7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

A jaki efekt przynoszą te spotkania? Jak bardzo efektywny jest czas spędzony na wysłuchiwaniu raportów, oglądaniu rozwlekłych prezentacji powerpointowych, omawianiu godzinami tego, co można przegadać w korytarzu w ciągu kilku minut?

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest nawyk i brak przygotowania. Nawyk wynika z powtarzania pewnej czynności przez długi czas, a tradycja meetingów jest długa jak historia ludzkości. Brak przygotowania zaś jest grzechem zapracowanych, wiecznie spieszących się i goniących z terminami menedżerów.

Ktoś każe mu uczestniczyć w spotkaniu, ktoś każe mu przygotować prezentację, w której ma omówić postępy prac, więc jak nie ma komu tego delegować robi coś na kolanie i idzie na zebranie. Potem wysłuchujemy statystyk dotyczących zużycia kawy w przeliczeniu na kilogramy lub na filiżanki, przygotowanych przez kogoś z administracji, kto wszystko traktuje dosłownie.

Z nawykiem można walczyć poprzez kreowanie nowych nawyków. Wpierw jednak należy dostrzec absurdalność sytuacji, w której  wszyscy wiedzą, iż większość takich spotkań jest marnowaniem czasu, dlatego przychodzą na nie ze swoją codzienną pracą, by nie marnować czasu zupełnie.

7 zasad efektywnych spotkań

CO?

Jednoznacznie określ cel spotkania i ustal co należy osiągnąć. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie lub obiegiem. O sposobie definiowania celu napisano już wiele, więc nie ma co się w tym miejscu nad tym rozwodzić.

KTO?

Rozważ, czy sprawa dotyczy wszystkich osób, które chcesz zaprosić. Może na spotkanie dotyczące raportu o zużyciu kawy w siedzibie firmy nie musi przychodzić szef IT lub szef sprzedaży. Dobór listy uczestników jest niezwykle ważnym elementem przygotowania zebrania.

GDZIE?

Dziś nie trzeba się spotykać w sali konferencyjnej w siedzibie firmy i zapraszać kierowników z oddziałów terenowych. Można spotkać się online. Nawet jeśli firma nie dysponuje stosownym systemem, a sprawa nie jest aż tak tajna, można skorzystać z licznych systemów video-konferencyjnych, które są tanie lub wręcz darmowe. Dobrze jest się widzieć. Gdy organizujesz zwykłą telekonferencję nie masz kontroli nad zaangażowaniem uczestników. Możesz być pewny, że większość robi w tym czasie coś zupełnie innego.

Zaliczanie nadpłaty na poczet zaległości podatkowych

Przekazanie firmy dziecku bez podatku

KIEDY?

Znalezienie dogodnego czasu na spotkanie dużej grupy osób graniczy z cudem. Stąd pewnie nawyk stałych cotygodniowych spotkań, by móc ważne rzeczy omówić bez uzgadniania kalendarzy, co może zająć tygodnie. W komunikacji morskiej przyjęto, że trzy minuty po każdej pełnej godzinie, oraz trzy minuty po każdej półgodzinie, obowiązuje tak zwana cisza radiowa. W tym czasie można usłyszeć słabe nadajniki, które mogą wzywać pomocy. Zwyczaj ten można przenieść do firm. Ustalić, że nawet jeśli nie mam spotkania, to w każdy ustalony dzień tygodnia, w określonych godzinach musimy być dostępni, bo ktoś może nas potrzebować.

ILE?

Na to pytanie można odpowiedzieć różnie. Ile czasu? Tyle ile potrzeba na rozwiązanie problemu i ani minuty więcej. Nie omówienie, a rozwiązanie. Ile tematów? Jeśli chcemy być naprawdę efektywni - jeden. Jeśli się nie da? Niektórzy mówią, że człowiek jest w stanie skutecznie zarządzać 7 (+-2) zagadnieniami na raz. Zatem jeśli agenda składa się z 9 punktów, to przyjmij, że 30% uczestników zgubi się przy punkcie piątym.

JAK?

Pytanie "jak" jest pytaniem o narzędzia. Jeśli na przykład chodzi Ci o efektywność i szybkość rozpatrywania spraw, możesz na przykład zorganizować spotkanie na stojąco. Ludzie, którzy nie mogą rozsiąść się wygodnie w skórzanych fotelach, szybciej będą przechodzić do konkretów. Jeśli nie, to inni uczestnicy spotkania będą ich mitygować. Pytanie "jak" jest też pytaniem o reguły. Zapytam więc "a co chcesz osiągnąć"? Obiecuję, że następnym razem skupię się na tym punkcie. Póki co, polecam kilka książek.

Niektóre z nich doczekały się tłumaczenia na język polski.

1. D. Gray, S. Brown, J. Macanufo, Gamestorming. A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers. (w polskiej wersji Gamestorming. Gry biznesowe dla innowatorów).

2. D. Sibbet, Visual Meetings. How Graphics, Sticky Notes & Idea Mapping Can Transform Group Productivity.

3. Alexander Osterwalder, Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers. (w polskiej wersji: Tworzenie modeli biznesowych. Podręcznik wizjonera).

DLACZEGO?

To najważniejsze pytanie należy sobie zadać na początku określając cel. Należy je też zadać na końcu przygotowań, by wiedzieć, czy naprawdę warto. Czy to spotkanie wnosi coś rzeczywiście do rozwoju organizacji, czy temat jest aż tak istotny, by odrywać wszystkich od zadań, za które dostają wynagrodzenie. Jeśli chcemy tylko zostać poinformowani, to proponuję szanowni Państwo menedżerowie ruszyć się z gabinetu i rozpocząć od zarządzania przez spacerowanie. Ta metoda bardzo pomaga w uzyskaniu informacji o tym co dzieje się w firmie.

Po każdym spotkaniu sporządzamy obowiązkowe podsumowanie na piśmie. Nie każdy jednak pamięta o tym, by zadać sobie trud znalezienia odpowiedzi na pytanie, czy założone cele zostały osiągnięte i jakie wnioski na przyszłość należy wyciągnąć, by nasze spotkania były jeszcze bardziej efektywne. Nie zapominajmy o tym.

Piotr Matla Brain4Rent