Nowe standardy zarządzania budżetem

Arkusz kalkulacyjny to za mało

Przekonanie, że najlepszy sposób prowadzenia zestawień budżetowych to arkusze kalkulacyjne, jest wciąż powszechne. Praktyka jednak pokazuje, że tego typu rozwiązaniom często towarzyszą różne zagrożenia: rozproszone środowisko pracy, opóźnienia czasowe wprowadzanych danych, ograniczona pamięć ludzka lub praca w jednym dokumencie na kilku arkuszach kalkulacyjnych. W efekcie, na finalnych zestawieniach często powstają błędne kwoty i wyliczenia. Dlaczego więc firmy wciąż prowadzą działania oparte o tego typu rozwiązania?

Przede wszystkim arkusze jasno prezentują kolumny liczb, które od zawsze były naturalnym sposobem przedstawiania danych finansowych. Jest to nawyk z czasów, kiedy finansiści nie posiadali komputerów, a rozliczenia były przedstawiane przy wykorzystaniu papieru i ołówka. Przestarzałe i sztywne tabele, przedstawiające dane w postaci arkusza liczb, to nadal podstawowa forma wymiany informacji wśród bankierów i analityków finansowych.

Zobacz serwis: Moja firma

Nowa era budżetowania

Dzięki powszechnej cyfryzacji i komputeryzacji, firmy coraz częściej sięgają po mniej lub bardziej rozbudowane systemy finansowe, których celem jest usprawnienie zarządzania firmą. Większość z nich wciąż jednak ma kłopot z przeliczaniem rentowności projektów w czasie rzeczywistym, korygowaniem przyjętego na rok budżetu w dowolnym momencie jego realizacji oraz prognozowania przychodów i kosztów projektów. Skutkiem tego są problemy w podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości firmy.

O ile firmy są w stanie prowadzić pełną ewidencję faktur kosztowych za pomocą dotychczasowych systemów takich jak ERP czy DMS, o tyle budżetowanie i planowanie nadal ogranicza się do arkuszy kalkulacyjnych, które tylko w nieznacznym stopniu spełniają swoje zadanie.

Współpracując z różnymi klientami często spotykamy się z tego typu problemem. M. in. z tego powodu stworzyliśmy innowacyjne rozwiązanie analityczne, które posiada funkcjonalność arkuszy kalkulacyjnych, a jednocześnie udostępnia możliwość pracy grupowej i prezentuje wykonanie budżetu w czasie rzeczywistym – mówi Piotr Musiał z firmy Baseline. Dodatkowo umożliwiamy prowadzenie dogłębnej analizy zysków i strat w obrębie najbardziej złożonych przedsiębiorstw, które posiadają wiele jednostek budżetujących – dodaje.

Budżetowanie bez Excela to zupełnie nowa forma prowadzenia finansów spółki oparta o prognozę zarówno strony kosztowej jak i spodziewanych w danym okresie wpływów. Jednym z jej głównych wyróżników jest tzw. hierarchiczność budżetowa, czyli na ostateczną formę budżetu przedsiębiorstwa składają się pomniejsze budżety poszczególnych departamentów. Każdy z takich składowych budżetów jest przygotowywany przez poszczególnych kierowników komórek, którzy po wykonaniu ostatecznych zmian wysyłają swoje założenia do akceptacji wedle ścieżki obowiązującej w danej spółce. Coś, co w przypadku Excela było udręką każdej organizacji, tutaj jest rozwiązaniem wbudowanym i niemalże automatycznym.

Zobacz serwis: Zarządzanie