Zasady tworzenia projektów inwestycyjnych

Tylko projekty doskonale przygotowane pozwolą na skuteczną aplikację i prawidłowe rozliczenie, a więc zasilenie konta przedsiębiorstwa z zewnętrznego źródła finansowania.

Merytorycznie ogół przygotowań do realizacji inwestycji podzielić można na trzy fazy:

1. Etap koncepcyjny projektu.

2. Etap zbierania informacji.

3. Etap przygotowania dokumentacji.

Jednak aby doszło do przygotowania konkretnego projektu, niezbędne jest spełnienie jeszcze dwóch warunków podstawowych: musi zaistnieć pomysł inwestycyjny i musi zostać powołany zespół projektowy. Należy pamiętać, że wypełnianie formularza wniosku o dotację z programów UE jest ostatnim etapem naszej pracy. Projekt tworzy się podczas pracy zespołowej, analizując wewnętrzne możliwości organizacji i potrzeby zewnętrzne otoczenia, w jakim działa nasza firma.

Zespół projektowy

Wszelkie prace nad przygotowaniem projektu inwestycyjnego należy rozpocząć od powołania zespołu projektowego. Zespół taki powinien składać się z kilku osób: przede wszystkim z menedżera projektu, którym będzie jakiś przywódca (decydent albo wyznaczona przez niego osoba z talentem przywódczym), osoba odpowiedzialna za finanse albo mająca w nich bieżącą orientację oraz „wykonawcy”, czyli realizatorzy. Podstawą pracy nad projektem jest dobre współdziałanie tych trzech komórek. Łatwiej osiągnąć sukces inwestycji, kiedy efektywnie będzie prowadzona polityka informacyjna, w której zawczasu określi się:

1) wewnętrzne kanały informacyjne w trakcie przygotowania i realizacji projektu,

2) zakres informacji prezentowanych na zewnątrz firmy oraz

3) zakres kompetencji osób odpowiedzialnych za koordynację przepływu informacji.

Etap koncepcyjny projektu

Ten właśnie etap projektu uważam za najważniejszy i decydujący o powodzeniu w późniejszym wnioskowaniu o unijne fundusze. Polega on głównie na:

1. Określeniu celów do zrealizowania - odpowiedzeniu sobie na pytanie, po co realizujemy ten projekt, jakie korzyści ma to przynieść dla rozwoju przedsiębiorstwa, czy na przykład będziemy wkraczać na nowe rynki zbytu, czy zaoferujemy nowy produkt, czy też zmienimy technologię, aby podnieść jakość lub obniżyć koszty produkcji.

2. Określeniu, poprzez jakie działania będziemy te cele realizować - wybór konkretnych czynności, które potrzebne będą do zrealizowania wyżej określonych celów, np. udział w targach zagranicznych, stworzenie nowego działu produkcji czy też zmiany w organizacji pracy.

3. Określeniu, jakie są niezbędne nakłady inwestycyjne i dlaczego właśnie takie - czy do wykonania wyznaczonych sobie zadań potrzebny jest nam zakup maszyn i urządzeń, czy także postawienie hali produkcyjnej, czy może zainwestowanie w wartości niematerialne. Na tym etapie należy także dokonać wyboru technologii, która będzie wdrożona.

4. Oszacowaniu koniecznych nakładów finansowych.

5. Przygotowaniu koncepcji organizacji zespołu ludzkiego realizującego projekt - potrzebne jest dokonanie analizy kapitału ludzkiego pod kątem możliwości wykorzystania go w przyszłym projekcie, dokonanie oceny, ile osób i jakiej specjalizacji koniecznie trzeba będzie zatrudnić, a które z obecnie pracujących obciążyć innymi obowiązkami.

6. Szacowaniu ryzyka inwestycyjnego - tj. przeprowadzeniu analizy progu rentowności, oceny jakości oraz stopy zwrotu z inwestycji, skalkulowaniu zwrotu z inwestycji, możliwości kontroli kosztów.

7. Przygotowaniu planu realizacji inwestycji - wyznaczeniu czasu realizacji poszczególnych etapów realizacji inwestycji, czasu minimalnego i maksymalnego.

Etap zbierania informacji

Etap ten polega na przygotowaniu z wszelkich możliwych dostępnych źródeł i baz danych jak najdokładniejszych informacji dotyczących następujących zagadnień:

1. Sytuacji w branży, w której działa przedsiębiorstwo, i w branży, której dotyczy projekt inwestycyjny, jeśli jest inna. Cenne będą wszelkie dane o dotychczasowym kształtowaniu się popytu i podaży i prognozy na przyszłość.

2. Konkurencji - zarówno dotychczasowej, jak i tej, która będzie naszą konkurencją w wyniku realizacji projektu. Ważne jest porównanie pod względem: jakości, ceny i np. wydatków na reklamę.

3. Technologii - wszystkich, które możliwe są do wykorzystania w realizacji projektu, i szczegółowe dane dotyczące tej, którą wybraliśmy. Potrzebne będzie porównanie pod względem zalet i wad oraz wiedza o czasie stosowania tej technologii w Polsce i na świecie.

4. Kapitału ludzkiego - którym dysponuje przedsiębiorstwo i tym, którym nie dysponuje, a który musi pozyskać. Potrzebne będą CV pracowników z firmy, którzy uczestniczyć będą w realizacji projektu i zagwarantują jego trwałość, a także informacje z rynku pracy o kadrach, których szukamy (możliwość zatrudnienia, oszacowanie oczekiwanych wynagrodzeń). Niezbędne będą także dane o zatrudnieniu w firmie w ciągu ostatnich 3 lat (liczba etatów, udział kobiet i niepełnosprawnych, formy zatrudnienia).

5. Zasobów technicznych - jakimi dysponuje teraz firma, w tym: nieruchomości (powierzchnia, infrastruktura, własność) i ruchomości (rok produkcji, wartość, amortyzacja, rodzaj technologii itp.), pomieszczenia, maszyny i urządzenia, certyfikaty, licencje, patenty.

6. Zasobów finansowych - zdolność kredytowa, zaciągnięte zobowiązania, płynność finansowa, zyski w ostatnich latach itp.

7. Doświadczenia w realizacji innych projektów - wiedza o tym, czego firma już dokonała, historia działalności, skrócony opis zrealizowanych projektów, osiągniętych celów i wskaźników.

8. Analizy zewnętrznej i wewnętrznej firmy - wystarczające będzie wykorzystanie dwóch podstawowych narzędzi do wykonania takiej analizy, tj. analizy SWOT i analizy benchmarkingowej.

Analiza SWOT - to schematyczna analiza sytuacyjna przedsiębiorstwa, zarówno zewnętrzna, jak i wewnętrzna. Pierwsza to analiza nabywców, konkurencji i pozostałych elementów otoczenia, które są od nas niezależne, ale mają na naszą firmę wpływ - dotyczą tego co „tam” i „jutro”. Druga odnosi się do określenia wartości posiadanych w firmie zasobów, które zależą bezpośrednio od nas, jako zarządzających - dotyczy tego co „tu” i „teraz”.

• S (Strengths) - mocne strony: wszystko to, co stanowi atut, przewagę, zaletę analizowanego obiektu, odnosi się do analizy wewnętrznej,

• W (Weaknesses) - słabe strony: wszystko to, co stanowi słabość, barierę, wadę analizowanego obiektu, odnosi się do analizy wewnętrznej,

• O (Opportunities) - szanse: wszystko to, co stwarza dla analizowanego obiektu szansę korzystnej zmiany, odnosi się do analizy zewnętrznej,

• T (Threats) - zagrożenia: wszystko to, co stwarza dla analizowanego obiektu niebezpieczeństwo zmiany niekorzystnej, odnosi się do analizy zewnętrznej.

Przeprowadzając analizę SWOT należy zasadniczo uwzględnić następujące obszary:

1) do analizy wewnętrznej:

- uwarunkowania geograficzne,

- wyposażenie techniczne,

- kierownictwo firmy,

- ocenę systemu zarządzania,

- zasoby ludzkie,

- stopień wykorzystania potencjału,

- produkt,

- marketing,

2) do analizy zewnętrznej:

- pozycję rynkową firmy,

- ocenę rynku,

- zdolności handlowe,

- ocenę ryzyka działalności,

- potencjał wzrostu efektywności.

Przykłady relacji SWOT:

Mocna strona: atrakcyjne usytuowanie lokalu w zabytkowym centrum miasta

Szansa rozwoju: sektor turystyki.

Słaba strona: brak wykwalifikowanej kadry.

Zagrożenie: mała konkurencyjność na rynku.

Analiza benchmarkingowa - to poszukiwanie najlepszego wzorca rozwiązania (best practice, „twórcze naśladownictwo”) - jako swoistej inspiracji dla naszych działań. Istotą tej analizy jest zebranie danych o wdrożonych wcześniej projektach, rozwiązujących problemy podobne do tych, na których skupia się nasz projekt, a następnie analiza zastosowanych tam rozwiązań i wybór najlepszego z nich („twórcze naśladownictwo”). Uwaga: benchmarking jest metodą legalną, nienaruszającą praw autorskich, realizowaną za zgodą autorów rozwiązań.

Etap przygotowania dokumentacji

Etap ten podzielić możemy zasadniczo na dwa działania, które realizowane są równocześnie: A - opracowanie biznesplanu inwestycji i wniosku aplikacyjnego, B - zdobycie wszelkich niezbędnych załączników. Przygotowanie dokumentacji w zakresie działania A może być wykonywane przez zespół projektowy albo też zlecone zewnętrznej firmie zajmującej się tym specjalistycznie i profesjonalnie. Dobrze opracowany biznesplan jest kluczem w skutecznym pozyskiwaniu dofinansowania zarówno z unijnych funduszy, jak i bankowych kredytów i innych instrumentów rynku. Zakres działania B jest ściśle uzależniony od wymagań konkretnego programu dotacji, ale zasadniczo trzeba być przygotowanym na zdobycie dokumentów typu:

1) pozwolenie na budowę, zgłoszenie modernizacji czy przebudowy,

2) zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS,

3) zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami,

4) zaświadczenie o niekaralności właścicieli (w przypadku spółek z o.o. i akcyjnych - o niekaralności członków zarządu i rad nadzorczych),

5) zaświadczenie o czasie stosowania technologii (wydawane przez instytuty naukowe) i o jej innowacyjności (jeśli jest to związane z projektem),

6) promesa kredytowa, leasingowa,

7) dokumentacja księgowa o przychodach i kosztach za poprzednie 3 lata,

8) zaświadczenie od specjalisty bhp o wpływie projektu na bezpieczeństwo i higienę pracy w naszym przedsiębiorstwie,

9) zaświadczenie o wpływie inwestycji na środowisko,

10) zaświadczenie od właściciela używanego sprzętu (maszyn i urządzeń, które chcemy kupić), że nie był on kupiony z udziałem żadnej dotacji ani środków publicznych w ciągu ostatnich 7 lat.

Ponieważ zebranie wskazanych załączników wymaga często specjalnych zabiegów i długiego czasu oczekiwania, warto je wcześniej mieć na uwadze i absolutnie nie bagatelizować tego etapu przygotowania, gdyż może on znacząco zaważyć na odrzuceniu wniosku o dotację.

Trudności na etapie realizacji projektu

Planując realizację projektu z udziałem środków finansowych pochodzących z zewnętrznego źródła, warto także wcześniej zastanowić się nad mogącymi pojawić się trudnościami, które są w stanie uniemożliwić rozliczenie dotacji i wpłatę oczekiwanych pieniędzy na konto firmy. Oto kilka przykładów:

1. Niedotrzymywanie terminów finalizacji poszczególnych etapów budowy, dostaw i instalacji maszyn - należy założyć zawsze pesymistyczny wariant długości realizacji poszczególnych etapów w harmonogramie rzeczowo-finansowym inwestycji, bo później grozi to koniecznością starania się o aneksowanie umowy dotacji.

2. Nieprzewidziane prace dodatkowe - jeśli nawet mieszczą się w realizacji danego projektu, to nie zostaną sfinansowane z programu dotacji, jeśli nie były ujęte we wniosku.

3. Wzrost kosztów realizacji projektu - warto wcześniej dobrze zbadać ceny na rynku, bowiem nie ma możliwości zwiększenia poziomu dotacji określonego kwotowo w umowie dotacji, nigdy nie podlega to aneksowaniu mimo najlepszego nawet uzasadnienia. Jedyna możliwość to przesunięcie (w zależności od programu dotacji od 10 do 15 proc.) z kategorii kosztu niewykorzystanego do kategorii kosztu, w którym budżet został przekroczony.

4. Spory pomiędzy stronami zaangażowanymi w budowę, dostawę maszyn - czasem okazuje się, że dostawca usług budowlanych lub też maszyn i urządzeń, wybrany w drodze przetargu lub wyboru najlepszej oferty, nie jest jednak w stanie sprostać naszym oczekiwaniom. Wówczas możliwa jest zmiana wykonawcy/dostawcy, ale może się to wiązać ze stratą już poniesionych kosztów bądź wydłużeniem czasu realizacji projektu. Pewnym zabezpieczeniem będą właściwie dokonane wybory ofert i dobrze spisane umowy.

5. Wykrywanie wad i drogi ich likwidacji - jeśli wady w realizacji projektu zostaną usunięte z koniecznością poniesienia dodatkowych nakładów finansowych, niestety nie zostaną one w żaden sposób włączone do dofinansowania w ramach dotacji. Zabezpieczeniem przed tego typu kosztami są oczywiście dobrze skonstruowane umowy.

6. Pojawiające się nowe rozwiązania - może się zdarzyć, że w wyniku trwającej kilka miesięcy procedury oceny wniosków o dotację na rynku pojawią się nowe rozwiązania techniczne lub technologiczne, które bardziej odpowiadają potrzebom firmy. Niestety nie będą Państwo mieli możliwości zmiany technologii na nową, zamiast tej opisanej we wniosku, wszystkie złożone dokumenty zostały bowiem poddane skrupulatnej ocenie komisji, która przyznała odpowiednią liczbę punktów w odpowiednich kategoriach oceny na podstawie opisów, które otrzymała we wniosku i załącznikach. Tak więc każda zmiana zakresu rzeczowego projektu musi się wiązać z wycofaniem starego projektu i ponownym złożeniem dokumentacji na nowy projekt.

Partnerstwo strategiczne

Wiele programów wspólnotowych zakłada udział tzw. konsorcjów lub grup partnerów. Planując takie konsorcjum projektowe należy uwzględnić wszystkich jego „aktorów” (z ang. to act - działać), czyli inne firmy i organizacje zaangażowane w projekt, na zasadach dobrowolności - i przydzielić im odpowiednie role. Ogólna struktura takiego partnerstwa to podział na: promotora (lidera projektu, koordynatora projektu, zazwyczaj wnioskodawcę) i partnerów (w programach wspólnotowych to nawet do 7 organizacji). Poszukiwanie partnera do projektu należy zacząć od sporządzenia konspektu projektu, zawierającego jego założenia, opis warunków, powody, dlaczego warto go realizować, wynikające z tego korzyści i zagrożenia, harmonogram działań. Kiedy już konspekt będzie gotowy, stanowi on załącznik do oferty składanej potencjalnym partnerom zagranicznym i krajowym z pytaniem/propozycją o przystąpienie do projektu. Konsorcja występują bardzo często w projektach, w których przedsiębiorca inwestuje w nową technologię i potrzebuje wielu wspólników, którzy dysponują potencjałem, którego nie ma. I tak, w skład takiego konsorcjum powinna wejść instytucja naukowo-badawcza, która umożliwi dostosowanie technologii do potrzeb lidera projektu, firma, która wyniki badań wykorzysta do produkcji, i firma, która produkt umieści na rynku. Konsorcja publiczno-prywatne (nie mylić z partnerstwem publiczno-prywatnym) ułatwiają podmiotom udział w przetargach i konkursach ogłaszanych przez Unię Europejską.

Przedsiębiorco! pamiętaj, że...

1. Na samym początku musisz sprawdzić, czy Twój projekt pasuje do celów i priorytetów ogłoszonego programu dotacji.

2. Musisz mieć pewność, że Twoja firma posiada odpowiedni potencjał i zasoby do realizacji projektu.

3. Dopiero po procesie analizy i planowania Twój zespół projektowy może przystąpić do pracy nad wnioskiem (formularzem) o dofinansowanie z programów UE.

4. Im więcej pracy poświęcisz na etapie planowania, tym łatwiej będzie przebiegać praca nad samym wnioskiem i tym mniej będzie zagrożeń na etapie realizacji projektu.

5. Nie pracuj sam! Naprawdę potrzebujesz wsparcia i kompetencji zespołu projektowego, a później, być może, profesjonalnej firmy doradczej.

6. Praca nad projektem i nad wnioskiem będzie uzależniona od zmian w otoczeniu (zewnętrznym i w Twojej organizacji) - bądź elastyczny, kontroluj i koryguj wprowadzane zmiany i modyfikacje.

Edyta Pęcherz

Centrum Funduszy Europejskich

www.fundusze-europejskie.com