Jak właściwie wystawić fakturę?

Jeżeli chcemy mieć prawo do odliczenia VAT naliczonego w fakturach kosztowych musimy pilnować żeby trafiały do nas tylko prawidłowo wypełnione faktury.

Czynni podatnicy VAT zobowiązani są do wystawiania faktur VAT dokumentujących ich sprzedaż.

W fakturach wystawianych przez małych podatników w miejsce oznaczenia Faktura VAT stosować należy oznaczenie Faktura VAT-MP. Dokumenty te powinny dodatkowo zawierać termin płatności należności określonej w fakturze.

Nie ma obowiązku wystawiania faktur w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednak na żądanie tych osób, sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury w terminie siedmiu dni od daty wykonania usługi lub dostawy towaru.

Zobacz: Jak rozliczyć dotację dla bezrobotnego z PUP na założenie własnej firmy?

Co na fakturze?

Aby móc odliczyć VAT naliczony trzeba mieć fakturę, która spełnia określone w rozporządzeniu Ministra Finansów wymogi. Szczegółowe informacje, jakie powinny zostać zawarte w omawianym dokumencie, reguluje par. 9 rozporządzenia ministra finansów. Przepis ten zawiera niezbędne elementy, jakie powinny zostać określone na fakturze. Warto zwrócić uwagę, iż wymieniając, co powinna zawierać faktura, użyto sformułowania co najmniej. Oznacza to, iż w omawianym dokumencie mogą oczywiście znajdować się także inne informacje, natomiast te wymienione w par. 9 rozporządzenia muszą się na niej znaleźć obowiązkowo.

Należy zaznaczyć, że sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W takim przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

Podatek zawsze w złotych

Zgodnie z przepisami omawianego rozporządzenia kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Należy zwrócić uwagę, iż jeśli faktury wystawiane przez podatników posiadających siedzibę lub miejsce zamieszkania albo pobytu poza terytorium kraju, świadczących usługi określone w art. 27 ust. 3 lub w art. 28 ust. 3, 4, 6 i 7 ustawy, dla których w każdym przypadku podatnikiem jest usługobiorca, zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem zawierają adnotację, iż podatek rozlicza nabywca. Ponadto należy pamiętać, iż w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać numer podatnika dokonującego dostawy oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo człon- kowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.

Zobacz: Czy zatrudnianie na ryczałcie jest opłacalne?

Czasami bez NIP

Jak zostało to wcześniej wspomniane, na każdej fakturze powinien znaleźć się m.in. numer identyfikacji podatkowej nabywcy towaru lub usługi. Od tej reguły przewidziane zostało jednak odstępstwo. Należy zaznaczyć, iż faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy, określonych w par. 9 ust. 1 pkt 2. Oznacza to, że faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.

Podpis niekonieczny

Przepisy rozporządzenia nie wskazują obowiązku podpisywania faktur. Ani przez wystawcę, ani przez odbiorcę. Składanie podpisów na fakturach nie jest zatem obligatoryjne. Nie jest wymagany także odcisk pieczęci firmowej wystawiającego.

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Co powinna zawierać faktura VAT - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11; - dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako Faktura VAT; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym; - nazwę towaru lub usługi; - jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług; - cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); - wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); - stawki podatku; - sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; - kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; - wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu; - kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Zobacz: Jaka formę opodatkowania może wybrać przedsiębiorca prowadzący działalność kantorową?