Czy należy sporządzać dokumentację podatkową transakcji pomiędzy firmami ojca i syna

RADA

Indywidualne firmy ojca i syna należy uznać za podmioty powiązane rodzinnie. Obowiązek sporządzenia dokumentacji podatkowej transakcji między nimi powstanie jednak wtedy, gdy łączna kwota wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w roku podatkowym świadczeń przekracza równowartość 50 000 euro. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Firmy powiązane, w tym firmy powiązane rodzinnie, mają obowiązek sporządzania dokumentacji podatkowej zawieranych między sobą transakcji, przy spełnieniu warunków określonych w art. 25 i 25a updof. Powiązania między podmiotami krajowymi zachodzą, gdy:

1) podmiot krajowy bierze udział bezpośrednio lub pośrednio w zarządzaniu innym podmiotem krajowym lub w jego kontroli albo posiada udział w kapitale innego podmiotu krajowego;

PRZYKŁAD

Pan Kowalski jest jednocześnie wspólnikiem w spółce jawnej i cywilnej. Spółki te dokonują między sobą sprzedaży i zakupów towarów. Spółki te należy uznać za podmioty powiązane.

2) te same osoby prawne lub fizyczne równocześnie bezpośrednio lub pośrednio biorą udział w zarządzaniu podmiotami krajowymi lub w ich kontroli albo posiadają udział w kapitale tych podmiotów (art. 25 ust. 4 updof).

Powyższe regulacje mają zastosowanie również do powiązań o charakterze rodzinnym (art. 25 ust. 5 updof). Za powiązania rodzinne updof uznaje małżeństwo oraz pokrewieństwo lub powinowactwo do drugiego stopnia (art. 25 ust. 6 updof). Z powiązaniem o charakterze rodzinnym mamy do czynienia w przypadku przedstawionym w pytaniu. Indywidualne firmy ojca i syna należy uznać za podmioty powiązane rodzinnie. Jak podkreślał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 30 czerwca 2009 r., nr ITPB1/415-330a/09/WM:

Podmioty powiązane rodzinnie, zawierając umowy między sobą, powinny mieć na uwadze treść przepisów art. 25 i 25a updof, dotyczących transakcji między podmiotami powiązanymi.

Występowanie powiązań rodzinnych między podmiotami gospodarczymi nie jest jednak jedyną przesłanką dla obowiązkowego sporządzenia dokumentacji podatkowej. Obowiązek ten zależy również od wartości dokonywanych w roku podatkowym transakcji. Obowiązek sporządzania dokumentacji podatkowej obejmuje bowiem transakcje między podmiotami powiązanymi (również rodzinnie), w których łączna kwota (lub jej równowartość) wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w roku podatkowym świadczeń przekracza równowartość:

1) 30 000 euro - w przypadku świadczenia usług, sprzedaży lub udostępnienia wartości niematerialnych i prawnych, albo

2) 50 000 euro - w pozostałych przypadkach (art. 25a ust. 2 updof).

Wartości wyrażone w euro przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP, obowiązującego w ostatnim dniu roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy, w którym została zawarta dokumentowana transakcja (art. 25a ust. 5 updof).

Ustawodawca nie określił urzędowego wzoru dokumentacji podatkowej. Wskazał jedynie, co powinna ona zawierać. W myśl art. 25a ust. 1 updof powinna ona obejmować:

1) określenie funkcji, jakie spełniać będą podmioty uczestniczące w transakcji (uwzględniając użyte aktywa i podejmowane ryzyko) - ten element dokumentacji nazywany jest również analizą funkcji poszczególnych podmiotów transakcji. Analiza powinna określać przede wszystkim:

• który z podmiotów ponosi większe ryzyko, np. ryzyko kursowe,

• jaką odpowiedzialność ponoszą strony transakcji,

• jaką funkcję podmioty pełnią w transakcji, np. magazynowanie i dostawa towaru,

• jaki jest rozmiar zaangażowanych środków (dóbr materialnych i niematerialnych) podmiotów;

2) określenie wszystkich przewidywanych kosztów związanych z transakcją oraz formę i termin zapłaty - chodzi tu o koszty przewidywane, a nie rzeczywiście poniesione. Obejmują one koszty bezpośrednie, tj. cenę wyrobu, ale i koszty pośrednie, które mogą mieć wpływ na jednostkową cenę. Przykładowymi kosztami, które powinny znaleźć się w dokumentacji, są:

• cena towaru,

• koszt magazynowania i dostawy,

• opłaty celne;

3) metodę i sposób kalkulacji zysków oraz określenie ceny przedmiotu transakcji - chodzi tu o wskazanie przez podatnika metody, na jakiej opiera on kalkulację swojego zysku z transakcji. Przepisy updof nie zobowiązują do wyboru określonej metody kalkulacji zysków. Jednak najlepszym rozwiązaniem jest zastosowanie jednej z metod używanych przez organy podatkowe, określonych w rozporządzeniu z 10 września 2009 r. w sprawie sposobu i trybu określania dochodów osób fizycznych w drodze oszacowania oraz sposobu i trybu eliminowania podwójnego opodatkowania osób fizycznych w przypadku korekty zysków podmiotów powiązanych (Dz.U. Nr 160, poz. 1267). Wynika to z faktu, że w razie kontroli organy użyją jednej z metod wskazanych w tym rozporządzeniu. Dokumentacja wybranej metody powinna wskazywać na takie elementy, jak: formuła liczenia marży transakcyjnej, określenie wysokości marży, wskazanie przyczyn wpływających na zmianę ceny, np. zmiana kursów walutowych;

4) określenie strategii gospodarczej oraz innych działań w jej ramach - element ten powinien znaleźć się w dokumentacji, tylko jeśli przyjęta strategia miała wpływ na wysokość ceny transakcyjnej. Strategia taka może polegać np. na stosowaniu promocyjnych cen w celu wejścia na rynek, czasowym obniżeniu zysków w zamian za wyższe zyski długoterminowe;

5) wskazanie innych czynników - w przypadku gdy w celu określenia wartości przedmiotu transakcji przez podmioty uczestniczące w transakcji zostały uwzględnione te inne czynniki. Do czynników takich można zaliczyć:

• wielkość, położenie i specyfikę danego rynku,

• poziom podaży i popytu danych dóbr,

• okres, w jakim realizowana jest transakcja,

• terminowość realizacji transakcji,

• zabezpieczenia realizacji transakcji,

• ewentualne ograniczenia prawne na rynku (np. ceny regulowane, urzędowe),

• ryzyko prowadzenia działalności na danym rynku,

• długoterminowość i stabilność współpracy,

• inflację;

6) określenie oczekiwanych przez podmiot obowiązany do sporządzenia dokumentacji korzyści związanych z uzyskaniem świadczeń - w przypadku umów dotyczących świadczeń (w tym usług) o charakterze niematerialnym. Chodzi tu o oczekiwane korzyści ze świadczenia usług, do których można zaliczyć m.in.:

• usługi reklamowe,

• usługi marketingowe,

• udostępnianie wiedzy naukowej, licencji, know-how, prac badawczych.

Sporządzana dokumentacja podatkowa transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi powinna być przedłożona organom kontroli skarbowej na ich żądanie, w terminie 7 dni od dnia doręczenia jej żądania (art. 25a ust. 4 updof). Zaletą prowadzenia prawidłowej dokumentacji transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi jest zmniejszenie ryzyka oszacowania dochodu przez organy podatkowe. W ten sposób podatnik unika zastosowania sankcyjnej 50% stawki podatku, jaką opodatkowany jest dochód oszacowany przez organy podatkowe, w części wyższej od dochodu zadeklarowanego przez podatnika (art. 30d updof).

• art. 25, 25a i 30d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 201, poz. 1541

Michał Gawryjołek

konsultant podatkowy