Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Na czym polega strategiczne zarządzanie projektami?

Jak podejść w swojej firmie do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami i ile to może kosztować?
Jak podejść w swojej firmie do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami i ile to może kosztować?
Strategiczne zarządzanie projektami ma kluczowy wpływ na główne procesy organizacji oraz efektywność jej wyników. Na wyodrębnienie kluczowych projektów, oraz ich skuteczną realizację składa się kilka czynników.

Czym jest Strategiczna Karta Wyników?

Kilkanaście lat temu wielką popularność w dziedzinie zarządzania zdobyła Strategiczna Karta Wyników (Balanced Scorecard). Po jakimś czasie jej popularność istotnie zmalała, ale obecnie znów w wielu firmach można zaobserwować powrót do tej koncepcji.

Strategiczna Karta Wyników powstała jako odpowiedź na problem wielu organizacji, który polegał na tym, że bardzo często miały one opracowane dobre strategie biznesowe ale nie potrafiły skutecznie wdrożyć ich w życie.

Ogólna koncepcja Strategicznej Karty Wyników jest prosta – definiujemy cele strategiczne firmy, dla celów formułujemy KPI które w postaci parametrów liczbowych konkretyzują efekty, i wreszcie identyfikujemy projekty które mówią, jak zamierzamy zrealizować nasze cele strategiczne. Tak zaprojektowaną Strategiczną Kartę Wyników firmy dekomponujemy następnie w dół struktury organizacyjnej na piony, departamenty itp. Przy czym struktura karty na każdym poziomie pozostaje taka sama, zmieniają się jedynie cele, KPI i projekty. Wielką zaletą SKW jest to, że wszystkie obszary organizacji dokładnie wiedzą co mają robić, aby skutecznie wesprzeć realizację strategii firmy.

Przykład Strategicznej Karty Wyników pokazano na ilustracji poniżej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
karta wyników

Strategiczna Karta Wyników - wzór

Projekty operacyjne

To czy firma posiada Strategiczną Kartę Wyników czy nie, nie oznacza\, że firma nie może realizować innych projektów niż takie, które są powiązane z celami strategicznymi. Dla łatwiejszego przedstawienia koncepcji strategicznego zarządzania projektami nazwijmy projekty, które wspierają realizację celów strategicznych firmy projektami strategicznymi a pozostałe projekty- projektami operacyjnymi.

Najlepsze współczesne systemy IT dedykowane do zarządzania projektami, wspierają powiązanie celów strategicznych firmy z projektami oraz w czytelny sposób pokazują, w jakim stopniu dany projekt wspiera realizację konkretnego celu strategicznego. Poziom wsparcia realizacji celu strategicznego może być jednym z czynników, które pozwolą nadać projektom odpowiednie priorytety.

Główne elementy strategicznego zarządzania projektami

Przed omówieniem strategicznych aspektów zarządzania projektami zastanówmy się nad plusami i minusami samego zarządzania projektami. Zdecydowanie można stwierdzić, że plusów dla danego przedsiębiorstwa jest tu znacznie więcej. Większość celów strategicznych firmy jest adresowana właśnie poprzez realizację konkretnych projektów.

W tym przypadku plusem jest to, że każdy projekt ma czytelnie zdefiniowany cel do osiągnięcia oraz określone ramy czasowe i finansowe pozwalające go osiągnąć. Kolejny plus zarządzania projektami to działanie w uporządkowany sposób podczas realizacji celów, co pozwala efektywnie wykorzystywać zasoby. Ważnym argumentem zarządzania projektami jest fakt działania według określonego planu. Plan pozwala na koordynację działań, ale daje też zarządowi firmy komfort, że wiadomo na jakim etapie realizacji celów jesteśmy – gdyby nie było planów, wiedzielibyśmy jedynie , że „z grubsza” zmierzamy w dobrym kierunku. Co do minusów zarządzania projektami to jedyny o którym warto wspomnieć i na który często narzekają ludzie, to tzw. administracyjna praca potrzebna na zarządzanie projektami. Jednak w rzeczywistości, gdy tę administrację ograniczymy do minimum to to minimum i tak przynosi nam szereg korzyści bo daje poczucie pracy w określonym porządku. W każdej pracy grupowej określone minimum administracji jest potrzebne i wartościowe.

Elementy zarządzania strategicznego

Jak zostało powiedziane wcześniej, najważniejszym elementem jest czytelne powiązanie celów strategicznych firmy z projektami. Natomiast na sukces składają się jeszcze pozostałe czynniki, są to dodatkowe elementy, które są niezwykle przydatne w strategicznym zarządzaniu projektami:

1. Skorzystaj ze Scoringu i wybieraj tylko najlepsze pomysły do realizacji

Na corocznej konferencji IPMA szereg firm, które prezentowały swoje osiągnięcia w zakresie zarządzania projektami przyznało, że w momencie gdy realizowane w firmie projekty zostały przyporządkowane do celów strategicznych, pozostały „osierocone” projekty, które nie pasowały do żadnego celu. Bywało, że odsetek „osieroconych” projektów sięgał nawet 40%. W praktyce przykład ten oznacza, że proces podejmowania decyzji o uruchamianiu kolejnych projektów nie zawsze jest przemyślany. Badania wyraźnie pokazują, że organizacje, które potrafią dobrze formułować priorytety, robią mniej projektów w tym samym czasie ale skuteczniej osiągają założone cele. Jeśli chcemy poprawić proces selekcji pomysłów oraz lepiej definiować priorytety warto zastanowić się nad wdrożeniem w firmie scoringu, który wesprze zarząd w definiowaniu priorytetów. Na poniższej ilustracji pokazano atrakcyjność projektów w portfelu New Product Development po ich obiektywnej ocenie modelem scoringowym.

1. Upewnij się, że projekty strategiczne mają zasoby potrzebne do ich realizacji

Strategiczne projekty muszą mieć zapewnione adekwatne zasoby do ich realizacji. Jednak w niektórych organizacjach można zaobserwować sytuacje, kiedy pracownicy narzekają na zbyt duże obciążenie pracą projektową. Można odnieść wrażenie, że często zarząd firmy naciska na uruchamianie kolejnych projektów nie słuchając „głosu organizacji”. Warto być wtedy obiektywnym korzystając z efektywnego narzędzia dedykowanego Zarządowi Firmy, które zobrazuje, jakie jest aktualne obciążenie pracowników pracą projektową i czy są oni w stanie zaabsorbować kolejny projekt do realizacji.

2. Regularnie monitoruj sytuację związaną z realizacją projektów strategicznych

Zarząd firmy powinien dołożyć starań, aby realizacja projektów strategicznych nie straciła właściwego momentum i aby nie rozwlekały się one w czasie. Jeśli projekty zaczynają rozwlekać się w czasie, a zarząd firmy nie reaguje na to odpowiednio tzn., że te projekty w praktyce nie mają dla firmy strategicznego znaczenia. Z pewnością pomocne jest tutaj ustawienie w firmie regularnych, cyklicznych przeglądów projektów strategicznych. Jeśli kierownicy projektów wiedzą, że ich projekty będą przeglądane i analizowane przez zarząd firmy to dołożą starań, aby te projekty były dobrze realizowane. Poniższa ilustracja pokazuje executive summary dotyczące aktualnego statusu realizacji projektów strategicznych.

1. Zastosuj „tradycyjne” narzędzia do efektywnego zarządzania projektami strategicznymi

Jeśli chodzi o planowanie i zarządzanie realizacją pojedynczego projektu, który zaliczany jest w organizacji do projektów strategicznych to nie powinno ono się różnić od zarządzania projektami operacyjnymi w organizacji. Każdy z takich projektów powinien mieć stworzony business case, plan oraz powinniśmy regularnie monitorować jak wygląda realizacja projektu w stosunku do planu. Poniższe dwie ilustracje pokazują przykładowe zarządzanie zadaniami na projekcie strategicznym oraz harmonogramem przy pomocy wykresu Gantta.

Gantta 1

Przykładowe zarządzanie zadaniami na projekcie strategicznym

Gantta 2

Przykładowe zarządzanie harmonogramem przy pomocy wykresu Gantta

Strategiczne zarządzanie projektami wykonywane w organizacji zgodnie z opisanymi powyżej rekomendacjami z pewnością przyniesie organizacji wiele korzyści. Zapamiętajmy, że lepiej robić mniej ale dobrze i skupić się na dobrze określonych priorytetach.

Korzyści z wdrożenia strategicznego podejścia do zarządzania projektami

Strategiczne podejście do zarządzania projektami pozwala przede wszystkim w strukturalny sposób skupić się na właściwych priorytetach. W czasach nasilonej konkurencji i dynamicznych zmian na rynku jedynym wyjściem dla osiągnięcia sukcesu jest umiejętność dokonywania właściwych wyborów – które stają się priorytetami – i umiejętne zarządzanie nimi. Zarządy firm nie mają czasu, a też nie ma takiej potrzeby, aby interesować się detalami na realizowanych przez firmę projektach. Zarządy potrzebują koncentrować swoją uwagę na strategicznych aspektach realizowanego portfela projektów a pracę operacyjną pozostawić zespołom projektowym.

Jak podejść w swojej firmie do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami i ile to może kosztować?

Zacznijmy od końcówki pytania. Strategiczne zarządzanie projektami może wymagać, ale nie koniecznie, wdrożenia dedykowanego systemu do zarządzania projektami. Jeśli w organizacji nie mamy kompetencji w tym zakresie to- albo warto je pozyskać, albo wesprzeć się dobrą firmą doradczą. Bazując na osobistych doświadczeniach, średniej wielkości firmy mocno szacunkowy budżet na system i doradztwo w granicach 200 – 250 tys. zł i będzie to wystarczające. Samo podejście do wdrożenia strategicznego zarządzania projektami powinno być projektem, który ma jasno określony cel, harmonogram, zasoby oraz kamienie milowe pozwalające monitorować status wdrożenia. Po zakończeniu takiego projektu wejdziemy w etap tzw. continouous improvement czyli ciągłego doskonalenia – obserwowania co jest skuteczne a co nie i wdrażania ciągłych usprawnień. W niniejszym artykule opisano kilka dobrych praktyk strategicznego zarządzania projektami które warto wykorzystać decydując się na takie wdrożenie.

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu Flexiproject.pl

Więcej informacji znajdziesz w serwisie MOJA FIRMA

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kiedy Polacy najchętniej chodzą na zakupy?

    Sklepy convenience cieszą się największym ruchem w ciągu całego dnia. Jednak, podobnie jak supermarkety, są najbardziej oblegane o godz. 16.00. Z kolei 17.00 należy do dyskontów, a 18.00 – do hipermarketów, które są wybierane głównie wieczorami. A w jaki dzień tygodnia Polacy najczęściej robią zakupy?

    Automatyzacja magazynów: 93% firm nie widzi innej przyszłości

    Najnowsze badanie w branży magazynowej pokazuje dobitnie, że zachodzi właśnie radykalna zmiana w podejściu automatyzacji. Dekadę temu trudno było sobie wyobrazić, że w 2023 roku ponad jedna trzecia firm korzystać będzie z robotów w swoich magazynach

    Innowacje, które napędzają konkurencyjność

    Innowacyjność jest warunkiem koniecznym do zbudowania konkurencyjności firmy – takie zdanie podziela 66% Dyrektorów Finansowych w średnich i dużych przedsiębiorstwach przebadanych w ramach raportu „Od liczb do innowacji. Jak CFO przyśpiesza rozwój biznesu”.

    Energia ze słońca – czy możemy mieć jej za dużo?

    Nasłonecznienie w Polsce wynosi średnio około 1700 godzin rocznie. Jak się okazuje – wraz z wydłużającym się dniem – dla naszych sieci energetycznych może to być zbyt wiele. Czy ze względu na coraz wyższe temperatury staniemy przed koniecznością stworzenia infrastruktury magazynowania ciepła i chłodu?

    Polacy kochają nowe technologie, ale wciąż boją się 5G

    57 proc. Polaków deklaruje, że chce korzystać z nowych generacji sieci komórkowych 5G czy 6G. Ale pole elektromagnetyczne, związane z budową sieci 5G, wciąż budzi wiele obaw, szczególnie w kontekście jego wpływu na zdrowie. 

    Rolnicy sprzedali ok. 56 proc. nadwyżki zboża z zeszłego roku

    Rolnicy sprzedali ok. 56 proc. nadwyżki zboża z zeszłego roku - poinformował we wtorek w Programie I Polskiego Radia minister rolnictwa Robert Telus.

    Benefity pracownicze w Polsce i Europie. Czego chcą zatrudnieni?

    Załoga firmy zwraca uwagę na benefity. Jak dobrać, aby utrzymać satysfakcję?

    Branża hotelarska po pandemii. Jak odbudować?

    Polscy hotelarze kolejny rok z rzędu zmagają się z problemami. Zaraz po trudnym okresie pandemii w branże uderzyły rosnące koszty usług i podwyżka płacy minimalnej. To nieuchronnie prowadzi do podniesienia cen. Wielu z nich deklaruje, że oszczędniej spędzi urlop za granicami Polski.

    Co zdecyduje RPP w kwestii stóp procentowych?

    Najbliższe posiedzenie Rady Polityki Pieniężnej odbędzie się 5-6 czerwca 2023 roku. Ostatnie podwyżki stóp procentowych odnotowaliśmy we wrześniu 2022 roku, kiedy RPP podniosła stopę referencyjną do poziomu 6,75 procent. Od tamtego momentu, pomimo wzrostu inflacji, stopy pozostają na niezmienionym poziomie. Kredytobiorcom przez ostatnie 8 miesięcy nie wzrosły raty, ale czy jest szansa na to, aby zaczęły one spadać?

    Bankowość dla niewidomych i słabo widzących

    W jaki sposób osoby niewidzące podpisują umowy w banku, wybierają pieniądze czy używają aplikacji mobilnych?

    Wraca temat obniżek stóp w Polsce – co na to złoty?

    O ile tempo spadku inflacji pozwoli, to na wrześniowym i/lub październikowym posiedzeniu RPP szansa na ewentualną zmianę ceny pieniądza byłaby największa. Wcześniej na takowy ruch nie ma specjalnie szans. Choć na 21 sierpnia zaplanowane jest także posiedzenie, ma ono jednak charakter niedecyzyjny.

    Czy łatwo jest ogłosić upadłość firmy w Polsce?

    Ogłoszenie upadłości jest jednym ze sposobów na poradzenie sobie ze spłatą zobowiązań firmy. Nie jest on jednak dostępny dla wszystkich. Od kilku lat obserwujemy systematyczny spadek liczby firm, które decydują się na ogłoszenie upadłości.

    Zwiastun likwidacji gotówki? Dania wstrzymuje import waluty

    Dania, Szwecja i Norwegia wstrzymały import własnej waluty. Tych koron nie wymienimy również w polskich bankach. Czy jest to powód do niepokoju dla osób, które ulokowały swoje środki finansowe w obcych walutach? Czemu niektóre kraje chcą się pozbyć gotówki? 

    Komisja Europejska przedłużyła zakaz importu z Ukrainy produktów rolnych do połowy września

    Komisja Europejska przedłużyła do połowy września unijny zakazu importu z Ukrainy pszenicy, kukurydzy, rzepaku i słonecznika - przekazało PAP źródło unijne. Wszedł on w życie 2 maja 2023 r. i zastąpił jednostronne decyzje o zakazie importu wprowadzone przez państwa graniczące z Ukrainą, w tym Polskę.

    Koniec stanu zagrożenia epidemicznego oznacza zmiany dla przedsiębiorców

    W związku z planowanym odwołaniem od dnia 1 lipca 2023 r. stanu zagrożenia epidemicznego, przedsiębiorcy powinni przygotować się na szereg zmian. Dotyczą one przede wszystkimi przepisów, które uchwalane były „na czas obowiązywania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego”. 

    Londyn na pierwszym miejscu najbardziej rozpoznawalnych marek miast na świecie. Czy w rankingu znalazło się polskie miasto?

    Londyn znalazł się na pierwszym miejscu najbardziej rozpoznawalnych marek miast na świecie. W światowym rankingu znalazło się tylko jedno polskie miasto. Które?

    Fiskus coraz chętniej blokuje rachunki bankowe

    Według danych Ministerstwa Finansów, w pierwszym kwartale br. liczba blokad rachunków bankowych z wykorzystaniem STIR wzrosła o ponad 54% rdr. 

    W 2026 r. prawie 100 proc. gospodarstw domowych podłączonych do internetu

    Plan na 2026 r. zakłada, że w każdym województwie będziemy mieli prawie 100 proc. gospodarstw domowych podłączonych do internetu - zapowiedział minister cyfryzacji Janusz Cieszyński. Dodał, że w lipcu ruszy konkurs, który wyłoni firmy mające zrealizować szerokopasmowe inwestycje.

    Min. Telus: ponad 50 proc. nadwyżki zboża zostało już skupione od polskich rolników

    Ponad 50 proc. nadwyżki zboża zostało już od rolników skupione. Nie ma zatoru, jeśli chodzi o eksport z Polski - powiedział w piątek w Studiu PAP minister rolnictwa i rozwoju wsi Robert Telus.

    Kampania digitalowa dla mikrofirmy – co zrobić, by była opłacalna?

    Podjęcie się wdrożenia działań digitalowych jest dopiero pierwszym krokiem w drodze po sukces. Kolejnym z nich jest przygotowanie odpowiednich materiałów, bieżąca analiza i wyciąganie wniosków na podstawie zgromadzonych danych. Na co więc powinniśmy zwrócić uwagę?

    Internet wszystkiego. Czym jest ta innowacyjna technologia?

    Rozwój mikroprocesorów odmienił nasze życie na wiele sposobów. Ogromna liczba współczesnych produktów korzysta dziś z tych urządzeń po to, by łączyć się z Internetem. Od inteligentnych lodówek, które informują o tym, kiedy należy kupić mleko, po samochody, które automatycznie aktualizują swoje oprogramowanie.

    Od 5 czerwca ostatni nabór wniosków dla firm, które ucierpiały na brexicie

    Ostatni nabór wniosków w programie Re_Open UK rozpocznie się 5 czerwca tego roku. O wsparcie mogą się starać przedsiębiorcy, którzy ponieśli straty w wyniku brexitu - poinformował minister funduszy i polityki regionalnej Grzegorz Puda.

    Gdynia - port uniwersalny zdolny przeładowywać wszystkie grupy ładunków

    Port Gdynia jako port uniwersalny musi zgodnie ze strategią przeładowywać wszystkie grupy ładunków. Tak jak w ostatnim czasie stawiliśmy czoła ładunkom masowym, tak w dalszym ciągu będziemy się w tym kierunku rozwijali - powiedział  w Sopocie prezes Morskiego Portu Gdynia Jacek Sadaj.

    PIE: spowolnienie w przemyśle przyczynia się do obniżania oczekiwań inflacyjnych

    Spowolnienie w przemyśle przyczynia się do obniżania oczekiwań inflacyjnych – napisali w czwartek analitycy PIE w komentarzu do PMI.

    Pół roku ochrony przed wysokimi cenami

    Polacy od jesieni korzystają z Tarczy Solidarnościowej, dzięki której ceny netto energii elektrycznej dla gospodarstw domowych nie wzrosły. Wszystkim gospodarstwom domowym w Polsce przysługuje limit 2 000 kWh zużycia, do którego koszt energii w ponad połowie dotuje rząd i spółki energetyczne. Są również wyższe limity - nawet do 3 000 kWh - jednak aby móc z nich skorzystać, konieczne jest złożenie specjalnego wniosku. Termin upływa z końcem czerwca.