REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami?

Subskrybuj nas na Youtube
RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami? /fot. shutterstock
RODO 2018: Jak zapewnić zgodność z nowymi przepisami? /fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Czy Twoja firma jest przygotowana na RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych)? Jeśli tak, to zalicza się do połowy polskich firm, które zdążyły już wdrożyć odpowiednie zmiany w procedurach dotyczących ochrony danych osobowych – jak wynika z badania Fundacji Wiedza To Bezpieczeństwo „Co wiemy o ochronie danych”[1]. Jeśli jednak Twoja odpowiedź jest przecząca, radzimy się pospieszyć. Nowe prawo zacznie być stosowane już 25 maja i może zaowocować dotkliwymi karami finansowymi dla wszystkich przedsiębiorców, którzy nie zastosowali zapisów nowej dyrektywy unijnej w swoich organizacjach.

REKLAMA

Zdawać by się mogło, że na niecałe dwa tygodnie przed rozpoczęciem obowiązywania tak restrykcyjnego prawa większość firm powinna mieć już za sobą etap wdrożenia. Jest jednak inaczej. Wynika to z szerszego problemu związanego ze zgodnością z RODO – powszechnie uważa się, że jest to tylko „kwestia IT”. Wydaje się, że firmy albo nadmiernie ufają swoim obecnym kompetencjom w zakresie danych, albo sądzą, że jest to problem kogoś innego – co oznacza, że nie rozumieją zmian w postrzeganiu danych osobowych. Zarówno osiągnięcie, jak i utrzymanie zgodności z RODO powinno być wspólnym celem całej firmy. Choćby dlatego, że przedsiębiorstwa, które zostaną uznane za winne naruszenia przepisów, muszą liczyć się z wysokimi grzywnami, które dotkną wszystkich pracowników.

REKLAMA

Postanowienia RODO są znaczące i wymagające. Warto podkreślić fakt, że przepisy o ochronie danych nie były aktualizowane od 1995 r., a od tego czasu wiele się zmieniło. Sposób, w jaki firmy zbierały wówczas i przechowywały dane osobowe, z pewnością bardzo różni się od sposobu, w jaki robią to w 2018 roku. Z takiej perspektywy wydaje się, że wprowadzenie RODO jest dość opóźnione. Współczesne organizacje powinny zatem uznać obecne zmiany za doskonałą okazję do zaktualizowania całego swojego podejścia do ochrony danych i dostosowania go do przyszłych wyzwań. Do wdrożenia metodologii wbudowanej w strukturę organizacji, a nie traktowanej jako spóźniona refleksja albo po prostu coś, z czym musi jakoś sobie poradzić dział IT.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Istnieje bardzo prosty sposób na osiągnięcie zgodności z RODO. Pięć opisanych niżej kroków to proces, który został przeprowadzony w firmie Veeam. Cała procedura przebiegła pomyślnie, dlatego teraz chcielibyśmy podzielić się naszymi doświadczeniami, aby ułatwić innym firmom płynne przejście do nowych zasad narzucanych przez RODO.

  1. Poznaj swoje dane

REKLAMA

Jeśli Twoja firma przechowuje dane obywateli Unii Europejskiej, formalnie nazywane danymi umożliwiającymi identyfikację osoby (ang. Personally Identifiable Information, PII), to dotyczą jej postanowienia RODO. Oznacza to, że będzie podlegać karom finansowym, jeśli po 25 maja 2018 r. zostanie uznana winną naruszenia przepisów rozporządzenia. Najlepszym punktem wyjścia jest zatem po prostu wiedzieć, czy firma ma takie dane, czy nie, a jeśli tak, to gdzie są przechowywane. Stworzenie wizualnej mapy wszystkich danych posiadanych przez firmę pomoże spojrzeć na problem z szerokiej perspektywy i lepiej nad nim zapanować.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Brak wiedzy o rodzaju przechowywanych danych może być jednym z powodów, dla których tak wiele firm wydaje się nie przywiązywać większej wagi do RODO – może po prostu uznają, że rozporządzenie ich nie dotyczy. Być może są przekonane o tym, że nie posiadają żadnych danych objętych regulacjami RODO (a przecież jeśli zatrudniasz obywateli UE, to je posiadasz). Może nie uświadamiają sobie ich ilości i zakresu (dane osobowe to nie tylko nazwiska i adresy). Właśnie dlatego po prostu poznanie danych jest pierwszym krokiem na drodze do zgodności.

Zobacz: RODO w firmie

  1. Zarządzaj swoimi danymi

Po stworzeniu obrazu wszystkich istotnych danych, które firma zbiera i przechowuje, czas sprawdzić, kto ma do nich dostęp i jak są wykorzystywane. Różne zespoły i działy w organizacji uzyskują dostęp do tych samych danych na różne sposoby i używają ich do różnych celów. Czy chodzi o zespół ds. marketingu wprowadzający dane o potencjalnych klientach i udostępniający je zespołowi ds. sprzedaży, czy o dział kadr przetwarzający dane własnych pracowników, konieczne jest wdrożenie standardowych procedur i przepływów pracy związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a pracownicy powinni mieć do nich dostęp tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wykonywania obowiązków służbowych.

W zarządzaniu danymi najważniejsze jest to, aby wiedzieć, co się z nimi dzieje – nie tylko w granicach samej organizacji. Zachowanie zgodności z RODO wymaga, aby zachowywały ją również firmy zewnętrzne i dostawcy usług, z którymi się współpracuje, a zatem rolą przedsiębiorcy jest upewnienie się, czy jego kontrahenci przestrzegają zasad. Nie można ignorować zarządzania danymi, które opuściły Twoją firmę.

  1. Chroń swoje dane

Kiedy zyska się już lepszy wgląd w swoje dane i wdroży standardowe procesy zarządzania nimi, czas upewnić się, że w firmie są zastosowane odpowiednie narzędzia ochrony danych – i nie chodzi tylko o szyfrowanie. Aby zachować zgodność z przepisami, nie można po prostu „włączyć” zabezpieczeń i wygodnie rozsiąść się w fotelu; RODO wymaga nieustannego monitorowania i staranności, a także znacznie szybszego reagowania w przypadku naruszenia ochrony danych.

To prawda, że technologia odegra ważną rolę w tej podróży, ale sama technologia nie zapewni zgodności. Wprowadzenie nowego podejścia do ochrony danych w skali całej firmy wymaga połączenia technik bezpieczeństwa, standardowych przepływów pracy, wewnętrznej edukacji, kontroli dostępu, rozwiązań do backupu i nie tylko. Wiedza o tym, kto ma dostęp, gdzie i kiedy, oraz nieustanna kontrola i monitorowanie pozwolą znacznie szybciej reagować na incydenty naruszenia ochrony danych, które pomimo starań prawdopodobnie będą nadal się zdarzać.

Zobacz: Prawo dla firm

  1. Dokumentuj i reaguj

Jednym z budzących największe emocje aspektów RODO jest wprowadzenie żądań dostępu do danych. Oznacza to, że osoby fizyczne będą miały prawo żądać poprawienia lub usunięcia danych na ich temat. Oczekuje się, że firmy będą mogły spełnić te żądania i wykazać, że to zrobiły. Właśnie dlatego wiedza o tym, jakie dane są przechowywane (i gdzie), jest tak istotna.

Zachowanie zgodności z RODO wymaga również dokumentowania i kontrolowania zbieranych danych, celu ich gromadzenia oraz planowanego czasu przechowywania. Będąc na tym etapie, zadawaliśmy sobie pytania w rodzaju: Czy dane, które zebraliśmy miesiące temu, są wciąż użyteczne? Czy zachowujemy wgląd w dane, kiedy przenosimy je z miejsca na miejsce? Czy nasi zewnętrzni dostawcy nadal zachowują zgodność z przepisami?

  1. Nieustannie ulepszaj

Jedną z zalet ciągłego monitorowania i kontrolowania procesów ochrony danych jest możliwość ich nieustannego oceniania i ulepszania. To prawda, że RODO przypomina linię narysowaną na piasku, ale ponieważ współczesny cyfrowy świat nieustannie ewoluuje i rozszerza się, można śmiało założyć, że obowiązki związane z prywatnością i ochroną danych również będą się zwiększać – firmy muszą więc nieustannie pracować nad sobą, żeby zachować zgodność.

Nie należy traktować RODO jako sprawy do „odhaczenia” przed 25 maja 2018 r. Firmy powinny potraktować rozporządzenie jako okazję do przemyślenia całego podejścia do ochrony danych. Jest to szansa, żeby dostosować organizację do wyzwań przyszłości – szansa, której nie wolno zaprzepaścić.

W Veeam podczas przygotowań do RODO dużo dowiedzieliśmy się o naszej firmie i jej danych. Mamy nadzieję, że nasze wskazówki okażą się przydatne do wdrożenia zasad RODO w innych organizacjach.

Autor: Andrzej Niziołek, starszy menedżer regionalny Veeam Software w północnej i południowej części Europy Wschodniej


[1] Źródło: https://wtb.org.pl/raport.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

REKLAMA

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

REKLAMA