REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Obsługa PPK w zgodzie z RODO /fot. shutterstock
Obsługa PPK w zgodzie z RODO /fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2020 r. druga transza pracodawców dołączyła do programu PPK. Mimo że największe firmy musiały zmierzyć się z PPK już pół roku wcześniej, praktyka w dalszym ciągu nie wypracowała rozwiązań wyjaśniających wątpliwości, które powstają w związku z koniecznością pogodzenia nowych przepisów nie tylko z RODO, lecz także z Kodeksem pracy.

Na podstawie stale napływających do nas pytań związanych z PPK stworzyliśmy krótkie opracowanie najbardziej palących problemów. Mamy nadzieję, że ułatwi ono administratorom danych podjęcie wyzwania, jakim niewątpliwie jest prawidłowe uregulowanie przepływu danych osobowych na linii pracownikpracodawca – instytucja finansowa.

REKLAMA

Czym jest PPK?

W dużym skrócie: zgodnie z ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej jako: „ustawa o PPK”) każda firma/instytucja, która zatrudnia co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, musi otworzyć PPK dla swoich pracowników i zleceniobiorców (dalej jako: „pracownicy”). PPK są prowadzone przez instytucję finansową na podstawie umowy o prowadzenie PPK, zawieranej przez pracodawcę w imieniu i na rzecz pracowników. Organizacje przystępują do programu stopniowo: po największych podmiotach, zatrudniających ponad 250 osób, przyszedł czas na te mniejsze – kolejno zatrudniające do 50 osób (data przystąpienia do PPK: 1 stycznia 2020 r.), do 20 osób (1 lipca 2020 r.) i pozostałe podmioty zatrudniające (1 stycznia 2021 r.). Środki zgromadzone w ramach PPK dzięki odprowadzaniu składek przez pracownika, pracodawcę i w drobnym zakresie również przez państwo zostaną wypłacone osobie zatrudnionej (czyli uczestnikowi PPK) po ukończeniu przez nią 60. roku życia (niezależnie od płci i granicy wieku emerytalnego).

Polecamy: Jak przygotować się do zmian w 2020 r.

W którym momencie wkracza RODO?

Niektórym może się wydawać, że obsługa PPK to po prostu część działań dokonywanych na danych pracowników, w związku z czym przy procesie zatrudnienia prawidłowo dostosowanym do wymogów RODO nie ma konieczności podejmowania żadnych dodatkowych działań w tym kierunku. Nic bardziej mylnego. Czynności związane z obsługą PPK to kolejna operacja przetwarzania, nakierunkowana na odrębny cel przetwarzania i w związku z tym wymagająca konkretnych danych osobowych pracowników – w niektórych sytuacjach przekraczających swoim zakresem dane, którymi na temat swojego pracownika dysponuje pracodawca.

Jaki zakres danych pracodawca powinien pozyskać od uczestnika PPK i na jakiej podstawie?

REKLAMA

Dane pracownika, które zgodnie z ustawą o PPK pracodawca ma obowiązek zebrać od pracownika i przekazać odpowiedniej instytucji finansowej, czyli tzw. dane identyfikujące uczestnika PPK, to: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PPK).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Na jakiej podstawie prawnej pracodawca przetwarza dane uczestnika PPK? Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) po tygodniach burzliwych dyskusji w środowiskach praktyków i pracodawców, którzy musieli zmierzyć się z PPK, wydał stanowisko, w którym potwierdził, że pozyskanie danych identyfikujących odbywa się na podstawie przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda innych danych niż określone w § 1 i 3 tego artykułu, gdy jest to niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa – w tej sytuacji tym przepisem prawa jest właśnie ustawa o PPK. Bez pozyskania danych identyfikujących uczestnika PPK pracodawca nie jest w stanie zawrzeć umowy z wybraną instytucją finansową i tym samym wywiązać się z obowiązków nałożonych na niego przez ustawę.

Adres e-mail i numer telefonu pracownika

Co istotne, ta sama podstawa prawna przetwarzania znajdzie zastosowanie także do adresu e-mail i numeru telefonu pracownika, ale tylko wtedy, gdy pracodawca dysponuje tymi danymi. Oczywiście może się zdarzyć (szczególnie w przypadku starszych osób), że pracownik nie ma skrzynki e-mail ani telefonu. Jak wskazuje UODO, w polskim systemie prawnym nie istnieje żaden przepis, który nakładałby na osobę fizyczną obowiązek posiadania takich środków komunikacji. Jeśli więc pracownik nie ma czego wskazać w rubrykach na adres e-mail i numer telefonu, nie podaje nic, a umowa o prowadzenie PPK i tak będzie mogła zostać zawarta i realizowana.

Pracodawca nie musi pozyskiwać odrębnej zgody pracownika na przetwarzanie danych w postaci numeru telefonu i adresu e-mail.

Pracodawca a instytucja finansowa – udostępnienie danych pomiędzy administratorami czy stosunek powierzenia?

REKLAMA

Instytucja finansowa jako podmiot, który prowadzi PPK, jest uznawana za odrębnego i samodzielnego administratora danych. To na niej jako stronie umowy z uczestnikiem PPK ciążą określone obowiązki prawne wynikające z ustawy o PPK. Co więcej stosunek prawny pomiędzy instytucją finansową a uczestnikiem PPK trwa mimo ustania zatrudnienia u danego pracodawcy. Nie sposób zatem uznać, że instytucja finansowa w jakikolwiek sposób działa w imieniu i na rzecz pracodawcy – instytucja jest odrębnym administratorem, który przetwarza dane osobowe uczestników PPK we własnym imieniu i opierając się na odrębnych podstawach prawnych przetwarzania.

Podobnie wygląda to z perspektywy pracodawcy przetwarzającego dane osobowe pracowników. Mylące dla niektórych może być sformułowanie zaczerpnięte wprost z ustawy o PPK, jakoby pracodawca zawierał z instytucją finansową umowę o prowadzenie PPK „w imieniu i na rzecz” pracownika, który zgłosił chęć przystąpienia do programu. Nie wpływa ono jednak w ogóle na to, że pracodawca w związku z otwarciem i obsługą PPK przetwarza dane w charakterze ich „właściciela”, czyli administratora. Pracodawca w żaden sposób nie wykonuje poleceń instytucji finansowej, a działa we własnym zakresie, realizując obowiązki ciążące na nim z mocy ustawy. Z tego powodu nie można uznać, że pomiędzy instytucją finansową a pracodawcą dochodzi do powierzenia przetwarzania danych pracowników. Pracodawca bowiem zbiera dane od pracowników, a następnie udostępnia je wybranej instytucji finansowej na zasadzie administrator – administrator.

Jak długo pracodawca może przechowywać dane w związku z PPK?

Niestety ustawa o PPK jednoznacznie nie rozstrzyga, ile powinien wynosić okres przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK. Duża część praktyków stoi na stanowisku, że w myśl art. 29 ust. 2 ustawy o PPK dane te powinny być przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń związanych z wypłatami do PPK, tj. przez 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne.

Stanowiska tego nie podziela UODO, który z jednej strony uczula administratorów na to, że dane powinny być przetwarzane z poszanowaniem zasady ograniczenia ich przechowywania, wynikającej z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, a z drugiej – zakłada, że PPK to system ściśle związany z dokumentacją dotyczącą ustalania wymiaru wynagrodzenia pracownika, dlatego zgodnie z art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy okres przechowywania takiej dokumentacji powinien wynosić 10 lat. Fakt, że środki z PPK są wypłacane niezależnie i nie wpływają w żaden sposób na ustalenie prawa do emerytury lub renty, pominięto w stanowisku UODO. Niemniej jednak wytyczne UODO z września 2019 r. na razie pozostają w tym aspekcie aktualne, stąd dla stuprocentowego bezpieczeństwa administratorzy powinni podporządkować się tym instrukcjom i trzymać rękę na pulsie, jeśli chodzi o ewentualne zmiany tego stanowiska w przyszłości.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy, który otworzył PPK dla swoich pracowników?

Udało nam się ustalić, że zarówno pracodawca, jak i instytucja finansowa w związku z PPK będą pełnić funkcję odrębnych administratorów danych. Dodatkowo przeanalizowaliśmy kwestie: zakresu danych, jakich pracodawca żąda od pracowników celem zawarcia w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, podstawy prawnej przetwarzania takich danych przez pracodawcę oraz okresu, po jakim dane powinny zostać usunięte. W praktyce powyższe ustalenia powinny znaleźć odzwierciedlenie w podjęciu następujących działań:

  1. uwzględnienie przetwarzania danych związanych z PPK jako jednej z czynności przetwarzania w rejestrze czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 1 RODO;
  2. przeanalizowanie, czy przetwarzanie danych w ramach PPK może powodować duże ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, a jeśli tak – dokonanie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), o której mowa w art. 35 RODO;
  3. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec pracowników w związku z celem, jakim jest podejmowanie czynności dotyczących PPK. Przy tworzeniu odpowiedniej klauzuli lub modyfikowaniu dotychczas wykorzystywanej zwróćmy uwagę na cel przetwarzania (w związku z realizacją obowiązków prawnych wynikających z obsługi PPK), okres przechowywania danych (analogiczny do czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej) oraz odbiorców, wśród których należy wyróżnić chociażby instytucję finansową;
  4. uwzględnienie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK w funkcjonującej w organizacji procedurze usuwania danych oraz dokonywanie okresowych przeglądów danych i ich usuwania.

Podsumowanie

W listopadzie 2019 r. Polski Fundusz Rozwoju oszacował, że w pierwszym etapie do PPK zdecydowało się przystąpić 39% pracowników największych firm (zatrudniających powyżej 250 pracowników), czyli ok. 1–1,2 miliona osób, przy czym ta liczba wraz z rozwojem programu może wzrosnąć nawet do 5 milionów. Wartości te dużo mówią o skali przetwarzania danych w związku z PPK oraz o olbrzymiej odpowiedzialności administratorach danych za ich sprawne obsłużenie i wadze tego zadania. Pracodawcy powinni zatem zmobilizować się i podjąć wszelkie możliwe działania, które pozwolą im nie tylko skutecznie wdrożyć programy w swoim organizacjach, lecz także sprawnie dostosować je do wymogów przepisów o ochronie danych osobowych. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki nieco ten proces ułatwią.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Informacja o zaległości w ZUS na 0,01 zł wysyłana jest listem poleconym, a najwięksi gracze nie płacą milionowych zadłużeń

    Zadłużenie aktywnych płatników w ZUS rośnie. Rekordzista wśród aktywnych płatników jest zadłużony na ponad 822 mln zł. Czy ZUS może sam zmieniać przepisy? 

    Według danych udostępnionych przez ZUS, na koniec 2023 roku maksymalna kwota zadłużenia aktywnego płatnika wyniosła przeszło 822 mln zł. Rok wcześniej była o 3,5 mln zł mniejsza. Wśród komentujących te dane ekspertów nie brakuje opinii, że dopuszczenie do takiej sytuacji jest skandalem. Z kolei Zakład przekonuje, że sam nie może zmieniać przepisów. Jednak według znawców tematu, ZUS ma odpowiednie narzędzia do ściągania należności i nawet niewielkie kwoty są skutecznie egzekwowane od przedsiębiorców. Do tego po danych widać, że średnie zadłużenie aktywnych płatników wzrosło rok do roku o ponad 3 tys. zł, tj. do wartości blisko 31 tys. zł.

    Czy trzeba płacić ZUS gdy działalność gospodarczą się zawiesi, czy przerwę w biznesie można zrobić tylko raz w roku czy wiele razy

    Działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG można zawiesić pod warunkiem, że nie zatrudnia się pracowników. Dlatego co do zasady nie trzeba dodatkowo załatwiać formalności w ZUS.

    Przestępstwa finansowe. Zorganizowane grupy zajmują się praniem brudnych pieniędzy i korumpowaniem urzędników: co trzeba wiedzieć

    Korupcja, pranie pieniędzy, wyłudzenia, ataki hakerskie – to realne zagrożenia XXI wieku. Obecnie przestępczość finansowa, cyberprzestępczość oraz nowoczesne technologie są mocno ze sobą związane.

    Jak jeździć ekologicznie i oszczędnie. Pięć zasad sprawdzonych w praktyce i zalecanych każdej firmie transportowej

    W dobie rosnących kosztów firm transportowych i spowolnienia gospodarczego ekonomiczna jazda przestała być zjawiskiem sporadycznym, a stała się koniecznością i jednym ze sposobów na redukcję wydatków. Jakie są więc najważniejsze zasady ekonomicznej jazdy? 

    REKLAMA

    Zboża ozime wiosną - jak nawozić dolistnie. 5 kluczowych wskazówek

    Jedną z najefektywniejszych form pielęgnacji (dokarmiania) zbóż ozimych wiosną jest nawożenie dolistne. Dobrze przemyślane działania agrotechniczne wraz z odpowiednim wyborem samego nawozu to korzyść dla roślin, a przede wszystkim dla rolnika. 

    Wakacje składkowe – zmiany w projekcie nowelizacji

    Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) została opublikowana nowa wersja projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która wprowadza tzw. wakacje składkowe. Przewiduje ona m.in. zmiany w zakresie podmiotów uprawnionych do takiej ulgi.

    Firma, która dopuściła do wycieku danych jej klientów traci renomę a także chętnych na zakup jej produktów

    Firmy pracują nad rozwojem marki i jej rozpoznawalnością wiele lat, po czym jedno fatalne zdarzenia burzy cały ten wysiłek. Takim incydentem w naszych czasach jest przede wszystkim wyciek danych klientów. Straconej w ten sposób reputacji marka nie jest w stanie odbudować.

    Zdaniem ZUS należy opłacać składki od wynagrodzenia wspólnika sp. z o.o. za czynności wykonywane na rzecz spółki

    ZUS w swoich najnowszych interpretacjach stwierdził, że wspólnik sp. z o.o., który za czynności wykonywane na rzecz spółki (tj. czynności określone w umowie spółki), bez zawierania ze spółką odrębnej umowy cywilnoprawnej otrzymuje wynagrodzenie, będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi z tego tytułu jako zleceniobiorca.

    REKLAMA

    ARiMR - ostatnie 2 dni na wnioski o dofinansowanie ubezpieczenia zwierząt!

    Zostały ostatnie 2 dni dla rolników na złożenie wniosków o zwrot części kosztów ubezpieczenia zwierząt. Kto może złożyć wniosek o dofinansowanie?

    AI Act zatwierdzony. Kiedy wejdzie w życie? 5 wniosków, które są szczególnie ważne dla firm z sektora biomedycznego

    Znamy już finalny, zaakceptowany przez państwa członkowskie draft AI Act – unijnej ustawy o Sztucznej Inteligencji. Jaki wpływ wywrze ona na działalność firm z sektora biomedycznego? Prezentujemy 5 najważniejszych wniosków. 

    REKLAMA