Wybór odpowiedniego oprogramowania wspomagającego pracę i zarządzanie firmą

Sukces i rozwój każdej firmy zależy, w dużej mierze, od jakości prowadzonych przez nią działań wewnętrznych. W tym zakresie ogromną rolę odgrywa informatyzacja obszarów wewnętrznej działalności, takich jak prowadzenie księgowości i kadr, rozliczanie wynagrodzeń, zarządzanie sprzedażą, magazynami, czy finansami. Błędy popełnione na etapie informatyzacji przedsiębiorstwa oraz wyboru dostawcy oprogramowania, mogą powodować poważne konsekwencje np. nieuzasadnione koszty, niższą wydajność, chaos organizacyjny, czy po prostu złą atmosferę w pracy.

Na co zwrócić uwagę porównując ceny systemów?

Wybierając nawet najprostsze, „pudełkowe" oprogramowanie dla małej firmy warto kierować się ugruntowaną marką i renomą producenta. Anonimowy dostawca nie zagwarantuje skutecznego wsparcia czy odpowiednio częstych aktualizacji wobec zmieniających się corocznie przepisów podatkowych. Przydatne będzie też jakiekolwiek wsparcie techniczne na wypadek awarii - choćby w postaci infolinii czy okresowego abonamentu. To właśnie odróżnia bowiem takie systemy od darmowych programów, spotykanych na krążkach CD lub DVD, dodawanych do gazet i czasopism. Nie ma też sensu kupować programu dla DOSu - ich dotychczasowi producenci zaprzestają rozwoju i dalszego wspierania takich systemów.

Artur Palac, Kierownik Systemów, Sage sp. z o.o.

Rynek oferuje szeroką gamę rozwiązań wspomagających zarządzanie, skierowaną do firm o różnej wielkości i różnych branż. Na pierwszy rzut oka systemy mają zbliżoną funkcjonalność, przez co jeszcze trudniej je ocenić i dokonać właściwego wyboru. Na pewno nie należy opierać decyzji wyłącznie na podstawie ceny zakupu i wdrożenia. W rzeczywistości systemy bowiem różnią się od siebie w warstwie funkcjonalności, interfejsach, możliwościach integracji, wydajności, organizacji obiegu informacji itd. Zanim rozpocznie się poszukiwanie odpowiedniego sytemu wspomagającego zarządzanie i być może modernizację infrastruktury IT, warto zapoznać się z kilkoma zasadami, które ułatwią dokonanie optymalnego wyboru.

Zbadaj oczekiwania Twoich pracowników

Sprawdź, w jaki sposób funkcjonalność nowego oprogramowania zaspokoi potrzeby wszystkich jego użytkowników. Warto postawić sobie pytanie: W jaki sposób system zarządzania ułatwi codzienną pracę  personelowi? Czego oczekujemy jako przedsiębiorstwo od nowego rozwiązania? Pamiętaj, że firmy różnią się sposobem działania, ilością pracowników, ilością oddziałów, specyfiką pracy wynikającą np. z branży, i że te czynniki powinny głownie determinować wybór oprogramowania. Warto dokładnie zapoznać sie z prezentacją nowych rozwiązań, w której powinni uczestniczyć przyszli użytkownicy - pracownicy twojej Firmy. W czasie prezentacji mogą oni zadawać szczegółowe pytania i oceniać dostępność poszczególnych funkcji oraz ich przydatność w codziennej pracy. To użytkownicy powinni wybrać najlepszą dla nich propozycję - dlatego warto uwzględniać ich opinie przy podejmowaniu decyzji o zakupie systemów.

Pamiętaj o technologiach

Upewnij się, że programy będą bezproblemowo współpracować z infrastrukturą IT, którą być może już posiadasz. Weź pod uwagę, że producent oprogramowania może pomóc w konfiguracji oprogramowania, zakupie sprzętu komputerowego, tak aby całe środowisko IT działało optymalnie z nowym programem. W tym celu można umówić się z konsultantem producenta oprogramowania oraz wesprzeć opinią własnego działu bądź specjalisty IT, który znajduje sie w Twojej organizacji.

Unikaj rozwiązań DOS

Na rynku wciąć można natrafić na programy pisane dla przestarzałego systemu operacyjnego. DOS to pułapka technologiczna, dlatego wybieraj systemy współpracujące z aktualnymi wersjami Windows, najlepszymi standardami baz danych oraz najnowszymi rozwiązaniami sprzętowymi.

Sprawdź wiarygodność producenta

Upewnij się, że producent oprogramowania ma ugruntowaną pozycję na rynku wyrażoną odpowiednimi referencjami i doświadczeniem w prowadzeniu projektów w firmach podobnych do Twojej.

Zadbaj o swoje bezpieczeństwo

Dokładnie sprawdź możliwości aktualizowania przez producenta wersji oprogramowania, które chcesz zakupić. Policz, ile będzie to kosztowało Twoją firmę w najbliższych miesiącach czy latach. Pamiętaj, że prawo w Polsce ulega ciągłym zmianom. Wraz z nimi będzie zmieniać się oprogramowanie. Użytkownicy w Twojej Firmie nie mogą być pozostawieni bez opieki. Dlatego dopytaj, czy oprogramowanie jest rozwijane pod kątem zmian legislacyjnych w Polsce i jakie uzyskasz gwarancje w zakresie dostępu do aktualizacji.

Zadbaj o sprawny obieg informacji

Jeśli informatyzujesz kilka obszarów równocześnie (np. kadry i płace, księgowość, sprzedaż), dowiedz się, w jaki sposób producent zamierza zintegrować ze sobą te obszary. Twoim pracownikom pomoże w pracy automatyzacja działań i usprawnienie obiegu informacji, czy dokumentów. Integracja na tym poziomie może oznaczać bardzo duże oszczędności operacyjne, operacje zyskają na szybkości a praca z nowym systemem będzie komfortowa i wygodna. Staraj się więc dociekać, w jaki sposób w obrębie specyficznych dla Twojej organizacji, różnych wewnętrznych procedur w obszarach: kadr, płac, sprzedaży czy księgowości, zostaną zautomatyzowane procesy. Najbardziej wartościowy jest producent, który oferuje pakiet rozwiązań, które bez problemu się ze sobą komunikują i pracują na wspólnych technologiach. Mają one wbudowane już mechanizmy i algorytmy obiegu informacji. Nie trzeba więc za nie dodatkowo płacić. Jeśli zaniedbasz integrację na tym poziomie, powinieneś wiedzieć, że dodatkowe usługi w tym zakresie bywają bardzo kosztowne. Koszt instalacji i konfiguracji zintegrowanego oprogramowania jest również dużo niższy.

Wybór oprogramowania wspomagającego pracę Twojej firmy to bardzo ważna decyzja, którą podejmuje się raz na kilka lat. Od niej zależy komfort pracy Twoich pracowników, sprawność funkcjonowania całej Firmy, co w konsekwencji daje przewagę nad konkurencją. Warto więc przed zakupem właściwego systemu dla Twojej organizacji, poświęcić tej decyzji odpowiednio dużo uwagi.