Czy do pracowników zwracać się formalnie, czy nieformalnie?

Czy warto w przypadku tych pracowników, których będzie na rynku pracy coraz więcej, wprowadzić swobodną komunikację i zwracać się do siebie nawzajem nieoficjalnie? Jak wpłynie to na relacje w organizacji?

ODPOWIEDŹ

Formy zwracania się do siebie nawzajem zaliczają się do szerszego zagadnienia, jakim jest komunikacja. A to nic innego, jak wymiana informacji między uczestnikami za pomocą na przykład słów, gestów, dźwięków czy też obrazów. Pomocny w tym jest akt mówienia oraz słuchania i odpowiednio pisania oraz czytania.

Sam akt komunikacji zaczyna się zwyczajowo od zwrotu, zarówno pisemnego, jak i ustnego. I tu na ogół pojawia się pytanie, jak powinno się rozpocząć wiadomość, pytanie czy wypowiedź? Jaki zwrot będzie najbardziej odpowiedni i odda intencje nadawcy przekazu? Wreszcie, w jaki sposób zwracać się do współpracowników? Formalnie czy nieformalnie?

Każdy z dwóch wspomnianych sposobów ma swoje plusy i minusy. Ważne, aby wiedzieć, kiedy więcej korzyści przyniesie dany zwrot i który będzie najbardziej odpowiedni, zważając na okoliczności konkretnej sytuacji. A to dlatego, że może mieć to nie tylko jednorazowy wpływ na zrozumienie danego przekazu, lecz także intencji nadawcy. Tego typu sytuacja w dłuższej perspektywie może prowadzić do niezrozumienia i nieść ze sobą dalsze konsekwencje. Oczywiście nie chodzi tu o poważne sytuacje kryzysowe. Mimo wszystko warto przyjrzeć się procesowi komunikacji, a co za tym idzie, węższemu zagadnieniu, jakim są formy zwracania się do siebie nawzajem.

Styl korporacyjny

Organizacja, jaką jest korporacja, czyli przedsiębiorstwo działające na skalę światową, rządzi się swoistymi prawami. Prowadząc działalność w wielu krajach, często na kilku kontynentach jednocześnie, jest obecna pośród różnych kultur. A te żyją w zgodzie ze swoimi specyficznymi zasadami, trudnymi nieraz do pogodzenia, gdyby chcieć sprowadzić je do jednego wspólnego mianownika. Pojawia się pytanie, w jaki sposób dostosować formę komunikacji czy zwrotów z jednej strony do standardów, jakie wypracowała sama korporacja, z drugiej strony, do panujących w danym społeczeństwie zasad i reguł, czy to językowych, czy też zwyczajowych, na przykład dyktowanych poprzez dobre wychowanie.

Zwykle dzieje się tak, że to korporacja narzuca styl komunikacji, a co za tym idzie, wspomnianych form zwracania się do siebie. Skutkuje to tym, że bez względu na dany kontynent, region czy kraj, w firmie X panuje jedna reguła, o której poinformowani są wszyscy pracownicy już pierwszego dnia pracy. Wydaje się, że taka zasada jest odpowiednia. Trudno bowiem wyobrazić sobie, że pracownicy jednej korporacji mieszkający w różnych krajach będą w pracy posługiwać się odmiennymi sposobami zwracania się do siebie, mając za nadrzędne reguły panujące w danym społeczeństwie. Wydaje się, że spójność na skalę korporacji sprzyja lepszej komunikacji, bez względu na kraj, w którym prowadzi się działalność.

Młody w firmie

Inaczej wygląda sytuacja korporacji funkcjonującej w jednym kraju, w której dla znakomitej większości pracowników reguły komunikowania się w społeczeństwie, do którego należą, są jasne.

Biorąc pod uwagę język polski, wydaje się, że jest on mową dość sztywną i sformalizowaną. Gdy bierze się pod uwagę sytuacje profesjonalne czy też biznesowe, jakkolwiek zostaną nazwane, trudno wyobrazić sobie, że na spotkaniu biznesowym nieznający się kontrahenci zwracają się do siebie po imieniu, i to w dość swobodny sposób, jak ma to miejsce w języku angielskim, hiszpańskim, ale już nie w niemieckim. Jednak gdy przeniesiemy się myślami do biura, w którym na co dzień spotyka się wielu pracowników i spędza ze sobą minimum 8 godzin dziennie, trudno pomyśleć, że ci wszyscy ludzie mieliby zwracać się do siebie w tonie formalnym.

Powracając do postawionego we wstępie pytania, można zastanowić się, czy młody człowiek, będąc na ogół przyzwyczajonym przez lata nauki do zwracania się w sposób bardzo formalny do nauczycieli i wykładowców, trafiając do korporacji z łatwością dostosuje się do panujących tam zwyczajów? W większości przypadków pewnie tak. Co może z tego wyniknąć? Jaki może mieć to wpływ na relacje w organizacji?

Nieformalnie we własnym biurze

Można stwierdzić, że po latach dość sztywnej komunikacji większości osób przyniesie ulgę myśl, że choć pracują z osobami różnorodnymi pod względem doświadczenia zawodowego oraz wieku, mogą tworzyć zespół, w którym do każdego zwracają się nieformalnie. Wydaje się, że taki styl komunikacji sprzyja swobodniejszemu wyrażaniu swoich myśli, dzieleniu się pomysłami, jak również chęci aktywnego uczestnictwa w pracy zespołu. A to przy innych dodatkowych czynnikach może przekładać się na kształtowanie się pozytywnych relacji w zespole czy dziale.

Warto zatem na co dzień w przypadku pracy zespołowej, która ma przynieść zakładane cele nakładem pracy całej grupy, zwracać się do siebie nawzajem w sposób raczej swobodny i nieoficjalny. Taka reguła zdaje się być naturalna i odpowiada zwyczajowym sytuacjom, jakie mają miejsce w grupach ludzi spotykających się często, przez dłuższy okres. A taki przypadek to właśnie współpracownicy korporacji w swoim biurze.

Intencje nadawcy

Gdyby wyobrazić sobie jednak sytuację, w której przełożony musi zakomunikować podwładnym o kluczowym wydarzeniu, trudnej sytuacji, wiążącej się ze zmianą, która niekoniecznie może zostać pozytywnie odebrana, można stwierdzić, że zwrot powinien przybrać ton już nieco bardziej oficjalny i poważny. Aczkolwiek nie można zapominać o nadrzędnej regule panującej w organizacji, a dotyczącej stylu komunikacji. W takim przypadku zdaje się, że zwrot może pozostać typowy dla danej osoby. Taki, jakiego używa zwykle wobec swoich podwładnych. Tutaj sama treść, odpowiedni dobór słów pomogą skonstruować wiadomość, która pozwoli oddać intencje nadawcy.

Styl dostosowany do sytuacji

Tego rodzaju zasady wydają się być jasne i dość oczywiste. Warto zastanowić się jednak nad tym, jakie konsekwencje niosą ze sobą dwa sposoby zwracania się do siebie. Jak wcześniej zostało już wspomniane, zdecydowanie styl nieoficjalny, nieformalny jest typowy dla znakomitej większości korporacji. Ma on tę zaletę, że wpływa pozytywnie na codzienną pracę grupy ludzi i jest w tego typu sytuacjach naturalny. Nie można natomiast twierdzić, że przynosi jedynie korzyści. Należy być świadomym, że przy dużej liczbie pozytywów, jakie ze sobą niesie, może przekładać się również na kształtowanie negatywnych relacji. Wśród osób z bogatym doświadczeniem zawodowym, jak też życiowym, którym narzucono taki swobodny styl, może powodować poczucie zbytniego spoufalenia się z młodszymi i mniej doświadczonymi pracownikami, nawet gdy nie było to niczyją intencją. A to z kolei może prowadzić do niechęci i pogorszenia współpracy. Natomiast wśród nowicjuszy, z jednej strony, może powodować uczucie dyskomfortu. Nagle muszą zmienić przyzwyczajenia, poznają odmienne zasady od tych, jakie panują w większości szkół i uczelni. Z drugiej strony, co pewnie będzie częstszym przypadkiem, wejście i przebywanie w nowym środowisku, gdzie styl zwracania się do siebie jest nieformalny, może rodzić postawę zbyt otwartą, zbyt swobodną i przekładającą się na niskie poczucie obowiązku i wagi danej sytuacji. Z czasem pracownicy mogą zbyt koleżeńsko traktować pracę w zespole i zapominać o nadrzędnych celach.

Są to sytuacje dość graniczne, jednak mogą wystąpić. Dlatego też warto zdawać sobie sprawę z potencjalnych zagrożeń i starać się obserwować komunikację oraz powiązane z tym procesem drobne zdarzenia, które mogą prowadzić do pogorszenia relacji w organizacji, przy założeniu, że dotychczasowe są prawidłowe. I co wydaje się być najważniejsze, jasno i otwarcie komunikować pracownikom, jakie zasady obowiązują i z czego one wynikają. A także słuchać. A ten akt również zalicza się do szerokiego pojęcia, jakim jest komunikacja.

Anna Jaranowska

Autorka jest młodszym konsultantem w BIGRAM SA.