Kiedy podatnik musi wystawić rachunek, a kiedy fakturę

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek ten nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.

Wystawcy rachunku

Podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie siedmiu dni, licząc od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania. Nie trzeba wystawiać rachunku, jeżeli żądanie zgłoszono po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Podatnicy wystawiający rachunki muszą kolejno je numerować i przechowywać ich kopie, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi powinien zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,

• datę wystawienia i kolejny numer rachunku,

• odpowiednio wyraz oryginał albo kopia,

• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,

• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie,

• czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

Jeśli oryginał rachunku ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik może ponownie wystawić rachunek, który powinien zawierać wyraz duplikat oraz datę jego ponownego wystawienia.

PRZYKŁAD: RACHUNEK NA ŻĄDANIE NAJEMCY

Podatnik nieprowadzący działalności gospodarczej uzyskuje przychody z najmu lokalu usługowego, opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Czy na żądanie najemcy może wystawić rachunek potwierdzający wykonanie usługi najmu?

Przepisy Ordynacji podatkowej nakazują podatnikowi prowadzącemu działalność gospodarczą na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający tę sprzedaż lub świadczenie usługi. Przy czym przez działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów prawa działalności gospodarczej, wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek. Zatem w opisanym przykładzie trzeba przyjąć, że wynajmujący prowadzi działalność w zakresie najmu lokalu usługowego, zatem na życzenie najemcy powinien wystawić rachunek potwierdzający najem.

Wystawienie faktury

Natomiast podatnicy VAT będący osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, mają obowiązek wystawić fakturę.

Zasadę tę stosuje się odpowiednio do dostawy towarów lub świadczenia usług, dokonywanych przez zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze.

Podatnicy nie muszą wystawiać faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, chyba że tego zażądają. Wyjątek stanowi sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu, które muszą być potwierdzone fakturami.

Ważne!

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktury wystawione ponownie muszą dodatkowo zawierać wyraz duplikat oraz datę wystawienia

Termin wystawienia faktury

Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności.

Korekta danych

W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, podatnik VAT udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą. Powinna ona zawierać wyraz korekta albo wyrazy faktura korygująca.

Sprzedawca musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, gdyż stanowi ono podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc lub kwartał, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie. Zasada ta nie dotyczy m.in. eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju.

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Podatnicy muszą przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

PRZYKŁAD: ZAKAZ KOREKTY RACHUNKU FAKTURĄ

Po przekroczeniu kwoty zwolnienia podmiotowego w VAT podatnik nie dokonał zgłoszenia rejestracyjnego i nadal wystawiał rachunki na sprzedaż towarów. Gdy zorientował się, że powinien zacząć wystawiać faktury, dokonał odpowiedniej rejestracji na potrzeby VAT w urzędzie skarbowym. Czy przedsiębiorca powinien anulować wystawione rachunki w miesiącach, w których obrót przekroczył kwotę wolną od podatku od towarów i usług, i w to miejsce wystawić faktury?

Zgodnie z przepisami faktury VAT wystawiają podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT. Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Ponadto ustawa o VAT nie zawiera żadnych regulacji uprawniających podatnika do korygowania rachunków fakturą VAT. Z przedstawionego opisu wynika, że transakcje dokonane po momencie utraty prawa do zwolnienia z VAT były dokumentowane rachunkami, bowiem podatnik nie dokonał rejestracji jako podatnik czynny VAT. Zatem można przyjąć, że forma dokumentów w chwili ich wystawiania była właściwa. Oznacza to, że podatnik nie może już wystawić faktur do czynności zaszłych, które wcześniej zostały udokumentowane rachunkami wystawionymi zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Faktury elektroniczne

Podatnicy mogą wystawiać faktury nie tylko w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w takiej formie, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona pisemnie lub elektronicznie.

E-faktury mogą być wystawiane i przesyłane nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się, co do zasady, w tej samej formie.

PRZYKŁAD: KOREKTA E-FAKTURY W FORMIE PAPIEROWEJ

Podatnik wdrożył w swojej firmie system EDI, umożliwiający przesyłanie e-faktur drogą elektroniczną. Jednak system informatyczny firmy, ze względu na ograniczenia techniczne, nie ma możliwości wygenerowania faktur korygujących do faktur pierwotnie wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej. Czy podatnik może wystawiać faktury korygujące w formie papierowej?

Podobnie jak w przypadku faktur papierowych, również faktury elektroniczne mogą być korygowane i posiadać swoje duplikaty. Jednak w każdym przypadku muszą spełniać określone wymagania. Co do zasady, faktury korygujące i duplikaty faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Przepisy dopuszczają jednak możliwość wystawiania tych dokumentów w formie papierowej, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawienie i przesłanie dokumentu w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w takiej formie. W opisanym przypadku można założyć, że kłopoty, które wynikają z ograniczeń funkcjonującego w firmie systemu informatycznego w zakresie wystawiania faktur korygujących, spełniają przesłanki wspomnianej przeszkody technicznej. W związku z tym firma może wystawiać korektę faktur elektronicznych w formie papierowej. Trzeba tylko pamiętać, że dokument ten powinien zawierać adnotację, że faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Ewa Ciechanowska

ewa.ciechanowska@infor.pl

Podstawa prawna

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

• Rozporządzenie ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373).

• Rozporządzenie ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.).

• Rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).