REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktur nie można przesyłać zwykłą pocztą elektroniczną

Adam Makosz
Adam Makosz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Faktury elektroniczne można wystawiać i wysyłać już od sierpnia 2005 roku. Takie dokumenty muszą jednak spełniać kilka istotnych warunków. Podstawowym z nich jest uzyskanie uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę e-faktury.

Tradycyjna faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura). Nowa forma dokumentu musi być jednak w odpowiedni sposób wystawiona, ale także przesłana i przechowywana. Dodatkowo musi zawierać wszystkie podstawowe wymogi stawiane papierowym fakturom.

REKLAMA

Najpierw akceptacja

REKLAMA

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo, jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Dlatego oprócz dodatkowych wymogów, jakie są stawiane dokumentom przesyłanym w formie elektronicznej, musi ona zawierać obowiązkowo te same dane co jej papierowa wersja (patrz ramka).

Przepisy precyzują także dodatkowe warunki, które trzeba spełnić, żeby móc posługiwać się fakturą elektroniczną. Reguluje je specjalne rozporządzenie ministra finansów. Pierwszym warunkiem, jaki musi spełnić podatnik, który chce korzystać z e-faktury, jest akceptacja. Najpierw trzeba wystąpić o akceptację tej formy do odbiorcy faktury. Akceptacja może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej. Faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej dzień po tym, jak odbiorca faktury dokonał wymaganej akceptacji. Analogiczny termin obowiązuje w przypadku cofnięcia zgody na elektroniczną formę faktury.

Bezpieczeństwo danych

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania bezpieczeństwa. Sposoby na zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralność ich treści są dwa. Pierwszym z nich jest posługiwanie się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Drugim może być wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. W tym przypadku mamy dodatkowy warunek. Zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Przechowywanie e-faktur

REKLAMA

Przepisy dotyczące sposobu przechowywania e-faktur odnoszą się nie tylko do faktur wystawionych, ale także otrzymanych w formie elektronicznej. Przechowuje się je - co do zasady - na terytorium kraju. I to w taki sposób, żeby na żądanie organów podatkowych lub kontroli skarbowej była możliwość natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. W szczególności podatnik musi zapewnić możliwość ich udokumentowanego poboru i wykorzystania przez te organy. Podatnik w tym zakresie musi zadbać o możliwość ich wydruku, jak również zapewnienie ich czytelności.

E-faktury mogą być także przechowywane na terytorium innego państwa należącego do Unii Europejskiej. W tym przypadku konieczne będzie jednak wcześniejsze zawiadomienie o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celnego w zakresie podatku akcyzowego. Zawiadomienie musi określać konkretny kraj przechowywania e-faktur.

Wszystkie faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej. Nie można więc faktury elektronicznej wydrukować i skasować. E-faktura musi zachować format, w którym została przesłana (tak, żeby zagwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści oraz - co bardzo ważne - ich czytelność przez cały okres przechowywania). Nie można takiej faktury zmieniać, dzielić czy poprawiać.

CO POWINNO SIĘ ZNALEŹĆ W E-FAKTURZE

• potwierdzenie dokonania sprzedaży,

• data dokonania sprzedaży,

• cena jednostkowa bez podatku,

• podstawa opodatkowania,

• stawka i kwota podatku,

• kwota należności,

• dane dotyczące podatnika i nabywcy.

JAK POWINNY BYĆ PRZECHOWYWANE E-FAKTURY

• w formie elektronicznej,

• w formacie, w którym zostały przesłane,

• w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia,

• w sposób gwarantujący integralność ich treści,

• w sposób gwarantujący czytelność przez cały okres ich przechowywania,

• w sposób umożliwiający na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur.

DROGI FAKTURY DO KLIENTA

tradycyjna (papierowa) - wystawca wysyła papierowy dokument do klienta. Konsument decyduje, jak i kiedy zapłaci rachunek: gotówką (w banku, na poczcie, w sieci płatności) czy skorzysta z polecenia zapłaty lub bankowości internetowej.

W ten sposób przebiega proces właściwie u wszystkich wystawców w Polsce (u tych, którzy muszą wystawiać fakturę), ponieważ mimo elektronicznej faktury (EBP) nie zrezygnowali całkowicie z wystawiania faktury papierowej.

EBP - faktura elektroniczna: prezentacja elektroniczna, ale płatność pozostawiona w gestii konsumenta. Klient decyduje, czy skorzysta z polecenia zapłaty, bankowości internetowej czy fakturę wydrukuje i opłaci gotówką.

Na taki proces zdecydowało się na razie niewielu wystawców w Polsce (np. UPC, TP). Klient może otrzymać fakturę elektroniczną, ale nie ma mechanizmu automatycznej płatności drogą bankową (brak możliwości bezpośredniego skorzystania z usług banków internetowych w ramach jednej platformy).

EBPP- faktura elektroniczna: prezentacja i płatność elektroniczna. Wystawca przygotowuje faktury i przekazuje operatorowi platformy EBPP. Operator wysyła je e-mailem lub udostępnia na stronie internetowej konsumentom. Klient od razu ma możliwość - za pośrednictwem bankowości internetowej - spłacić należność.

Tak powinien wyglądać proces w docelowym modelu faktury elektronicznej. Dąży do tego Telekomunikacja Polska, która ogłosiła przetarg na takie rozwiązanie (jego wyniki będą znane już wkrótce). W systemie EBPP klient zgadza się na otrzymywanie faktury elektronicznej i jej prezentację drogą elektroniczną (e-mail, strona internetowa). Fakturę może natychmiast ją opłacić za pośrednictwem sieci.

Faktura elektroniczna - prezentacja i płatnośc (EBPP)

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Rynek płatności w roku 2005

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

ADAM MAKOSZ

adam.makosz@infor.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najbardziej boją się przedsiębiorcy prowadzący małe biznesy? [BADANIE]

Czego najbardziej boją się małe firmy? Rosnących kosztów prowadzenia działalności i nierzetelnych kontrahentów. A czego najmniej? Najnowsze badanie UCE RESEARCH przynosi odpowiedzi. 

AI nie zabierze ci pracy, zrobi to człowiek, który potrafi z niej korzystać

Jak to jest z tą sztuczną inteligencją? Zabierze pracę czy nie? Analitycy z firmy doradczej IDC twierdzą, że jednym z głównych powodów sięgania po AI przez firmy jest potrzeba zasypania deficytu na rynku pracy.

Niewypłacalność przedsiębiorstw. Od początku roku codziennie upada średnio 18 firm

W pierwszym kwartale 2023 r. niewypłacalność ogłosiło 1635 firm. To o 31% więcej niż w tym okresie w ubiegłym roku i 35% wszystkich niewypłacalności ogłoszonych w 2023 r. Tak wynika z raportu przygotowanego przez ekonomistów z firmy Coface.  

Rosnące płace i spadająca inflacja nic nie zmieniają: klienci patrzą na ceny i kupują więcej gdy widzą okazję

Trudne ostatnie miesiące i zmiany w nawykach konsumentów pozostają trudne do odwrócenia. W okresie wysokiej inflacji Polacy nauczyli się kupować wyszukując promocje i okazje cenowe. Teraz gdy inflacja spadła, a na dodatek rosną wynagrodzenia i klienci mogą sobie pozwolić na więcej, nawyk szukania niskich cen pozostał.

REKLAMA

Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

REKLAMA

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

REKLAMA