REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

Piotr Matla
Firma szkoleniowo-doradcza Brain4Rent
7 zasad efektywnych spotkań biznesowych
7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

REKLAMA

REKLAMA

Jak dużo czasu tygodniowo spędzacie na meetingach, komitetach, kreatywkach itp.? Zakładając, że przeciętnie menedżer na różnych spotkaniach spędza od 3 do 8 godzin tygodniowo, można łatwo policzyć, że rocznie zajmuje mu to od 20 do 50 dni roboczych (miesiąc do dwóch i pół miesiąca). W skali kariery zawodowej uzbiera się od półtora roku do trzech lat spędzonych na zebraniach.

A jaki efekt przynoszą te spotkania? Jak bardzo efektywny jest czas spędzony na wysłuchiwaniu raportów, oglądaniu rozwlekłych prezentacji powerpointowych, omawianiu godzinami tego, co można przegadać w korytarzu w ciągu kilku minut?

REKLAMA

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest nawyk i brak przygotowania. Nawyk wynika z powtarzania pewnej czynności przez długi czas, a tradycja meetingów jest długa jak historia ludzkości. Brak przygotowania zaś jest grzechem zapracowanych, wiecznie spieszących się i goniących z terminami menedżerów.

REKLAMA

Ktoś każe mu uczestniczyć w spotkaniu, ktoś każe mu przygotować prezentację, w której ma omówić postępy prac, więc jak nie ma komu tego delegować robi coś na kolanie i idzie na zebranie. Potem wysłuchujemy statystyk dotyczących zużycia kawy w przeliczeniu na kilogramy lub na filiżanki, przygotowanych przez kogoś z administracji, kto wszystko traktuje dosłownie.

Z nawykiem można walczyć poprzez kreowanie nowych nawyków. Wpierw jednak należy dostrzec absurdalność sytuacji, w której  wszyscy wiedzą, iż większość takich spotkań jest marnowaniem czasu, dlatego przychodzą na nie ze swoją codzienną pracą, by nie marnować czasu zupełnie.

7 zasad efektywnych spotkań

CO?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jednoznacznie określ cel spotkania i ustal co należy osiągnąć. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie lub obiegiem. O sposobie definiowania celu napisano już wiele, więc nie ma co się w tym miejscu nad tym rozwodzić.

KTO?

Rozważ, czy sprawa dotyczy wszystkich osób, które chcesz zaprosić. Może na spotkanie dotyczące raportu o zużyciu kawy w siedzibie firmy nie musi przychodzić szef IT lub szef sprzedaży. Dobór listy uczestników jest niezwykle ważnym elementem przygotowania zebrania.

GDZIE?

Dziś nie trzeba się spotykać w sali konferencyjnej w siedzibie firmy i zapraszać kierowników z oddziałów terenowych. Można spotkać się online. Nawet jeśli firma nie dysponuje stosownym systemem, a sprawa nie jest aż tak tajna, można skorzystać z licznych systemów video-konferencyjnych, które są tanie lub wręcz darmowe. Dobrze jest się widzieć. Gdy organizujesz zwykłą telekonferencję nie masz kontroli nad zaangażowaniem uczestników. Możesz być pewny, że większość robi w tym czasie coś zupełnie innego.

Zaliczanie nadpłaty na poczet zaległości podatkowych

Przekazanie firmy dziecku bez podatku

KIEDY?

Znalezienie dogodnego czasu na spotkanie dużej grupy osób graniczy z cudem. Stąd pewnie nawyk stałych cotygodniowych spotkań, by móc ważne rzeczy omówić bez uzgadniania kalendarzy, co może zająć tygodnie. W komunikacji morskiej przyjęto, że trzy minuty po każdej pełnej godzinie, oraz trzy minuty po każdej półgodzinie, obowiązuje tak zwana cisza radiowa. W tym czasie można usłyszeć słabe nadajniki, które mogą wzywać pomocy. Zwyczaj ten można przenieść do firm. Ustalić, że nawet jeśli nie mam spotkania, to w każdy ustalony dzień tygodnia, w określonych godzinach musimy być dostępni, bo ktoś może nas potrzebować.

ILE?

Na to pytanie można odpowiedzieć różnie. Ile czasu? Tyle ile potrzeba na rozwiązanie problemu i ani minuty więcej. Nie omówienie, a rozwiązanie. Ile tematów? Jeśli chcemy być naprawdę efektywni - jeden. Jeśli się nie da? Niektórzy mówią, że człowiek jest w stanie skutecznie zarządzać 7 (+-2) zagadnieniami na raz. Zatem jeśli agenda składa się z 9 punktów, to przyjmij, że 30% uczestników zgubi się przy punkcie piątym.


JAK?

Pytanie "jak" jest pytaniem o narzędzia. Jeśli na przykład chodzi Ci o efektywność i szybkość rozpatrywania spraw, możesz na przykład zorganizować spotkanie na stojąco. Ludzie, którzy nie mogą rozsiąść się wygodnie w skórzanych fotelach, szybciej będą przechodzić do konkretów. Jeśli nie, to inni uczestnicy spotkania będą ich mitygować. Pytanie "jak" jest też pytaniem o reguły. Zapytam więc "a co chcesz osiągnąć"? Obiecuję, że następnym razem skupię się na tym punkcie. Póki co, polecam kilka książek.

Niektóre z nich doczekały się tłumaczenia na język polski.

1. D. Gray, S. Brown, J. Macanufo, Gamestorming. A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers. (w polskiej wersji Gamestorming. Gry biznesowe dla innowatorów).

2. D. Sibbet, Visual Meetings. How Graphics, Sticky Notes & Idea Mapping Can Transform Group Productivity.

3. Alexander Osterwalder, Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers. (w polskiej wersji: Tworzenie modeli biznesowych. Podręcznik wizjonera).

DLACZEGO?

REKLAMA

To najważniejsze pytanie należy sobie zadać na początku określając cel. Należy je też zadać na końcu przygotowań, by wiedzieć, czy naprawdę warto. Czy to spotkanie wnosi coś rzeczywiście do rozwoju organizacji, czy temat jest aż tak istotny, by odrywać wszystkich od zadań, za które dostają wynagrodzenie. Jeśli chcemy tylko zostać poinformowani, to proponuję szanowni Państwo menedżerowie ruszyć się z gabinetu i rozpocząć od zarządzania przez spacerowanie. Ta metoda bardzo pomaga w uzyskaniu informacji o tym co dzieje się w firmie.

Po każdym spotkaniu sporządzamy obowiązkowe podsumowanie na piśmie. Nie każdy jednak pamięta o tym, by zadać sobie trud znalezienia odpowiedzi na pytanie, czy założone cele zostały osiągnięte i jakie wnioski na przyszłość należy wyciągnąć, by nasze spotkania były jeszcze bardziej efektywne. Nie zapominajmy o tym.

Piotr Matla Brain4Rent

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Spółki: Premia za kontrolę w Polsce w latach 2019-2023 spadła do poziomu 13,6 proc.

Ostatnie lata przyniosły spadek aktywności na rynku wezwań w Polsce. Coraz częściej inwestorzy decydują się na ogłoszenie wezwania z zamiarem wycofania akcji spółki z obrotu giełdowego, gdy już uzyskają kontrolny pakiet akcji – wynika z najnowszej analizy KPMG, która objęła 133 wezwań do sprzedaży akcji spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie w latach 2019-2023.

Firmy będą szukać specjalistów. Jakich?

Z raportu „Barometr Polskiego Rynku Pracy” Personnel Service wynika, że polskie firmy chcą poszukiwać specjalistów od automatyzacji i sztucznej inteligencji. 

Rachunki za prąd w firmie: kto musi płacić za energię elektryczną nawet trzy razy więcej niż cena giełdowa, jak tego uniknąć na przyszłość

Kryzys energetyczny wywołany przez agresję Rosji na Ukrainę doprowadził do gigantycznego wzrostu cen prądu. Wiele małych firm w obawie przed dalszym wzrostem cen zawarło wieloletnie umowy ze stałą ceną na rekordowym poziomie. To one najbardziej ucierpią na uwolnieniu cen energii.

Stare pytania, nowe odpowiedzi. Zmiana podejścia do pożądanych kompetencji menedżerskich

Obecnie organizacje nie są zainteresowane rozwojem konkretnych umiejętności liderskich ani pozyskiwaniem wiedzy, którą łatwo dziś zdobyć. Żyjemy w czasach, w których ciężko jest zaplanować długofalową strategię, dlatego wzrasta znaczenie umiejętności płynnego poruszania się w zmieniających się okolicznościach, tzw. strategizing.

REKLAMA

Wyróżniaj się bo zginiesz: o sukcesie sklepu internetowego decydują nie tylko atrakcyjne towary w dobrej cenie

W sklepie internetowym, zupełnie inaczej niż w tradycyjnym sklepie, wiarygodność osiąga się lub nie już poprzez sam wygląd aplikacji zakupowej. Bez niej nie wyróżniający się z tysięcy inny e-sklep nie odniesie sukcesu nawet oferując bardzo konkurencyjne produkty.

Restauracje ustępują miejsca barom szybkiej obsługi i sklepowej gastronomii, bo takie są wybory „zetek”

Na naszych oczach dzieje się prawdziwa rewolucja w gastronomii. Restauracje, ledwie się odbudowały po pandemii, przegrywają z barami szybciej obsługi i cateringiem, a teraz jeszcze poważnym graczem na rynku staje się gastronomia sklepowa. Wszystko to za sprawą najmłodszych klientów, którzy chcą żyć po amerykańsku.

Paragon fiskalny przy sprzedaży on-line: kiedy i jak powinien wystawić sprzedawca oraz dostarczyć klientowi [wszystkie przypadki]

Dla klientów kupowanie w e-sklepach jest wygodniejsze niż w placówkach stacjonarnych. Dla samych sprzedawców jednak procedura ta jest dużo bardziej skomplikowana od strony fiskalnej. Dotyczy to zwłaszcza wystawiania paragonów i obowiązków w podatku VAT.

Pomoc dla sadowników do 31 stycznia 2025 roku

Pomoc dla polskich sadowników (sady i winorośle) do 31 stycznia 2025 roku - Komisja Europejska zdecydowała. To wsparcie dla sadowników, którzy ucierpieli w trakcie kwietniowych przymrozków i gradobicia.

REKLAMA

Wyższa opłata środowiskowa za użytkowanie samochodów spalinowych od 2026 roku - dla kogo?

Wyższa opłata środowiskowa za użytkowanie samochodów spalinowych od 2026 roku nie dla wszystkich. Kto zapłaci więcej? Co więcej, sposób naliczania opłaty oraz stawki dla części dotyczącej transportu zmienią się od 2026 r.

Tachografy do wymiany, ważna zmiana prawa. Kto musi, w jakim terminie, jaka kara

Nadchodzi rewolucja w branży transportowej. Od styczna 2025 roku zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące tachografów wynikające z Pakietu Mobilności. Pierwszy etap obowiązkowej wymiany urządzeń na inteligentne tachografy drugiej generacji (G2V2) kończy się już w grudniu 2024 roku.

REKLAMA