Jak zaliczyć samochód w najmie i leasingu do kosztów?

Samochód wynajmowany/dzierżawiony

W wypadku umowy najmu lub dzierżawy samochód osobowy nie staje się własnością podatnika, który jest najemcą lub dzierżawcą. Samochód nie jest też zaliczany do składników majątku takiego podatnika. W konsekwencji, podatnik będący najemcą lub dzierżawcą nie zalicza samochodu do własnych środków trwałych i nie dokonuje od nich odpisów amortyzacyjnych.

Kosztem uzyskania przychodów u najemcy lub dzierżawcy są raty płacone za najem lub dzierżawę samochodu oraz koszty jego eksploatacji. W przepisach ustaw podatkowych wprowadzono jednak istotne ograniczenie w zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z korzystaniem z samochodu.

W art. 16 ust. 1 pkt. 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych postanowiono, że za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków związanych z używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Podobne regulacje wprowadzono w art. 23 ust. 1 pkt. 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Polecamy: Wpłata początkowa jako koszty przy leasingu

W związku z tym podatnik, który korzysta z samochodu osobowego, będącego przedmiotem umowy najmu lub dzierżawy, ma obowiązek sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Jeśli podatnik nie prowadzi tzw. kilometrówki, wówczas nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów czynszu najmu (opłat z tytułu dzierżawy samochodu), jak również innych wydatków związanych z eksploatacją pojazdu (np. wydatków na paliwo, naprawy itp.).

Jeśli koszty eksploatacji samochodów przekraczają kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, w tej części nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Samochód w leasingu operacyjnym

Przepisy ustaw podatkowych nie posługują się wprawdzie określeniem leasing operacyjny lub finansowy, jednak w praktyce obrotu gospodarczego nazwy te stosowane są na ogół w celu określenia dwóch przypadków:

• umów leasingowych na podstawie których podatnik (korzystający) uprawniony jest do zaliczania rat leasingowych do kosztów uzyskania przychodu (leasing operacyjny) lub
• umów na podstawie których podatnik nie jest wprawdzie uprawniony do zaliczania rat leasingowych do kosztów, ale ma za to prawo do amortyzowania samochodu (leasing finansowy).

Z leasingiem operacyjnym samochodu mamy do czynienia wtedy, gdy zostaną spełnione następujące warunki:

• umowa zostaje zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, (tj. w przypadku samochodów osobowych na okres co najmniej 2 lat).
• suma ustalonych w umowie leasingu opłat, pomniejszona o należny podatek VAT, odpowiada co najmniej wartości początkowej leasingowanych środków trwałych (samochodów). Przy czym, jeżeli w umowie leasingu została określona cena, po której korzystający ma prawo nabyć przedmiot umowy po zakończeniu podstawowego okresu tej umowy, cenę tę uwzględnia się w sumie opłat. Do sumy opłat nie zalicza się natomiast:
  • płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, o ile są one wyodrębnione z opłat leasingowych,
  • podatków, których obowiązek podatkowy ciąży na finansującym z tytułu własności lub posiadania środków trwałych, będących przedmiotem umowy leasingu, oraz składek na ubezpieczenie tych środków trwałych, jeżeli w umowie leasingu zastrzeżono, że korzystający będzie ponosił ciężar tych podatków i składek niezależnie od opłat za używanie,
  • kaucji określonej w umowie leasingu wpłaconej finansującemu przez korzystającego.

Umowa leasingu operacyjnego samochodu osobowego wywołuje podobne skutki jak umowa najmu lub dzierżawy samochodu osobowego. Przedmiot umowy leasingu operacyjnego zaliczany jest do majątku finansującego (leasingodawcy) i to on ma prawo do zaliczania odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik jako korzystający (leasingobiorca) do kosztów uzyskania przychodów ma prawo zaliczyć wszystkie opłaty leasingowe płacone na rzecz firmy leasingowej oraz koszty bieżącej eksploatacji samochodu.

Mimo że samochód będący przedmiotem leasingu operacyjnego nie jest zaliczany do składników majątku podatnika (leasingobiorcy), podatnik nie ma obowiązku sporządzania ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych obowiązek sporządzania ewidencji przebiegu pojazdów nie dotyczy sytuacji, w której samochód osobowy jest używany na podstawie umowy leasingu.

Polecamy: Jak rozliczyć sprzedaż samochodu poleasingowego?

Podobny przepis wprowadzony został w art. 23 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, jeśli dany podmiot korzysta z samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu operacyjnego, może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów opłaty ponoszone na rzecz firmy leasingowej oraz koszty eksploatacji samochodów osobowych bez obowiązku sporządzania ewidencji przebiegu pojazdów (zakładając, że samochód wykorzystuje do celów prowadzonej działalności gospodarczej).

Samochód w leasingu finansowym

Z umową leasingu finansowego mamy do czynienia wtedy, kiedy spełnione zostaną następujące warunki:

• umowa leasingu zostaje zawarta na czas oznaczony,
• umowa zawiera postanowienie, że odpisów amortyzacyjnych w podstawowym okresie umowy leasingu dokonuje korzystający,
• suma ustalonych w umowie leasingu opłat, pomniejszona o należny VAT, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych. Przy czym, jeżeli w umowie leasingu została określona cena, po której korzystający ma prawo nabyć przedmiot umowy po zakończeniu podstawowego okresu tej umowy, cenę tę uwzględnia się w sumie opłat. Do sumy opłat nie zalicza się natomiast:
  • płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, o ile są one wyodrębnione z opłat leasingowych,
  • podatków, których obowiązek podatkowy ciąży na finansującym z tytułu własności lub posiadania środków trwałych, będących przedmiotem umowy leasingu, oraz składek na ubezpieczenie tych środków trwałych, jeżeli w umowie leasingu zastrzeżono, że korzystający będzie ponosił ciężar tych podatków i składek niezależnie od opłat za używanie,
  • kaucji określonej w umowie leasingu wpłaconej finansującemu przez korzystającego.

Jeśli podatnik korzysta z samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu finansowego, wówczas samochód zaliczany jest do jego składników majątku, tak jakby był jego własnością. Co do zasady, podatnik uprawniony jest do amortyzowania samochodu i zaliczania odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (i analogicznie art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Zgodnie z ww. przepisem nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 EURO przeliczonej na złote według kursu średniego EURO ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania. Podatnik eksploatujący samochody luksusowe zaliczane do składników jego majątku musi zatem liczyć się z tym, że pewną część odpisów amortyzacyjnych winien wyłączać z kosztów uzyskania przychodów.

Polecamy: Ubezpieczenie floty samochodowej

W przypadku leasingu finansowego płacone na rzecz firmy leasingowej opłaty w całości nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Podatnik może natomiast do kosztów zaliczyć odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej samochodu. Może również uznać za koszt uzyskania przychodów część odsetkową opłaty leasingowej (czyli nadwyżkę wartości opłat leasingowych ponad wartość początkową przedmiotu leasingu).