Taktyki negocjacyjne

Mimo że z etyką w biznesie jest coraz lepiej, nadal zdarzają się sytuacje, które w biznesowych kontaktach przywodzą na myśl raczej dywersyjne strategie niż atmosferę współpracy i wzajemnego zaufania.

Stosunkowo często spotykane nieuczciwe taktyki negocjacyjne dotyczą manipulacji miejscem i czasem. Co prawda mogą one wynikać ze zwykłego braku taktu lub doświadczenia partnera biznesowego, jednak warto uwzględnić także możliwość celowego działania na naszą niekorzyść.

Jakich niekorzystnych sytuacji można się spodziewać oraz jak na nie reagować, by chronić swoje interesy?

Gra na czas

• Manipulacje czasem. Możliwości manipulowania czasem jest bardzo wiele, choćby organizowanie spotkań w mało dogodnej porze dnia (np. bardzo wcześnie, gdy partner jest typowym śpiochem lub musi dojechać z daleka i wstać w środku nocy, lub odwrotnie - bardzo późno, gdy wiadomo, że ma zwyczaj wcześnie kłaść się spać albo następnego dnia o świcie ma samolot).

Z każdej sytuacji można wyciągnąć dla siebie korzyści lub dać się zapędzić w kozi róg. Medal ma przecież dwie strony.

Rozmowy należy zawsze dobrze przemyśleć i tak rozegrać karty, którymi akurat dysponujemy, aby przyjąć dogodną pozycję wyjściową do dalszych rozmów. Warto nauczyć się mówić „nie”, gdy coś nam nie odpowiada.

Na przykład, jeśli mamy ograniczony czas, a kontrahent ma go sporo, możemy albo pozwolić mu grać na zwłokę i dać zepchnąć się do defensywy i przyjąć w końcu wszelkie zaproponowane warunki. Możemy też na wstępie zakomunikować, że rozmowy muszą zakończyć się w ściśle ustalonym terminie, według uzgodnionego harmonogramu, a następnie skrupulatnie go przestrzegać.

Tak czy owak, na ogół skuteczną bronią jest asertywność i trzymanie się wcześniej uzgodnionych procedur.

• Opóźnianie negocjacji. To metoda stosowana wtedy, kiedy jedna strona zna ograniczenia czasowe drugiej. Wówczas stara się grać na zwłokę, a partner pod presją czasu (np. zmuszony podpisać porozumienie przed zgromadzeniem zarządu czy akcjonariuszy), często zawiera relatywnie mało korzystną umowę. Ten, komu mniej zależy na czasie, stara się opóźniać rozmowy, żeby w miarę zbliżania się godziny „zero”, zyskać coraz większe ustępstwa.

Do typowych zachowań w wachlarzu taktyki gra na zwłokę należą: przekładanie spotkań, skracanie sesji negocjacyjnych, zadawanie nader drobiazgowych pytań, drążenie mało istotnych szczegółów, nagłe odwoływanie spotkań (z niewielkim uprzedzeniem lub bez uprzedzenia), późniejsze zaczynanie rozmów (niż było to ustalone), tzw. dyplomatyczne choroby, organizowanie dla gości bogatego (i absorbującego czasowo) programu rozrywkowego, etc.

Cel? Są dwie możliwości: albo chęć doprowadzenia do zerwania porozumienia w ostatniej chwili, albo spowodowanie podpisania umowy na niekorzystnych warunkach dla strony manipulowanej (bo np. nie ma już czasu na szukanie innego partnera).

Rada: Konsekwentne odbywanie spotkań i omawianie problemów zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem; rozpoczęcie negocjacji od sprawdzenia, czy partnerzy posiadają niezbędne pełnomocnictwa oraz są rzetelnie i starannie przygotowani do rozmów (np. czy zapoznali się z dostarczonymi im materiałami).

• Szybkie zamknięcie. Dość powszechna taktyka, która najczęściej polega na tym, że negocjator (np. będący fachowcem z danej dziedziny) proponuje, że weźmie na siebie trud przygotowania porozumienia. Następnie przedstawia umowę swojemu partnerowi (w wersji, która zapewnia mu większe korzyści), zachęcając go do podpisania stwierdzeniami np. „To standardowa umowa. Szkoda tracić czasu na długie analizy, lepiej od razu przystąpmy do współpracy” lub „Podpisaliśmy już dziesiątki podobnych porozumień. Nie ma sensu na nowo odkrywać Ameryki”. Strona manipulowana podpisuje umowę, zanim zdąży się zorientować, że mogła uzyskać znacznie więcej.

To skuteczna metoda szczególnie wtedy, kiedy stosująca ją strona ma większą wiedzę i doświadczenie na temat negocjowanej materii, a jej partnerowi bardziej zależy na podpisaniu porozumienia.

Poufność negocjacji

Rada: Co nagle, to po diable. Czytaj, czytaj, czytaj, zanim podpiszesz!

• Wybór terminu negocjacji. Metoda sprowadzająca się do zaproponowania takiej daty spotkania, która będzie korzystniejsza dla jednej ze stron, a w stosunku do drugiej stworzy presję, np. górnicy i ciepłownicy - strajk przed sezonem grzewczym, kolejarze - przed feriami itd.

Rada: Określenie z góry stałych terminów negocjacji (np. rocznych); prowadzenie regularnych analiz społeczno-ekonomicznych, które umożliwią odpowiednio wczesne rozpoznanie zagrożeń i uniknięcie negocjacji pod presją czasu.

• Działanie z zaskoczenia. Strona manipulująca proponuje rozwiązania, których partner nie ma czasu spokojnie przemyśleć ani przeanalizować i w wyniku zaskoczenia decyduje się je zaakceptować. Zazwyczaj taki sposób negocjacji ma krótkie nogi (i nie daje perspektyw na dalszą współpracę), ale mało wprawni lub nie dość asertywni negocjatorzy mogą się na niego nabrać.

Rada: Otwarte powiedzenie „nie” lub prośba o dodatkowy czas w celu rozważenia niespodziewanej i nagłej propozycji.

• Wycofanie się i zmęczenie materiału. Technika wycofywania się również może dotyczyć chęci zyskania na czasie. Sprowadza się do tego, że jedna ze stron wycofuje się z wcześniej przyjętych ustaleń, tłumacząc się, że źle zrozumiała przedstawiane jej stanowisko lub miała co innego na myśli.

To powszechnie stosowana metoda - jednego dnia coś się ustala, by następnego zmienić zdanie lub się rozmyślić. Może to być także zagranie na zmęczenie przeciwnika - długie i wielokrotne wałkowanie tych samych punktów, by wykończony partner był skłonny zgodzić się na wszystko, byle wreszcie zakończyć rozmowy.

Rada: Ustalenia zwierać w pisemnej formie, a po spotkaniu przedstawiać stronom do podpisania protokoły, żeby zatwierdziły omówione i uzgodnione już kwestie (nie zachodzi wtedy konieczność ponownego wracania do już zaakceptowanych punktów).

• Zgrywanie głupiego lub bez uprawnień. To oczywisty sposób i bywa skuteczny, kiedy partner jest wystarczająco przekonujący, a strona przeciwna nie dość zapobiegliwa. Polega na tym, że rozmówca udaje, że nic nie wie o dyskutowanej sprawie, a na negocjacje został wysłany w zastępstwie (bo kolega ma dramatyczną sytuację rodzinną, koleżance zmarła babka etc.) - więc pyta o wszystko. Partner udziela mu odpowiedzi, przedstawia tym samym własne argumenty, swój punkt widzenia i... odkrywa karty. To z kolei można zgrabnie wykorzystać na własną korzyść.

Innym, podobnym zagraniem jest stwierdzenie typu: „Przepraszam, ale muszę się skontaktować z szefem w tej sprawie”. Taka taktyka pozwala zyskać czas potrzebny na dodatkowe analizy lub zebranie danych. Metoda ograniczonego pełnomocnictwa pozwala też zasłaniać się strategicznymi celami firmy osobie, która nie ma dostatecznych kompetencji i tym samym może odrzucać prośby dotyczące ustępstw, twierdząc: „Tego się nie da zrobić, nie mamy takich możliwości”.

Rada: Przed rozpoczęciem rozmów upewnić się, że partnerzy mają niezbędne kompetencje do prowadzenia rozmów i podejmowania decyzji oraz niezbędną wiedzę na tematy będące przedmiotem dyskusji.

Uciążliwe warunki rozmów

• Manipulacja miejscem. Istnieje bardzo wiele możliwości tworzenia niesprzyjających warunków do pertraktacji, które powinny utrudnić rozmowy. Celem jest zbudowanie sytuacji nierówności stron poprzez wybór wygodniejszego miejsca dla jednego negocjatora kosztem drugiego.

Typowym zachowaniem jest prowadzenie rozmów na terenie siedziby jednej strony (przewaga znajomości miejsca) lub - podczas pertraktacji z pracownikami - na terytorium zarządu firmy ('straszny' gabinet prezesa) albo związku zawodowego (przewaga liczebna związkowców).

Rada: Ustalenie miejsca spotkania na neutralnym gruncie.

• Atmosfera stresu. Strona będąca gospodarzem spotkania aranżuje je tak, żeby zaproszeni czuli się wyjątkowo nieprzyjemnie i niekomfortowo, np. zaraz po przyjeździe prowadzi gości na obrady, nie dając chwili wytchnienia po podróży. Podczas negocjacji sadza się kontrahentów w ciasnym, dusznym i przegrzanym lub nazbyt wyziębionym pomieszczeniu. Krzesła są twarde i niewygodne (gospodarz siedzi w ulubionym fotelu za biurkiem), stolik jest za niski do robienia notatek, nie można ułożyć nóg. Słońce świeci prosto w oczy (brak żaluzji/zasłon). Krzesła partnerów są ustawione tak, że nie mogą się ze sobą swobodnie i na bieżąco konsultować. W trakcie przerwy proszeni są do pokoju obok, w którym pracuje kilka osób, więc znów goście nie mogą bezpiecznie porozmawiać. To powoduje, że szybko się męczą i nie mogą jasno myśleć.

Rada: Tego typu zachowanie gospodarzy nie musi być celowe; pod dowolnym pretekstem powinno się przerwać spotkanie, przełożyć je na inny termin, zaproponować kontynuację rozmów na własnym terenie albo na gruncie neutralnym.

• Klimat izolacji. Polega na zorganizowaniu negocjacji w miejscu całkowicie odizolowanym, z trudną komunikacją ze światem zewnętrznym, np. w odległej górskiej czy leśnej miejscowości. Ma na celu uniemożliwić wywieranie presji na negocjatorów w trakcie rozmów, co zazwyczaj prowadzi do szybkiego zawarcia porozumienia, o ile strony posiadają odpowiednie pełnomocnictwa.

Klimat izolacji może być niebezpieczny, jeżeli strona manipulująca usiłuje działać z zaskoczenia i nie ułatwia partnerom zebrania dodatkowych danych czy uniemożliwa niezbędne konsultacje z bezstronnymi ekspertami.

Rada: Doskonałe przygotowanie się do rozmów; w przypadku konieczności konsultacji - prośba o dodatkowy czas i kolejną sesję rozmów.

• Pełen relaks. To odwrotna technika w stosunku do tworzenia okoliczności niesprzyjających rozmowom, jednak również nastawiona na przechytrzenie strony przeciwnej; bywa też grą na czas. Sprowadza się do tego, że organizatorzy spotkania zapewniają gościom komfortowe warunki, z możliwością wielogodzinnego relaksu i rozrywki (np. wyjście do opery, na pokazy, mecze etc.). Cel jest jeden: 'rozmiękczenie' partnerów biznesowych i wyegzekwowanie przyjęcia proponowanych warunków porozumienia jako rewanżu za okazaną gościnność i sympatię.

Rada: Naleganie na zorganizowanie negocjacji w neutralnym miejscu; odbywanie rozmów zgodnie z przyjętym harmonogramem.

Co prawda negocjatorzy nie powinni dopatrywać się podstępu na każdym kroku, ale bystry umysł i wyostrzone zmysły nigdy nie zaszkodzą.

Honorata Zakrzewska-Krzyś