Pracownik wybrany na etapie rekrutacji - co z danymi osobowymi?

Dane osobowe w rekrutacji

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (art. 221 Kodeksu pracy), na etapie rekrutacji, potencjalny pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania jedynie kilku danych osobowych, takich jak: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe. Z kolei od pracownika pracodawca może żądać dalszych danych: numeru PESEL, adresu zamieszkania, danych osobowych dzieci pracownika (np. w zakresie zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego). Ustawodawca nie rozróżnia natomiast etapu pośredniego, tj. etapu gdy dany kandydat został już wybrany na etapie rekrutacji, przy czym jeszcze nie doszło do zawarcia umowy o pracę i w ten sposób nabycia statusu pracownika. W praktyce natomiast, przynajmniej z punktu widzenia działu HR, już na tym etapie często istnieje potrzeba przekazania przez pracownika dodatkowych danych, umożliwiających chociażby zgłoszenie pracownika do ZUS (czy też członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego), bez konieczności zbierania tych danych już po podpisaniu umowy o pracę. Procesy kadrowe są często budowane w taki sposób, że jeszcze na etapie przed podpisaniem umowy o pracę, dana osoba wypełnia szereg dokumentów kadrowych.

Potrzeba zmian w Kodeksie pracy

Stąd też, aby ułatwić pracę działów HR, warta rozważenia jest propozycja modyfikacji wskazanych wyżej postanowień Kodeksu pracy, tak aby umożliwić bez żadnych wątpliwości, zbieranie niezbędnych danych do wprowadzenia pracownika do organizacji danego pracodawcy jeszcze na etapie przed popisaniem umowy o pracę.

Autor: Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska