Kategorie

Wybór odpowiedniego oprogramowania wspomagającego pracę i zarządzanie firmą

Wielu właścicieli i managerów słusznie upatruje źródeł sukcesu Firmy w ofercie i dynamicznej sprzedaży. Ale dobry produkt to nie wszystko. Rozwój i przewaga konkurencyjna zależą też od wewnętrznej sprawności przedsiębiorstwa. Pomagają w tym specjalistyczne systemy do zarządzania różnymi obszarami Twojej Firmy. Na co zwracać uwagę by dobrze i świadomie dokonać wyboru systemu?

Sukces i rozwój każdej firmy zależy, w dużej mierze, od jakości prowadzonych przez nią działań wewnętrznych. W tym zakresie ogromną rolę odgrywa informatyzacja obszarów wewnętrznej działalności, takich jak prowadzenie księgowości i kadr, rozliczanie wynagrodzeń, zarządzanie sprzedażą, magazynami, czy finansami. Błędy popełnione na etapie informatyzacji przedsiębiorstwa oraz wyboru dostawcy oprogramowania, mogą powodować poważne konsekwencje np. nieuzasadnione koszty, niższą wydajność, chaos organizacyjny, czy po prostu złą atmosferę w pracy.


Na co zwrócić uwagę porównując ceny systemów?

Wybierając nawet najprostsze, „pudełkowe" oprogramowanie dla małej firmy warto kierować się ugruntowaną marką i renomą producenta. Anonimowy dostawca nie zagwarantuje skutecznego wsparcia czy odpowiednio częstych aktualizacji wobec zmieniających się corocznie przepisów podatkowych. Przydatne będzie też jakiekolwiek wsparcie techniczne na wypadek awarii - choćby w postaci infolinii czy okresowego abonamentu. To właśnie odróżnia bowiem takie systemy od darmowych programów, spotykanych na krążkach CD lub DVD, dodawanych do gazet i czasopism. Nie ma też sensu kupować programu dla DOSu - ich dotychczasowi producenci zaprzestają rozwoju i dalszego wspierania takich systemów.

Artur Palac, Kierownik Systemów, Sage sp. z o.o.

Rynek oferuje szeroką gamę rozwiązań wspomagających zarządzanie, skierowaną do firm o różnej wielkości i różnych branż. Na pierwszy rzut oka systemy mają zbliżoną funkcjonalność, przez co jeszcze trudniej je ocenić i dokonać właściwego wyboru. Na pewno nie należy opierać decyzji wyłącznie na podstawie ceny zakupu i wdrożenia. W rzeczywistości systemy bowiem różnią się od siebie w warstwie funkcjonalności, interfejsach, możliwościach integracji, wydajności, organizacji obiegu informacji itd. Zanim rozpocznie się poszukiwanie odpowiedniego sytemu wspomagającego zarządzanie i być może modernizację infrastruktury IT, warto zapoznać się z kilkoma zasadami, które ułatwią dokonanie optymalnego wyboru.


Zbadaj oczekiwania Twoich pracowników

Sprawdź, w jaki sposób funkcjonalność nowego oprogramowania zaspokoi potrzeby wszystkich jego użytkowników. Warto postawić sobie pytanie: W jaki sposób system zarządzania ułatwi codzienną pracę  personelowi? Czego oczekujemy jako przedsiębiorstwo od nowego rozwiązania? Pamiętaj, że firmy różnią się sposobem działania, ilością pracowników, ilością oddziałów, specyfiką pracy wynikającą np. z branży, i że te czynniki powinny głownie determinować wybór oprogramowania. Warto dokładnie zapoznać sie z prezentacją nowych rozwiązań, w której powinni uczestniczyć przyszli użytkownicy - pracownicy twojej Firmy. W czasie prezentacji mogą oni zadawać szczegółowe pytania i oceniać dostępność poszczególnych funkcji oraz ich przydatność w codziennej pracy. To użytkownicy powinni wybrać najlepszą dla nich propozycję - dlatego warto uwzględniać ich opinie przy podejmowaniu decyzji o zakupie systemów.


Pamiętaj o technologiach

Upewnij się, że programy będą bezproblemowo współpracować z infrastrukturą IT, którą być może już posiadasz. Weź pod uwagę, że producent oprogramowania może pomóc w konfiguracji oprogramowania, zakupie sprzętu komputerowego, tak aby całe środowisko IT działało optymalnie z nowym programem. W tym celu można umówić się z konsultantem producenta oprogramowania oraz wesprzeć opinią własnego działu bądź specjalisty IT, który znajduje sie w Twojej organizacji.


Unikaj rozwiązań DOS

Na rynku wciąć można natrafić na programy pisane dla przestarzałego systemu operacyjnego. DOS to pułapka technologiczna, dlatego wybieraj systemy współpracujące z aktualnymi wersjami Windows, najlepszymi standardami baz danych oraz najnowszymi rozwiązaniami sprzętowymi.


Sprawdź wiarygodność producenta

Upewnij się, że producent oprogramowania ma ugruntowaną pozycję na rynku wyrażoną odpowiednimi referencjami i doświadczeniem w prowadzeniu projektów w firmach podobnych do Twojej.


Zadbaj o swoje bezpieczeństwo

Dokładnie sprawdź możliwości aktualizowania przez producenta wersji oprogramowania, które chcesz zakupić. Policz, ile będzie to kosztowało Twoją firmę w najbliższych miesiącach czy latach. Pamiętaj, że prawo w Polsce ulega ciągłym zmianom. Wraz z nimi będzie zmieniać się oprogramowanie. Użytkownicy w Twojej Firmie nie mogą być pozostawieni bez opieki. Dlatego dopytaj, czy oprogramowanie jest rozwijane pod kątem zmian legislacyjnych w Polsce i jakie uzyskasz gwarancje w zakresie dostępu do aktualizacji.


Zadbaj o sprawny obieg informacji

Jeśli informatyzujesz kilka obszarów równocześnie (np. kadry i płace, księgowość, sprzedaż), dowiedz się, w jaki sposób producent zamierza zintegrować ze sobą te obszary. Twoim pracownikom pomoże w pracy automatyzacja działań i usprawnienie obiegu informacji, czy dokumentów. Integracja na tym poziomie może oznaczać bardzo duże oszczędności operacyjne, operacje zyskają na szybkości a praca z nowym systemem będzie komfortowa i wygodna. Staraj się więc dociekać, w jaki sposób w obrębie specyficznych dla Twojej organizacji, różnych wewnętrznych procedur w obszarach: kadr, płac, sprzedaży czy księgowości, zostaną zautomatyzowane procesy. Najbardziej wartościowy jest producent, który oferuje pakiet rozwiązań, które bez problemu się ze sobą komunikują i pracują na wspólnych technologiach. Mają one wbudowane już mechanizmy i algorytmy obiegu informacji. Nie trzeba więc za nie dodatkowo płacić. Jeśli zaniedbasz integrację na tym poziomie, powinieneś wiedzieć, że dodatkowe usługi w tym zakresie bywają bardzo kosztowne. Koszt instalacji i konfiguracji zintegrowanego oprogramowania jest również dużo niższy.


Wybór oprogramowania wspomagającego pracę Twojej firmy to bardzo ważna decyzja, którą podejmuje się raz na kilka lat. Od niej zależy komfort pracy Twoich pracowników, sprawność funkcjonowania całej Firmy, co w konsekwencji daje przewagę nad konkurencją. Warto więc przed zakupem właściwego systemu dla Twojej organizacji, poświęcić tej decyzji odpowiednio dużo uwagi.

 

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszej oferty
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Webinarium: SLIM VAT 2 – Ulga na złe długi + Certyfikat gwarantowany
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    21 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ustalenie beneficjentów rzeczywistych niemożliwe?

    Ustalenie beneficjentów rzeczywistych może okazać się niemożliwe do wykonania. Czy jest to sytuacja bez wyjścia?

    Audi Q4 Sportback e-tron: stylowy, elektryczny i dostępny w Polsce

    Audi Q4 Sportback e-tron wygląda jak typowe Audi. Ma wkurzone spojrzenie i mocno sportową linię nadwozia. Jedno nie daje jednak spokoju. Ta cisza...

    Auto zastępcze na czas naprawy z AC

    Auto zastępcze na czas naprawy z AC: czy taka usługa jest rynkowym standardem? Jeżeli tak, to na czym konkretnie polega?

    Samochód zastępczy z OC sprawcy. Jakie są zasady?

    Samochód zastępczy z OC sprawcy należy się każdemu poszkodowanemu. Na jakiej zasadzie to działa? Zaraz o tym opowiemy.

    Wyniki budownictwa w sierpniu 2021 roku

    Wyniki budownictwa. Główny Urząd Statystyczny zaprezentował informacje o wynikach budownictwa w sierpniu 2021 r. Produkcja budowlano-montażowa okazała się o 3,2% wyższa niż w lipcu i jednocześnie wyższa niż przed rokiem o 10,2%. Miesiąc wcześniej roczna dynamika produkcji wyniosła 3,3%.

    Filmowe gwiazdy za grosze. Top 5 moto-legend kina

    Samochody z filmów muszą być drogie? Zależy które wybierzesz. Dziś przygotowaliśmy listę pięciu modeli, które kosztują dziś mniej niż 30 tys. zł.

    Skierowanie na ponowny egzamin prawa jazdy. To możliwe?

    Skierowanie na ponowny egzamin prawa jazdy: kiedy otrzyma je kierowca? Gdy policjant uzna, że konieczne jest sprawdzenie kwalifikacji prowadzącego.

    Toyota Yaris Cross: hybrydowa i miejska. Co o niej wiadomo?

    Toyota Yaris Cross już w listopadzie zadebiutuje na polskim rynku. Już dziś marka zebrała blisko 1900 zamówień na to auto. Co o nim wiadomo?

    Jak Zafira z Zafirą, czyli porównanie generacji A i B

    Zafira A i B przypominają ojca i syna. Swoje odpracowali, następców się dorobili, więc czas posiedzieć i pogadać. Jak ojcu i synowi na emeryturze?

    Proekologiczne rozwiązania w nowych osiedlach

    Ekologiczne rozwiązania w budownictwie mieszkaniowym. Jakie rozwiązania służące ekologii wdrażają deweloperzy w realizowanych osiedlach mieszkaniowych?

    Wartość nieruchomości mieszkaniowych w 2020 r. wyniosła 4,9 bln zł

    Szacowana wartość majątku nieruchomości mieszkaniowych w Polsce na koniec 2020 r. wyniosła ok. 4,9 bln zł w stosunku do 4,3 bln zł w 2019 r. – poinformował NBP w raporcie. Nieruchomości mieszkaniowe odpowiadały ok. 211 proc., a komercyjne ok. 13 proc. PKB.

    Kredyty mieszkaniowe (wrzesień 2021 r.) - mniej wniosków kredytowych

    Kredyty mieszkaniowe (hipoteczne). Po kilku miesiącach ponadprzeciętnie wysokiego popytu na kredyty mieszkaniowe (hipoteczne) sytuacja wraca do normy – sugerują napływające we wrześniu 2021 r. dane. Fala nowych wniosków normalizuje się, a banki utrzymują relatywnie stałą ofertę hipoteczną. Do banków trafia wciąż spora liczba wniosków kredytowych. W przeliczeniu na dzień roboczy są to w ostatnim czasie około 2 tysiące nowych aplikacji. Dla porównaniu w maju, kiedy mieliśmy apogeum popytu na hipoteki, do banków trafiało co dzień po 2,5 tys. wniosków kredytowych.

    Rozwój sztucznej inteligencji w Polsce - nabór wniosków

    Celem konkursu ARTIQ jest wzmocnienie potencjału Polski w obszarze badań nad sztuczną inteligencją i wykorzystaniem ich wyników w praktyce poprzez utworzenie trzech Centrów Doskonałości AI (CD AI), w których zespoły naukowców będą realizować projekty obejmujące badania podstawowe, przemysłowe, prace rozwojowe lub przedwdrożeniowe w dziedzinie sztucznej inteligencji, prowadzące do wprowadzenia nowego rozwiązania na rynek.

    Pracownicy nie chcą wracać do biur

    Ponad 70% pracowników zdalnych i 60% pracowników hybrydowych zadeklarowało, że nie czuje się gotowych na powrót do pracy w biurze. Jednak aż 70% zapytanych firm planuje powrót do pracy stacjonarnej jeszcze w 2021 roku. Czym pracodawcy chcą zachęcić do powrotów? Na jakie benefity mogą liczyć pracownicy?

    Czy paragon w formie faktury uproszczonej tylko z NIP nabywcy jest dowodem księgowym

    Jesteśmy jednostką budżetową (szkoła podstawowa). Czy mogę przyjąć paragon w formie faktury uproszczonej w kwocie 409 zł, gdzie nie ma nabywcy ani odbiorcy, jest tylko NIP nabywcy? Czy pracownik może zapłacić za fakturę vat swoją osobistą kartą płatniczą?

    Czy można dyscyplinarnie zwolnić pracownika palącego papierosy w niedozwolonym miejscu

    Czy pracodawca może zwolnić dyscyplinarnie pracownika, który nie przestrzega regulaminu pracy poprzez palenie papierosów w niedozwolonym miejscu, pomimo iż zostało wyznaczone specjalne miejsce w firmie przeznaczone do tego celu?

    Mieszkania kupowane za gotówkę (bez kredytu)

    Mieszkania kupowane za gotówkę (bez kredytu). W I kwartale 2021 r. Narodowy Bank Polski spytał około 300 pośredników nieruchomości o sytuację panującą na rynku wtórnym. Wyniki tego badania sugerują m.in., że dwie trzecie mieszkań kupowanych w celu odsprzedaży jest finansowanych bez kredytu. W przypadku lokali kupowanych na własne potrzeby, analogiczny wynik spada do zaledwie 25%.

    Czy przedsiębiorca może ubiegać się o zwolnienie od kosztów sądowych?

    Spory z kontrahentami mogą nie zakończyć się na wezwaniu do zapłaty i konieczne będzie wystąpienie do sądu z pozwem o zapłatę. Jeżeli zaległość z otrzymaniem pieniędzy z przeterminowanej faktury jest dla firmy dotkliwa, zwłaszcza w przypadku młodych przedsiębiorstw, samo poniesienie kosztów sądowych może okazać się blokadą w dochodzeniu należności. Można usłyszeć, że osoby w trudnej sytuacji majątkowej mogą ubiegać się o zwolnienie z kosztów sądowych. Czy firmy także mogą liczyć na takie udogodnienie? Pytanie to jest o tyle aktualne, że wobec pandemii, wcześniejszych lockdownów oraz ograniczeń sytuacja majątkowa wielu firm znacznie się pogorszyła.

    Opel Vectra B: gdzie się podziały tamte pryw… auta?

    Opel Vactra B: w zeszłym roku minęło 25 lat od premiery tego modelu, w przyszłym minie 20 lat od zakończenia jego produkcji. Co warto wiedzieć o nim?

    Pozytywne tendencje w eksporcie artykułów rolno-spożywczych

    Eksport artykułów rolno-spożywczych. Od stycznia do lipca 2021 r. wartość eksportu ogółem polskich towarów rolno-spożywczych wzrosła o 5,2%, do 20,5 mld EUR, w porównaniu z tym samym okresem roku 2020 - poinformowało Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

    Dotacje na wymianę pieców w budynkach wielorodzinnych i Mój Prąd 4.0. - w 2022 roku

    Dotacje na wymianę pieców i Mój Prąd 4.0. Trzecia edycja programu Mój Prąd, z budżetem przekraczającym 530 mln zł, wciąż cieszy się rekordową popularnością. Do tej pory do NFOŚiGW wpłynęło już ok. 150 tys. wniosków o dofinansowanie przydomowej fotowoltaiki. Fundusz szacuje, że budżet programu wystarczy w sumie na sfinansowanie ok. 178 tys. wniosków i przy obecnym tempie za chwilę się wyczerpie. NFOŚiGW pracuje już jednak nad uruchomieniem kolejnej, czwartej edycji, która ma zachęcić prosumentów do autokonsumpcji energii wytwarzanej w gospodarstwach domowych. Trwają też prace nad poszerzeniem kolejnego, popularnego programu Czyste Powietrze o dotacje na wymianę kopciuchów w budynkach wielolokalowych.

    Duży popyt na mieszkania. Problemem deficyt gruntów

    Popyt na rynku mieszkaniowym nie słabnie, gdyż Polacy chcą kupować nowe mieszkania, a rynek jest chłonny. Powodem jest wysoki deficyt mieszkań, jeden z najniższych, na tle krajów UE, wskaźników liczby mieszkań na tysiąc mieszkańców, a także sprzyjająca sytuacja makro – ocenia członek zarządu Grupy Murapol Iwona Sroka.

    Gaz dla gospodarstw domowych droższy o 7,4% od 1 października

    Cena gazu dla gospodarstw domowych. Od 1 października 2021 r. gospodarstwa domowe korzystające z taryfy PGNiG Obrót Detaliczny zapłacą za gaz więcej o 7,4 proc. PGNiG poinformowało w czwartek 16 września 2021 r., że Prezes URE zaakceptował wniosek o podwyżkę cen w taryfie. Zmiana będzie obowiązywać od października do końca 2021 roku. Stawki opłat abonamentowych oraz stawki za dystrybucję paliw gazowych pozostały bez zmian.

    Continental SportContact 7: sportowa nowość na rynku

    Continental SportContact 7 to opona przeznaczona do sportowych kompaktów, aut sportowych, supersportowych i tuningowanych.

    Branża transportowa... przeżywa renesans

    Branża transportowa jak i mechanicy przeżywają renesans. Usługi w tych dwóch sektorach są obecnie trudniej dostępne i przede wszystkim poszukiwane.