Największe ryzyko dla danych zaczyna się wewnątrz firmy

• Najczęstsze problemy przy odejściu pracownika
• Analiza cyfrowych śladów
• Czy firma może sprawdzić, co się wydarzyło?
• Dlaczego pierwsze dni są najważniejsze
• Prewencja zamiast reagowania

Najczęstsze problemy przy odejściu pracownika

Przykładowe scenariusze? Handlowiec odchodzi, po czym klienci zaczynają przechodzić do konkurencji. Specjalista eksportuje poufne dokumenty projektowe na prywatny dysk. Pracownik IT przed odejściem usuwa część plików, do których nikt inny nie miał dostępu.

Ryzyko pojawia się najczęściej w kilku powtarzalnych sytuacjach. Jedna z najczęstszych to skopiowanie bazy klientów, co jest nie tylko nieetyczne, ale przede wszystkim zabronione przepisami RODO. Osoby pracujące w sprzedaży lub obsłudze klienta często mają dostęp do cennych informacji: danych klientów, historii kontaktów, warunków handlowych, preferencji zakupowych. Wystarczy kilka minut, aby wyeksportować takie dane z systemu CRM, przesłać je na prywatny e-mail lub zapisać na pendrive.

Kolejnym scenariuszem jest wynoszenie know-how. Mogą to być oferty, dokumentacja projektowa, procedury operacyjne czy materiały opracowywane wewnętrznie latami. Często pracownik nie postrzega tego jako kradzieży, ale traktuje dane jako swoją pracę, którą zabiera ze sobą do nowego miejsca zatrudnienia.

Niezwykle niebezpieczne dla firm jest celowe usuwanie informacji. Przed odejściem pracownik może wykasować pliki, e-maile lub całe katalogi danych, aby utrudnić pracę zespołowi lub zatrzeć ślady wcześniejszych działań. Firma może zorientować się w takiej sytuacji dopiero po czasie, co dodatkowo utrudnia odzyskanie ważnych dokumentów lub dostępu do systemu.

Analiza cyfrowych śladów

Co wtedy? W odzyskaniu kontroli nad danymi i ograniczeniu strat pomóc może informatyka śledcza. Specjalistyczne narzędzia i metody analizy umożliwiają odtworzenie utraconych informacji oraz ustalenie przyczyn incydentu. Bo może go spowodować błąd ludzki, celowe działanie pracownika czy włamanie do systemów informatycznych firmy.

Niezwykle ważne jest, aby materiał dowodowy był zabezpieczony w sposób zgodny z prawem. Prawidłowe zabezpieczenie danych jest szczególnie istotne w przypadku postępowań wewnętrznych czy też w sporach z pracownikiem, ponieważ umożliwia rekonstrukcję zdarzeń, identyfikację osób odpowiedzialnych oraz ocenę zakresu incydentu.

- Przeprowadzenie dokładnej analizy incydentu umożliwia identyfikację luk w zabezpieczeniach i wdrożenie rozwiązań zapobiegawczych przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka podobnych zdarzeń w przyszłości. W efekcie organizacja nie tylko odzyskuje dostęp do kluczowych zasobów informacyjnych, ale także wzmacnia swoje bezpieczeństwo – mówi Karolina Dziok, Computer Forensics Specialist z Mediarecovery.

Czy firma może sprawdzić, co się wydarzyło?

Wielu przedsiębiorców obawia się, że jakiekolwiek działania związane z próbą sprawdzenia, czy pracownik nie nadużył swojego dostępu do danych i nie zachował się nieetycznie lub niezgodnie z przepisami, mogą naruszać prawo lub prywatność pracownika. Tymczasem organizacja ma prawo chronić swoje zasoby, o ile działa w granicach przepisów. Po odejściu pracownika firma może zabezpieczyć służbowy sprzęt, zablokować dostępy do systemów oraz przejąć kontrolę nad firmową skrzynką mailową. To standardowe działania związane z ochroną ciągłości biznesu.

- W większości przypadków można ustalić, czy dane były kopiowane, przesyłane lub usuwane. W ramach informatyki śledczej możemy określić, jakie działania były wykonywane na plikach lub folderach – możemy sprawdzić, czy plik był otwierany, kopiowany, przesyłany, modyfikowany lub usuwany. Analiza umożliwia również ustalić czas operacji, a także osoby, które je wykonywały. Takie możliwości pozwalają nie tylko odtworzyć przebieg zdarzeń, ale także ocenić potencjalne ryzyko wycieku danych lub naruszenia procedur wewnętrznych - wyjaśnia Karolina Dziok i dodaje: - Oczywiście wszystko zależy od warunków, które zastajemy w danej sprawie. Jest wiele czynników, które mogą wpływać na analizę, np. polityki bezpieczeństwa obowiązujące w firmie, konfiguracja systemów, czas od zdarzenia czy to, jak dobrze pracownik ukrył ślady swoich działań.

Dlaczego pierwsze dni są najważniejsze

Czas reakcji ma kluczowe znaczenie, ponieważ im szybciej firma podejmie działania, tym większa szansa na odtworzenie wydarzeń. W pierwszych dniach po odejściu pracownika można sprawdzić historię operacji wykonywanych na plikach, ustalić jakie podłączano zewnętrzne nośniki, a także odzyskać część usuniętych danych, które mogły zostać przypadkowo lub celowo usunięte. Z upływem czasu ślady zaczynają zanikać. Systemy są aktualizowane, urządzenia trafiają do ponownego użycia, a informacje, które mogły stanowić dowód, mogą zostać nadpisane lub utracone bezpowrotnie i przestają być możliwe do odtworzenia.

- Dlatego w informatyce śledczej kluczowa jest reakcja – im szybciej podjęte zostaną działania, tym większa szansa na odzyskanie danych, odtworzenie przebiegu zdarzeń i zabezpieczenie istotnych danych w sprawie – tłumaczy ekspertka.

Oprócz kwestii typowo technicznych, w informatyce śledczej istotne jest zachowanie wartości dowodowej materiału, która jest kluczowa w postępowaniu sądowym czy w sporze pracowniczym. Dlatego jeśli firma nie ma wdrożonych odpowiednich zasad i jej pracownicy nie wiedzą, jak zabezpieczać cyfrowe ślady, warto skorzystać z profesjonalnych usług.

Prewencja zamiast reagowania

Odpowiednie procedury mogą pomóc w zabezpieczeniu firmy i podnieść jej gotowość do zarządzania ryzykiem. Na moment odejścia pracownika powinny być przyszykowane jasne procedury przekazywania obowiązków, obejmujące przegląd dostępu do systemów czy polityki dotyczące korzystania ze sprzętu służbowego. Ma to również wymiar praktyczny, ponieważ, jak mówi Karolina Dziok: - Świadomość, że firma potrafi profesjonalnie zabezpieczać dane i analizować incydenty, działa także prewencyjnie. W wielu przypadkach sama obecność procedur i kontroli ogranicza ryzyko nadużyć.