Kategorie

Wybór odpowiedniego oprogramowania wspomagającego pracę i zarządzanie firmą

Wielu właścicieli i managerów słusznie upatruje źródeł sukcesu Firmy w ofercie i dynamicznej sprzedaży. Ale dobry produkt to nie wszystko. Rozwój i przewaga konkurencyjna zależą też od wewnętrznej sprawności przedsiębiorstwa. Pomagają w tym specjalistyczne systemy do zarządzania różnymi obszarami Twojej Firmy. Na co zwracać uwagę by dobrze i świadomie dokonać wyboru systemu?

Sukces i rozwój każdej firmy zależy, w dużej mierze, od jakości prowadzonych przez nią działań wewnętrznych. W tym zakresie ogromną rolę odgrywa informatyzacja obszarów wewnętrznej działalności, takich jak prowadzenie księgowości i kadr, rozliczanie wynagrodzeń, zarządzanie sprzedażą, magazynami, czy finansami. Błędy popełnione na etapie informatyzacji przedsiębiorstwa oraz wyboru dostawcy oprogramowania, mogą powodować poważne konsekwencje np. nieuzasadnione koszty, niższą wydajność, chaos organizacyjny, czy po prostu złą atmosferę w pracy.


Na co zwrócić uwagę porównując ceny systemów?

Wybierając nawet najprostsze, „pudełkowe" oprogramowanie dla małej firmy warto kierować się ugruntowaną marką i renomą producenta. Anonimowy dostawca nie zagwarantuje skutecznego wsparcia czy odpowiednio częstych aktualizacji wobec zmieniających się corocznie przepisów podatkowych. Przydatne będzie też jakiekolwiek wsparcie techniczne na wypadek awarii - choćby w postaci infolinii czy okresowego abonamentu. To właśnie odróżnia bowiem takie systemy od darmowych programów, spotykanych na krążkach CD lub DVD, dodawanych do gazet i czasopism. Nie ma też sensu kupować programu dla DOSu - ich dotychczasowi producenci zaprzestają rozwoju i dalszego wspierania takich systemów.

Artur Palac, Kierownik Systemów, Sage sp. z o.o.

Rynek oferuje szeroką gamę rozwiązań wspomagających zarządzanie, skierowaną do firm o różnej wielkości i różnych branż. Na pierwszy rzut oka systemy mają zbliżoną funkcjonalność, przez co jeszcze trudniej je ocenić i dokonać właściwego wyboru. Na pewno nie należy opierać decyzji wyłącznie na podstawie ceny zakupu i wdrożenia. W rzeczywistości systemy bowiem różnią się od siebie w warstwie funkcjonalności, interfejsach, możliwościach integracji, wydajności, organizacji obiegu informacji itd. Zanim rozpocznie się poszukiwanie odpowiedniego sytemu wspomagającego zarządzanie i być może modernizację infrastruktury IT, warto zapoznać się z kilkoma zasadami, które ułatwią dokonanie optymalnego wyboru.


Zbadaj oczekiwania Twoich pracowników

Sprawdź, w jaki sposób funkcjonalność nowego oprogramowania zaspokoi potrzeby wszystkich jego użytkowników. Warto postawić sobie pytanie: W jaki sposób system zarządzania ułatwi codzienną pracę  personelowi? Czego oczekujemy jako przedsiębiorstwo od nowego rozwiązania? Pamiętaj, że firmy różnią się sposobem działania, ilością pracowników, ilością oddziałów, specyfiką pracy wynikającą np. z branży, i że te czynniki powinny głownie determinować wybór oprogramowania. Warto dokładnie zapoznać sie z prezentacją nowych rozwiązań, w której powinni uczestniczyć przyszli użytkownicy - pracownicy twojej Firmy. W czasie prezentacji mogą oni zadawać szczegółowe pytania i oceniać dostępność poszczególnych funkcji oraz ich przydatność w codziennej pracy. To użytkownicy powinni wybrać najlepszą dla nich propozycję - dlatego warto uwzględniać ich opinie przy podejmowaniu decyzji o zakupie systemów.


Pamiętaj o technologiach

Upewnij się, że programy będą bezproblemowo współpracować z infrastrukturą IT, którą być może już posiadasz. Weź pod uwagę, że producent oprogramowania może pomóc w konfiguracji oprogramowania, zakupie sprzętu komputerowego, tak aby całe środowisko IT działało optymalnie z nowym programem. W tym celu można umówić się z konsultantem producenta oprogramowania oraz wesprzeć opinią własnego działu bądź specjalisty IT, który znajduje sie w Twojej organizacji.


Unikaj rozwiązań DOS

Na rynku wciąć można natrafić na programy pisane dla przestarzałego systemu operacyjnego. DOS to pułapka technologiczna, dlatego wybieraj systemy współpracujące z aktualnymi wersjami Windows, najlepszymi standardami baz danych oraz najnowszymi rozwiązaniami sprzętowymi.


Sprawdź wiarygodność producenta

Upewnij się, że producent oprogramowania ma ugruntowaną pozycję na rynku wyrażoną odpowiednimi referencjami i doświadczeniem w prowadzeniu projektów w firmach podobnych do Twojej.


Zadbaj o swoje bezpieczeństwo

Dokładnie sprawdź możliwości aktualizowania przez producenta wersji oprogramowania, które chcesz zakupić. Policz, ile będzie to kosztowało Twoją firmę w najbliższych miesiącach czy latach. Pamiętaj, że prawo w Polsce ulega ciągłym zmianom. Wraz z nimi będzie zmieniać się oprogramowanie. Użytkownicy w Twojej Firmie nie mogą być pozostawieni bez opieki. Dlatego dopytaj, czy oprogramowanie jest rozwijane pod kątem zmian legislacyjnych w Polsce i jakie uzyskasz gwarancje w zakresie dostępu do aktualizacji.


Zadbaj o sprawny obieg informacji

Reklama

Jeśli informatyzujesz kilka obszarów równocześnie (np. kadry i płace, księgowość, sprzedaż), dowiedz się, w jaki sposób producent zamierza zintegrować ze sobą te obszary. Twoim pracownikom pomoże w pracy automatyzacja działań i usprawnienie obiegu informacji, czy dokumentów. Integracja na tym poziomie może oznaczać bardzo duże oszczędności operacyjne, operacje zyskają na szybkości a praca z nowym systemem będzie komfortowa i wygodna. Staraj się więc dociekać, w jaki sposób w obrębie specyficznych dla Twojej organizacji, różnych wewnętrznych procedur w obszarach: kadr, płac, sprzedaży czy księgowości, zostaną zautomatyzowane procesy. Najbardziej wartościowy jest producent, który oferuje pakiet rozwiązań, które bez problemu się ze sobą komunikują i pracują na wspólnych technologiach. Mają one wbudowane już mechanizmy i algorytmy obiegu informacji. Nie trzeba więc za nie dodatkowo płacić. Jeśli zaniedbasz integrację na tym poziomie, powinieneś wiedzieć, że dodatkowe usługi w tym zakresie bywają bardzo kosztowne. Koszt instalacji i konfiguracji zintegrowanego oprogramowania jest również dużo niższy.


Wybór oprogramowania wspomagającego pracę Twojej firmy to bardzo ważna decyzja, którą podejmuje się raz na kilka lat. Od niej zależy komfort pracy Twoich pracowników, sprawność funkcjonowania całej Firmy, co w konsekwencji daje przewagę nad konkurencją. Warto więc przed zakupem właściwego systemu dla Twojej organizacji, poświęcić tej decyzji odpowiednio dużo uwagi.

 

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    10 maja 2021
    Zakres dat:

    Leasing w firmie - BGK wdraża nowe parametry leasingu

    Nowe gwarancje BGK zabezpieczą do 80 proc. kwoty leasingu lub pożyczki leasingowej bez odsetek oraz kosztów związanych z ich udzieleniem. Jakie będą nowe parametry gwarancji?

    Hubert Woźniak: Polskie jabłko nie boi się pandemii [PODCAST]

    Pandemia weryfikuje rynek producentów owoców – są upadłości i przejęcia – mówi Hubert Woźniak. Mimo to, polskie jabłko stoi mocno zarówno w kraju jak i za granicą. Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Odholowanie samochodu przez policję

    Odholowanie samochodu przez policję: w jakich przypadkach jest możliwe? Jak wygląda procedura odbioru samochodu z parkingu policyjnego?

    Szczepienia w zakładach pracy - rusza pilotaż

    Pilotaż szczepień w zakładach pracy jest już na finiszu. Pierwsze pilotażowe szczepienia ruszą od 17 maja. Kiedy rozpoczną się kolejne szczepienia już w formule regularnej? Ile firm zgłosiło się do programu?

    Dlaczego sprzedawcy nie chcą się reklamować?

    Nieuczciwa konkurencja w internecie to codzienność. Problem urósł do takiej skali, że niektórzy wytwórcy nie reklamują swoich produktów w obawie przed naśladowcami. Jak się przed tym się bronić?

    Ile działalności gospodarczych działa w Polsce? Sprawdzamy w bazie firm

    Liczba firm działających w poszczególnych państwach ma bardzo duże znaczenie dla gospodarki narodowej oraz kluczowych wskaźników ekonomicznych, chociażby PKB. Jak na sytuację działających w Polsce podmiotów gospodarczych wpłynęła pandemia koronawirusa? Ile firm przestało działać, a ile nowych biznesów otwarto?

    Nieodebranie samochodu z parkingu policyjnego

    Nieodebranie samochodu z parkingu policyjnego: co oznacza? I kiedy właściciel straci pojazd? Dziś poszukamy odpowiedzi na te pytania.

    Rynek lombardów rośnie coraz szybciej [RAPORT]

    Sektor lombardów rozkwita. Choć lombardy udzielają pożyczek gotówkowych pod zastaw, obchodzą przepisy ustawy o kredycie konsumenckim – wynika z pierwszego w Polsce raportu o lombardach autorstwa Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

    Ceny materiałów budowlanych 2021 - wzrosty cen w kwietniu

    Ceny materiałów budowlanych 2021. Ceny materiałów budowlanych w kwietniu wzrosły średnio 4,7 proc. w porównaniu do kwietnia 2020 r. - podały Polskie Składy Budowlane w komunikacie. Ale np. ceny płyt OSB wzrosły aż o 32,4% rdr.

    Jakimi konsumentami są Polacy? Są nowe kategorie [BADANIE]

    Najnowsze badanie preferencji konsumenckich pokazuje, że jedna czwarta z nas jest rozważna i pragmatyczna. Chce nabywać jak najtaniej markowe produkty. Z kolei prawie jedna piąta to zakupowi entuzjaści, podatni na opinie influencerów.

    Krajowy Plan Odbudowy - co zmiany oznaczają dla przedsiębiorców?

    Krajowy Plan Odbudowy określa zasady wydatkowania funduszy UE. Niestety, zaproponowane w KPO zmiany w sposób istotny wpłynęły na ograniczenie puli środków z jakiej będą mogli skorzystać przedsiębiorcy.

    COVID-owa obniżka czynszów w galeriach jednak możliwa

    7 maja ukazał się długo oczekiwany projekt nowelizacji tzw. Ustawy COVID-owej. Nnowe brzmienie art. 15ze będzie jednak działać wstecz. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

    Nieważność decyzji administracyjnej - projekt nowelizacji k.p.a.

    Nieważność decyzji administracyjnej. Pomimo upływu prawie 6 (!) lat od wydania przez Trybunał Konstytucyjny wyroku dot. art. 156 § 2 k.p.a. nadal nie doszło do nowelizacji kodeksu. Wyrok z 12 maja 2015 r. mówił, że art. 156 § 2 k.p.a. jest niekonstytucyjny w zakresie, w jakim nie wyłącza dopuszczalności stwierdzenia nieważności decyzji wydanej z rażącym naruszeniem prawa, gdy od wydania decyzji nastąpił znaczny upływ czasu, a decyzja była podstawą nabycia prawa lub ekspektatywy. Szczegóły tłumaczy r.pr. Michał Siembab z kancelarii GKR Legal.

    Ile kosztuje parking policyjny 2021 r.?

    Ile kosztuje parking policyjny 2021 r.? Na jak duże opłaty powinni przygotować się kierowcy? Postanowiliśmy to sprawdzić.

    Kredyty frankowe. Co dla banków oznacza wyrok SN?

    Kredyty frankowe. Ustanowiona przez Sąd Najwyższy zasada prawna ogranicza ryzyko, że w bankach zrealizuje się najbardziej kosztowny scenariusz. Rozstrzygnięcie SN pozytywnie wpłynęło na notowania banków.

    Nalepka kontrolna na szybie pojazdu: gdzie ją przykleić?

    Nalepka kontrolna na szybie pojazdu: gdzie ją przykleić? I jak ją przykleić? Przygotowaliśmy zestaw praktycznych porad.

    Popyt na kredyty mieszkaniowe - rekord w kwietniu 2021 r.

    Kredyty mieszkaniowe. Wartość BIK Indeksu Popytu na Kredyty Mieszkaniowe (BIK Indeks – PKM) informuje o rocznej dynamice wartości wnioskowanych kredytów mieszkaniowych. Kolejny już w tym roku dodatni odczyt Indeksu wystrzelił do 94,3% i jest rekordowym odczytem w całej historii publikacji Indeksu. Wartość Indeksu oznacza, że w kwietniu 2021 r., w przeliczeniu na dzień roboczy, banki i SKOK-i przesłały do BIK zapytania o kredyty mieszkaniowe na kwotę wyższą o 94,3% w porównaniu z kwietniem 2020 r.

    Rekordowe zainteresowanie kredytami hipotecznymi

    Kredyty hipoteczne - rekordowe zainteresowanie w miesiącu kwietniu. Rynek nieruchomości pandemię koronawirusa ma już za sobą. Analitycy przewidują kolejne wzrosty.

    Wyrok SN w sprawie frankowiczów - opinia Rzecznika Finansowego

    Wyrok SN w sprawie frankowiczów. Sąd Najwyższy potwierdził stanowisko Rzecznika Finansowego ws. kredytów walutowych - napisał 7 maja 2021 r. w komunikacie Rzecznik Finansowy. Dodał, że decyzja SN ma moc zasady prawnej i zapewnia większą przewidywalność orzecznictwa w tzw. sprawach frankowych.

    Mieszkanie Plus: nabór wniosków o najem prawie 500 mieszkań

    Mieszkanie Plus. Od 10 maja 2021 r. rusza nabór wniosków o najem prawie 500 mieszkań w ramach programu Mieszkanie Plus - poinformowała 8 maja 2021 r. spółka PFR Nieruchomości. Rekrutacja dotyczy lokali powstających w trzech miastach: Mińsku Mazowieckim, Dębicy i Radomiu.

    Nowy Tigaun Allspace. Premiera jeszcze w maju!

    Tiguan Allspace będzie kolejną z nowości, które pojawią się w gamie marki. Volkswagen odświeży wygląd SUV-a i zadba o... technologię!

    Kredyty frankowe. Uchwała SN wytyczną dla sądów powszechnych

    Kredyty frankowe - kolejne ważne rozstrzygnięcie. Najnowsza uchwała Sądu Najwyższego będzie ważną wytyczną dla sądów powszechnych. Jakie konsekwencje prawne wynikają z uchwały?

    Sąd Najwyższy wydał decyzję ws. kredytów frankowych

    Kredyty frankowe. Sąd Najwyższy uznał, że roszczenia banku i konsumenta są niezależne, nie ulegają automatycznie wzajemnej kompensacji. W opinii sądu bank może żądać zwrotu świadczenia od chwili, w której umowa kredytu stała się trwale bezskuteczna, co wyznacza bieg przedawnienia.

    Jaka jest stopa zwrotu z wynajmu mieszkań?

    Wynajem mieszkania. W ostatnich latach popyt na rynku mieszkaniowym istotnie napędzały osoby, które chciały zainwestować w wynajem. Stopy zwrotu z takiego zakupu były znacznie wyższe niż oprocentowanie lokat, a rosnące dynamicznie ceny mieszkań zachęcały do inwestycji.

    Złoto nadal jednym z najbardziej popularnych celów inwestycyjnych

    Zainteresowanie złotem na światowych rynkach jest obecnie ogromne. Samoloty ze złotymi sztabkami latają rzadziej, ale konwoje z cennym ładunkiem mkną autostradami – tak złoto jest transportowane m.in. do Polski. Kruszec stał się popularną alternatywą do inwestowania, także nad Wisłą.