Kiedy wydatki na mieszkanie są kosztem firmy?

Do kosztów bieżących można zaliczyć wydatki związane z: opłatami czynszowymi, opłatami licznikowymi, amortyzacją, remontami (z pewnymi wyjątkami), zakupem wyposażenia, ubezpieczeniem nieruchomości, a także odsetki od kredytu i podatek od nieruchomości.

Gdy mieszkanie wykorzystywane jest tylko do prowadzenia działalności gospodarczej, zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów praktycznie nie rodzi problemów. Jeśli jednak w mieszkaniu, w którym prowadzimy działalność gospodarczą jednocześnie zamieszkujemy, dla bezpieczeństwa najlepiej ustalić zasady podziału kosztów związanych z utrzymaniem domu na część związaną z realizacją osobistych potrzeb oraz część związaną z działalnością gospodarczą, bowiem tylko wydatki związane z prowadzoną działalnością mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Przeczytaj także: O czym musi pamiętać przedsiębiorca pod koniec roku?

Ze względu na to, że przepisy podatkowe nie normują tej kwestii, zasady te należy określić indywidualnie. Najprostszym rozwiązaniem jest przeznaczenie na potrzeby firmy osobnego pomieszczenia (pokoju) oraz części przedpokoju i łazienki. Powierzchnia pokoju będzie wówczas powierzchnią firmy i przypadające na nią opłaty stanowić będą koszt prowadzonej działalności. Jednocześnie warto pamiętać, że przy obliczaniu powierzchni części wspólnych, takich jak przedpokój i łazienka, można posłużyć się wskaźnikiem 25 proc. do ogólnej powierzchni tych pomieszczeń.

Powyższy wskaźnik wynika z tego, że normatywny czas pracy wynosi w Polsce 40 godzin w ciągu tygodnia, w związku z tym udział czasu użytkowania części wspólnych dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej wynosi 1/4 (czyli 25 proc.). Jeśli zatem powierzchnia łazienki i przedpokoju wynosi 18 m, do celów działalności można przyjąć 4,5 m powierzchni wspólnej. Następnie należy dodać do tego metraż wydzielonego pokoju.

Polecamy Kalkulator wynagrodzenia brutto/netto

Jeśli taki sposób jest niemożliwy do zastosowania, wówczas można ustalić udział powierzchni zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej w ogólnej powierzchni mieszkania lub domu. Tak ustalony wskaźnik służyć będzie do obliczenia kosztów związanych z prowadzoną działalnością z ogólnej części wydatków związanych z utrzymaniem mieszkania lub domu.

Wymienione wyżej sposoby ustalania kwot kosztów uzyskania przychodu związanych z prowadzoną działalnością są akceptowane przez organy podatkowe. Należy jednak pamiętać, że wyodrębniony pokój i część powierzchni wspólnej zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej powinno się zgłosić w wydziale podatków i opłat urzędu miasta lub gminy w celu naliczenia podatku od nieruchomości według stawki właściwej dla lokali użytkowych.

Iwona Cackowska, księgowa Tax Care