Koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu

Odpowiedź

Na początek należy ustalić zasady podziału kosztów związanych z utrzymaniem domu na część związaną z zaspokojeniem osobistych potrzeb oraz część przypadającą na działalność gospodarczą, gdyż tylko koszty związane z prowadzoną działalnością mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Zasady te należy określić samemu, gdyż przepisy podatkowe nie normują tej kwestii.

Najprostszym rozwiązaniem jest przeznaczenie na potrzeby firmy osobnego pomieszczenia (pokoju). Jego powierzchnia będzie wówczas powierzchnią firmy i przypadające na nią opłaty stanowić będą jej koszt. Jeśli jest to niemożliwe, najczęściej stosowanym sposobem ustalenia, jaka część wydatków mieszkaniowych może być uwzględniona jako koszt uzyskania przychodów, jest udział powierzchni zajętej na prowadzenie działalności w ogólnej powierzchni mieszkania. Według tak ustalonego wskaźnika oblicza się następnie, jaka część płaconych kosztów przypada na powierzchnię wykorzystywaną w działalności gospodarczej. Ten sposób ustalania wielkości wydatków, które mogą stanowić koszt podatkowy, jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe. Według takiej samej proporcji można odliczać VAT z faktur dokumentujących nabycie rozliczanych proporcjonalnie wydatków.

W przypadku wydatków ponoszonych na tzw. media zaliczanie w koszty uzyskania przychodów tej części wydatków, która przypada na powierzchnię wykorzystywaną w działalności gospodarczej nie zawsze może okazać się korzystna. Będzie to np. w sytuacji gdy podatnik w prowadzonej działalności wykorzystuje maszyny i urządzania pobierające znaczne ilości energii elektrycznej, gazu czy wody. W takiej sytuacji podatnik będzie mógł albo obliczyć nową proporcję tym razem tylko dla rozliczania poboru np. energii elektrycznej, albo zainstalować tzw. podliczniki. Jednakże o ile wyliczenie proporcji uwzględniającej powierzchnię mieszkania wykorzystywanego do prowadzonej działalności i na jej podstawie rozliczanie wydatków nie powoduje większych sporów z organami podatkowymi, o tyle wyliczenie proporcji tylko dla rozliczenia poboru energii na pewno doprowadzi do takiego sporu. Dlatego najbezpieczniejszą metodą w takiej sytuacji będzie zainstalowanie dodatkowych tzw. podliczników w pomieszczeniach wykorzystywanych do prowadzonej działalności gospodarczej.

Sprawa jest w zasadzie prosta w przypadku rozmów telefonicznych. Mogą być one kosztem dla podatnika prowadzącego firmę w mieszkaniu. Warto jednak posiadać stosowne billingi, jeśli do celów służbowych używany jest prywatny telefon. Tylko szczegółowe billingi będą dowodem na to, że podatnik zaliczył prawidłową kwotę do kosztów. Nie można jednak zaliczyć w koszty prowadzenia działalności wydatków na zakup i założenie oraz opłacanego abonamentu od prywatnego telefonu.

Kosztem uzyskania przychodów będą także wydatki poniesione na remont pomieszczeń zajmowanych na działalność gospodarczą. Mogą one polegać np. na: naprawie, odnowieniu, wymianie pewnych elementów, instalacji. Te wydatki mogą być odliczane, jeżeli wcześniej nie zostały już uwzględnione w uldze remontowej oraz podatnik potrafi udowodnić związek ponoszonych kosztów z osiąganymi przychodami.

Zaznaczyć w tym miejscu należy, że wyodrębniony na cele prowadzonej działalności pokój lub powierzchnię zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej powinno się również zgłosić w wydziale podatków i opłat urzędu miasta lub gminy celem naliczenia podatku od nieruchomości według stawki właściwej dla lokali użytkowych.