Na czym polega strategiczne zarządzanie projektami?

Czym jest Strategiczna Karta Wyników?

Kilkanaście lat temu wielką popularność w dziedzinie zarządzania zdobyła Strategiczna Karta Wyników (Balanced Scorecard). Po jakimś czasie jej popularność istotnie zmalała, ale obecnie znów w wielu firmach można zaobserwować powrót do tej koncepcji.

Strategiczna Karta Wyników powstała jako odpowiedź na problem wielu organizacji, który polegał na tym, że bardzo często miały one opracowane dobre strategie biznesowe ale nie potrafiły skutecznie wdrożyć ich w życie.

Ogólna koncepcja Strategicznej Karty Wyników jest prosta – definiujemy cele strategiczne firmy, dla celów formułujemy KPI które w postaci parametrów liczbowych konkretyzują efekty, i wreszcie identyfikujemy projekty które mówią, jak zamierzamy zrealizować nasze cele strategiczne. Tak zaprojektowaną Strategiczną Kartę Wyników firmy dekomponujemy następnie w dół struktury organizacyjnej na piony, departamenty itp. Przy czym struktura karty na każdym poziomie pozostaje taka sama, zmieniają się jedynie cele, KPI i projekty. Wielką zaletą SKW jest to, że wszystkie obszary organizacji dokładnie wiedzą co mają robić, aby skutecznie wesprzeć realizację strategii firmy.

Przykład Strategicznej Karty Wyników pokazano na ilustracji poniżej:

Projekty operacyjne

To czy firma posiada Strategiczną Kartę Wyników czy nie, nie oznacza\, że firma nie może realizować innych projektów niż takie, które są powiązane z celami strategicznymi. Dla łatwiejszego przedstawienia koncepcji strategicznego zarządzania projektami nazwijmy projekty, które wspierają realizację celów strategicznych firmy projektami strategicznymi a pozostałe projekty- projektami operacyjnymi.

Najlepsze współczesne systemy IT dedykowane do zarządzania projektami, wspierają powiązanie celów strategicznych firmy z projektami oraz w czytelny sposób pokazują, w jakim stopniu dany projekt wspiera realizację konkretnego celu strategicznego. Poziom wsparcia realizacji celu strategicznego może być jednym z czynników, które pozwolą nadać projektom odpowiednie priorytety.

Główne elementy strategicznego zarządzania projektami

Przed omówieniem strategicznych aspektów zarządzania projektami zastanówmy się nad plusami i minusami samego zarządzania projektami. Zdecydowanie można stwierdzić, że plusów dla danego przedsiębiorstwa jest tu znacznie więcej. Większość celów strategicznych firmy jest adresowana właśnie poprzez realizację konkretnych projektów.

W tym przypadku plusem jest to, że każdy projekt ma czytelnie zdefiniowany cel do osiągnięcia oraz określone ramy czasowe i finansowe pozwalające go osiągnąć. Kolejny plus zarządzania projektami to działanie w uporządkowany sposób podczas realizacji celów, co pozwala efektywnie wykorzystywać zasoby. Ważnym argumentem zarządzania projektami jest fakt działania według określonego planu. Plan pozwala na koordynację działań, ale daje też zarządowi firmy komfort, że wiadomo na jakim etapie realizacji celów jesteśmy – gdyby nie było planów, wiedzielibyśmy jedynie , że „z grubsza” zmierzamy w dobrym kierunku. Co do minusów zarządzania projektami to jedyny o którym warto wspomnieć i na który często narzekają ludzie, to tzw. administracyjna praca potrzebna na zarządzanie projektami. Jednak w rzeczywistości, gdy tę administrację ograniczymy do minimum to to minimum i tak przynosi nam szereg korzyści bo daje poczucie pracy w określonym porządku. W każdej pracy grupowej określone minimum administracji jest potrzebne i wartościowe.

Elementy zarządzania strategicznego

Jak zostało powiedziane wcześniej, najważniejszym elementem jest czytelne powiązanie celów strategicznych firmy z projektami. Natomiast na sukces składają się jeszcze pozostałe czynniki, są to dodatkowe elementy, które są niezwykle przydatne w strategicznym zarządzaniu projektami:

1. Skorzystaj ze Scoringu i wybieraj tylko najlepsze pomysły do realizacji

Na corocznej konferencji IPMA szereg firm, które prezentowały swoje osiągnięcia w zakresie zarządzania projektami przyznało, że w momencie gdy realizowane w firmie projekty zostały przyporządkowane do celów strategicznych, pozostały „osierocone” projekty, które nie pasowały do żadnego celu. Bywało, że odsetek „osieroconych” projektów sięgał nawet 40%. W praktyce przykład ten oznacza, że proces podejmowania decyzji o uruchamianiu kolejnych projektów nie zawsze jest przemyślany. Badania wyraźnie pokazują, że organizacje, które potrafią dobrze formułować priorytety, robią mniej projektów w tym samym czasie ale skuteczniej osiągają założone cele. Jeśli chcemy poprawić proces selekcji pomysłów oraz lepiej definiować priorytety warto zastanowić się nad wdrożeniem w firmie scoringu, który wesprze zarząd w definiowaniu priorytetów. Na poniższej ilustracji pokazano atrakcyjność projektów w portfelu New Product Development po ich obiektywnej ocenie modelem scoringowym.

1. Upewnij się, że projekty strategiczne mają zasoby potrzebne do ich realizacji

Strategiczne projekty muszą mieć zapewnione adekwatne zasoby do ich realizacji. Jednak w niektórych organizacjach można zaobserwować sytuacje, kiedy pracownicy narzekają na zbyt duże obciążenie pracą projektową. Można odnieść wrażenie, że często zarząd firmy naciska na uruchamianie kolejnych projektów nie słuchając „głosu organizacji”. Warto być wtedy obiektywnym korzystając z efektywnego narzędzia dedykowanego Zarządowi Firmy, które zobrazuje, jakie jest aktualne obciążenie pracowników pracą projektową i czy są oni w stanie zaabsorbować kolejny projekt do realizacji.

2. Regularnie monitoruj sytuację związaną z realizacją projektów strategicznych

Zarząd firmy powinien dołożyć starań, aby realizacja projektów strategicznych nie straciła właściwego momentum i aby nie rozwlekały się one w czasie. Jeśli projekty zaczynają rozwlekać się w czasie, a zarząd firmy nie reaguje na to odpowiednio tzn., że te projekty w praktyce nie mają dla firmy strategicznego znaczenia. Z pewnością pomocne jest tutaj ustawienie w firmie regularnych, cyklicznych przeglądów projektów strategicznych. Jeśli kierownicy projektów wiedzą, że ich projekty będą przeglądane i analizowane przez zarząd firmy to dołożą starań, aby te projekty były dobrze realizowane. Poniższa ilustracja pokazuje executive summary dotyczące aktualnego statusu realizacji projektów strategicznych.

1. Zastosuj „tradycyjne” narzędzia do efektywnego zarządzania projektami strategicznymi

Jeśli chodzi o planowanie i zarządzanie realizacją pojedynczego projektu, który zaliczany jest w organizacji do projektów strategicznych to nie powinno ono się różnić od zarządzania projektami operacyjnymi w organizacji. Każdy z takich projektów powinien mieć stworzony business case, plan oraz powinniśmy regularnie monitorować jak wygląda realizacja projektu w stosunku do planu. Poniższe dwie ilustracje pokazują przykładowe zarządzanie zadaniami na projekcie strategicznym oraz harmonogramem przy pomocy wykresu Gantta.

Strategiczne zarządzanie projektami wykonywane w organizacji zgodnie z opisanymi powyżej rekomendacjami z pewnością przyniesie organizacji wiele korzyści. Zapamiętajmy, że lepiej robić mniej ale dobrze i skupić się na dobrze określonych priorytetach.

Korzyści z wdrożenia strategicznego podejścia do zarządzania projektami

Strategiczne podejście do zarządzania projektami pozwala przede wszystkim w strukturalny sposób skupić się na właściwych priorytetach. W czasach nasilonej konkurencji i dynamicznych zmian na rynku jedynym wyjściem dla osiągnięcia sukcesu jest umiejętność dokonywania właściwych wyborów – które stają się priorytetami – i umiejętne zarządzanie nimi. Zarządy firm nie mają czasu, a też nie ma takiej potrzeby, aby interesować się detalami na realizowanych przez firmę projektach. Zarządy potrzebują koncentrować swoją uwagę na strategicznych aspektach realizowanego portfela projektów a pracę operacyjną pozostawić zespołom projektowym.

Jak podejść w swojej firmie do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami i ile to może kosztować?

Zacznijmy od końcówki pytania. Strategiczne zarządzanie projektami może wymagać, ale nie koniecznie, wdrożenia dedykowanego systemu do zarządzania projektami. Jeśli w organizacji nie mamy kompetencji w tym zakresie to- albo warto je pozyskać, albo wesprzeć się dobrą firmą doradczą. Bazując na osobistych doświadczeniach, średniej wielkości firmy mocno szacunkowy budżet na system i doradztwo w granicach 200 – 250 tys. zł i będzie to wystarczające. Samo podejście do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami powinno być projektem, który ma jasno określony cel, harmonogram, zasoby oraz kamienie milowe pozwalające monitorować status wdrożenia. Po zakończeniu takiego projektu wejdziemy w etap tzw. continouous improvement czyli ciągłego doskonalenia – obserwowania co jest skuteczne a co nie i wdrażania ciągłych usprawnień. W niniejszym artykule opisano kilka dobrych praktyk strategicznego zarządzania projektami które warto wykorzystać decydując się na takie wdrożenie.

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu Flexiproject.pl

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA