczki za kolejne kwartały

Inaczej należy wpłacać zaliczki za kolejne kwartały. Wtedy firma może wybrać jeden z dwóch sposobów rozliczania zaliczek.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że miała miejsce sytuacja z poprzedniego przykładu. W deklaracji za II kwartał 2010 r. firma wykazała VAT do wpłaty w kwocie 24 000 zł. Wobec tego zaliczki za lipiec i sierpień wyniosą po 8000 zł, chyba że firma będzie wpłacać zaliczki w faktycznej wysokości.

Zaliczka przy rozpoczęciu działalności

Jeżeli natomiast firma rozpoczęłaby działalność w trakcie 2010 r., a przewidywana przez nią wartość sprzedaży przekroczyłaby - w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej - kwoty limitu uprawniające do statusu małego podatnika, i wybrałaby od początku jej prowadzenia kwartalne rozliczanie VAT, to nie miałaby obowiązku wpłacania zaliczek na poczet VAT w pierwszym kwartale (art. 103 ust. 2d pkt 1 ustawy). Obowiązek taki powstałby dopiero od drugiego rozliczanego kwartału.

PRZYKŁAD

Firma rozpoczyna sprzedaż opodatkowaną od lutego 2010 r. Nie spełnia przesłanek uzyskania statusu małego podatnika. Wybiera kwartalne rozliczanie VAT. Pierwszą deklarację złoży za I kwartał 2010 r. Nie ma więc obowiązku wpłacania zaliczki za luty w terminie do 25 marca. Wynikającą z deklaracji kwotę do zapłaty ureguluje dopiero w terminie do 25 kwietnia.

• art. 2 pkt 25, art. 21, art. 96 ust. 12, art. 99 ust. 2-6, art. 103 ust. 2-2g ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 215, poz. 1666

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT