Jak sprawdzać kontrahenta

Wprawdzie odnotowuje się coraz mniej bankructw polskich firm, jednak w dalszym ciągu istnieje ryzyko przy stale rozwijającej się współpracy z przedsiębiorstwami zagranicznymi, o których często nic nie wiadomo. Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której jakikolwiek podmiot gospodarczy mógłby funkcjonować bez współpracy z kooperantami i odbiorcami wyrobów gotowych, a także bez zebranych przez siebie informacji na temat funkcjonowania rynku, jego potrzeb i preferencji. Jeśli pominąć sytuacje wyjątkowe - bo takie, choć rzadko, zdarzają się - jest to po prostu niemożliwe. To zaś oznacza, że każda firma uzależniona jest od wielu czynników zewnętrznych, których oddziaływanie ma olbrzymi wpływ na powodzenie przedsięwzięć biznesowych.

Często zdarza się, iż wpływ ten ma charakter decydujący nie tylko dla rozwoju danego przedsiębiorstwa, ale wręcz dla jego dalszego istnienia. W przypadku firm niewielkich, zatrudniających kilku czy kilkunastu pracowników, taki czynnik decydujący o „być albo nie być” może tkwić w jednej nietrafionej decyzji. Bywa, że jest to ryzyko związane z podjęciem produkcji wyrobu, który, mimo wcześniejszych pozytywnych badań rynku, nie znajduje uznania u klientów - wówczas można to uznać za pech. Znacznie częściej jednak trudności w funkcjonowaniu firmy związane są z zawarciem kilku (a nawet jednej) nietrafnych transakcji, gdy okazuje się, iż klient nie chce albo nie jest w stanie zapłacić za dostarczony towar. Może to oznaczać bowiem utratę płynności finansowej przedsiębiorstwa, a w krańcowym przypadku - jego niewypłacalność i nieuchronne bankructwo.

Dotyczy to zresztą nie tylko małych firm. Łatwo się o tym przekonać analizując statystyki ostatnich lat, gdy degradacja dużych i renomowanych przedsiębiorstw szczycących się wieloletnią tradycją i dobrą marką - od sytuacji pełnej wypłacalności do jej utraty i ogłoszenia upadłości lub rozpoczęcia postępowania układowego - następowała nie w ciągu lat, ani nawet miesięcy, lecz tygodni. Spotkało to między innymi: Stocznię Szczecińską, zielonogórski Zastal, branżowego potentata Piasecki Budownictwo, czy giełdowe spółki: Beton-Stal, Clif, Pażur, Apexim, Espebepe, a także dziesiątki, a nawet setki innych przedsiębiorstw.

Liczba bankructw w Polsce systematycznie maleje, ale i tak ostatniego roku upadło prawie 800 firm. Specjaliści są zdania, iż liczba upadłości - jeśli nie nastąpi gospodarczy kataklizm na miarę europejską - będzie się w Polsce zmniejszała, ale i tak co najmniej 500-600 podmiotów każdego roku znikać będzie z mapy. Z oczywistymi konsekwencjami dla ich partnerów gospodarczych.

W tej sytuacji w pełni zasadne wydaje się stwierdzenie, iż warto sprawdzać wiarygodność płatniczą przedsiębiorstw, z którymi chce się podjąć współpracę.

PRZYKŁAD

 

Jak dowodzi Monika Kowalska, dyrektor działu informacji Coface Poland, aż w 5 proc. przypadków sprawdzanych przez tę firmę okazuje się, iż przedsiębiorstwa albo nie istnieją pod wskazanym adresem, albo też z analizy zebranych danych wynika, że ewidentnie są nieuczciwe. Co dwudzieste przedsiębiorstwo! Do tego dochodzą firmy z problemami finansowymi, o niejasnych powiązaniach, a także mające w zwyczaju celowe opóźnianie płatności. Współpraca z takimi kontrahentami wiele podmiotów kosztowała utratę płynności, a część doprowadziła do upadłości.

Jak wykryć oszustów czy stojące na progu bankructwa przedsiębiorstwa?

Teoretycznie większość danych dostarczanych przez wywiadownię można uzyskać samodzielnie, ale nakłady czasu i środków koniecznych do ich pozyskania, a następnie opracowania, tak aby można było na ich podstawie podejmować decyzje, jest zwykle zbyt wysoki.

Każda sprawnie działająca firma ma własne źródła, za pośrednictwem których zdobywa informacje na temat swoich partnerów biznesowych. Źródła te jednak coraz częściej okazują się niewystarczające. Ale nawet przy dużej ich skuteczności warto dodatkowo korzystać z usług wywiadowni. Choćby dlatego, aby potwierdzić wiarygodność zebranych danych. W tej sytuacji przedsiębiorca, podejmując decyzję o nawiązaniu lub zerwaniu współpracy z kontrahentem, ma większą pewność co do słuszności wyboru.

Wywiadownia handlowa pozyskuje informacje o badanej firmie z dostępnych oficjalnie źródeł. Są nimi przede wszystkim rejestry, sądy, urzędy, giełdy długów, rankingi, statystyki oraz publikacje w mediach. Pozyskuje również referencje u obecnych kontrahentów przedsiębiorstwa. Ważnym źródłem danych jest też sama firma badana.

W większości przypadków nie informujemy badanej firmy, kto się nią interesuje. Jednak część zleceniodawców nie zamierza ukrywać, że to na ich potrzeby wykonywane jest badanie. Przyjmują, że to normalna procedura i wręcz sami mówią potencjalnym partnerom lub klientom, że będą poddani analizie wywiadowi - zaznacza Monika Kowalska.

Zebrane z wielu źródeł dane przetwarzane są i analizowane przez specjalistów, którzy oceniają firmę na wielu płaszczyznach. Proponują też pułap kredytu kupieckiego, czyli kwotę, do jakiej handel z odroczonym terminem płatności z badaną firmą wywiadownia uważa za bezpieczny. Do tego dodawana jest wiedza i doświadczenie pracowników wywiadowni zajmujących się oceną pozyskanych informacji i przygotowaniem ocen wiarygodności, dyscypliny płatniczej i maksymalnego pułapu kredytu kupieckiego. Dlatego istnieje duże prawdopodobieństwo, że opracowywany na zlecenie raport pozwoli wskazać danemu klientowi ryzyko zawarcia transakcji - oczywiście jeżeli ono istnieje oraz jeżeli na rynku są dostępne informacje, które na takie ryzyko mogą wskazywać.

Mimo jednak wszelkich działań profilaktycznych partner może stać się niewypłacalny lub mieć przejściowe trudności z wypełnianiem swoich zobowiązań w trakcie współpracy. Wywiadownie zalecają więc sprawdzanie nie tylko nowych kontrahentów, ale i okresowe badanie kondycji stałych partnerów handlowych. Jeżeli jednak nastąpią kłopoty ze spłatą zobowiązań odbiorcy, nie należy zwlekać z przekazaniem sprawy do windykacji. Usługa windykacji należności oferowana przez wiele wywiadowni i biur specjalistycznych wspomaga przedsiębiorstwa w skutecznym odzyskiwaniu zaległych płatności i dyscyplinuje dłużników.

W standardowym raporcie wywiadowni zamawiający znajdzie opis organizacyjno-prawnej i finansowej sytuacji badanej firmy oraz ocenę jej wiarygodności. Zawartość merytoryczną stanowią przede wszystkim: dane rejestrowe (forma prawna, adresy działalności, kapitał, struktura własności, prawo reprezentacji, kierownictwo, przedmiot działalności), informacje o jej sytuacji finansowej (wypłacalności, dyscyplinie płatniczej, doświadczeniach windykacyjnych, obecności w rejestrach długów, danych bilansowych, wskaźnikach ekonomicznych), zatrudnieniu, firmach związanych, kierunkach importu i eksportu, historii, inwestycjach rozpoczętych.

Na życzenie klienta wywiadownia przygotuje również raport z wizytacji w badanej firmie. Daje on możliwość weryfikacji na miejscu rzeczywistego istnienia przedsiębiorstwa, rodzaju deklarowanej przez kontrahenta działalności, wielkości firmy i danych dotyczących między innymi jej otoczenia, lokalizacji, powierzchni, zakresu oferowanych usług, środków transportu, urządzeń, towarów, jak i innych uzgodnionych z klientem informacji. Można też sprawdzić posiadane przez firmę nieruchomości poprzez wgląd w księgi wieczyste. Raport o nieruchomości zawiera następujące informacje: adres, numer księgi wieczystej, rodzaj nieruchomości, powierzchnie, właściciela, wszelkie obciążenia hipoteczne ciążące na nieruchomości.

Często nie wystarczy jednak jednorazowe sprawdzenie firmy. Wywiadownia daje możliwość bieżącego monitorowania kontrahenta. Monitorować firmę można pod wieloma względami, np. wypłacalności, dyscypliny płatniczej, obrotu, zmian w strukturze własności, zmian w wysokości proponowanego maksymalnego kredytu kupieckiego i wielu innych.

Nie ma ograniczeń co do wielkości firmy czy branży. Wywiadownia jest w stanie przygotowywać raporty zarówno o małych, jak i bardzo dużych firmach. Może też przygotować analizę całej branży.

Przedsiębiorcy mogą powierzyć wyspecjalizowanym podmiotom cały proces zarządzania wierzytelnościami. Firma windykacyjna, stając się reprezentantem wierzyciela, dysponuje całym wachlarzem działań mających przede wszystkim nie dopuścić do powstania zaległości i skłonić kontrahenta do terminowej zapłaty.

Klient decydując się na współpracę z firmą windykacyjną ustala określony sposób działania podczas całego procesu monitorowania należności - od chwili jej powstania, aż do ewentualnej windykacji. Firma windykacyjna zgodnie z przyjętym trybem kontaktuje się z klientami wierzyciela jeszcze przed upływem terminu płatności, sprawdzając, czy wpłynęła do niego faktura, monituje w imieniu wierzyciela, a jeśli jest to konieczne - podejmuje działania windykacyjne. Dla wielu firm jest to znaczne odciążenie pracy działów finansowych i dlatego na ten rodzaj usług outsourcingowych decyduje się coraz więcej przedsiębiorstw.

Zdarza się jednak, że przedsiębiorcy uciekają się do pomocy wyspecjalizowanych firm dopiero wtedy, gdy zachodzi konieczność windykacji przeterminowanych należności, a osoby z wewnętrznych działów, odpowiedzialne za dopilnowanie terminu płatności, poniosły fiasko. Zalety, na które wskazuje się w tym przypadku najczęściej, to możliwość powierzenia firmom zewnętrznym działania, które bywa konieczne, a nie należy przecież do specjalności zleceniodawcy. Przedsiębiorstwa nie muszą dzięki temu inwestować w tworzenie zespołów, zajmujących się monitorowaniem i egzekwowaniem należności od niesolidnych dłużników.

Klientami są firmy prawie ze wszystkich branż. Im przedsiębiorstwo ma więcej klientów i partnerów handlowych, tym częściej korzysta z usług wywiadowni. W Polsce jest to ponad 5000 firm. Rocznie zamawiają łącznie około 200 tys. raportów handlowych. Dla porównania w Austrii, gdzie zarejestrowanych jest dziesięć razy mniej podmiotów gospodarczych niż w Polsce, przygotowuje się dziesięciokrotnie więcej raportów.

Większość międzynarodowych firm działających w naszym kraju posiada procedury obligujące je do sprawdzania każdego nowego kontrahenta, jak również do bieżącego monitorowania jego kondycji w trakcie trwania współpracy. Coraz więcej rodzimych menedżerów przekonuje się do tego rozwiązania, widząc w nim jedno z niezbędnych narzędzi zmniejszenia ryzyka finansowego.

Popyt na usługi wywiadowni systematycznie rośnie. Widać to wyraźnie zwłaszcza od czasu wejścia naszego kraju do Unii Europejskiej. Polscy przedsiębiorcy powoli przejmują zachodnie standardy zarządzania ryzykiem biznesowym. Wielu z nich boleśnie odczuło już bowiem skutki braku rzetelnych informacji na temat nowego kontrahenta, a jednocześnie zauważyli, że sami są sprawdzani przez wywiadownie w momencie, kiedy podejmują nowe kontakty handlowe - podsumowuje Monika Kowalska.

Wstąpienie Polski do struktur unijnych, a ściślej - likwidacja barier celnych i innych administracyjnych regulatorów wymiany handlowej oraz nawiązywania kontaktów biznesowych - zaowocowało zwiększonym zainteresowaniem usług świadczonych przez wywiadownie. Ze zrozumiałych względów największym powodzeniem cieszą się te z nich, które, czy to z racji powiązań kapitałowych czy też organizacyjnych, dysponują zapleczem informacyjnym o gospodarczych podmiotach działających w różnych krajach.

Godne uwagi wydają się ostatnie statystyki. Od czasu  wejścia Polski do Unii Europejskiej aż o 350 proc. wzrosło zainteresowanie polskich firm badaniem podmiotów zagranicznych, o czym świadczy liczba raportów opracowanych na zlecenie rodzimych biznesmenów. Ten wzrost zainteresowania utrzymuje się na podobnym poziomie, co dowodzi, że nie maleje ekspansja naszego eksportu na rynki europejskie.

Równocześnie w tym samym okresie Coface Poland odnotował wzrost liczby zamawianych przez zagraniczne firmy raportów na temat przedsiębiorstw w Polsce o 65 proc. Niejako zaś przy okazji zainteresowanie polskich firm informacjami wywiadowni na temat innych polskich przedsiębiorstw wzrosło w ciągu ostatnich dwóch lat o 83 proc. I zapewne będzie rosło nadal.

W Polsce działa kilka sieciowych międzynarodowych wywiadowni (m.in.: Coface Poland, Creditreform, Dun&Bradstreet) oraz kilkadziesiąt podmiotów krajowych (m.in.: InfoCredit, Mediatex, Infodata). Wywiadownia sieciowa, dzięki swoim międzynarodowym powiązaniom, może sprawdzić partnera handlowego praktycznie na całym świecie i przedstawić swoją rekomendację co do współpracy. Wywiadownie krajowe ograniczają się do terytorium Polski.

Warto sprawdzić, jak długo wywiadownia działa na polskim rynku, a tym samym, jakie ma doświadczenie i bazę danych o firmach, oraz ile osób zatrudnia, co wiąże się z jej możliwościami szybkiego pozyskania informacji z różnych miejsc w kraju. Jeśli interesują nas raporty o firmach zagranicznych, uzyskamy je tylko w sieciowej wywiadowni międzynarodowej.

Marek Matusiak