Jak założyć niemiecką spółkę z o.o.

Założenie sp. z o.o. (GmbH) w Niemczech teoretycznie nie sprawia zasadniczo zbyt wielu problemów. Po zaprojektowaniu odpowiedniej umowy spółki, umowa ta musi zostać zawarta przed niemieckim notariuszem, a sp. z o.o. należy następnie zgłosić w rejestrze handlowym. W praktyce mogą się tu jednak pojawić problemy, które mogą opóźnić założenie sp. z o.o. Ponieważ sp. z o.o. jest często zakładana pod presją czasu, a od momentu powstania spółki zależą nierzadko inne czynności prawne, przykładowo zawarcie umów, opóźnienie tego rodzaju może okazać się kłopotliwe, a nawet kosztowne.

Sposób reprezentacji spółki

Założenie sp. z o.o. nie jest problematyczne, jeśli przyszły wspólnik przyjeżdża do Niemiec i osobiście stawia się przed notariuszem. Sytuacja komplikuje się, jeśli wspólnikiem jest spółka kapitałowa. Nie każda spółka kapitałowa może sobie pozwolić na wyjazd swojego zarządu na jeden bądź kilka dni. Sytuacja dodatkowo się komplikuje, jeśli członkowie zarządu nie są uprawnieni do indywidualnego reprezentowania, lecz jedynie do reprezentowania łącznego, i w związku z tym do Niemiec musi przyjechać kilku członków zarządu.

Możliwością obejścia, która jednak nie dotyczy jednoosobowej sp. z o.o., jest założenie spółki poprzez falsus procurator, tzn. przedstawiciela bez umocowania do reprezentowania. W takiej sytuacji jedna osoba, np. niemiecki adwokat, zakłada sp. z o.o. bez formalnego pełnomocnictwa w imieniu spółki polskiej. Tak zawarta umowa spółki jest względnie nieskuteczna dopóty, dopóki nie zostanie zatwierdzona przez wspólników.

Inną możliwością jest wcześniejsze udzielenie wybranej osobie skutecznego pełnomocnictwa. Wadą w stosunku do poprzedniego rozwiązania (falsus procurator) jest konieczność zagwarantowania - poprzez odpowiednie sformułowanie i staranny dobór tej osoby - aby nie doszło do nadużycia udzielonego pełnomocnictwa.

Zarówno wcześniejsze pełnomocnictwo, jak i późniejsze zezwolenie muszą zostać sporządzone bądź uwierzytelnione przez polskiego notariusza (jeśli pełnomocnictwo lub zezwolenie jest udzielane w Polsce). Jeśli pełnomocnictwo jest udzielane przez polską spółkę, należy dołączyć odpowiedni wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego. Pełnomocnictwo lub zezwolenie oraz odpis z Krajowego Rejestru Sądowego muszą zostać potwierdzone przez apostille, a powstały dokument przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego na język niemiecki. Wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego wraz z apostille i tłumaczeniem przysięgłym należy zresztą przedłożyć niemieckiemu notariuszowi także wtedy, gdy sp. z o.o. chce założyć w Niemczech jeden bądź kilku członków zarządu osobiście.

Z naszego doświadczenia wynika, że wiele polskich spółek nie bierze pod uwagę wymaganego nakładu czasowego. Takie banalne sprawy, jak przygotowanie i tłumaczenie niezbędnych dokumentów mogą zająć całkiem sporo czasu i pokrzyżować starannie przygotowany harmonogram. Sytuacja dodatkowo się komplikuje, jeśli zgodnie z umową spółki, dla udzielenia pełnomocnictwa bądź zezwolenia wymagana jest uchwała wspólników. Głównie w spółkach akcyjnych może upłynąć sporo czasu, zanim odbędzie się wymagane w tym celu zgromadzenie akcjonariuszy.

Zgłaszanie spółki do rejestru

Przy zakładaniu sp. z o.o. w Niemczech należy również pamiętać o tym, że zgłoszenie spółki do rejestru handlowego musi zostać podpisane przez wszystkich powołanych prezesów sp. z o.o. oraz że muszą zostać złożone wzory podpisów, przy czym obie te czynności muszą zostać uwierzytelnione notarialnie. Jeśli prezesami są osoby mieszkające za granicą, muszą one stawić się w umówionym terminie przed notariuszem w Niemczech. Nie można udzielić pełnomocnictwa. W teorii prezesi mogliby wprawdzie uwierzytelnić wymagane złożenie podpisów przed polskim notariuszem, sporządzić apostille uwierzytelnienia i zlecić tłumaczenie na język niemiecki, mogłyby się tu jednak pojawić problemy w niemieckich sądach rejestrowych, które w tego rodzaju kwestiach są raczej nieelastyczne.

Wpłacanie kapitału zakładowego

Kolejną czasową przeszkodą przy zakładaniu spółki może być wpłacenie kapitału zakładowego. Aby zgłosić sp. z o.o. do niemieckiego rejestru handlowego, nie wystarczy potwierdzenie zarządu o wpłaceniu kapitału zakładowego. Należy raczej przedłożyć wyciąg z konta, z którego wynika, że wymagany kapitał zakładowy został wpłacony na konto kapitału zakładowego sp. z o.o. W praktyce przyszły wspólnik, już przed stawieniem się przed notariuszem, prowadzi rozmowy z bankiem, który przygotowuje wymagane formularze. Ważne jest znalezienie dobrego banku, ponieważ wiele niemieckich banków jest jeszcze nieelastycznych w stosunku do polskich klientów. Po dokonaniu niezbędnych przygotowań następuje stawienie się przed notariuszem. Sporządzony przez notariusza odpis umowy spółki jest przedkładany bankowi, który następnie otwiera konto, na które zostaje wpłacony kapitał zakładowy. Odpowiedni wyciąg z konta jest następnie przedkładany notariuszowi, który wysyła go wraz z już wcześniej sporządzonym i podpisanym zgłoszeniem do rejestru handlowego.

Ważną kwestią przy zakładaniu sp. z o.o. jest również wybór odpowiedniego prezesa. W wielu przypadkach prezesem powinna być osoba zamieszkała w Niemczech, która zna rynek i powinna dzięki temu umożliwić spółce dobry start. Można się tu ewentualnie zastanowić, czy nie lepiej byłoby zatrudnić tę osobę na pierwsze miesiące najpierw tylko jako pracownika, a na stanowisko prezesa powołać pracownika polskiego wspólnika.

Taki etap próbny pozwala na większą kontrolę niemieckiego pracownika na początku. Ponadto mianowanie na prezesa stanowi nagrodę i dodatkową motywację dla niemieckiego pracownika, której nie należy wykorzystywać już na samym początku. Jeśli na rzecz spółki miałby działać niemiecki prezes, należy również rozważyć rodzaj umocowania do reprezentowania. Istnieje przykładowo możliwość, aby spółka była reprezentowana przez polskiego i niemieckiego prezesa, przy czym polski prezes posiada prawo do indywidualnego reprezentowania spółki, podczas gdy niemiecki prezes może reprezentować sp. z o.o. tylko wspólnie z polskim prezesem.

WAŻNE USTALENIA WSPÓLNIKÓW

Przy zakładaniu sp. z o.o. należy również pamiętać o czynniku ludzkim. Jeśli spółka ma zostać założona nie przez jednego, ale przez dwóch lub kilku wspólników, wówczas bardzo ważne jest wcześniejsze wyjaśnienie wszystkich istotnych szczegółów. Często założenie spółki opóźnia się nie ze względu na konieczne działania prawne, ale po prostu przez to, że wspólnicy jeszcze na krótko przed założeniem spółki nie są nadal zgodni co do istotnych szczegółów umowy spółki (przykładowo: podział zysku, prawa głosu, itp.)

Damian Wypior

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Par. 2, 78, 35 Ustawy o spółce z o.o. (GmbHG)

• Damian Wypior

adwokat z niemieckiej kancelarii Bunk alliance w Worms