REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami?

Subskrybuj nas na Youtube
RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami? /fot. shutterstock
RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami? /fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Czy Twoja firma jest przygotowana na RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych)? Jeśli tak, to zalicza się do połowy polskich firm, które zdążyły już wdrożyć odpowiednie zmiany w procedurach dotyczących ochrony danych osobowych – jak wynika z badania Fundacji Wiedza To Bezpieczeństwo „Co wiemy o ochronie danych”[1]. Jeśli jednak Twoja odpowiedź jest przecząca, radzimy się pospieszyć. Nowe prawo zacznie być stosowane już 25 maja i może zaowocować dotkliwymi karami finansowymi dla wszystkich przedsiębiorców, którzy nie zastosowali zapisów nowej dyrektywy unijnej w swoich organizacjach.

Zdawać by się mogło, że na niecałe dwa tygodnie przed rozpoczęciem obowiązywania tak restrykcyjnego prawa większość firm powinna mieć już za sobą etap wdrożenia. Jest jednak inaczej. Wynika to z szerszego problemu związanego ze zgodnością z RODO – powszechnie uważa się, że jest to tylko „kwestia IT”. Wydaje się, że firmy albo nadmiernie ufają swoim obecnym kompetencjom w zakresie danych, albo sądzą, że jest to problem kogoś innego – co oznacza, że nie rozumieją zmian w postrzeganiu danych osobowych. Zarówno osiągnięcie, jak i utrzymanie zgodności z RODO powinno być wspólnym celem całej firmy. Choćby dlatego, że przedsiębiorstwa, które zostaną uznane za winne naruszenia przepisów, muszą liczyć się z wysokimi grzywnami, które dotkną wszystkich pracowników.

REKLAMA

REKLAMA

Postanowienia RODO są znaczące i wymagające. Warto podkreślić fakt, że przepisy o ochronie danych nie były aktualizowane od 1995 r., a od tego czasu wiele się zmieniło. Sposób, w jaki firmy zbierały wówczas i przechowywały dane osobowe, z pewnością bardzo różni się od sposobu, w jaki robią to w 2018 roku. Z takiej perspektywy wydaje się, że wprowadzenie RODO jest dość opóźnione. Współczesne organizacje powinny zatem uznać obecne zmiany za doskonałą okazję do zaktualizowania całego swojego podejścia do ochrony danych i dostosowania go do przyszłych wyzwań. Do wdrożenia metodologii wbudowanej w strukturę organizacji, a nie traktowanej jako spóźniona refleksja albo po prostu coś, z czym musi jakoś sobie poradzić dział IT.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Istnieje bardzo prosty sposób na osiągnięcie zgodności z RODO. Pięć opisanych niżej kroków to proces, który został przeprowadzony w firmie Veeam. Cała procedura przebiegła pomyślnie, dlatego teraz chcielibyśmy podzielić się naszymi doświadczeniami, aby ułatwić innym firmom płynne przejście do nowych zasad narzucanych przez RODO.

REKLAMA

  1. Poznaj swoje dane

Jeśli Twoja firma przechowuje dane obywateli Unii Europejskiej, formalnie nazywane danymi umożliwiającymi identyfikację osoby (ang. Personally Identifiable Information, PII), to dotyczą jej postanowienia RODO. Oznacza to, że będzie podlegać karom finansowym, jeśli po 25 maja 2018 r. zostanie uznana winną naruszenia przepisów rozporządzenia. Najlepszym punktem wyjścia jest zatem po prostu wiedzieć, czy firma ma takie dane, czy nie, a jeśli tak, to gdzie są przechowywane. Stworzenie wizualnej mapy wszystkich danych posiadanych przez firmę pomoże spojrzeć na problem z szerokiej perspektywy i lepiej nad nim zapanować.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Brak wiedzy o rodzaju przechowywanych danych może być jednym z powodów, dla których tak wiele firm wydaje się nie przywiązywać większej wagi do RODO – może po prostu uznają, że rozporządzenie ich nie dotyczy. Być może są przekonane o tym, że nie posiadają żadnych danych objętych regulacjami RODO (a przecież jeśli zatrudniasz obywateli UE, to je posiadasz). Może nie uświadamiają sobie ich ilości i zakresu (dane osobowe to nie tylko nazwiska i adresy). Właśnie dlatego po prostu poznanie danych jest pierwszym krokiem na drodze do zgodności.

Zobacz: RODO w firmie

  1. Zarządzaj swoimi danymi

Po stworzeniu obrazu wszystkich istotnych danych, które firma zbiera i przechowuje, czas sprawdzić, kto ma do nich dostęp i jak są wykorzystywane. Różne zespoły i działy w organizacji uzyskują dostęp do tych samych danych na różne sposoby i używają ich do różnych celów. Czy chodzi o zespół ds. marketingu wprowadzający dane o potencjalnych klientach i udostępniający je zespołowi ds. sprzedaży, czy o dział kadr przetwarzający dane własnych pracowników, konieczne jest wdrożenie standardowych procedur i przepływów pracy związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a pracownicy powinni mieć do nich dostęp tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wykonywania obowiązków służbowych.

W zarządzaniu danymi najważniejsze jest to, aby wiedzieć, co się z nimi dzieje – nie tylko w granicach samej organizacji. Zachowanie zgodności z RODO wymaga, aby zachowywały ją również firmy zewnętrzne i dostawcy usług, z którymi się współpracuje, a zatem rolą przedsiębiorcy jest upewnienie się, czy jego kontrahenci przestrzegają zasad. Nie można ignorować zarządzania danymi, które opuściły Twoją firmę.

  1. Chroń swoje dane

Kiedy zyska się już lepszy wgląd w swoje dane i wdroży standardowe procesy zarządzania nimi, czas upewnić się, że w firmie są zastosowane odpowiednie narzędzia ochrony danych – i nie chodzi tylko o szyfrowanie. Aby zachować zgodność z przepisami, nie można po prostu „włączyć” zabezpieczeń i wygodnie rozsiąść się w fotelu; RODO wymaga nieustannego monitorowania i staranności, a także znacznie szybszego reagowania w przypadku naruszenia ochrony danych.

To prawda, że technologia odegra ważną rolę w tej podróży, ale sama technologia nie zapewni zgodności. Wprowadzenie nowego podejścia do ochrony danych w skali całej firmy wymaga połączenia technik bezpieczeństwa, standardowych przepływów pracy, wewnętrznej edukacji, kontroli dostępu, rozwiązań do backupu i nie tylko. Wiedza o tym, kto ma dostęp, gdzie i kiedy, oraz nieustanna kontrola i monitorowanie pozwolą znacznie szybciej reagować na incydenty naruszenia ochrony danych, które pomimo starań prawdopodobnie będą nadal się zdarzać.

Zobacz: Prawo dla firm

  1. Dokumentuj i reaguj

Jednym z budzących największe emocje aspektów RODO jest wprowadzenie żądań dostępu do danych. Oznacza to, że osoby fizyczne będą miały prawo żądać poprawienia lub usunięcia danych na ich temat. Oczekuje się, że firmy będą mogły spełnić te żądania i wykazać, że to zrobiły. Właśnie dlatego wiedza o tym, jakie dane są przechowywane (i gdzie), jest tak istotna.

Zachowanie zgodności z RODO wymaga również dokumentowania i kontrolowania zbieranych danych, celu ich gromadzenia oraz planowanego czasu przechowywania. Będąc na tym etapie, zadawaliśmy sobie pytania w rodzaju: Czy dane, które zebraliśmy miesiące temu, są wciąż użyteczne? Czy zachowujemy wgląd w dane, kiedy przenosimy je z miejsca na miejsce? Czy nasi zewnętrzni dostawcy nadal zachowują zgodność z przepisami?

  1. Nieustannie ulepszaj

Jedną z zalet ciągłego monitorowania i kontrolowania procesów ochrony danych jest możliwość ich nieustannego oceniania i ulepszania. To prawda, że RODO przypomina linię narysowaną na piasku, ale ponieważ współczesny cyfrowy świat nieustannie ewoluuje i rozszerza się, można śmiało założyć, że obowiązki związane z prywatnością i ochroną danych również będą się zwiększać – firmy muszą więc nieustannie pracować nad sobą, żeby zachować zgodność.

Nie należy traktować RODO jako sprawy do „odhaczenia” przed 25 maja 2018 r. Firmy powinny potraktować rozporządzenie jako okazję do przemyślenia całego podejścia do ochrony danych. Jest to szansa, żeby dostosować organizację do wyzwań przyszłości – szansa, której nie wolno zaprzepaścić.

W Veeam podczas przygotowań do RODO dużo dowiedzieliśmy się o naszej firmie i jej danych. Mamy nadzieję, że nasze wskazówki okażą się przydatne do wdrożenia zasad RODO w innych organizacjach.

Autor: Andrzej Niziołek, starszy menedżer regionalny Veeam Software w północnej i południowej części Europy Wschodniej


[1] Źródło: https://wtb.org.pl/raport.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stażysta w firmie na zupełnie nowych zasadach. 7 najważniejszych założeń planowanych zmian

Stażyści będą otrzymywali określone wynagrodzenie, a pracodawcy będą musieli podpisywać z nimi umowy. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło założenia projektu nowej ustawy.

Polska jednym z najbardziej atrakcyjnych kierunków inwestycyjnych w Europie

Globalna relokacja kosztów zmienia mapę biznesu, ale w Europie Środkowej Polska nadal pozostaje jednym z najpewniejszych punktów odniesienia dla firm szukających balansu między ceną a bezpieczeństwem.

Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

REKLAMA

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

REKLAMA

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA