REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na czym polega strategiczne zarządzanie projektami?

Jak podejść w swojej firmie do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami i ile to może kosztować?
Jak podejść w swojej firmie do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami i ile to może kosztować?

REKLAMA

REKLAMA

Strategiczne zarządzanie projektami ma kluczowy wpływ na główne procesy organizacji oraz efektywność jej wyników. Na wyodrębnienie kluczowych projektów, oraz ich skuteczną realizację składa się kilka czynników.

Czym jest Strategiczna Karta Wyników?

REKLAMA

Kilkanaście lat temu wielką popularność w dziedzinie zarządzania zdobyła Strategiczna Karta Wyników (Balanced Scorecard). Po jakimś czasie jej popularność istotnie zmalała, ale obecnie znów w wielu firmach można zaobserwować powrót do tej koncepcji.

Strategiczna Karta Wyników powstała jako odpowiedź na problem wielu organizacji, który polegał na tym, że bardzo często miały one opracowane dobre strategie biznesowe ale nie potrafiły skutecznie wdrożyć ich w życie.

Ogólna koncepcja Strategicznej Karty Wyników jest prosta – definiujemy cele strategiczne firmy, dla celów formułujemy KPI które w postaci parametrów liczbowych konkretyzują efekty, i wreszcie identyfikujemy projekty które mówią, jak zamierzamy zrealizować nasze cele strategiczne. Tak zaprojektowaną Strategiczną Kartę Wyników firmy dekomponujemy następnie w dół struktury organizacyjnej na piony, departamenty itp. Przy czym struktura karty na każdym poziomie pozostaje taka sama, zmieniają się jedynie cele, KPI i projekty. Wielką zaletą SKW jest to, że wszystkie obszary organizacji dokładnie wiedzą co mają robić, aby skutecznie wesprzeć realizację strategii firmy.

Przykład Strategicznej Karty Wyników pokazano na ilustracji poniżej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
karta wyników

Strategiczna Karta Wyników - wzór

Projekty operacyjne

REKLAMA

To czy firma posiada Strategiczną Kartę Wyników czy nie, nie oznacza\, że firma nie może realizować innych projektów niż takie, które są powiązane z celami strategicznymi. Dla łatwiejszego przedstawienia koncepcji strategicznego zarządzania projektami nazwijmy projekty, które wspierają realizację celów strategicznych firmy projektami strategicznymi a pozostałe projekty- projektami operacyjnymi.

Najlepsze współczesne systemy IT dedykowane do zarządzania projektami, wspierają powiązanie celów strategicznych firmy z projektami oraz w czytelny sposób pokazują, w jakim stopniu dany projekt wspiera realizację konkretnego celu strategicznego. Poziom wsparcia realizacji celu strategicznego może być jednym z czynników, które pozwolą nadać projektom odpowiednie priorytety.

Główne elementy strategicznego zarządzania projektami

REKLAMA

Przed omówieniem strategicznych aspektów zarządzania projektami zastanówmy się nad plusami i minusami samego zarządzania projektami. Zdecydowanie można stwierdzić, że plusów dla danego przedsiębiorstwa jest tu znacznie więcej. Większość celów strategicznych firmy jest adresowana właśnie poprzez realizację konkretnych projektów.

W tym przypadku plusem jest to, że każdy projekt ma czytelnie zdefiniowany cel do osiągnięcia oraz określone ramy czasowe i finansowe pozwalające go osiągnąć. Kolejny plus zarządzania projektami to działanie w uporządkowany sposób podczas realizacji celów, co pozwala efektywnie wykorzystywać zasoby. Ważnym argumentem zarządzania projektami jest fakt działania według określonego planu. Plan pozwala na koordynację działań, ale daje też zarządowi firmy komfort, że wiadomo na jakim etapie realizacji celów jesteśmy – gdyby nie było planów, wiedzielibyśmy jedynie , że „z grubsza” zmierzamy w dobrym kierunku. Co do minusów zarządzania projektami to jedyny o którym warto wspomnieć i na który często narzekają ludzie, to tzw. administracyjna praca potrzebna na zarządzanie projektami. Jednak w rzeczywistości, gdy tę administrację ograniczymy do minimum to to minimum i tak przynosi nam szereg korzyści bo daje poczucie pracy w określonym porządku. W każdej pracy grupowej określone minimum administracji jest potrzebne i wartościowe.

Elementy zarządzania strategicznego

Jak zostało powiedziane wcześniej, najważniejszym elementem jest czytelne powiązanie celów strategicznych firmy z projektami. Natomiast na sukces składają się jeszcze pozostałe czynniki, są to dodatkowe elementy, które są niezwykle przydatne w strategicznym zarządzaniu projektami:

1. Skorzystaj ze Scoringu i wybieraj tylko najlepsze pomysły do realizacji

Na corocznej konferencji IPMA szereg firm, które prezentowały swoje osiągnięcia w zakresie zarządzania projektami przyznało, że w momencie gdy realizowane w firmie projekty zostały przyporządkowane do celów strategicznych, pozostały „osierocone” projekty, które nie pasowały do żadnego celu. Bywało, że odsetek „osieroconych” projektów sięgał nawet 40%. W praktyce przykład ten oznacza, że proces podejmowania decyzji o uruchamianiu kolejnych projektów nie zawsze jest przemyślany. Badania wyraźnie pokazują, że organizacje, które potrafią dobrze formułować priorytety, robią mniej projektów w tym samym czasie ale skuteczniej osiągają założone cele. Jeśli chcemy poprawić proces selekcji pomysłów oraz lepiej definiować priorytety warto zastanowić się nad wdrożeniem w firmie scoringu, który wesprze zarząd w definiowaniu priorytetów. Na poniższej ilustracji pokazano atrakcyjność projektów w portfelu New Product Development po ich obiektywnej ocenie modelem scoringowym.

1. Upewnij się, że projekty strategiczne mają zasoby potrzebne do ich realizacji

Strategiczne projekty muszą mieć zapewnione adekwatne zasoby do ich realizacji. Jednak w niektórych organizacjach można zaobserwować sytuacje, kiedy pracownicy narzekają na zbyt duże obciążenie pracą projektową. Można odnieść wrażenie, że często zarząd firmy naciska na uruchamianie kolejnych projektów nie słuchając „głosu organizacji”. Warto być wtedy obiektywnym korzystając z efektywnego narzędzia dedykowanego Zarządowi Firmy, które zobrazuje, jakie jest aktualne obciążenie pracowników pracą projektową i czy są oni w stanie zaabsorbować kolejny projekt do realizacji.

2. Regularnie monitoruj sytuację związaną z realizacją projektów strategicznych

Zarząd firmy powinien dołożyć starań, aby realizacja projektów strategicznych nie straciła właściwego momentum i aby nie rozwlekały się one w czasie. Jeśli projekty zaczynają rozwlekać się w czasie, a zarząd firmy nie reaguje na to odpowiednio tzn., że te projekty w praktyce nie mają dla firmy strategicznego znaczenia. Z pewnością pomocne jest tutaj ustawienie w firmie regularnych, cyklicznych przeglądów projektów strategicznych. Jeśli kierownicy projektów wiedzą, że ich projekty będą przeglądane i analizowane przez zarząd firmy to dołożą starań, aby te projekty były dobrze realizowane. Poniższa ilustracja pokazuje executive summary dotyczące aktualnego statusu realizacji projektów strategicznych.

1. Zastosuj „tradycyjne” narzędzia do efektywnego zarządzania projektami strategicznymi

Jeśli chodzi o planowanie i zarządzanie realizacją pojedynczego projektu, który zaliczany jest w organizacji do projektów strategicznych to nie powinno ono się różnić od zarządzania projektami operacyjnymi w organizacji. Każdy z takich projektów powinien mieć stworzony business case, plan oraz powinniśmy regularnie monitorować jak wygląda realizacja projektu w stosunku do planu. Poniższe dwie ilustracje pokazują przykładowe zarządzanie zadaniami na projekcie strategicznym oraz harmonogramem przy pomocy wykresu Gantta.

Gantta 1

Przykładowe zarządzanie zadaniami na projekcie strategicznym

Gantta 2

Przykładowe zarządzanie harmonogramem przy pomocy wykresu Gantta

Strategiczne zarządzanie projektami wykonywane w organizacji zgodnie z opisanymi powyżej rekomendacjami z pewnością przyniesie organizacji wiele korzyści. Zapamiętajmy, że lepiej robić mniej ale dobrze i skupić się na dobrze określonych priorytetach.

Korzyści z wdrożenia strategicznego podejścia do zarządzania projektami

Strategiczne podejście do zarządzania projektami pozwala przede wszystkim w strukturalny sposób skupić się na właściwych priorytetach. W czasach nasilonej konkurencji i dynamicznych zmian na rynku jedynym wyjściem dla osiągnięcia sukcesu jest umiejętność dokonywania właściwych wyborów – które stają się priorytetami – i umiejętne zarządzanie nimi. Zarządy firm nie mają czasu, a też nie ma takiej potrzeby, aby interesować się detalami na realizowanych przez firmę projektach. Zarządy potrzebują koncentrować swoją uwagę na strategicznych aspektach realizowanego portfela projektów a pracę operacyjną pozostawić zespołom projektowym.

Jak podejść w swojej firmie do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami i ile to może kosztować?

Zacznijmy od końcówki pytania. Strategiczne zarządzanie projektami może wymagać, ale nie koniecznie, wdrożenia dedykowanego systemu do zarządzania projektami. Jeśli w organizacji nie mamy kompetencji w tym zakresie to- albo warto je pozyskać, albo wesprzeć się dobrą firmą doradczą. Bazując na osobistych doświadczeniach, średniej wielkości firmy mocno szacunkowy budżet na system i doradztwo w granicach 200 – 250 tys. zł i będzie to wystarczające. Samo podejście do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami powinno być projektem, który ma jasno określony cel, harmonogram, zasoby oraz kamienie milowe pozwalające monitorować status wdrożenia. Po zakończeniu takiego projektu wejdziemy w etap tzw. continouous improvement czyli ciągłego doskonalenia – obserwowania co jest skuteczne a co nie i wdrażania ciągłych usprawnień. W niniejszym artykule opisano kilka dobrych praktyk strategicznego zarządzania projektami które warto wykorzystać decydując się na takie wdrożenie.

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu Flexiproject.pl

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Opłata roczna BDO w 2024 r. W lutym upływa ważny termin

    Przedsiębiorcy wpisani do Bazy Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (BDO) powinni pamiętać o uiszczeniu opłaty rocznej. Jaki jest termin na wniesienie opłaty w 2024 roku?

    ESG jako klucz do zrównoważonego biznesu

    W czasach, gdzie zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna stają się kluczowymi determinantami sukcesu przedsiębiorstw, Beata Drzazga założyciel BetaMed SA i inicjator wielu projektów zarówno w kraju, jak i za granicą, dzieli się swoim doświadczeniem i przemyśleniami na temat wprowadzania zasad ESG (Environmental, Social, and Governance) w praktyce biznesowej.

    Przedsiębiorcy lepiej oceniają koniunkturę więc śmielej kupują samochody. W 2024 r. wróciła niechęć do elektryków

    W 2024 roku zakupem samochodu zainteresowany jest co czwarty przedsiębiorca. To podobnie jak przed dwunastoma miesiącami. Wynik w 2024 r. może być w rzeczywistości jeszcze lepszy, ponieważ 16 proc. ankietowanych nie umiało na etapie badania jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o zamiar zakupu samochodu.

    KAS: uwaga na podrobione, nielegalne środki ochrony roślin

    Rozpoczęła się właśnie VI. edycja kampanii edukacyjnej Krajowej Administracji Skarbowej, Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa, Policji oraz Polskiego Stowarzyszenia Ochrony Roślin przestrzegającej przed oszustami oferującymi nielegalne, w tym podrobione, środki ochrony roślin. Kampania prowadzona jest pod hasłem „Kupując podróbki, tracisz wiele razy!". 

    REKLAMA

    Rejestracja spółek od A do Z. Sprawdź nasz poradnik!

    W dzisiejszych czasach coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Niektórzy robią to w pojedynkę, inni proponują współpracę znajomym lub prosperującym przedsiębiorcom. W ten sposób powstają spółki, wymagające odpowiedzialnej opieki prawnej i księgowości. Sprawdź, od czego zacząć!

    Protesty rolników w całej Europie. Jakie są powody? O co im chodzi?

    Protesty rolników trwają od kilku tygodniu w wielu krajach europejskich, m.in. w Niemczech, Francji, Włoszech, Grecji, Czechach i na Węgrzech. Rolnicy protestują przeciwko niskim cenom produktów rolnych, Europejskiemu Zielonemu Ładowi i taniemu importowi produktów rolniczych spoza Unii Europejskiej.

    Pompa ciepła, magazyn energii, fotowoltaika teraz dostępne w leasingu europejskim dla sklepów, punktów usługowych i rolników

    Teraz przedsiębiorcy, małe i średnie firmy produkcyjne, sklepy, salony samochodowe czy rolnicy, mogą ubiegać się o leasing pojazdów elektrycznych, instalacji fotowoltaicznych, pomp ciepła, magazynów energii oraz maszyn i urządzeń na atrakcyjnych warunkach. Są nowe środki finansowe pozwalające zwiększyć ofertę – i to na korzystniejszych niż uprzednio warunkach.

    Aplikacje chmurowe ułatwiają pracę firmom, ale i ściągają na nie niebezpieczeństwa, których menadżerowie najczęściej nie są świadomi

    Wszechobecne aplikacje chmurowe pozwalają firmie z Warszawy bez wysiłku współpracować z zespołem z Londynie, organizując spotkania wideo, podczas których analizuje się dane, a nawet realizować skomplikowane zadania związane z zarządzaniem projektami. 

    REKLAMA

    Produkcja piwa w Polsce zmalała, ale wciąż jesteśmy w czołówce w UE. Rekordową ilość piwa produkują... Niemcy

    Produkcja piwa w Polsce zmalała. Pomiędzy 2022 a 2023 r. spadła o 2 mln hl. Wzrosły koszty produkcji, więc przedsiębiorcy szukają oszczędności. 

    Czy wkrótce biznes przeniesie się w kosmos? Już teraz można odbyć turystyczny lot na orbitę

    Niezwykły postęp technologiczny, którego świadkami jesteśmy rozbudza wyobraźnię o eksploracji kosmosu. Czy już wkrótce biznes przeniesie się w przestrzeń międzygwiezdną? Czy przemysł kosmiczny stanie się domeną prywatną? 

    REKLAMA