REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak oszczędzać czas w firmie?

Jak oszczędzać czas w firmie? / Fot. Fotolia
Jak oszczędzać czas w firmie? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wyeliminowanie niepotrzebnych czynności powtarzanych każdego dnia pozwala zaoszczędzić w firmie 5 tysięcy godzin rocznie. Jak to zrobić?

Optymalizacja, usprawnienia, ograniczanie marnotrawstwa. W procesach administracyjnych tkwi taki sam potencjał, jak w procesach produkcyjnych. W obu tych obszarach można uzyskać usprawnienia, które pozwolą poprawić jakość i wydajność pracy oraz wzmocnią pozycję firmy. – Procesy administracyjne, na przepływie informacji zaczynając, a na zamawianiu spinaczy kończąc potrafią generować spore, niepotrzebne koszty. Nie chodzi o to, żeby być zajętym, lecz o to, by wytwarzać wartość – mówi Aneta Lech, ekspertka Staufen Polska, firmy zajmującej się wdrażaniem lean management, czyli „szczupłego zarządzania”.

REKLAMA

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Co się marnuje w administracji?

Czekanie na brakujące informacje, chaotyczna organizacja pracy, działy funkcjonujące jak izolowane wyspy, dublowanie zadań – to tylko niektóre sposoby skutecznego marnowania czasu i energii pracowników w procesach administracyjnych. – Kiedy pracownik wykonuje zadanie, którego oczekuje klient, to wytwarza wartość. Kiedy na przykład czeka na potrzebne informacje, to jest marnotrawstwo. Jeśli chcemy wyeliminować takie sytuacje, powinniśmy myśleć o standaryzacji procesów – wyjaśnia Aneta Lech. Nie chodzi jednak o naszą wygodę, lecz zawsze o tworzenie wartości z punktu widzenia klienta. W przeciwnym razie może się zdarzyć, że będziemy optymalizowali czynności, które w ogóle nie powinny mieć miejsca.

Jakie efekty daje optymalizacja?

5 tysięcy godzin pracy rocznie. Tyle zaoszczędzono dzięki optymalizacji procesu realizacji zleceń dopasowanych do indywidualnych potrzeb klienta w pewnej międzynarodowej firmie z branży finansowej. – Czas realizacji jednego zlecenia zredukowaliśmy o 13 min. Przy ok. 10 tysiącach zleceń na rok daje to ok. 2 tysiące zaoszczędzonych godzin. Czas poświęcony na wyjaśnienia niezgodności i dopytywanie w przypadku każdego zlecenia zredukowaliśmy o ok. 18 min, co dało kolejne 3 tysiące godzin w roku. W sumie, przy 15 osobach zaangażowanych w proces, zmiany przyniosły 20% oszczędności – opowiada Aneta Lech.  W dziale zakupów i zaopatrzenia pewnej firmy eksperci firmy Staufen stwierdzili, że pracownicy byli zaangażowani przede wszystkim w czynności operacyjno-administracyjne. Czynności strategiczne, jak badanie rynku zaopatrzenia i opieka nad dostawcami, stanowiły 10%, a czynności związane z główną działalnością, czyli na przykład realizacja zamówień czy opracowywanie ofert, 46% wszystkich działań. Wynika z tego, że maksymalnie tylko 56% czynności kreowało wartość dodaną. Co pracownicy robili poza tym? – 44% czasu pracy zabierały im czynności poboczne, jak uzupełnianie danych w SAP, aktualizacja danych klientów, prowadzenie korespondencji czy wewnętrzne wyjaśnienia i zapytania. Po analizie okazało się, że 20% czynności można w ogóle wyeliminować – wyjaśnia Aneta Lech. Jakie rezultaty przyniosła optymalizacja? Po zmianach udział czynności strategicznych wzrósł do 35%, a czas przeznaczany na czynności poboczne został zredukowany do 25%. – W powiązaniu z usprawnieniem czynności związanych z działalnością główną uzyskaliśmy 75% czasu pracy kreującej wartość dodaną. Pracownicy mieli więcej czasu na rozwijanie kontaktów z dostawcami czy badanie rynku – dodaje Aneta Lech.

Zobacz też: Jak zatrzymać pracownika w firmie?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak działa „szczupłe zarządzanie”?

Planowanie i synchronizacja działań pozwalają wyeliminować marnotrawstwo i zredukować niepotrzebne koszty. Wdrożenie lean management w procesach administracyjnych w różnych firmach pokazuje, że można uzyskać bardzo wymierne korzyści: wzrost efektywności pracowników o 35%, redukcję czasu przebiegu procesów o 50%, redukcję liczby poprawek i błędów nawet o 70%. – Jednak nie chodzi o krótkoterminowe zmiany, o których wszyscy szybko zapomną i powrócą do utartych schematów. Wdrażanie lean polega na standaryzacji działań i czynności według sprawdzonych recept, ale wymaga też zaangażowania pracowników i przyzwyczajenia do regularnych zmian – mówi ekspertka firmy Staufen. Pracownicy najlepiej widzą, gdzie tworzą się zatory na przykład w przepływie informacji. Nieraz proste, zgłaszane oddolnie rozwiązania pomagają znacznie oszczędzić czas i energię. Wszyscy intuicyjnie dążymy do usprawnienia naszej pracy. Filozofia lean pomaga to wykorzystać.

Zobacz: Jak skutecznie motywować pracowników?

Autorzy: Staufen Polska sp. z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Walka o przetrwanie. W ciągu dekady zniknie większość sklepów internetowych

Na rynku e-commerce, który jest niezwykle konkurencyjny, już w pierwszym roku działalności zanika 5% firm. Po upływie dziesięciu lat nadal funkcjonuje jedynie 37% z nich - informuje wtorkowe wydanie "Rzeczpospolitej".

Handel w dwie niedziele w każdym miesiącu - jest wniosek o odrzucenia projektu nowelizacji

Polska Izba Handlu wnioskuje o odrzucenie w całości poselskiego projektu przywracającego handel w 2 niedziele w miesiącu - wynika z opinii PIH złożonego w trakcie procesu legislacyjnego.

Dzień Matki. Jak wygląda rynek pracy kobiet?

W ciągu ostatnich kilku lat sytuacja kobiet na rynku pracy mocno ewoluowała. Pomimo podejmowania przez firmy działań na rzecz równouprawnienia płci panie bywają niejednokrotnie w nieco gorszej sytuacji zawodowej niż panowie. Jak wygląda rynek pracy kobiet? Czy pracodawcy oferują dodatkowe benefity dla rodziców? Co jest dla nich ważne u pracodawcy?

Pablo Escobar jako znak towarowy? Sąd odmawia

Sąd UE odmówił rejestracji oznaczenia słownego „Pablo Escobar” pod unijnym znakiem towarowym. Sąd uznał je za sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Za bardzo kojarzy się z handlem narkotykami i zbrodnią.

REKLAMA

Ogromne grzywny za niewdrożenie dyrektywy NIS2. Do kiedy trzeba to zrobić?

Dyrektywa Unii Europejskiej w sprawie środków na rzecz wysokiego wspólnego poziomu cyberbezpieczeństwa na terytorium Unii (NIS2) ma duże znaczenie dla poprawy cyberbezpieczeństwa UE. Jej wejście w życie nastąpiło w styczniu 2023 r. - z terminem na dostosowanie niezbędnych do wykonania niniejszej dyrektywy przepisów krajowych do 18 października 2024 r. Kto powinien przygotować się do działania w zgodzie z NIS2-  analizuje Michał Borowiecki, dyrektor Netskope na Polskę i Europę Wschodnią.

Nowa usługa dla indywidualnych przedsiębiorców w aplikacji mObywatel 2.0

W aplikacji mObywatel 2.0 pojawiła się usługa "Firma" skierowana do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jak z niej skorzystać?

Onboarding w hybrydowym modelu pracy

Czym jest onboarding? Jak wygląda w pracy hybrydowej? 

Efekt Marywilskiej i fali pożarów: przedsiębiorcy pytają o ubezpieczenia i podatki pod względem strat

Tragedia tysięcy kupców, którzy prowadzili swoje biznesy często poniżej poziomu ryzyka skłania wielu przedsiębiorców do refleksji nad warunkami w jakich oni sami prowadzą swoją działalność. Efekt Marywilskiej i fali pożarów w ogóle: dwie ważne kwestie, w których doradzają eksperci to rozliczanie strat i inne aspekty podatkowe nieszczęścia oraz skuteczność polis jako zabezpieczenia przed skutkami nieszczęść.

REKLAMA

Jak zbudować dobre „candidate experience”

Czym jest candidate experience? Na co wpływa? Jak zmierzyć candidate experience i jak zbudować dobre?

31 maja 2024 r. upływa ważny termin dla rolników-przedsiębiorców

Do 31 maja 2024 r. należy złożyć zaświadczenie/oświadczenie o nieprzekroczeniu rocznej kwoty granicznej należnego podatku dochodowego za 2023 rok od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

REKLAMA