Jakie dokumenty związane z rocznym sprawozdaniem finansowym należy złożyć w rejestrze sądowym, a jakie opublikować w Monitorze Polskim B

Każda jednostka objęta wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego (a więc praktycznie wszystkie formy prawne oprócz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i spółek cywilnych osób fizycznych) jest zobowiązana (na podstawie art. 69 ustawy o rachunkowości) złożyć w rejestrze sądowym:

• Roczne sprawozdanie finansowe, tj.:

  - wprowadzenie,

  - bilans,

  - rachunek zysków i strat,

  - dodatkowe informacje i objaśnienia,

  - zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeśli jednostka ma obowiązek sporządzenia takiego zestawienia, czyli jednostki podlegające obowiązkowi badania),

  - rachunek przepływów pieniężnych (jeśli jednostka ma obowiązek sporządzenia takiego zestawienia, czyli jednostki podlegające obowiązkowi badania),

• Sprawozdanie z działalności (jeśli istnieje obowiązek jego sporządzenia, a więc dotyczy to spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych),

• Opinię biegłego rewidenta - bez raportu (niezależnie czy jednostka poddała roczne sprawozdanie finansowe badaniu z obowiązku, czy też dobrowolnie),

• Odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,

• Odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

W przypadku mniejszych jednostek sporządzających uproszczone roczne sprawozdanie finansowe w miejsce opinii biegłego rewidenta kierownik jednostki składa informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia.

Mniejsze jednostki, które mogą sporządzać uproszczone sprawozdanie za 2008 r., to te, które zarówno w roku obrotowym, za który sporządza się roczne sprawozdanie finansowe (a więc w roku 2008), jak i w roku poprzedzającym ten rok obrotowy (tj. w 2007 r.) nie osiągnęły dwóch z trzech następujących wartości:

1) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,

2) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2 000 000 euro (dla 2007 r. po przeliczeniu według kursu średniego na 31.12.2007 r., tj. 3,5820 zł, będzie to kwota 7 164 000 zł, natomiast dla 2008 r. po przeliczeniu według kursu średniego NBP na 31.12.2008 r., tj. 4,1724 zł, będzie to kwota 8 344 800 zł),

3) przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4 000 000 euro (dla 2007 r. po przeliczeniu według kursu średniego na 31.12.2007 r., tj. 3,5820 zł, będzie to kwota 14 328 000 zł, natomiast dla 2008 r. po przeliczeniu według kursu średniego NBP na 31.12.2008 r., tj. 4,1724 zł, będzie to kwota 16 689 600 zł).

W odróżnieniu od ogółu dokumentów składanych do urzędu skarbowego (por. artykuł w „MONITORZE księgowego” nr 7/2009, str. 23), do KRS nie składa się raportu biegłego rewidenta, lecz składa się sprawozdanie z działalności i uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty.

Jednostki objęte wpisem do ewidencji działalności gospodarczej (a więc osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i spółki cywilne osób fizycznych) nie są objęte obowiązkiem wpisu do rejestru przedsiębiorców. Jednostki te nie mają więc obowiązku składania w Krajowym Rejestrze Sądowym rocznego sprawozdania finansowego, jak też nie muszą składać sprawozdań finansowych w gminie.

 

Jaki jest termin złożenia dokumentów do KRS

Wymienione dokumenty należy złożyć we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 69 ustawy o rachunkowości).

Jeśli roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (a więc do 30 czerwca - jeśli rok obrotowy równy jest kalendarzowemu), to należy w ciągu 15 dni po tym terminie (do 15 lipca) złożyć w sądzie niezatwierdzone sprawozdanie finansowe.

Obowiązująca od 1 stycznia 2009 r. nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadza szereg zmian w odniesieniu do składania dokumentów w rejestrze sądowym. Zmiany te będą jednak miały zastosowanie po raz pierwszy dopiero do sprawozdań finansowych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2009 r. Wśród nich należy wskazać na obowiązek:

• złożenia niezatwierdzonego sprawozdania finansowego w terminie 15 dni po terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego i dodatkowo 15 dni po jego zatwierdzeniu (obecnie, tj. w przypadku sprawozdań za 2008 r., nie ma obowiązku późniejszego dostarczania do rejestru zatwierdzonych sprawozdań),

• złożenia przez kierownika oddziału przedsiębiorcy zagranicznego rocznego sprawozdania finansowego oddziału,

• złożenia przez kierownika oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, będącego instytucją kredytową lub finansową, rocznego sprawozdania finansowego oddziału oraz przetłumaczonych na język polski przez tłumacza przysięgłego następujących dokumentów:

  - rocznego sprawozdania finansowego instytucji kredytowej lub finansowej,

  - odpisu uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego instytucji kredytowej lub finansowej,

  - odpisu uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego instytucji kredytowej lub finansowej o podziale zysku lub pokryciu straty.

Ile kosztuje wniosek o zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców

Wpis wzmianki o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego i innych dokumentów następuje na wniosek. Należy go wnieść na właściwym formularzu. W sytuacji gdy spółka jedynie składa sprawozdanie, powinna posłużyć się drukiem KRS - Z30 „Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym - sprawozdania finansowe i inne dokumenty”. Koszt złożenia dokumentów w rejestrze przedsiębiorców to 290 zł. Składa się na niego kwota opłaty sądowej w wysokości 40 zł oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym - 250 zł. Opłaty można uiścić łącznie na rachunek bankowy lub w kasie sądu, w którym funkcjonuje wydział gospodarczy KRS, do którego składany jest wniosek.

Z kolei, jeżeli przy okazji składania sprawozdania finansowego zgłaszane są także zmiany danych w rejestrze, to podstawą wniosku jest formularz KRS Z(...) z odpowiednim znacznikiem w zależności od formy prawnej jednostki składającej wniosek (np. KRS Z3 - „Wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna”, KRS Z1 - „Wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska”, KRS Z5 - „Wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółdzielnia”).

Załącznikiem do formularza KRS Z(...) jest m.in. KRS ZN - „Sprawozdania finansowe i inne dokumenty - załącznik do wniosku o wpis/zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców”. Od takiego wniosku spółka uiszcza jedną opłatę sądową za wpis zmiany w rejestrze, tj. 400 zł plus 250 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

W księgach rachunkowych opłaty te są ewidencjonowane w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej:

Wn konto 403 „Podatki i opłaty”,

Ma konto 100 „Kasa” ew. konto 131 „Bieżący rachunek bankowy”.

Opłaty te stanowią również koszt uzyskania przychodu.

 

Sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego w KRS

Obowiązek złożenia dokumentów do właściwego rejestru sądowego spoczywa na kierowniku jednostki (art. 69 ustawy o rachunkowości). Ich niezłożenie skutkuje sankcjami wynikającymi z ustawy o rachunkowości. W rozdziale poświęconym odpowiedzialności karnej (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości) wprost wskazuje się, że:

Kto wbrew przepisom ustawy: (...) nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym (...) - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Jakie dokumenty należy złożyć w celu opublikowania w Monitorze Polskim B (lub Monitorze Spółdzielczym)

Wszystkie większe jednostki (których roczne sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowi badania), kontynuujące działalność na dzień sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, są obowiązane złożyć to sprawozdanie do ogłoszenia.

Większe jednostki, które podlegają obowiązkowi badania i ogłaszania rocznych sprawozdań finansowych, to:

• banki oraz zakłady ubezpieczeń,

• jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych,

• jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,

• spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji,

• pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe (a więc w przypadku sprawozdań za 2008 r. wyrażenie „poprzedzający rok obrotowy” odnosi się do 2007 r.), spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

  a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

  b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro (przy zastosowaniu kursu NBP na dzień 31 grudnia 2007 r. równowartość w walucie polskiej tej kwoty wynosi 8 955 000 zł),

  c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro (przy zastosowaniu kursu NBP na dzień 31 grudnia 2007 r. równowartość w walucie polskiej tej kwoty wynosi 17 910 000 zł).

Jednostki te składają:

• Roczne sprawozdanie finansowe, tj.:

  - wprowadzenie,

  - bilans,

  - rachunek zysków i strat,

  - zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,

  - rachunek przepływów pieniężnych,

• Opinię biegłego rewidenta (bez raportu),

• Odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,

• Odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

 

Gdzie ogłaszać roczne sprawozdanie finansowe

Ogłoszenie rocznego sprawozdania finansowego następuje na łamach Monitora Polskiego B (z wyjątkiem większych spółdzielni, które mają obowiązek ogłaszać swoje roczne sprawozdanie finansowe w Monitorze Spółdzielczym B). Sprawozdania mogą być składane bezpośrednio w Monitorze Polskim B lub przesłane listem poleconym na adres:

CENTRUM OBSŁUGI

KANCELARII PREZESA RADY MINISTRÓW

ZESPÓŁ MONITORA POLSKIEGO B

02-903 Warszawa, ul. Powsińska 69/71

Składając sprawozdanie finansowe, trzeba pamiętać o piśmie przewodnim, w którym należy podać:

• dokładną nazwę i adres firmy (ewentualnie poprzednią nazwę i datę zmiany),

• adres korespondencyjny (jeżeli występuje),

• nazwę i adres firmy, na który należy wystawić fakturę VAT,

• numery NIP, REGON, PKD,

• telefon kontaktowy.

Kompletne sprawozdanie jest wycenione zgodnie z zasadami kalkulacji wydawniczej (opłata za 1 stronę wynosi 745,91 zł brutto), a wycena zostaje wysłana do adresata (czyli jednostki realizującej obowiązek ogłoszenia sprawozdania). Po dokonaniu wpłaty, czego potwierdzeniem jest wystawiona faktura VAT, rozpoczną się prace związane z procesem wydawniczym. Po wykonaniu usługi zostaje nieodpłatnie przesłany pocztą egzemplarz okazowy Dziennika Urzędowego Monitor Polski B potwierdzający wykonanie usługi.

Koszty związane z ogłoszeniem sprawozdania obciążają koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki.

1) Wpłata na poczet usługi ogłoszenia złożonego sprawozdania finansowego:

Wn konto 201 „Rozrachunki z dostawcami”

Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy”

2) Faktura potwierdzająca dokonanie wpłaty:

Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” - w wartości netto faktury

Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” - naliczony podatek VAT

Ma konto 201 „Rozrachunki z dostawcami” - wartość brutto faktury

3) Uwzględnienie w kosztach wydatku poniesionego na ogłoszenie sprawozdania finansowego:

Wn konto 402 „Usługi obce”

Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”

 

Organizacje spółdzielcze podlegające obowiązkowi ogłaszania sprawozdań powinny przekazać w ciągu 15 dni od daty Walnego Zgromadzenia (lub odpowiednio Zebrania Przedstawicieli) do redakcji Monitora Spółdzielczego dokumenty, o których mowa wyżej, z pismem zlecającym publikację (wraz z podaniem NIP spółdzielni). Dokumenty te składa się pod następującym adresem:

KRAJOWA RADA SPÓŁDZIELCZA

REDAKCJA MONITORA SPÓŁDZIELCZEGO

00-013 Warszawa, ul. Jasna 1

Redakcja Monitora Spółdzielczego zwraca uwagę, że:

• Wszystkie druki finansowe muszą być ostemplowane pieczęciami firmowymi oraz imiennymi członków zarządu. W przypadku braku pieczęci danego członka zarządu lub pieczęci niewyraźnej można daną informację napisać odręcznie (czytelnie!). Dokumenty należy wypełniać pismem maszynowym, zapewniając im pełną czytelność tekstu oraz liczb.

• Określenie jednostek, w jakich sporządzono dany załącznik sprawozdania, powinno odpowiadać wartościom zapisanym w poszczególnych pozycjach (w złotych czy w tys. złotych).

• Dokumenty powinny być merytorycznie zgodne, tzn. zgodność wykazanych wartości w sprawozdaniach finansowych z wartościami zamieszczonymi w opinii biegłego rewidenta i w uchwałach Walnego Zgromadzenia (lub odpowiednio Zebrania Przedstawicieli).

W opinii biegłego niezbędne jest:

• czytelne podanie imienia i nazwiska biegłego (badającego sprawozdanie) wraz z numerem ewidencyjnym i podpis biegłego,

• nazwa i adres podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego wraz z numerem ewidencyjnym oraz imienna pieczęć i podpis członka zarządu reprezentującego dany podmiot (będącego biegłym rewidentem, wraz z podaniem jego numeru ewidencyjnego),

• miejsce i data sporządzenia opinii.

Z treści uchwał powinno jednoznacznie wynikać zatwierdzenie sprawozdania finansowego za dany rok oraz konkretne zatwierdzenie podziału zysku lub pokrycia straty. Przy uchwałach należy podać imiona i nazwiska przewodniczącego i sekretarza Walnego Zgromadzenia (czy odpowiednio Zebrania Przedstawicieli).

Nie publikuje się materiałów niekompletnych oraz niespełniających wszystkich formalnych wymogów ustawy o rachunkowości.

Ile kosztuje ogłoszenie sprawozdania w Monitorze Spółdzielczym B

Opłata za ogłoszenie sprawozdania wnoszona jest na podstawie faktury płatnej w ciągu 10 dni od daty jej wystawienia. W przelewie należy powołać się na numer faktury (Krajowa Rada Spółdzielcza nie przyjmuje przedpłat). Nieuregulowanie należności skutkuje brakiem publikacji sprawozdania. Koszt ogłoszenia sprawozdania finansowego wynosi 2915 zł (+ VAT). Cena zawiera koszt egzemplarza Monitora Spółdzielczego B wysyłanego do zleceniodawcy publikacji. Od 1 stycznia 2006 r. obowiązuje odpłatność podwyższona o 10% ceny podstawowej z tytułu przedkładanych do ogłoszenia materiałów wadliwych wymagających jakichkolwiek dodatkowych uzupełnień i poprawek.

Sankcje za nieopublikowanie sprawozdania finansowego w Monitorze Polskim B (Monitorze Spółdzielczym B)

Obowiązek publikacji sprawozdania spoczywa na kierowniku jednostki (art. 70 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Brak publikacji sprawozdania skutkuje sankcjami wynikającymi z art. 79 pkt 3 ustawy o rachunkowości, gdzie wprost wskazuje się, że:

Kto wbrew przepisom ustawy: (...) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia (...) - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

• art. 50, art. 69, art. 70 ust. 1, art. 79 pkt 3-4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1466

Paweł Muż

ekonomista, księgowy