Jak założyć działalność gospodarczą

Co definiujemy jako działalność

Podstawowym aktem prawnym zawierającym zasady prowadzenia działalności gospodarczej małych i średnich przedsiębiorstw jest ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.). Reguluje ona podejmowanie, wykonywanie i zakończenie działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz zadania organów administracji publicznej w tym zakresie. Ustawa nie reguluje działalności rolniczej.

Według ustawy o swobodzie działalności gospodarczej działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły. Prowadzenie własnej firmy polega więc na wykonywaniu we własnym imieniu, w sposób zorganizowany i ciągły, czynności zmierzających do osiągnięcia zysku.

Definicje działalności gospodarczej znajdziemy też w przepisach podatkowych. Zgodnie z art. 5a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) pojęcie działalności gospodarczej we wszystkich przepisach prawa podatkowego oznacza działalność zarobkową: wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową, polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż, polegającą na pobieraniu pożytków z rzeczy oraz z wartości niematerialnych i prawnych - prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły. Za osobę prowadzącą działalność gospodarczą uważa się również osobę fizyczną będącą wspólnikiem spółki niemającej osobowości prawnej w zakresie wykonywanej przez tę spółkę działalności gospodarczej.

ZAPAMIĘTAJ

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie ma zastosowania do rolników.

Określenie przedmiotu i formy prawnej

Pierwszym krokiem, jaki powinniśmy podjąć, jest ustalenie co będzie przedmiotem prowadzonego biznesu. Nie każda jednak działalność może zostać zarejestrowana. Przede wszystkim musi być ona legalna. Przedmiot tej działalności musi być też zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności, która stanowi załącznik do rozporządzenia z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz.U. nr 251 poz. 1885). W zasadzie więc każda działalność zgodna z PKD jest dopuszczalna.

ZAPAMIĘTAJ

Należy się zapoznać z Polską Klasyfikacją Działalności, która jest jawna i udostępniona przez Główny Urząd Statystyczny - pozwoli to uniknąć błędu podczas planowania własnego biznesu.

PRZYKŁAD

Jan O. wpadł na pomysł prowadzenia biznesu - handlowania dzikimi zwierzętami. Prawdopodobnie nie będzie mógł zarejestrować działalności, ponieważ część z tych zwierząt może być po ochroną i dlatego obrót jest nielegalny.

Następną decyzją, jaką będziemy musieli podjąć, jest forma prawna prowadzonej działalności. Zwykle działalność prowadzona na większą skalę, jest zorganizowana w formie spółek - pozwala to na uniknięcie ewentualnych negatywnych skutków kłopotów finansowych (spółki podlegają prawu upadłościowemu¹). Jednak nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby wybrać dowolną dla siebie, najdogodniejszą formę działalności.

Do wyboru mamy więc:

• jednoosobową działalność gospodarczą - jest to klasyczny model prowadzenia własnego biznesu; przedsiębiorca sam jest „swoim szefem”, dokonuje rozliczeń podatkowych, prowadzi księgi rachunkowe itd. Odpowiada on też całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy. Tego rodzaju działalność może być dowolnie nazwana, byleby nazwa nie naruszała praw osób trzecich;

• działalność w formie spółki - jest wybierana wtedy, gdy jest więcej (niż jedna) osób chcących prowadzić działalność gospodarczą. Może to być spółka cywilna lub spółki wymienione w ustawie z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94 poz. 1037 z późn zm.). Tak więc mogą to być spółki osobowe (gdzie nacisk jest położony na osoby wspólników): jawna, komandytowa, partnerska, komandytowo-akcyjna, lub kapitałowe (gdzie najważniejszy jest kapitał spółki): z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjna.

Nie ma oczywiście przeszkód, żeby w trakcie wykonywania działalności zmienić formę prawną. Jednoosobowa działalność gospodarcza może się zawsze przekształcić w spółkę (np. poprzez przyjęcie nowych wspólników i podjęcie uchwały o przekształceniu), natomiast spółka może ulec likwidacji i przekształcić się w działalność (np. jeżeli wystąpią wszyscy wspólnicy i pozostanie jeden).

Przyjmiemy, że chcemy założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Jeżeli mamy pomysł na przedmiot działalności, jest to zgodne z prawem, możemy przystąpić do procedury rejestracyjnej.

ZAPAMIĘTAJ

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej uchyliła większość przepisów poprzedniej ustawy - Prawa działalności gospodarczej, jednakże do zgłoszenia firmy do ewidencji, stosujemy nadal artykuły starej ustawy.

Rejestracja

Zarejestrowanie własnej działalności gospodarczej nie jest trudne. Wszystkie sprawy da się załatwić w gminie miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Obserwujemy również tendencje do jeszcze większego uproszczenia tej procedury.

Pamiętaj, że od  1 stycznia 2012 r. zarejestrujesz swoją firmę przez Internet, posługując się formularzem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Czytaj: Rejestrowanie działalności gospodarczej przez Internet w CEIDG.

Pierwszym krokiem jest rejestracja w gminie właściwej dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Potrzebne jest do tego złożenie wniosku na urzędowym formularzu, którego wzór określa rozporządzenie z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (Dz.U. nr 50, poz. 399). Postępująca informatyzacja urzędów powoduje, że wniosku nie trzeba już osobiście składać „w okienku”, może on wpłynąć do urzędu w następujący sposób:

• jako formularz papierowy przyniesiony przez samego przedsiębiorcę albo jego pełnomocnika - fizyczny dokument (klasyczna metoda złożenia wniosku),

• jako formularz papierowy, przesłany listem poleconym,

• przesłany elektronicznie, lecz niepodpisany elektronicznie,

• elektronicznie przesłany i podpisany elektronicznie.

Niestety nie wszystkie urzędy mają możliwość przyjęcia wniosku we wszystkich formach, jednak Państwo obiecuje, że już niedługo nie będzie trzeba w ogóle wychodzić z domu, aby założyć działalność. We wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej należy określić (art. 7b prawa o działalności gospodarczej):

• nazwę firmy - jest to określenie przedsiębiorcy, które będzie występowało w obrocie prawnym. Musi być różna od istniejących oraz nie wprowadzać w błąd. Nazwa firmy powinna być adekwatna do rodzaju prowadzonej działalności. Nie ma ograniczeń co do długości nazwy. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma obowiązku podawania formy prawnej (przy spółkach trzeba zaznaczyć - jaka to jest spółka np. „Stefaniak i Bartłomiej” sp.j.);

• imię i nazwisko właściciela oraz adres zamieszkania (zameldowania) - nie musi być to tożsame z miejscem prowadzenia działalności;

• imię i nazwisko pełnomocnika (opcjonalnie) - jeżeli jest ustanowiony pełnomocnik do prowadzenia spraw przedsiębiorcy;

• rodzaj działalności - należy określić wg Polskiej Klasyfikacji Działalności przedmiot działalności - zwykle mamy możliwość zapoznania się w urzędzie z PKD, jeżeli nie zrobiliśmy tego wcześniej. Rodzaj działalności powinien być jasno określony;

• miejsce wykonywania działalności - nie musi być to miejsce zamieszkania przedsiębiorcy;

• datę rozpoczęcia działalności - należy wpisać faktyczny moment rozpoczęcia (po nowelizacji prawa o swobodzie działalności gospodarczej dopuszczalne jest rozpoczęcie działalności w momencie złożenia wniosku).

ZAPAMIĘTAJ

Do niedawna wniosek o wpis do działalności gospodarczej podlegał opłacie w wysokości 100 zł. Nowelizacja ustawy o działalności gospodarczej² zniosła tę opłatę. Jest to efekt wdrażania przez Państwo zasady „jednego okienka” - uproszczenia zakładania działalności gospodarczej.

Po około 2-3 tygodniach należy zgłosić się po dokument wpisu naszej firmy do Ewidencji Działalności Gospodarczej. Dokument ten oprócz nas otrzymują także Urząd Skarbowy, ZUS i Urząd Statystyczny. Wszystkie zmiany dotyczące zmiany stanu faktycznego i prawnego (zmiany danych, które zostały podane przy wpisie) należy zgłosić organowi ewidencyjnemu w ciągu 14 dni od ich zaistnienia.

Pozostaje wątpliwość, od jakiego momentu można podjąć działalność. Czy jest to data wydania decyzji przez urząd, czy może data złożenia wniosku. Jeżeli przepisy nie stanowią inaczej, przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą już w dniu złożenia wniosku (z wyjątkiem złożenia wniosku w wersji elektronicznej bez podpisu elektronicznego). Z rozpoczęciem działalności gospodarczej nie trzeba bowiem czekać na rejestrację i otrzymanie wypisu z rejestru (poza działalnością określonego rodzaju).

Numer REGON

Każda firma występująca w obrocie gospodarczym musi posiadać numer REGON (Rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej). Jest to unikalny numer, który zostaje nadany przez Główny Urząd Statystyczny, i który służy identyfikacji firmy. Uregulowany został w ustawie z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. nr 88 poz. 439 z późn. zm.), a szczegółowo w rozporządzeniu z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz.U. nr 69, poz. 763 z późn. zm.).

Przedsiębiorca podejmujący działalność gospodarczą może złożyć formularz o wpis do REGON w okienku urzędu gminy, razem z wnioskiem o wpis do ewidencji działalności gospodarczej, lub samodzielnie do oddziału GUS. W pierwszym przypadku urząd gminy wyręcza przedsiębiorcę i niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia dokonania wpisu, przesyła wniosek o wpis do REGON do urzędu statystycznego województwa, na terenie którego przedsiębiorca ma miejsce zamieszkania.

W drugim przypadku wniosek ten można złożyć osobiście w urzędzie statystycznym lub jego oddziale właściwym dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy lub wysłać pocztą. W przypadku gdy wniosek o REGON składamy bezpośrednio w urzędzie statystycznym - musimy to uczynić w terminie 14 dni od dnia uzyskania zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

ZAPAMIĘTAJ

Podmiot, który zawiesił działalność gospodarczą, a następnie ponownie ją podjął, nie musi występować o nowy REGON. Zmiany cech podmiotu objęte wpisem do rejestru podmiotów (jak np. data zawieszenia i podjęcia działalności) nie powodują nadania nowego numeru identyfikacyjnego.

 

Wybór formy opodatkowania

Z założeniem firmy związane są też obowiązki podatkowe. Nie dotyczy to tylko prowadzenia firmy (czyli np. podatku dochodowego), ale też zgłoszenia faktu powstania firmy do odpowiednich organów.

Firma, podobnie jak podatnik indywidualny, posiada swój Numer Identyfikacji Podatkowej (dalej „NIP”). W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej NIP przedsiębiorcy (jeśli posiadał) staje numerem firmy. Pomimo tego istnieje obowiązek podania tego numeru w formularzu. Przedsiębiorcy, będący podatnikami mają obowiązek posiadania numeru NIP, według ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn zm.).

Przyszły przedsiębiorca ma obowiązek ujawniać NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz innych niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru obowiązane są organy podatkowe lub celne. Prawo do zażądania od nas jako podatników ujawnienia NIP ma nie tylko urząd skarbowy czy organy kontroli skarbowej. Uprawnienie to przysługuje też innym organom państwowym.

Do wyboru pozostaje też forma opodatkowania podatkiem dochodowym firmy:

• na zasadach ogólnych - podlegających ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• podatkiem liniowym - podatnicy osiągający przychody z działalności gospodarczej mogą wybrać za podstawę ustalania zobowiązania podatkowego art. 30c u.p.d.o.f. Jest to podatek liniowy w wysokości 19% podstawy obliczenia podatku,

• ryczałt przychodów ewidencjonowanych - na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144 poz. 930 z późn zm.),

• karta podatkowa - na podstawie ww. ustawy.

Zawiadomienie o wyborze formy opodatkowania składa się do właściwego miejscowo urzędu skarbowego. Pismo powinno zawierać:

• oznaczenie podatnika (podstawowe dane jak imię, nazwisko, NIP, PESEL itd.),

• oznaczenie organu, do którego jest składane zawiadomienie (co do zasady urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania podatnika),

• informację o wyborze formy opodatkowania (jaką formę opodatkowania wybieramy i rok, w którym z tej formy opodatkowania będziemy korzystać),

• podpis - powinien być własnoręczny.

Wzór zawiadomienia o wyborze formy opodatkowania

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeżeli firma będzie obracać towarami lub świadczyć usługi, to prawdopodobnie taka działalność będzie podlegała podatkowi VAT, należy się więc liczyć z obowiązkami związanymi z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54 poz. 535 z późn. zm.). Podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług jest obrót. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Jeżeli więc biznes polega na obrocie towarami - to automatycznie te czynności podlegają VAT.

Zgłoszenie do ubezpieczenia

Zakładając własną firmę, należy się też zgłosić się do ubezpieczenia społecznego, które w Polsce jest obowiązkowe. Rozpoczynający działalność gospodarczą podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu, zdrowotnemu. Zgłoszenia dokonuje się do oddziału ZUS właściwego dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Zgłoszenie powinno się odbyć w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (daty rozpoczęcia działalności). Druki potrzebne do zgłoszenia:

• ZUS ZFA (zgłoszenie płatnika składek - osoby fizycznej) - zgłoszenie firmy,

• ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczenia osoby ubezpieczonej) - dotyczy sytuacji, w której poza prowadzeniem firmy podatnik nie będzie uzyskiwał dochodów w inny sposób,

• ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego) - dotyczy sytuacji, gdy poza prowadzeniem firmy przedsiębiorca uzyskuje dochody w inny sposób.

Kwoty składek na ubezpieczenie społeczne odprowadzanych przez przedsiębiorcę - stanowią procent od dochodów, ale zadeklarowany jako podstawa do obliczenia składki dochód nie może być mniejszy, niż 60% średniego wynagrodzenia krajowego (wg GUS) - art. 18 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2009 nr 205 poz. 1585 z późn zm.).

Zgłoszenie do ubezpieczenia obejmuje również pracowników, jeżeli ma się zamiar zatrudnić osoby do pracy. Zatrudniając pracowników przedsiębiorca ma obowiązek w ciągu 30 dni od daty zatrudnienia, powiadomić na piśmie właściwego inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz liczbie pracowników. Powinien także złożyć pisemną informację o środkach i procedurach przyjętych dla spełnienia wymagań wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących danej dziedziny działalności.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, to nie zwalnia go to z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne.

Zmiana lub zawieszenie działalności

Działalność gospodarczą można w każdym momencie zawiesić i zlikwidować. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmienić rodzaj działalności czy jej przedmiot albo rozszerzyć dotychczas wykonywaną. Zmiana może polegać bądź na zmianie przedmiotu, bądź formy prawnej. Zajmuje się tym organ właściwy do spraw ewidencji, do którego należy składać wniosek o zamiarze zmiany działalności.

PRZYKŁAD

Firma „Stefaniuk - wyroby cukiernicze” chce rozszerzyć swoją działalność na pieczywo. Może więc złożyć wniosek o zmianę działalności i zmienić nazwę np. na „Stefaniuk - piekarnia”.

Jeżeli przedsiębiorca uzna, że działalność jest dla niego nieopłacalna, ale nie chce jej likwidować - może złożyć wniosek o zawieszenie działalności. Okres zawieszenia wynosi od 1 miesiąca do 2 lat (art. 14a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). W czasie tego okresu, w dowolnym momencie można działalność wznowić.

Zarówno zawieszenie, jak i wznowienie działalności gospodarczej zawsze następują na wniosek przedsiębiorcy. Wniosek powinien odpowiadać ogólnym wymaganiom oraz zawierać oświadczenie przedsiębiorcy. Przedsiębiorca nie musi w żaden sposób uzasadniać swojej decyzji o zawieszeniu działalności gospodarczej ani też uzyskać uprzednio zgody jakiegokolwiek organu.

Zgłoszenie informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej powinno zawierać:

• oznaczenie przedsiębiorcy oraz jego numer ewidencyjny PESEL,

• oznaczenie miejsca zamieszkania i adres przedsiębiorcy,

• wskazanie okresu, na jaki następuje zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej,

• oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników.

PRZYKŁAD

Zenon K. prowadzi firmę świadczącą usługi turystyczne. Ze względu na kryzys gospodarczy był zmuszony zawiesić działalność na czas wakacji w 2009 r. Niestety okres stagnacji przeciągnął się do maja 2010 r., więc dopiero po tym okresie Zenon K. rozpoczął na nowo świadczenie turystyki.

Pomimo że faktycznie przedsiębiorca nie prowadzi w okresie zawieszenia działalności, to jednak ma pewne prawa i obowiązki:

• nie może osiągać bieżących przychodów z działalności gospodarczej,

• ma prawo zachować lub zabezpieczyć źródła przychodów,

• ma prawo przyjmować należności, ma też obowiązek regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,

• może uczestniczyć w postępowaniach dotyczących firmy (jak np. postępowanie cywilne dotyczące zobowiązania powstałego przed datą zawieszenia działalności).

PRZYKŁAD

Firma Jana Z. zamówiła towar u producenta. Z powodu problemów organizacyjnych Jan był zmuszony zawiesić działalność, jednak za zamówione towary zapłacił. Producent nie wywiązał się z umowy i nie przysłał transportu. Pomimo zawieszenia Jan Z. może założyć sprawę w sądzie i występować w imieniu firmy.

Paweł Malinowski