REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak oszczędzać czas w firmie?

Jak oszczędzać czas w firmie? / Fot. Fotolia
Jak oszczędzać czas w firmie? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wyeliminowanie niepotrzebnych czynności powtarzanych każdego dnia pozwala zaoszczędzić w firmie 5 tysięcy godzin rocznie. Jak to zrobić?

Optymalizacja, usprawnienia, ograniczanie marnotrawstwa. W procesach administracyjnych tkwi taki sam potencjał, jak w procesach produkcyjnych. W obu tych obszarach można uzyskać usprawnienia, które pozwolą poprawić jakość i wydajność pracy oraz wzmocnią pozycję firmy. – Procesy administracyjne, na przepływie informacji zaczynając, a na zamawianiu spinaczy kończąc potrafią generować spore, niepotrzebne koszty. Nie chodzi o to, żeby być zajętym, lecz o to, by wytwarzać wartość – mówi Aneta Lech, ekspertka Staufen Polska, firmy zajmującej się wdrażaniem lean management, czyli „szczupłego zarządzania”.

REKLAMA

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Co się marnuje w administracji?

Czekanie na brakujące informacje, chaotyczna organizacja pracy, działy funkcjonujące jak izolowane wyspy, dublowanie zadań – to tylko niektóre sposoby skutecznego marnowania czasu i energii pracowników w procesach administracyjnych. – Kiedy pracownik wykonuje zadanie, którego oczekuje klient, to wytwarza wartość. Kiedy na przykład czeka na potrzebne informacje, to jest marnotrawstwo. Jeśli chcemy wyeliminować takie sytuacje, powinniśmy myśleć o standaryzacji procesów – wyjaśnia Aneta Lech. Nie chodzi jednak o naszą wygodę, lecz zawsze o tworzenie wartości z punktu widzenia klienta. W przeciwnym razie może się zdarzyć, że będziemy optymalizowali czynności, które w ogóle nie powinny mieć miejsca.

Jakie efekty daje optymalizacja?

5 tysięcy godzin pracy rocznie. Tyle zaoszczędzono dzięki optymalizacji procesu realizacji zleceń dopasowanych do indywidualnych potrzeb klienta w pewnej międzynarodowej firmie z branży finansowej. – Czas realizacji jednego zlecenia zredukowaliśmy o 13 min. Przy ok. 10 tysiącach zleceń na rok daje to ok. 2 tysiące zaoszczędzonych godzin. Czas poświęcony na wyjaśnienia niezgodności i dopytywanie w przypadku każdego zlecenia zredukowaliśmy o ok. 18 min, co dało kolejne 3 tysiące godzin w roku. W sumie, przy 15 osobach zaangażowanych w proces, zmiany przyniosły 20% oszczędności – opowiada Aneta Lech.  W dziale zakupów i zaopatrzenia pewnej firmy eksperci firmy Staufen stwierdzili, że pracownicy byli zaangażowani przede wszystkim w czynności operacyjno-administracyjne. Czynności strategiczne, jak badanie rynku zaopatrzenia i opieka nad dostawcami, stanowiły 10%, a czynności związane z główną działalnością, czyli na przykład realizacja zamówień czy opracowywanie ofert, 46% wszystkich działań. Wynika z tego, że maksymalnie tylko 56% czynności kreowało wartość dodaną. Co pracownicy robili poza tym? – 44% czasu pracy zabierały im czynności poboczne, jak uzupełnianie danych w SAP, aktualizacja danych klientów, prowadzenie korespondencji czy wewnętrzne wyjaśnienia i zapytania. Po analizie okazało się, że 20% czynności można w ogóle wyeliminować – wyjaśnia Aneta Lech. Jakie rezultaty przyniosła optymalizacja? Po zmianach udział czynności strategicznych wzrósł do 35%, a czas przeznaczany na czynności poboczne został zredukowany do 25%. – W powiązaniu z usprawnieniem czynności związanych z działalnością główną uzyskaliśmy 75% czasu pracy kreującej wartość dodaną. Pracownicy mieli więcej czasu na rozwijanie kontaktów z dostawcami czy badanie rynku – dodaje Aneta Lech.

Zobacz też: Jak zatrzymać pracownika w firmie?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak działa „szczupłe zarządzanie”?

Planowanie i synchronizacja działań pozwalają wyeliminować marnotrawstwo i zredukować niepotrzebne koszty. Wdrożenie lean management w procesach administracyjnych w różnych firmach pokazuje, że można uzyskać bardzo wymierne korzyści: wzrost efektywności pracowników o 35%, redukcję czasu przebiegu procesów o 50%, redukcję liczby poprawek i błędów nawet o 70%. – Jednak nie chodzi o krótkoterminowe zmiany, o których wszyscy szybko zapomną i powrócą do utartych schematów. Wdrażanie lean polega na standaryzacji działań i czynności według sprawdzonych recept, ale wymaga też zaangażowania pracowników i przyzwyczajenia do regularnych zmian – mówi ekspertka firmy Staufen. Pracownicy najlepiej widzą, gdzie tworzą się zatory na przykład w przepływie informacji. Nieraz proste, zgłaszane oddolnie rozwiązania pomagają znacznie oszczędzić czas i energię. Wszyscy intuicyjnie dążymy do usprawnienia naszej pracy. Filozofia lean pomaga to wykorzystać.

Zobacz: Jak skutecznie motywować pracowników?

Autorzy: Staufen Polska sp. z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    REKLAMA

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    REKLAMA

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    Kończy się najostrzejsza zima od 50 lat. Prawie 5 mln zwierząt hodowlanych zginęło z głodu w Mongolii

    Dobiegająca końca zima w Mongolii, najostrzejsza od pół wieku, doprowadziła do śmierci niemal 5 mln kóz, owiec i koni, które nie są w stanie dotrzeć do pożywienia. To duży cios w gospodarkę kraju zamieszkanego przez ok. 3,3 mln ludzi, z których ok. 300 tys. utrzymuje się z hodowli zwierząt - podkreśliło Radio Swoboda.

    REKLAMA