Czy wydatki na podróż udziałowców spółki stanowią koszt

RADA

Tak, po spełnieniu pewnych przesłanek wydatki takie będą mogły zostać uznane za koszt podatkowy. Szczegóły przedstawiamy w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Zasadniczo wydatki związane z rozmowami handlowymi jako bezpośrednio związane z przychodami stanowią koszt podatkowy spółki Czytelnika. Należy jednak przeanalizować, czy tego typu wydatki na rzecz udziałowców nie są wyłączone z katalogu kosztów podatkowych poprzez umieszczenie w przepisie art. 16 ust. 1 updop. Przepis ten zawiera dwa wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów, które mogą mieć zastosowanie do pytania Czytelnika. Pierwsze - do kosztów podatkowych nie należą jednostronne świadczenia na rzecz udziałowców niebędących pracownikami. Drugie wyłączenie dotyczy wydatków na reprezentację, a w szczególności na posiłki.

Jednostronne świadczenie na rzecz udziałowców

Do kosztów nie zalicza się wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców niebędących pracownikami (art. 16 ust. 1 pkt 38 updop). Czytelnik, zanim zaliczy wspomniany wydatek do kosztów podatkowych, musi wykluczyć, że nie ma do czynienia ze świadczeniem jednostronnym.

Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie (wyrok z 28 lipca 2005 r., sygn. FSK 1720/04):

W przypadku Czytelnika nie mamy do czynienia ze świadczeniem jednostronnym. Wydatkom spółki na pobyt w hotelu i posiłki udziałowców odpowiada bowiem ich świadczenie w postaci prowadzenia rozmów z kontrahentem.

Warto dodać, że do wyłączenia wydatków poniesionych na rzecz takich udziałowców z kosztów uzyskania przychodu nie jest wystarczające tylko ustalenie, że udziałowiec nie był pracownikiem. Potwierdza to także wyrok NSA w Łodzi z 28 stycznia 2003 r., sygn. I SA/Łd 731/01, w którym stwierdzono:

Organ podatkowy powinien dowieść także jednostronności świadczenia spółki Czytelnika na rzecz jej udziałowca. Tymczasem wykonywane przez udziałowca czynności faktyczne na rzecz spółki (jego udział w rozmowach handlowych) pozbawiają wydatki w postaci opłacenia jego pobytu w hotelu i posiłków cechy jednostronności. W rzeczywistości mamy do czynienia z sytuacją, w której udziałowcy ponoszą określone wydatki mające na celu osiągnięcie przychodu przez ich spółkę. Spółka Czytelnika dokonuje tu jedynie zwrotu tych wydatków lub je pokrywa. Nie można zatem mówić o ponoszeniu przez nią wydatków na rzecz udziałowców.

Posiłki udziałowców a reprezentacja

Nie są kosztami podatkowymi wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Czy usługi gastronomiczne podczas podróży udziałowców mogą być zatem uznane za wydatek na reprezentację?

Kwalifikacja usług gastronomicznych zależy tu od tego, kto w tych posiłkach brał udział. Reprezentacja definiowana jest jako okazałość, wystawność. W przypadku firmy „dobre” jej reprezentowanie może polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. W interpretacjach organów podatkowych często pojawia się stwierdzenie, że jest to działanie „na zewnątrz” firmy. Oznacza to, że jeśli z usług gastronomicznych korzystali sami udziałowcy firmy, to nie można mówić o reprezentacji. Inaczej, jeżeli w przypadku Czytelnika mamy do czynienia np. z wydatkami na wspólny obiad lub kolację udziałowców z kontrahentem. Wówczas taka kolacja powinna być uznana za reprezentację, a wydatki na nią za niestanowiące kosztów podatkowych. Takie rozumienie reprezentacji jest zresztą zgodne z interpretacją organów podatkowych (m.in. decyzją Izby Skarbowej w Olsztynie z 30 lipca 2007 r., nr PBP/4218-005-5/0).

- art. 16 ust. 1 pkt 28 i 38 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

Sławomir Biliński

konsultant podatkowy