Opóźnienia w płatnościach

Działanie w trudnych warunkach rynkowych wymaga dużej ostrożności i świadomości podejmowanego ryzyka. Aby skutecznie zapobiegać zatorom płatniczym, należy przede wszystkim zrozumieć, dlaczego firmy opóźniają płatności.

Przezorny przedsiębiorca powinien być jak odpowiedzialny kierowca - obu obowiązuje zasada ograniczonego zaufania. Istnieje wiele przyczyn występowania opóźnień w płatnościach. Nawet uczciwy kontrahent może stracić grunt pod nogami, gdy roszczenia zgłasza coraz więcej wierzycieli. Wiele krytycznych sytuacji można przewidzieć i skutecznie im przeciwdziałać. Jakie kroki powinna podjąć firma, aby zapobiec opóźnieniom, a nawet „złym”, nieściągalnym długom?

Określić jasne warunki współpracy

Obowiązkiem każdego uczestnika obiegu towarowego jest terminowe regulowanie zobowiązań. Jednak napięte budżety często popychają firmy do poszukiwania legalnych metod opóźniania płatności. W pierwszej kolejności prowadzi to do wykorzystania wszelkich uchybień i niedopatrzeń ze strony wierzyciela. Dla przykładu, dłużnik może stwierdzić, że:

● faktura nie została dostarczona;

● faktura już została przez niego uregulowana;

● dobra/usługi nie zostały dostarczone;

● zamówienie zostało odwołane;

● Ddbra/usługi były wadliwe lub nie takie, jak opisano w specyfikacji;

● saldo jest nieprawidłowe, oczekiwana jest faktura korygująca.

Uchybienia natury formalnej mogą przerodzić się w długotrwałe spory, dlatego niezwykle istotne jest, aby współpraca oparta była na przejrzystych zasadach. Najważniejsza jest prawidłowa konstrukcja umowy handlowej - istotnego aspektu zabezpieczania interesu dostawcy. Wciąż jednak nie docenia się wartości tego narzędzia we współpracy z kontrahentami. W Polsce aż jedna czwarta firm prowadzi spory dotyczące wierzytelności.

Dobrze skonstruowana umowa musi zawierać precyzyjne informacje na temat wartości jej przedmiotu, a także warunków, na jakich zrealizowana zostanie płatność. Określony powinien być nie tylko jej termin i forma, ale także ewentualne konsekwencje wynikające z niewywiązania się z postanowień. Załączenie do porozumienia wzorów zamówień, faktur VAT, dokumentów potwierdzających odbiór towaru czy też wszelkich innych akt wymaganych przez strony w wielu przypadkach pozwoli uniknąć nieporozumień. Przy eksporcie, w celu ułatwienia ewentualnych działań windykacyjnych, należy zadbać, aby spory były rozstrzygane w kraju dłużnika bądź przez jurysdykcję państw, których wyroki będą akceptowane przez jego rodzinny sąd. Należy również zwrócić uwagę na specyfikę niektórych rynków. I tak w przypadku eksportu do Niemiec czy Wielkiej Brytanii istotne jest zastrzeżenie własności towaru do momentu uiszczenia całej zapłaty przez dłużnika. Jest to niezwykle ważne w rozliczeniach transakcji w ramach kredytu kupieckiego oraz sprzedaży ratalnej.

Być przygotowanym na trudne warunki współpracy

Prawdziwe zagrożenie dla płynności finansowej firmy wynika w dużym stopniu z błędnego planowania przepływów pieniężnych, a nie tylko z samego faktu długiego czasu oczekiwania na spłatę. Jeżeli towar sprzedawany jest firmom z branż, w których obowiązują długie okresy płatności, np. budowlana czy stalowa, albo w sytuacji współpracy z dużym podmiotem o rozbudowanej strukturze administracyjnej, należy koniecznie sprawdzić warunki transakcji, jeszcze przed podpisaniem umowy. Warto pamiętać o dwóch istotnych aspektach:

● uzgodnionych warunkach płatności;

● częstotliwości dokonywania rozliczeń.

Dostawca musi być świadomy ograniczeń i dostosować się do nich.

Umieć rozpoznać grę na zwłokę i być wyczulonym na niebezpieczne sygnały

Nie każde opóźnienie jest wynikiem niedopatrzenia ze strony wierzyciela. Ich rzeczywiste przyczyny maskowane są zwykłymi wymówkami, takimi jak:

● osoby upoważnione do regulowania płatności są obecnie niedostępne;

● system informatyczny do obsługi księgowości uległ awarii.

Notoryczne występowanie podobnych zdarzeń może być symptomem poważniejszych kłopotów.

 

Być przygotowanym na najgorsze

Wśród wszystkich możliwych przyczyn występowania opóźnień w płatnościach istnieją te, które zawsze pozostaną poza kontrolą wierzyciela. W czasach kryzysu największe znaczenie mają dwa szczególnie groźne czynniki:

● nabywca nie uregulował płatności, gdyż dobra nie zostały jeszcze sprzedane. By móc zapłacić, dłużnik musi upłynnić otrzymany towar;

● dłużnik ogłasza upadłość, jest niewypłacalny.

Regulowanie płatności za otrzymany towar dopiero po jego sprzedaży jest powszechną praktyką, także w okresie prosperity i wynika z ograniczonej dostępności kredytu bankowego oraz innych źródeł zewnętrznego finansowania bieżącej działalności. Podczas spowolnienia gospodarczego stosowanie tej metody jest zdecydowanie bardziej niebezpieczne, ze względu na wyższe prawdopodobieństwo wystąpienia opóźnień i niewypłacalności dłużników. W konsekwencji niezwykle trudne staje się planowanie przepływów pieniężnych, a jedna upadłość, na zasadzie efektu domina, może za sobą pociągnąć pozostałe. W obliczu recesji nie należy spodziewać się poprawy sytuacji, gdyż odroczone terminy płatności są istotnym elementem utrzymania odpowiednich wyników sprzedażowych.

Niewypłacalność kluczowego kontrahenta może doprowadzić wierzyciela do upadłości. W większości przypadków konsekwencje są na tyle dotkliwe, że zabezpieczenie się przed nimi wymaga wsparcia instytucji zewnętrznej. Niekorzystne zjawiska można przewidzieć, jednakże często bywają one uwarunkowane szeregiem zdarzeń pozostających poza kontrolą którejkolwiek ze stron. W praktyce zabezpieczenie płynności finansowej firmy wymaga strategicznego zarządzania ryzykiem, m.in. poprzez budowę portfela wiarygodnych kontrahentów, skuteczną windykację oraz zabezpieczenia na wypadek, gdy poprzednie dwa kroki nie odniosą pożądanego efektu. W czasach kryzysu, ze względu na skalę zagrożenia upadłością, jest to warunek konieczny do zachowania płynności finansowej.

Ocena poszczególnych kontrahentów powinna być dokonywana na podstawie aktualnej i kompletnej informacji gospodarczej, którą zapewniają m.in. wywiadownie gospodarcze i towarzystwa ubezpieczeniowe. Pozwala ona oszacować, na ile opóźnienia w płatnościach są prawdopodobne oraz w jakich sytuacjach utrata płynności prowadzi do bankructwa czy też wyłudzenia. Analizie poddawane jest sprawozdanie finansowe, a także dodatkowe informacje uzyskane bezpośrednio od dłużnika. Ewaluacja dokonywana jest w kontekście badania sektorowego i sytuacji kontrahentów dłużnika.

Ważnymi wskaźnikami są m.in. rotacja zapasów oraz udział należności w sumie bilansowej. Ich wysoka wartość może być oznaką ograniczonej zdolności do pozyskania wierzytelności. Kontrahenci firmy mogą przekazać informacje o tym, po jakim czasie reguluje ona swoje zobowiązania. Porównanie wartości zamawianych przez firmę towarów do jej zasobów pozwala ocenić jej uczciwość - jeżeli wskaźnik jest wysoki, oznacza to, że próbuje ona dokonać wyłudzenia.

W przypadku współpracy z ubezpieczycielem kredytu kupieckiego miarą oceny wiarygodności kontrahenta jest wysokość przyznanego mu limitu kredytowego. Odzwierciedla on maksymalną kwotę, jaką skłonny jest zabezpieczyć ubezpieczyciel. Jest to czytelny wskaźnik sytuacji danego kontrahenta. Odmowa przyznania limitu ze strony towarzystwa ubezpieczeniowego lub przyznanie go w niższej niż wnioskowana wartości jest przesłanką ku temu, aby nie prowadzić rozliczeń z odroczonym terminem z danym przedsiębiorcą lub prowadzić je w ograniczonym zakresie.

Dynamicznie zmieniające się środowisko biznesowe powoduje, że ocena kontrahentów powinna być dokonywana systematycznie, a podstawą ewaluacji ryzyka muszą być aktualne dane. Ponadto należy pamiętać, że nawet najbardziej precyzyjna ocena ryzyka - choć fundamentalna dla bezpieczeństwa firmy - nie daje całkowitej pewności. Firma musi mieć również możliwość szybkiego i sprawnego reagowania w sytuacjach kryzysowych, a zatem prowadzenia skutecznej windykacji.

Obecna sytuacja na rynku oraz będąca jej konsekwencją zła sytuacja finansowa firm powoduje, że polubowne postępowania windykacyjne wymagają większych nakładów pracy i merytorycznego przygotowania. Jednocześnie większa liczba spraw jest rozstrzygana na drodze sądowej. Rośnie znaczenie rozliczeń ratalnych z dłużnikami, a cały proces kontroli należności staje się dużym obciążeniem dla firm. Powoduje to, że rośnie popyt na usługi profesjonalnych windykatorów.

Wszystkie przedstawione czynności oraz instrumenty finansowe służą minimalizacji prawdopodobieństwa wystąpienia opóźnień i złych długów oraz ograniczeniu ich konsekwencji. Niesprzyjające warunki gospodarcze powodują, że firmy muszą być przygotowane na każdą ewentualność, gdyż zawsze mogą wystąpić zdarzenia prowadzające do niewypłacalności dłużnika. W tej sytuacji zabezpieczeniem jest ubezpieczenie kredytu kupieckiego. Transfer ryzyka dokonywany jest na towarzystwo ubezpieczeniowe, które bierze na siebie odpowiedzialność za powstałą szkodę.

Zarządzanie ryzykiem, szczególnie w czasach kryzysu, powinno być trwale wpisane w strategię przedsiębiorstwa. Podmioty, które wyjdą ze spowolnienia gospodarczego obronną ręką, będą mogły cieszyć się zdecydowanie silniejszą pozycją w czasach prosperity.

Ewa Bała-Bargiel

dyrektor Departamentu Obsługi Klienta Atradius Credit Insurance N.V. Oddział w Polsce