REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak oszczędzać czas w firmie?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak oszczędzać czas w firmie? / Fot. Fotolia
Jak oszczędzać czas w firmie? / Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Wyeliminowanie niepotrzebnych czynności powtarzanych każdego dnia pozwala zaoszczędzić w firmie 5 tysięcy godzin rocznie. Jak to zrobić?

Optymalizacja, usprawnienia, ograniczanie marnotrawstwa. W procesach administracyjnych tkwi taki sam potencjał, jak w procesach produkcyjnych. W obu tych obszarach można uzyskać usprawnienia, które pozwolą poprawić jakość i wydajność pracy oraz wzmocnią pozycję firmy. – Procesy administracyjne, na przepływie informacji zaczynając, a na zamawianiu spinaczy kończąc potrafią generować spore, niepotrzebne koszty. Nie chodzi o to, żeby być zajętym, lecz o to, by wytwarzać wartość – mówi Aneta Lech, ekspertka Staufen Polska, firmy zajmującej się wdrażaniem lean management, czyli „szczupłego zarządzania”.

REKLAMA

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Co się marnuje w administracji?

Czekanie na brakujące informacje, chaotyczna organizacja pracy, działy funkcjonujące jak izolowane wyspy, dublowanie zadań – to tylko niektóre sposoby skutecznego marnowania czasu i energii pracowników w procesach administracyjnych. – Kiedy pracownik wykonuje zadanie, którego oczekuje klient, to wytwarza wartość. Kiedy na przykład czeka na potrzebne informacje, to jest marnotrawstwo. Jeśli chcemy wyeliminować takie sytuacje, powinniśmy myśleć o standaryzacji procesów – wyjaśnia Aneta Lech. Nie chodzi jednak o naszą wygodę, lecz zawsze o tworzenie wartości z punktu widzenia klienta. W przeciwnym razie może się zdarzyć, że będziemy optymalizowali czynności, które w ogóle nie powinny mieć miejsca.

Jakie efekty daje optymalizacja?

5 tysięcy godzin pracy rocznie. Tyle zaoszczędzono dzięki optymalizacji procesu realizacji zleceń dopasowanych do indywidualnych potrzeb klienta w pewnej międzynarodowej firmie z branży finansowej. – Czas realizacji jednego zlecenia zredukowaliśmy o 13 min. Przy ok. 10 tysiącach zleceń na rok daje to ok. 2 tysiące zaoszczędzonych godzin. Czas poświęcony na wyjaśnienia niezgodności i dopytywanie w przypadku każdego zlecenia zredukowaliśmy o ok. 18 min, co dało kolejne 3 tysiące godzin w roku. W sumie, przy 15 osobach zaangażowanych w proces, zmiany przyniosły 20% oszczędności – opowiada Aneta Lech.  W dziale zakupów i zaopatrzenia pewnej firmy eksperci firmy Staufen stwierdzili, że pracownicy byli zaangażowani przede wszystkim w czynności operacyjno-administracyjne. Czynności strategiczne, jak badanie rynku zaopatrzenia i opieka nad dostawcami, stanowiły 10%, a czynności związane z główną działalnością, czyli na przykład realizacja zamówień czy opracowywanie ofert, 46% wszystkich działań. Wynika z tego, że maksymalnie tylko 56% czynności kreowało wartość dodaną. Co pracownicy robili poza tym? – 44% czasu pracy zabierały im czynności poboczne, jak uzupełnianie danych w SAP, aktualizacja danych klientów, prowadzenie korespondencji czy wewnętrzne wyjaśnienia i zapytania. Po analizie okazało się, że 20% czynności można w ogóle wyeliminować – wyjaśnia Aneta Lech. Jakie rezultaty przyniosła optymalizacja? Po zmianach udział czynności strategicznych wzrósł do 35%, a czas przeznaczany na czynności poboczne został zredukowany do 25%. – W powiązaniu z usprawnieniem czynności związanych z działalnością główną uzyskaliśmy 75% czasu pracy kreującej wartość dodaną. Pracownicy mieli więcej czasu na rozwijanie kontaktów z dostawcami czy badanie rynku – dodaje Aneta Lech.

Zobacz też: Jak zatrzymać pracownika w firmie?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak działa „szczupłe zarządzanie”?

Planowanie i synchronizacja działań pozwalają wyeliminować marnotrawstwo i zredukować niepotrzebne koszty. Wdrożenie lean management w procesach administracyjnych w różnych firmach pokazuje, że można uzyskać bardzo wymierne korzyści: wzrost efektywności pracowników o 35%, redukcję czasu przebiegu procesów o 50%, redukcję liczby poprawek i błędów nawet o 70%. – Jednak nie chodzi o krótkoterminowe zmiany, o których wszyscy szybko zapomną i powrócą do utartych schematów. Wdrażanie lean polega na standaryzacji działań i czynności według sprawdzonych recept, ale wymaga też zaangażowania pracowników i przyzwyczajenia do regularnych zmian – mówi ekspertka firmy Staufen. Pracownicy najlepiej widzą, gdzie tworzą się zatory na przykład w przepływie informacji. Nieraz proste, zgłaszane oddolnie rozwiązania pomagają znacznie oszczędzić czas i energię. Wszyscy intuicyjnie dążymy do usprawnienia naszej pracy. Filozofia lean pomaga to wykorzystać.

Zobacz: Jak skutecznie motywować pracowników?

Autorzy: Staufen Polska sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA