Jak oszczędnie prowadzić biuro?

Rozmawiaj bez kosztów

Aby zmniejszyć koszty rozmów telefonicznych w firmie warto skorzystać z możliwości, jakie daje nam dzisiejsza technologia VOIP (telefonia internetowa). Instalacja nowoczesnych komunikatorów internetowych takich jak: Gadu-gadu, Skype, Tlen, MSN Messenger, etc. zajmuję tylko chwilę a skutecznie minimalizują koszty połączeń, czy to ze stałymi klientami czy z pozostałymi filiami firmy. Komunikacja odbywa się w czasie rzeczywistym i jest bezpłatna, kosztuje tylko dostęp do Internetu. Skorzystanie z kolei z opcji VPN (Wirtualna Siec Prywatna) jest dobrym rozwiązaniem dla tych pracowników, którzy pracują zdalnie często ze swoich domów na niezabezpieczonych łączach. VPN łączą między sobą oddziały firmy w "wydzielonych dla korporacji" pasmach w sieci. Charakteryzują się dość dużą efektywnością, nawet na słabych łączach oraz wysokim poziomem bezpieczeństwa.

Polecamy: Jakie będą emerytury przedsiębiorców?

Faktura bez papieru

Dobrym sposobem do oszczędności czasu i zmniejszenia kosztów prowadzenia biura są faktury elektroniczne. Dzięki e-fakturom nie ponosimy kosztów drukowania i wysyłania dokumentów w tradycyjnej formie. Poza finansowymi oszczędnościami e-faktury usprawniają logistykę firmy, gdyż są automatycznie księgowana w systemie finansowym, umożliwiając tym samym ich szybsze wystawienie, obieg i archiwizację. Warto zwrócić także uwagę na ich ekologiczne zalety, gdyż dzięki nim w znaczny sposób ograniczamy zużycie papieru. Minusem dokumentów w wersji elektronicznej pozostaje jednak konieczność zainstalowania podpisu elektronicznego, za który zapłacimy od 300 do 600 zł – to koszt oprogramowania, karty i czytnika, które umożliwiają złożenie podpisu. Musimy pamiętać też o wykupieniu, co rok lub co dwa lata, certyfikatu, którego odnowienie wyniesie nas około 130 złotych.

Polecamy: serwis Leasing

Kontrahent od lat

Na końcu warto przy zaopatrywaniu firmy w podstawowe artykuły biurowe korzystać z usług stałych dostawców. Niezależnie od tego czy jest to dostawca wody, papieru czy tonerów do drukarek nawiązanie z nimi długotrwałych relacji zapewni nam utrzymanie stałej, jakości usług w atrakcyjnych cenach.