Jak rozliczać dowóz pracowników do pracy

Świadczenia pozapłacowe oferowane przez pracodawców pracownikom to coraz powszechniejsza praktyka. Jednak z tego typu świadczeniami wiążą się pewne obowiązki podatkowe. Opodatkowaniu PIT podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Wartość pozapłacowego świadczenia przyznanego pracownikowi prawie w każdym przypadku będzie przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zdaniem organów podatkowych, kryterium decydującym o opodatkowaniu świadczenia od szefa dla pracownika jest jego indywidualny charakter. Tak też jest w przypadku organizowania i opłacania przez pracodawców dowozu pracowników do miejsca pracy.

Zdaniem organów podatkowych, wartość otrzymanego od pracodawcy świadczenia w zakresie przewozu pracownika do pracy, jak i z pracy - co do zasady - stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy.

Ważne!

Wydatki na nabycie usług transportowych celem organizacji dojazdów pracowników do i z miejsca pracy - jako koszty mające pośredni wpływ na osiągane przez firmę przychody - stanowić będą koszty uzyskania przychodów

Przy rozliczaniu dojazdów pracowników istotne znaczenie będą miały przychody ze stosunku pracy. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na ich źródło finansowania, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za nadgodziny, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak też wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Przy oferowaniu dowozu do pracy będziemy mieć do czynienia ze świadczeniami nieodpłatnymi na rzecz pracowników. W przypadku usług zakupionych przez pracodawcę na rzecz pracowników, w tym także usług transportowych - wartość pieniężną tych świadczeń dla celów podatkowych ustala się według ceny ich zakupu. Wartość otrzymanego od pracodawcy świadczenia w zakresie przewozu pracownika do pracy, jak również z pracy, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy.

Charakter indywidualny

Przychodem pracownika ze stosunku pracy są wyłącznie te świadczenia, w przypadku których możliwe jest ustalenie wartości świadczenia przypadającego na poszczególnego pracownika. Jeśli chodzi o finansowanie dojazdów pracowników do pracy, to o powstaniu obowiązku podatkowego po stronie pracownika nie decyduje, ile razy skorzystał on z przewozu zorganizowanego przez zakład pracy (w ramach np. umowy z przewoźnikiem), ale sam fakt otrzymania od pracodawcy świadczenia w postaci możliwości korzystania z wykupionej u przewoźnika usługi. Takie stanowisko zaprezentował m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 29 kwietnia 2008 r. (nr ILPB1/415-85/08-2/RP).

Koszty podatkowe

Dla pracodawców opłacających dojazdy dla pracowników ważne jest to, czy poniesione wydatki zaliczą do kosztów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zazwyczaj organizowane przez pracodawcę dojazdy dla pracowników służą zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania firmy, co wpływa na wysokość osiąganych przychodów.

W konsekwencji wydatki te, jako koszty mające pośredni wpływ na osiągane przychody, stanowić będą koszty, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania.

JAK TO ZROBIĆ...

Czy pracownik socjalny otrzyma zwrot kosztów za używanie samochodu

PROBLEM: Czy pracownikowi socjalnemu przysługuje zwolnienie z PIT z tytułu używania własnego samochodu do wykonywania czynności zawodowych?

ROZWIĄZANIE: Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania własnego pojazdu dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika z przepisów odrębnych ustaw. Na podstawie ustawy o pomocy społecznej pracownikowi socjalnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania czynności zawodowych, jeśli nie można zapewnić dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji pracodawcy. Zatem w opisanym przypadku zwrot kosztów będzie wolny od PIT.

EWA MATYSZEWSKA

ewa.matyszewska@infor.pl

Podstawa prawna

l Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).