Jakie korzyści zapewnia okresowy przegląd umów

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od formy prawnej, w ramach obrotu gospodarczego działa na podstawie umów. Bezdyskusyjność tego twierdzenia niesie ze sobą istotne konsekwencje, ponieważ zapisy zawarte w umowach wpływają na działalność podmiotu gospodarczego i nierzadko decydują o jego rynkowym sukcesie lub o porażce. Dlatego jest niezwykle istotne, aby umowy były zawierane właściwie, w sposób uwzględniający specyfikę każdej jednostki gospodarczej. Znaczenie określenia „właściwie zawarta umowa” powinno być doprecyzowane w każdej jednostce gospodarczej.

Regulacje prawne ustalają podstawowe ramy umów, natomiast tzw. dobra praktyka określana jest przez standardy i zwyczaje obowiązujące na rynku w powiązaniu z etyką i kulturowymi aspektami biznesu. Istnieje jednak jeszcze jeden, często niedoceniany aspekt, którym jest tzw. życie umowy. Firmy przyjmują różne modele funkcjonowania umów w organizacji od strony formalnej i administracyjnej, a także zarządzania oraz umiejscowienia. W dobie spowolnienia gospodarczego i zwiększonego ryzyka współpracy istotne jest dokonanie przeglądu we własnej organizacji i udoskonalenie systemu.

Jednym z elementów zarządzania umowami w przedsiębiorstwie jest kompleksowe, zorganizowane podejście do optymalizacji kosztów i kontroli ryzyka biznesowego wynikającego z zawartych umów. Stąd wskazane jest przeprowadzenie okresowego i przekrojowego ich przeglądu pod kątem:

• istniejących w jednostce uregulowań dotyczących zawierania umów,

• systemu zarządzania administracyjnego umowami,

• struktury organizacyjnej, zmian, rotacji pracowników i ich uprawnień,

• zasadności umów, ich aktualności i zakresu,

• kredytu kupieckiego, zabezpieczeń i waluty rozliczeń z tytułu umowy,

• warunków finansowych,

• oceny kontrahentów będących stronami umów.

Wiele podmiotów o rozbudowanej strukturze organizacyjnej ma procedury, instrukcje lub inne uregulowania wewnętrzne określające ścieżkę i tryb zawierania umów. Dla pracowników organizacji jest to niezwykle pomocne, natomiast z punktu widzenia nadzoru stwarza możliwość wprowadzenia systemowych mechanizmów kontrolnych wbudowanych w procesy wewnętrzne. Należy jednak podkreślić, że podczas przeglądu uregulowań konieczna jest ich weryfikacja, uaktualnienie i dostosowanie do bieżących potrzeb organizacji. W szczególności wymagane są:

• aktualizacja przypisanych odpowiedzialności w procesie zawierania umów w zgodzie z faktyczną strukturą organizacyjną i przypisanymi obowiązkami,

• aktualizacja i weryfikacja poprawności ścieżki opiniowania treści umowy w organizacji, np. komórka merytoryczna, prawnik, analityk/doradca podatkowy,

• precyzyjne określenie obiegu umowy i dokumentacji towarzyszącej,

• weryfikacja aktualności klauzul wymaganych w treści umowy,

• aktualizacja i egzekwowanie zapisów wymagających okresowego raportowania, np. periodyczne przekazywanie oświadczeń woli, sprawozdań finansowych lub zaktualizowanych dokumentów rejestrowych.