Czy wydatki na podróż udziałowców spółki stanowią koszt

RADA

 

Tak, po spełnieniu pewnych przesłanek wydatki takie będą mogły zostać uznane za koszt podatkowy. Szczegóły przedstawiamy w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Zasadniczo wydatki związane z rozmowami handlowymi jako bezpośrednio związane z przychodami stanowią koszt podatkowy spółki Czytelnika. Należy jednak przeanalizować, czy tego typu wydatki na rzecz udziałowców nie są wyłączone z katalogu kosztów podatkowych poprzez umieszczenie w przepisie art. 16 ust. 1 updop. Przepis ten zawiera dwa wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów, które mogą mieć zastosowanie do pytania Czytelnika. Pierwsze - do kosztów podatkowych nie należą jednostronne świadczenia na rzecz udziałowców niebędących pracownikami. Drugie wyłączenie dotyczy wydatków na reprezentację, a w szczególności na posiłki.

Jednostronne świadczenie na rzecz udziałowców

Do kosztów nie zalicza się wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców niebędących pracownikami (art. 16 ust. 1 pkt 38 updop). Czytelnik, zanim zaliczy wspomniany wydatek do kosztów podatkowych, musi wykluczyć, że nie ma do czynienia ze świadczeniem jednostronnym.

Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie (wyrok z 28 lipca 2005 r., sygn. FSK 1720/04):

Jednostronne świadczenie spółki na rzecz jej udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych to takie, któremu nie odpowiada wzajemne świadczenie udziałowca na rzecz spółki (...)

W przypadku Czytelnika nie mamy do czynienia ze świadczeniem jednostronnym. Wydatkom spółki na pobyt w hotelu i posiłki udziałowców odpowiada bowiem ich świadczenie w postaci prowadzenia rozmów z kontrahentem.

Warto dodać, że do wyłączenia wydatków poniesionych na rzecz takich udziałowców z kosztów uzyskania przychodu nie jest wystarczające tylko ustalenie, że udziałowiec nie był pracownikiem. Potwierdza to także wyrok NSA w Łodzi z 28 stycznia 2003 r., sygn. I SA/Łd 731/01, w którym stwierdzono:

(...) ustalenie, że udziałowiec spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest jej pracownikiem, nie może być uznane za wystarczające do nieuznania wydatków na jego rzecz za koszty uzyskania przychodów.

Organ podatkowy powinien dowieść także jednostronności świadczenia spółki Czytelnika na rzecz jej udziałowca. Tymczasem wykonywane przez udziałowca czynności faktyczne na rzecz spółki (jego udział w rozmowach handlowych) pozbawiają wydatki w postaci opłacenia jego pobytu w hotelu i posiłków cechy jednostronności. W rzeczywistości mamy do czynienia z sytuacją, w której udziałowcy ponoszą określone wydatki mające na celu osiągnięcie przychodu przez ich spółkę. Spółka Czytelnika dokonuje tu jedynie zwrotu tych wydatków lub je pokrywa. Nie można zatem mówić o ponoszeniu przez nią wydatków na rzecz udziałowców.

Posiłki udziałowców a reprezentacja

Nie są kosztami podatkowymi wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Czy usługi gastronomiczne podczas podróży udziałowców mogą być zatem uznane za wydatek na reprezentację?

Kwalifikacja usług gastronomicznych zależy tu od tego, kto w tych posiłkach brał udział. Reprezentacja definiowana jest jako okazałość, wystawność. W przypadku firmy „dobre” jej reprezentowanie może polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. W interpretacjach organów podatkowych często pojawia się stwierdzenie, że jest to działanie „na zewnątrz” firmy. Oznacza to, że jeśli z usług gastronomicznych korzystali sami udziałowcy firmy, to nie można mówić o reprezentacji. Inaczej, jeżeli w przypadku Czytelnika mamy do czynienia np. z wydatkami na wspólny obiad lub kolację udziałowców z kontrahentem. Wówczas taka kolacja powinna być uznana za reprezentację, a wydatki na nią za niestanowiące kosztów podatkowych. Takie rozumienie reprezentacji jest zresztą zgodne z interpretacją organów podatkowych (m.in. decyzją Izby Skarbowej w Olsztynie z 30 lipca 2007 r., nr PBP/4218-005-5/0).

- art. 16 ust. 1 pkt 28 i 38 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

Sławomir Biliński

konsultant podatkowy