reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > e-Firma > Technologia > Audity wewnętrzne zdalnie

Audity wewnętrzne zdalnie

W związku z panującą epidemią COVID-19 i wynikającymi z niej ograniczeniami, coraz więcej organizacji decyduje się na przeprowadzanie auditów w formie zdalnej. Polskie Centrum Akredytacji w dniu 15 kwietnia 2020 r. ogłosiło, że oceny jednostek będą przeprowadzane zdalnie do odwołania. Jednostki certyfikujące informują na swoich stronach internetowych o realizacji zdalnych auditów u klientów. Z możliwości zdalnego przeprowadzania auditów korzystają również certyfikowane organizacje oraz firmy konsultingowe, realizując w ten sposób programy auditów wewnętrznych.

Podstawą do przeprowadzania auditów zdalnych są międzynarodowe regulacje opublikowane przez IAF (International Accreditation Forum):

  1. IAF MD 3 z 2011r. - dokument dotyczący zarządzania nadzwyczajnymi zdarzeniami lub okolicznościami mającymi wpływ na jednostki akredytujące (AB), jednostki certyfikujące (CAB) i certyfikowane organizacje;]. Zgodnie z IAF MD 3 zdarzeniem lub okolicznością nadzwyczajną jest m.in. pandemia.
  2. IAF MD 4 z 2018r. - dokument obowiązkowy IAF dotyczący stosowania technologii informacyjno-komunikacyjnych („ICT”) do celów prowadzenia auditów i ocen. IAF MD 4 dotyczy zarówno auditów przeprowadzanych na miejscu jak i auditów zdalnych.

Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Podatki i prawo gospodarcze. Pakiet 5 ebooków

Według IAF jest możliwe przeprowadzenie pełnego auditu certyfikacyjnego w formie zdalnej, jeżeli możliwe jest zdalne sprawdzenie wszystkich wymagań, w tym obserwacja działań. Aby ustalić czy audit zdalny jest możliwy, należy skontaktować się z jednostką certyfikującą i przekazać jej niezbędne informacje takie jak rodzaj prowadzonej działalności, oferowane wyroby i usługi, sposób realizacji produkcji lub świadczenia usług oraz możliwość obserwacji i oceny procesów.

W jaki sposób przygotować organizację do auditu zdalnego? Na co zwrócić szczególną uwagę, aby audit przebiegł sprawnie i bez komplikacji?

Przede wszystkim należy zapewnić dostępność kluczowego personelu, tak aby audit mógł odbyć się zgodnie z planem. Najwyższe kierownictwo powinno być dostępne przez cały czas trwania auditu – dyspozycyjność kierownictwa jest szczególnie ważna w razie pojawienia się pytań lub komplikacji w przebiegu auditu. W przypadku niektórych standardów konieczne są oględziny auditowanej lokalizacji, należy zatem dopilnować, aby na miejscu był pracownik, który przy pomocy technologii informacyjno-komunikacyjnych oprowadzi auditora i zaprezentuje auditowany obszar.

Kolejnym ważnym elementem jest przygotowanie dokumentacji. Podczas auditu konieczne będzie przesłanie do auditora różnych dokumentów, które stanowić będą dowody auditowe, m.in. zapisy dot. reklamacji, niezgodności, auditów wewnętrznych itd. Jeżeli większość zapisów jest prowadzona w formie papierowej, to należy zapewnić auditowanym dostęp do skanera.

Aby audit przebiegł sprawnie i bez zakłóceń, niezbędna jest również sprawna infrastruktura IT. Organizacja powinna zapewnić, aby osoby uczestniczące w audicie miały do dyspozycji:

  • sprawny sprzęt IT (np. laptop, kamera, telefon, skaner, dron etc.)
  • niezbędne aplikacje/ systemy konferencyjne (np. Skype, Microsoft Teams, Zoom, Webex etc.)
  • stabilne połączenie z Internetem.

Przed auditem należy sprawdzić działanie sprzętu, aplikacji i jakość połączenia z siecią, a także upewnić się, że osoby auditowane potrafią korzystać z ww. sprzętu i aplikacji.

Podczas auditu należy również zapewnić bezpieczne warunki przeprowadzania auditu, tzn. bez udziału nieupoważnionych słuchaczy i z zachowaniem zasad bezpieczeństwa informacji. Organizacja powinna wziąć pod uwagę ustawodawstwo i regulacje, które mogą wymagać dodatkowych porozumień z obu stron co do rejestracji rozmów, przesyłanych danych, nagrywania. Te kwestie powinny być ustalone przed auditem i potwierdzone na spotkaniu otwierającym.

Polecamy serwis: Compliance

reklama

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

Agnieszka Żurawska-Wojcieszek

Auditor, konsultant, trener w zakresie systemów zarządznia

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Podstawą do przeprowadzania auditów zdalnych są międzynarodowe regulacje opublikowane przez IAF (International Accreditation Forum)./Fot. Shutterstock
Podstawą do przeprowadzania auditów zdalnych są międzynarodowe regulacje opublikowane przez IAF (International Accreditation Forum)./Fot. Shutterstock

Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami129.00 zł
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

reklama
reklama

POLECANE

reklama

Koronawirus a przedsiębiorcy

reklama

Ostatnio na forum

reklama

Pomysł na biznes

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Strefy Nieruchomości

Blog

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama