REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Piotr Matla
Firma szkoleniowo-doradcza Brain4Rent
7 zasad efektywnych spotkań biznesowych
7 zasad efektywnych spotkań biznesowych

REKLAMA

REKLAMA

Jak dużo czasu tygodniowo spędzacie na meetingach, komitetach, kreatywkach itp.? Zakładając, że przeciętnie menedżer na różnych spotkaniach spędza od 3 do 8 godzin tygodniowo, można łatwo policzyć, że rocznie zajmuje mu to od 20 do 50 dni roboczych (miesiąc do dwóch i pół miesiąca). W skali kariery zawodowej uzbiera się od półtora roku do trzech lat spędzonych na zebraniach.

A jaki efekt przynoszą te spotkania? Jak bardzo efektywny jest czas spędzony na wysłuchiwaniu raportów, oglądaniu rozwlekłych prezentacji powerpointowych, omawianiu godzinami tego, co można przegadać w korytarzu w ciągu kilku minut?

REKLAMA

Przyczyną takiego stanu rzeczy jest nawyk i brak przygotowania. Nawyk wynika z powtarzania pewnej czynności przez długi czas, a tradycja meetingów jest długa jak historia ludzkości. Brak przygotowania zaś jest grzechem zapracowanych, wiecznie spieszących się i goniących z terminami menedżerów.

REKLAMA

Ktoś każe mu uczestniczyć w spotkaniu, ktoś każe mu przygotować prezentację, w której ma omówić postępy prac, więc jak nie ma komu tego delegować robi coś na kolanie i idzie na zebranie. Potem wysłuchujemy statystyk dotyczących zużycia kawy w przeliczeniu na kilogramy lub na filiżanki, przygotowanych przez kogoś z administracji, kto wszystko traktuje dosłownie.

Z nawykiem można walczyć poprzez kreowanie nowych nawyków. Wpierw jednak należy dostrzec absurdalność sytuacji, w której  wszyscy wiedzą, iż większość takich spotkań jest marnowaniem czasu, dlatego przychodzą na nie ze swoją codzienną pracą, by nie marnować czasu zupełnie.

7 zasad efektywnych spotkań

CO?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jednoznacznie określ cel spotkania i ustal co należy osiągnąć. Gdy wyślesz zaproszenia każdy będzie mógł się zastanowić czy jest to w obszarze jego kompetencji, zainteresowań czy chce uczestniczyć, czy może wystarczy sprawę załatwić w mniejszym gronie lub obiegiem. O sposobie definiowania celu napisano już wiele, więc nie ma co się w tym miejscu nad tym rozwodzić.

KTO?

Rozważ, czy sprawa dotyczy wszystkich osób, które chcesz zaprosić. Może na spotkanie dotyczące raportu o zużyciu kawy w siedzibie firmy nie musi przychodzić szef IT lub szef sprzedaży. Dobór listy uczestników jest niezwykle ważnym elementem przygotowania zebrania.

GDZIE?

Dziś nie trzeba się spotykać w sali konferencyjnej w siedzibie firmy i zapraszać kierowników z oddziałów terenowych. Można spotkać się online. Nawet jeśli firma nie dysponuje stosownym systemem, a sprawa nie jest aż tak tajna, można skorzystać z licznych systemów video-konferencyjnych, które są tanie lub wręcz darmowe. Dobrze jest się widzieć. Gdy organizujesz zwykłą telekonferencję nie masz kontroli nad zaangażowaniem uczestników. Możesz być pewny, że większość robi w tym czasie coś zupełnie innego.

Zaliczanie nadpłaty na poczet zaległości podatkowych

Przekazanie firmy dziecku bez podatku

KIEDY?

Znalezienie dogodnego czasu na spotkanie dużej grupy osób graniczy z cudem. Stąd pewnie nawyk stałych cotygodniowych spotkań, by móc ważne rzeczy omówić bez uzgadniania kalendarzy, co może zająć tygodnie. W komunikacji morskiej przyjęto, że trzy minuty po każdej pełnej godzinie, oraz trzy minuty po każdej półgodzinie, obowiązuje tak zwana cisza radiowa. W tym czasie można usłyszeć słabe nadajniki, które mogą wzywać pomocy. Zwyczaj ten można przenieść do firm. Ustalić, że nawet jeśli nie mam spotkania, to w każdy ustalony dzień tygodnia, w określonych godzinach musimy być dostępni, bo ktoś może nas potrzebować.

ILE?

Na to pytanie można odpowiedzieć różnie. Ile czasu? Tyle ile potrzeba na rozwiązanie problemu i ani minuty więcej. Nie omówienie, a rozwiązanie. Ile tematów? Jeśli chcemy być naprawdę efektywni - jeden. Jeśli się nie da? Niektórzy mówią, że człowiek jest w stanie skutecznie zarządzać 7 (+-2) zagadnieniami na raz. Zatem jeśli agenda składa się z 9 punktów, to przyjmij, że 30% uczestników zgubi się przy punkcie piątym.


JAK?

Pytanie "jak" jest pytaniem o narzędzia. Jeśli na przykład chodzi Ci o efektywność i szybkość rozpatrywania spraw, możesz na przykład zorganizować spotkanie na stojąco. Ludzie, którzy nie mogą rozsiąść się wygodnie w skórzanych fotelach, szybciej będą przechodzić do konkretów. Jeśli nie, to inni uczestnicy spotkania będą ich mitygować. Pytanie "jak" jest też pytaniem o reguły. Zapytam więc "a co chcesz osiągnąć"? Obiecuję, że następnym razem skupię się na tym punkcie. Póki co, polecam kilka książek.

Niektóre z nich doczekały się tłumaczenia na język polski.

1. D. Gray, S. Brown, J. Macanufo, Gamestorming. A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers. (w polskiej wersji Gamestorming. Gry biznesowe dla innowatorów).

2. D. Sibbet, Visual Meetings. How Graphics, Sticky Notes & Idea Mapping Can Transform Group Productivity.

3. Alexander Osterwalder, Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers. (w polskiej wersji: Tworzenie modeli biznesowych. Podręcznik wizjonera).

DLACZEGO?

REKLAMA

To najważniejsze pytanie należy sobie zadać na początku określając cel. Należy je też zadać na końcu przygotowań, by wiedzieć, czy naprawdę warto. Czy to spotkanie wnosi coś rzeczywiście do rozwoju organizacji, czy temat jest aż tak istotny, by odrywać wszystkich od zadań, za które dostają wynagrodzenie. Jeśli chcemy tylko zostać poinformowani, to proponuję szanowni Państwo menedżerowie ruszyć się z gabinetu i rozpocząć od zarządzania przez spacerowanie. Ta metoda bardzo pomaga w uzyskaniu informacji o tym co dzieje się w firmie.

Po każdym spotkaniu sporządzamy obowiązkowe podsumowanie na piśmie. Nie każdy jednak pamięta o tym, by zadać sobie trud znalezienia odpowiedzi na pytanie, czy założone cele zostały osiągnięte i jakie wnioski na przyszłość należy wyciągnąć, by nasze spotkania były jeszcze bardziej efektywne. Nie zapominajmy o tym.

Piotr Matla Brain4Rent

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

Szczęście i spełnienie może iść w parze

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

REKLAMA

Rolnicy radzą sobie dużo lepiej z długami niż firmy przetwarzające plony ich pracy

Polska żywność ma się dobrze, ale kondycja finansowa branży już mniej. Sektor rolno-spożywczy musi oddać wierzycielom 760,6 mln zł, a wiarygodność płatnicza przetwórców i dostawców staje się coraz większym problemem. Nie dotyczy to rolników, którzy na ogół są wiarygodni finansowo.

Małe firmy z dużymi obawami przed kolejnym wysokim wzrostem płacy minimalnej

Duże wzrosty płacy minimalnej w ostatnich latach hamują wzrost małych i średnich firm. Poza bezpośrednim obciążeniem kosztami pracowniczymi oznaczają dla przedsiębiorców skokowy wzrost koszt w postaci coraz wyższych składek ZUS.

Umowa z influencerem krok po kroku

Szybki rozwój marketingu internetowego otworzył przed markami i twórcami zupełnie nowe perspektywy współpracy. W dobie cyfrowej rewolucji, influencerzy stali się kluczowymi partnerami w promocji produktów i usług, oferując unikatowy sposób docierania do odbiorców (potencjalnych klientów marek). Współpraca z twórcami, choć niezwykle efektywna, wiąże się jednak z szeregiem wyzwań prawnych, które wymagają szczególnej uwagi. Odpowiednie uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków jest fundamentem sukcesu i bezpieczeństwa obu stron, minimalizując ryzyko sporów i nieporozumień.

Deregulacja: rząd naprawia prawo, ale przedsiębiorcy nie są zadowoleni z zakresu i tempa zmian w przepisach

Przedsiębiorcy przekonują, że Polska musi być krajem ze sprawną strukturą przepisów. Mimo postępów nadal wiele zagadnień z prawa budowlanego, pozwoleń na zatrudnienie czy przepisów związanych z regulacją handlu i usług zdają się być niepotrzebnym mnożeniem administracji.

REKLAMA

Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Przy założeniu firmy musisz dopełnić wielu formalności. O ile wybór nazwy przedsiębiorstwa, wskazanie adresu jego siedziby, czy wskazanie właściwego PKD są obligatoryjne, o tyle otworzenie rachunku firmowego niekoniecznie. Jednak dużo zależy przy tym od tego, jaka forma działalności jest prowadzona, jakie transakcje są wykonywane i wreszcie, czy chce ona korzystać z mechanizmu split payment.

Blisko LUDZI i dla LUDZI. Czym Emtor wyróżnia się jako pracodawca na rynku wózków widłowych?

Na przestrzeni lat firma Emtor udowodniła, że sukces w biznesie nie zależy wyłącznie od produktów czy wyników finansowych, ale przede wszystkim od ludzi, którzy ten biznes tworzą. To dzięki zaangażowaniu, lojalności i codziennej pracy zespołów połączenie tradycji z nowoczesnością jest możliwe. Emtor stawia na człowieka – nie tylko jako pracownika, ale jako partnera w budowaniu wspólnej przyszłości. Bo gdy ludzie czują się docenieni, chcą zostać na dłużej. Jak zatem firma buduje swoją przewagę na konkurencyjnym rynku?

REKLAMA