REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Piotr Matla
Firma szkoleniowo-doradcza Brain4Rent
7 zasad efektywnych spotkań biznesowych
7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

REKLAMA

REKLAMA

Jak dużo czasu tygodniowo spędzacie na meetingach, komitetach, kreatywkach itp.? Zakładając, że przeciętnie menedżer na różnych spotkaniach spędza od 3 do 8 godzin tygodniowo, można łatwo policzyć, że rocznie zajmuje mu to od 20 do 50 dni roboczych (miesiąc do dwóch i pół miesiąca). W skali kariery zawodowej uzbiera się od półtora roku do trzech lat spędzonych na zebraniach.

A jaki efekt przynoszą te spotkania? Jak bardzo efektywny jest czas spędzony na wysłuchiwaniu raportów, oglądaniu rozwlekłych prezentacji powerpointowych, omawianiu godzinami tego, co można przegadać w korytarzu w ciągu kilku minut?

REKLAMA

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest nawyk i brak przygotowania. Nawyk wynika z powtarzania pewnej czynności przez długi czas, a tradycja meetingów jest długa jak historia ludzkości. Brak przygotowania zaś jest grzechem zapracowanych, wiecznie spieszących się i goniących z terminami menedżerów.

REKLAMA

Ktoś każe mu uczestniczyć w spotkaniu, ktoś każe mu przygotować prezentację, w której ma omówić postępy prac, więc jak nie ma komu tego delegować robi coś na kolanie i idzie na zebranie. Potem wysłuchujemy statystyk dotyczących zużycia kawy w przeliczeniu na kilogramy lub na filiżanki, przygotowanych przez kogoś z administracji, kto wszystko traktuje dosłownie.

Z nawykiem można walczyć poprzez kreowanie nowych nawyków. Wpierw jednak należy dostrzec absurdalność sytuacji, w której  wszyscy wiedzą, iż większość takich spotkań jest marnowaniem czasu, dlatego przychodzą na nie ze swoją codzienną pracą, by nie marnować czasu zupełnie.

7 zasad efektywnych spotkań

CO?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jednoznacznie określ cel spotkania i ustal co należy osiągnąć. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie lub obiegiem. O sposobie definiowania celu napisano już wiele, więc nie ma co się w tym miejscu nad tym rozwodzić.

KTO?

Rozważ, czy sprawa dotyczy wszystkich osób, które chcesz zaprosić. Może na spotkanie dotyczące raportu o zużyciu kawy w siedzibie firmy nie musi przychodzić szef IT lub szef sprzedaży. Dobór listy uczestników jest niezwykle ważnym elementem przygotowania zebrania.

GDZIE?

Dziś nie trzeba się spotykać w sali konferencyjnej w siedzibie firmy i zapraszać kierowników z oddziałów terenowych. Można spotkać się online. Nawet jeśli firma nie dysponuje stosownym systemem, a sprawa nie jest aż tak tajna, można skorzystać z licznych systemów video-konferencyjnych, które są tanie lub wręcz darmowe. Dobrze jest się widzieć. Gdy organizujesz zwykłą telekonferencję nie masz kontroli nad zaangażowaniem uczestników. Możesz być pewny, że większość robi w tym czasie coś zupełnie innego.

Zaliczanie nadpłaty na poczet zaległości podatkowych

Przekazanie firmy dziecku bez podatku

KIEDY?

Znalezienie dogodnego czasu na spotkanie dużej grupy osób graniczy z cudem. Stąd pewnie nawyk stałych cotygodniowych spotkań, by móc ważne rzeczy omówić bez uzgadniania kalendarzy, co może zająć tygodnie. W komunikacji morskiej przyjęto, że trzy minuty po każdej pełnej godzinie, oraz trzy minuty po każdej półgodzinie, obowiązuje tak zwana cisza radiowa. W tym czasie można usłyszeć słabe nadajniki, które mogą wzywać pomocy. Zwyczaj ten można przenieść do firm. Ustalić, że nawet jeśli nie mam spotkania, to w każdy ustalony dzień tygodnia, w określonych godzinach musimy być dostępni, bo ktoś może nas potrzebować.

ILE?

Na to pytanie można odpowiedzieć różnie. Ile czasu? Tyle ile potrzeba na rozwiązanie problemu i ani minuty więcej. Nie omówienie, a rozwiązanie. Ile tematów? Jeśli chcemy być naprawdę efektywni - jeden. Jeśli się nie da? Niektórzy mówią, że człowiek jest w stanie skutecznie zarządzać 7 (+-2) zagadnieniami na raz. Zatem jeśli agenda składa się z 9 punktów, to przyjmij, że 30% uczestników zgubi się przy punkcie piątym.


JAK?

Pytanie "jak" jest pytaniem o narzędzia. Jeśli na przykład chodzi Ci o efektywność i szybkość rozpatrywania spraw, możesz na przykład zorganizować spotkanie na stojąco. Ludzie, którzy nie mogą rozsiąść się wygodnie w skórzanych fotelach, szybciej będą przechodzić do konkretów. Jeśli nie, to inni uczestnicy spotkania będą ich mitygować. Pytanie "jak" jest też pytaniem o reguły. Zapytam więc "a co chcesz osiągnąć"? Obiecuję, że następnym razem skupię się na tym punkcie. Póki co, polecam kilka książek.

Niektóre z nich doczekały się tłumaczenia na język polski.

1. D. Gray, S. Brown, J. Macanufo, Gamestorming. A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers. (w polskiej wersji Gamestorming. Gry biznesowe dla innowatorów).

2. D. Sibbet, Visual Meetings. How Graphics, Sticky Notes & Idea Mapping Can Transform Group Productivity.

3. Alexander Osterwalder, Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers. (w polskiej wersji: Tworzenie modeli biznesowych. Podręcznik wizjonera).

DLACZEGO?

REKLAMA

To najważniejsze pytanie należy sobie zadać na początku określając cel. Należy je też zadać na końcu przygotowań, by wiedzieć, czy naprawdę warto. Czy to spotkanie wnosi coś rzeczywiście do rozwoju organizacji, czy temat jest aż tak istotny, by odrywać wszystkich od zadań, za które dostają wynagrodzenie. Jeśli chcemy tylko zostać poinformowani, to proponuję szanowni Państwo menedżerowie ruszyć się z gabinetu i rozpocząć od zarządzania przez spacerowanie. Ta metoda bardzo pomaga w uzyskaniu informacji o tym co dzieje się w firmie.

Po każdym spotkaniu sporządzamy obowiązkowe podsumowanie na piśmie. Nie każdy jednak pamięta o tym, by zadać sobie trud znalezienia odpowiedzi na pytanie, czy założone cele zostały osiągnięte i jakie wnioski na przyszłość należy wyciągnąć, by nasze spotkania były jeszcze bardziej efektywne. Nie zapominajmy o tym.

Piotr Matla Brain4Rent

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

REKLAMA

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

REKLAMA