Jak oszczędzać czas w firmie?

• Co się marnuje w administracji?
• Jakie efekty daje optymalizacja?
• Jak działa „szczupłe zarządzanie”?

Optymalizacja, usprawnienia, ograniczanie marnotrawstwa. W procesach administracyjnych tkwi taki sam potencjał, jak w procesach produkcyjnych. W obu tych obszarach można uzyskać usprawnienia, które pozwolą poprawić jakość i wydajność pracy oraz wzmocnią pozycję firmy. – Procesy administracyjne, na przepływie informacji zaczynając, a na zamawianiu spinaczy kończąc potrafią generować spore, niepotrzebne koszty. Nie chodzi o to, żeby być zajętym, lecz o to, by wytwarzać wartość – mówi Aneta Lech, ekspertka Staufen Polska, firmy zajmującej się wdrażaniem lean management, czyli „szczupłego zarządzania”.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Co się marnuje w administracji?

Czekanie na brakujące informacje, chaotyczna organizacja pracy, działy funkcjonujące jak izolowane wyspy, dublowanie zadań – to tylko niektóre sposoby skutecznego marnowania czasu i energii pracowników w procesach administracyjnych. – Kiedy pracownik wykonuje zadanie, którego oczekuje klient, to wytwarza wartość. Kiedy na przykład czeka na potrzebne informacje, to jest marnotrawstwo. Jeśli chcemy wyeliminować takie sytuacje, powinniśmy myśleć o standaryzacji procesów – wyjaśnia Aneta Lech. Nie chodzi jednak o naszą wygodę, lecz zawsze o tworzenie wartości z punktu widzenia klienta. W przeciwnym razie może się zdarzyć, że będziemy optymalizowali czynności, które w ogóle nie powinny mieć miejsca.

Jakie efekty daje optymalizacja?

5 tysięcy godzin pracy rocznie. Tyle zaoszczędzono dzięki optymalizacji procesu realizacji zleceń dopasowanych do indywidualnych potrzeb klienta w pewnej międzynarodowej firmie z branży finansowej. – Czas realizacji jednego zlecenia zredukowaliśmy o 13 min. Przy ok. 10 tysiącach zleceń na rok daje to ok. 2 tysiące zaoszczędzonych godzin. Czas poświęcony na wyjaśnienia niezgodności i dopytywanie w przypadku każdego zlecenia zredukowaliśmy o ok. 18 min, co dało kolejne 3 tysiące godzin w roku. W sumie, przy 15 osobach zaangażowanych w proces, zmiany przyniosły 20% oszczędności – opowiada Aneta Lech.  W dziale zakupów i zaopatrzenia pewnej firmy eksperci firmy Staufen stwierdzili, że pracownicy byli zaangażowani przede wszystkim w czynności operacyjno-administracyjne. Czynności strategiczne, jak badanie rynku zaopatrzenia i opieka nad dostawcami, stanowiły 10%, a czynności związane z główną działalnością, czyli na przykład realizacja zamówień czy opracowywanie ofert, 46% wszystkich działań. Wynika z tego, że maksymalnie tylko 56% czynności kreowało wartość dodaną. Co pracownicy robili poza tym? – 44% czasu pracy zabierały im czynności poboczne, jak uzupełnianie danych w SAP, aktualizacja danych klientów, prowadzenie korespondencji czy wewnętrzne wyjaśnienia i zapytania. Po analizie okazało się, że 20% czynności można w ogóle wyeliminować – wyjaśnia Aneta Lech. Jakie rezultaty przyniosła optymalizacja? Po zmianach udział czynności strategicznych wzrósł do 35%, a czas przeznaczany na czynności poboczne został zredukowany do 25%. – W powiązaniu z usprawnieniem czynności związanych z działalnością główną uzyskaliśmy 75% czasu pracy kreującej wartość dodaną. Pracownicy mieli więcej czasu na rozwijanie kontaktów z dostawcami czy badanie rynku – dodaje Aneta Lech.

Zobacz też: Jak zatrzymać pracownika w firmie?

Jak działa „szczupłe zarządzanie”?

Planowanie i synchronizacja działań pozwalają wyeliminować marnotrawstwo i zredukować niepotrzebne koszty. Wdrożenie lean management w procesach administracyjnych w różnych firmach pokazuje, że można uzyskać bardzo wymierne korzyści: wzrost efektywności pracowników o 35%, redukcję czasu przebiegu procesów o 50%, redukcję liczby poprawek i błędów nawet o 70%. – Jednak nie chodzi o krótkoterminowe zmiany, o których wszyscy szybko zapomną i powrócą do utartych schematów. Wdrażanie lean polega na standaryzacji działań i czynności według sprawdzonych recept, ale wymaga też zaangażowania pracowników i przyzwyczajenia do regularnych zmian – mówi ekspertka firmy Staufen. Pracownicy najlepiej widzą, gdzie tworzą się zatory na przykład w przepływie informacji. Nieraz proste, zgłaszane oddolnie rozwiązania pomagają znacznie oszczędzić czas i energię. Wszyscy intuicyjnie dążymy do usprawnienia naszej pracy. Filozofia lean pomaga to wykorzystać.

Zobacz: Jak skutecznie motywować pracowników?

Autorzy: Staufen Polska sp. z o.o.