Za używanie przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych trzeba się rozliczyć

Brak jest zastrzeżeń z punktu widzenia uprawnień pracownika, któremu zawsze można dać więcej świadczeń bądź uprawnień niż „ustawowe minimum”. Warto jednak pamiętać, jakie konsekwencje dla obu stron stosunku pracy wiążą się z hojnością pracodawcy.

Chcąc ustalić zasady i granice w korzystaniu z samochodu służbowego poza godzinami pracy, pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem w tym przedmiocie umowę lub ustalić te zasady na przykład w regulaminie pracy. Ułatwi to rozliczenia pomiędzy stronami stosunku pracy, jak również odprowadzanie świadczeń publicznoprawnych.

Po drugie, wydatków związanych z udostępnieniem pracownikowi samochodu służbowego do wykorzystywania w sprawach prywatnych nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki te nie służą osiągnięciu przez pracodawcę przychodu ani zachowaniu czy zabezpieczeniu jego źródła. Nie spełniają zatem kryterium decydującego o kwalifikacji konkretnego świadczenia do kosztów uzyskania przychodu.

Zobacz: Jak dokonać jednorazowej amortyzacji samochodu ciężarowego?

Należy również pamiętać, że nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu na cele nie związane z realizacją jego pracowniczych obowiązków, wiąże się z powstaniem po stronie pracownika przychodu. W związku z czym, od wartości takiego świadczenia należy odprowadzić zarówno zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, jak również składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przeciwnie niż w przypadku używania samochodu prywatnego do celów służbowych, brak jest regulacji wskazujących ile należy „policzyć” pracownikowi za przejechany służbowym samochodem, lecz w prywatnym celu, kilometr.

Z uwagi na pojawiające się wątpliwości, problem ten stał się przedmiotem interpretacji organów podatkowych. W jednej z nich uznano, iż wartość świadczenia w postaci nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego w celach prywatnych należy ustalić uwzględniając ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów tej samej marki (pismo Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu z dnia 28 lutego 2007 r., 1473/WP/415/801/49/07/JK/1).

Określenie wysokości powyższych cen w praktyce może jednak budzić wątpliwości.

Ponadto pracodawca powinien liczyć się z ryzykiem zakwestionowania przez organy podatkowe jego prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości używanych przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych – za miesiące, w których samochody te były oddane do nieodpłatnego używania.

Zobacz: Jak zaliczać do kosztów wydatki na firmowy samochód osobowy

Co więcej, takie nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników może zostać opodatkowane VAT.

Rozwiązaniem problemu może być ustalenie odpłatnego używania przez pracowników samochodów służbowych w celu nie związanym z wykonywaną pracą. Określając wartość świadczenia, najlepiej się kierować jego ceną rynkową.

Agnieszka Marczak, aplikant adwokacki w Kancelarii Smaga Jaroszyński sp.j.