Czy można zaliczyć do kosztów wydatek nieudokumentowany fakturą

RADA

 

Tak.

Wydatek na naprawę komputera może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu pomimo braku faktury dokumentującej przedmiotową transakcję. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów lub ich zabezpieczenia. Poza wykazaniem związku, o którym wyżej mowa, podatnik powinien również prawidłowo udokumentować fakt poniesienia wydatku.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują kwestii, jakie dokumenty powinny stanowić podstawę do uznania wydatku za koszty uzyskania przychodów. Wskazują jednak, iż muszą one potwierdzać faktyczne wykonanie usługi oraz celowość i racjonalność wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej.

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębnym przepisami, na które powołuje się ustawodawca, jest ustawa o rachunkowości. Zgodnie z zawartymi w niej regulacjami dowód księgowy, na którego podstawie dokonuje się zapisów w księgach, powinien zawierać co najmniej następujące dane:

l określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

l określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

l opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

l datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

l podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

l stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W pytaniu piszą Państwo, że mimo braku faktury mają umowę, jak również wyciąg bankowy, z którego wynika, iż zapłacili Państwo za przedmiotową usługę. W związku z tym posiadane dokumenty są wystarczające, aby zaliczyć wydatek na naprawę komputera do kosztów uzyskania przychodu.

Takie stanowisko potwierdzają również organy podatkowe. W piśmie z 25 kwietnia 2006 r. nr 1471/DPD2/423-15/06/JB Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie stwierdził, że:

(...)brak faktury nie stanowi samoistnej przesłanki stwierdzenia braku możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W wyjątkowych sytuacjach zaliczenie poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe również w oparciu i inne dowody. Oznacza to, że w sytuacji gdy kontrahent odmawia wystawienia faktury, a podatnik jest w posiadaniu dowodów świadczących o wykonaniu tej usługi i uiszczeniu za nią zapłaty, spełniających warunki określone w przepisach ustawy o rachunkowości, może on - na podstawie tych dowodów - zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodów (...).

l art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

Rafał Styczyński

doradca podatkowy