RODO: obowiązek informacyjny (wzór)

Zaktualizuj regulamin pod RODO

Obowiązek informacyjny to nic innego, jak udzielenie osobie, której dane dotyczą informacji o zasadach przetwarzania jej danych oraz o tym, jakie prawa jej przysługują. Mówiąc krótko, żeby miała poczucie, że nawet jeżeli jej dane są przekazywane do podmiotu, który ma uprzywilejowaną pozycję (duża/bogata firma, urząd, szpital) to ma ona prawo do kontroli tego, czy jej dane są prawidłowo przetwarzane (w tym zabezpieczone) oraz może dochodzić swoich praw (co więcej może zrobić to w jej imieniu organ nadzoru).

Te informacje są przekazywane podczas zbierania danych, a także wtedy gdy są uzyskiwane od innego podmiotu (np. podczas zakupu legalnej bazy marketingowej). Informacji udziela ten kto otrzymał dane. W przypadku bezpośredniego pozyskania danych, jeżeli te informacje są już znane osobie, której dane dotyczą, nie ma obowiązku udzielania niezbędnych informacji (Art. 13 ust. 4 RODO), np. w przypadku zawarcia umowy z tą osobą, uzasadnione jest stwierdzenie, że ma ona już wiedzę o przetwarzaniu jej danych, gdy wynika ono bezpośrednio z celu zawarcia umowy.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Podmiot, który pozyskał dane z innego źródła, zgodnie z art. 14 ust. 5 RODO nie będzie musiał wypełniać obowiązku informacyjnego m.in. także jeżeli jego wypełnienie byłoby niemożliwe lub wynikało bezpośrednio z przepisu prawa.

Co do zasady obowiązek informacyjny można wypełnić bezpośrednio w formularzu pozyskiwania danych (w szczególności przy treści zgody na przetwarzanie danych). Najłatwiej oraz najwygodniej wypełnić go bezpośrednio w regulaminie świadczenia usług.

Obowiązek informacyjny zamieszczamy w szczególności w (dotyczy pozyskania danych bezpośrednio od podmiotu danych):

• regulaminie konkursu
• regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną
• regulaminie wydarzenia
• regulaminie biblioteki
• regulaminie sklepu internetowego
• regulaminie newslettera

Szczególnie dobrym momentem na aktualizację regulaminu jest konieczność zamieszczenia nowego obowiązku już pod RODO.

Wystarczy w regulaminie dodać paragraf dotyczący informacji o danych osobowych, w którym zostaną zamieszczone niezbędne informacje wymagane w art. 13 RODO.

Przykładowy obowiązek informacyjny (proszę zwrócić uwagę, że nie wszystkie punkty będą miały zawsze zastosowanie, informację należy przygotować pod konkretny proces przetwarzania):

Informacje o przetwarzaniu danych

1. Administratorem Pani/a danych osobowych jest xxxxxx z siedzibą xxxxxxxxxxxxxx, e-mail: xxxxxxxxxxxxxxx (jeżeli dochodzi do współadministrowania, należy wskazać administratorów, zalecam także wskazanie podziału odpowiedzialności oraz zdań pomiędzy poszczególnymi administratorami)
2. W sprawach związanych z Pani/a danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, e-mail xxxxxxxxxxxxxxx
3. Dane będą przetwarzane w celu xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx na podstawie xxxxxxxxxxxxxx (proszę wskazać przesłankę legalizującą, np. zgoda, konkretny przepis prawa)
4. Dane mogą być udostępniane ……………………. w celu prawidłowej realizacji usług określonych w regulaminie (tylko jeżeli ma zastosowanie, inaczej jest to dozwolone tylko na podstawie odrębnie wyrażonej zgody)
5. Dane mogą być przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy lub organizacji międzynarodowej (jakiej/gdzie). Administrator informuje, że w tym celu zostały zastosowane zabezpieczenia ………………., w celu uzyskania kopii danych proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych.
6.  dane będą przechowywane przez okres xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
7. Ma Pan/i prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
8. Ma Pan/i prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych do jej wycofanie. Skorzystanie  prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania zgody.
9. Ma Pan/i także prawo do przenoszenia danych (w szczególności historii transakcji)
10. Przysługuje Pani/u prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (można wskazać dane organu)
11. Administrator informuje także o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu na zasadach………………. w celu ……………………… (proszę określić także jakie niesie konsekwencje dla tej osoby)

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA