Jak prawidłowo realizować projekt

Ponieważ Program Operacyjny Kapitał Ludzki nie został jeszcze uruchomiony i szczegółowe zasady jego funkcjonowania nie są jeszcze znane, duża część artykułu opiera się na wytycznych obowiązujących w Sektorowym Programie Operacyjnym - Rozwój Zasobów Ludzkich.

Krok wstecz - przed złożeniem wniosku

Realizacja projektu rozpoczyna się najczęściej dzień po podpisaniu umowy dotacji (lub w jeszcze późniejszym terminie), jednak dokładny opis jej przebiegu został zawarty we wniosku o dofinansowanie oraz załączonych do niego dokumentach. Uprzednie przemyślenie kilku kluczowych elementów i odpowiednie podejście do przygotowania aplikacji pozwala na znaczne ułatwienie pracy w trakcie projektu i jego późniejsze rozliczenie. W szczególności należy:

• określając docelowe wskaźniki celów i rezultatów projektu, ustalić je na realnym do osiągnięcia poziomie - o wiele lepiej je przekroczyć niż zrealizować częściowo,

• od razu przemyśleć metody ich sprawdzania (pomiaru) - powinny być względnie tanie i mało pracochłonne, ale jak najbardziej dokładne i wiarygodne,

• sprawdzić, jakie procedury wyboru dostawców trzeba będzie stosować (ze szczególnym uwzględnieniem zakresu, w jakim dotyczy nas ustawa Prawo zamówień publicznych) - przygotować się do nich i uwzględnić je w harmonogramie,

• dobrze rozpoznać grupy dostawców (produktów, usług), osób współpracujących (np. trenerów, wykładowców) i uczestników.

Podpisanie umowy dotacji

Umowa dotacji wraz z załącznikami jest najważniejszym dokumentem związanym z projektem. Bezwzględnie należy dokładnie ją przeczytać i przeanalizować jej zapisy ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków, które na nas nakłada, gdyż od ich spełnienia uwzględniona jest wypłata dotacji. Najistotniejsze kwestie w umowie to:

• zobowiązanie instytucji wdrażającej do przekazania środków finansowych w określonej kwocie,

• zobowiązanie firmy do realizacji projektu zgodnie ze złożonym wnioskiem oraz warunkami umowy,

• wartość umowy, w tym wartość przyznanych środków w ramach kwoty dofinansowania,

• wielkość wkładu własnego,

• warunki płatności,

• zasady sprawozdawczości i kontroli,

• sankcje za nienależyte wykonanie postanowień umowy,

• obowiązki firmy w zakresie audytu.

W momencie podpisywania umowy potrzebny jest oddzielny rachunek bankowy lub subkonto (dla potrzeb płatności w projekcie oraz otrzymania środków z dotacji), trzeba być także przygotowanym do wniesienia zabezpieczenia finansowego projektu w postaci weksla in blanco (w przypadku większych projektów konieczne są także inne zabezpieczenia).

Początek projektu

Rozpoczęcie właściwej realizacji projektu wiąże się najczęściej z poniesieniem pierwszych wydatków, dlatego należy pamiętać o dwóch istotnych aspektach:

1. Stosowaniu odpowiednich dla wielkości zamówienia i specyfiki organizacji procedur wyboru dostawców. W pierwszej kolejności należy przeanalizować obowiązki, jakie nakłada na firmę ustawa Prawo zamówień publicznych, w drugiej zaś - jakie są w tym zakresie szczegółowe wytyczne instytucji wdrażającej.

2. Prowadzeniu wyodrębnionej księgowości projektu w uporządkowany sposób, który zapewni łatwy dostęp do dokumentów finansowych podczas kontroli lub audytu; każdy dokument księgowy musi być opisany w odpowiedni sposób.

Nawet jeśli szczegółowe zasady umożliwiają płatności gotówkowe, należy dokonywać ich raczej za pomocą przelewów bankowych, gdyż znacznie ułatwi to późniejsze rozliczenia.

Rozpoczęcie projektu jest również ostatnim dobrym momentem do szczegółowego zaplanowania działań związanych z wypełnianiem obowiązków, które nakłada na nas umowa. W szczególności trzeba:

• opracować kalendarz sprawozdań i raportów z realizacji, aby na bieżąco monitorować ich przygotowanie i terminowe składanie do instytucji wdrażającej,

• opracować kalendarz oceny rezultatów projektu i zbierania dowodów wykonania działań zgodnie z metodologią opisaną we wniosku o dofinansowanie,

• zaplanować realizację założonych działań promocyjnych i zbierania dowodów ich wykonania.

Właściwe rozplanowanie tych zadań w czasie i systematyczne egzekwowanie ich wykonania uchroni nas przed przeoczeniem któregoś z ważnych elementów realizacji projektu, a co za tym idzie - z problemami przy rozliczeniu lub w trakcie kontroli.

Wypłacanie dotacji

Charakterystyczną cechą projektów miękkich jest możliwość otrzymywania dotacji w transzach jeszcze w czasie realizacji projektu. Zaleta takiego rozwiązania dla beneficjenta jest oczywista - nie musi on angażować środków własnych w pełnej kwocie wartości projektu, system ten ma jednak swoje ograniczenia, które należy wziąć pod uwagę przy planowaniu zapotrzebowania na środki finansowe.

Najczęściej instytucja wdrażająca ma 60 dni na wypłatę danej transzy dofinansowania, jednak czas ten biegnie od złożenia poprawnie wypełnionego wniosku o płatność, co oznacza, że należy się liczyć z wydłużeniem tego terminu o okres oceny poprawności wniosku i składanie ewentualnych poprawek i uzupełnień (a po nich kolejnej oceny poprawności). Ponieważ prawidłowe wypełnienie wniosku nie należy do najprostszych zadań, konieczne jest zatem doliczenie przynajmniej jednego miesiąca opóźnienia oraz przygotowanie się na wariant awaryjny - opóźnienia kilkumiesięcznego.

Pierwsza transza dofinansowania

Pierwsza transza dofinansowania w projektach konkursowych wyliczana jest najczęściej jako procent kwoty dofinansowania przewidzianej na pierwsze 12 miesięcy wdrażania projektu (jego wielkość ustala instytucja wdrażająca). Wniosek o jej wypłatę można złożyć równocześnie z podpisaniem umowy o dofinansowanie.

W umowie o dofinansowanie projektu może zostać wskazany krótszy niż standardowe 60 dni termin wypłaty pierwszej transzy.

Kolejne transze

Wypłata kolejnych transzy następuje po rozliczeniu co najmniej 80 proc. kwoty dotychczas otrzymanych transz, które nie zostały rozliczone (sumy kwot dotychczas nierozliczonej i ostatniej otrzymanej transzy). W celu zwiększenia płynności finansowej beneficjentów instytucja wdrażająca może jednak obniżyć próg rozliczenia otrzymanych transz umożliwiający przekazanie kolejnej transzy.

Wnioski o płatność należy składać do instytucji wdrażającej w terminach wynikających z ustalonego przez nas wcześniej harmonogramu płatności.

Do poprawnie wypełnionego wniosku o płatność musimy dołączyć poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, oraz - w przypadku dokumentów poświadczających np. wkład rzeczowy - innych dokumentów niebędących dokumentami księgowymi). Do dokumentów poświadczających poniesienie wydatków należy załączyć dokumenty potwierdzające faktyczne dokonanie płatności (np. kopie poświadczone za zgodność z oryginałem wyciągów z rachunku bankowego). Każdy dokument (oryginał) powinien być opisany na odwrocie w odpowiedni sposób, aby widoczny był jego związek z projektem i następnie podpisany przez osobę uprawnioną. Do wniosku należy dołączyć kopie obu stron dokumentu poświadczone przez beneficjenta za zgodność z oryginałem.

UWAGA

Bardzo istotne jest to, iż rozliczeniu podlegać mogą wyłącznie wydatki faktycznie poniesione, i to wyłącznie w konkretnej wysokości, a nie szacunkowe bądź liczone jako udział w ogólnych wydatkach.

Instytucja wdrażająca ma obowiązek sprawdzenia poprawności wniosku i załączonej dokumentacji pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia złożenia wniosku. W przypadku stwierdzenia błędów lub braków formalno-rachunkowych instytucja wdrażająca wzywa do poprawy wniosku, przesłania brakujących informacji lub udzielenia niezbędnych wyjaśnień.

Ostatnia transza dofinansowania

Ostatnia transza jest rozliczana na podstawie wniosku o płatność składanego na identycznych zasadach jak wniosek o płatność pośrednią, przy czym będzie to wniosek o płatność końcową. Wniosek taki składany jest wraz ze sprawozdaniem końcowym z realizacji projektu, tj. w terminie 25 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu.

Sprawozdawczość

Oprócz wniosków o płatność składanych zgodnie z ustalonym harmonogramem, trzeba wysyłać do instytucji wdrażającej sprawozdania z realizacji projektu:

• raporty okresowe (przez cały okres trwania projektu),

• raporty roczne,

• raport końcowy.

Raporty są nie tylko dla instytucji nadzorującej - warto je przygotowywać na cele własne i rozszerzać o elementy, które będą przydatne podczas kontroli czy też promocji projektu.

Bieżące kontrole

Każdy beneficjent przechodzi obowiązkowo kontrolę po zakończeniu projektu, jednak możliwe są także bieżące kontrole w trakcie jego realizacji. Oprócz kwestii finansowych przedmiotem kontroli będą potwierdzenia i dowody wykonania poszczególnych zadań, np.:

• listy obecności (na szkoleniach, seminariach, konferencjach itd.),

• listy uczestników projektu,

• oświadczenia uczestników o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych,

• ewidencja porad świadczonych dla beneficjentów końcowych w postaci zaświadczeń podpisanych przez beneficjenta o korzystaniu z usługi,

• oświadczenia podpisane przez uczestników projektu o uzyskaniu danej formy pomocy,

• karty czasu pracy zespołu projektowego,

• sprawozdania roczne i końcowe.

Najczęściej spotykane problemy w czasie kontroli to:

• brak odpowiednich dowodów na wykonanie zadań,

• dokonanie wydatków nieuwzględnionych we wniosku,

• dokonanie wydatków niekwalifikowalnych,

• zaakceptowanie zawyżonej faktury kosztowej.

Działania promocyjne

Realizacja projektu współfinansowanego ze środków unijnych rodzi konieczność prowadzenia działań promocyjnych. Każdy beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania obowiązkowych minimalnych form promocji zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Rady 1159/2000/WE. Promocja polega na odpowiednim oznakowaniu lub opisaniu środków, takich jak: plakaty, publikacje, zakupiony sprzęt, gadżety (balony, kubki, smycze, długopisy itp.), strony internetowe, pisma firmowe, zaproszenia, umowy, korespondencja, imprezy promocyjne (targi, wystawy, pokazy, konferencje, seminaria) i inne.

Zmiany w projekcie

Obowiązkiem beneficjenta jest zgłaszanie instytucji wdrażającej wszelkich zmian w trakcie realizacji projektu. Naturalnie optymalną sytuacją jest realizacja projektu dokładnie w sposób opisany we wniosku, jednak w wypadku, kiedy projekt był składany pół roku wcześniej i ma trwać przez najbliższe dwa lata, jest to trudno wykonalne, szczególnie w zakresie harmonogram realizacji. W Programie Operacyjnym SPO-RZL obowiązywały następujące zasady dokonywania zmian w projekcie:

1. Wszelkie zmiany w projekcie wymagają zgłoszenia w formie pisemnej wraz z wyszczególnieniem zmian oraz ich każdorazowym uzasadnieniem.

2. W przypadku zmian wymagających akceptacji, instytucja wdrażająca akceptuje jedynie zmiany uzasadnione i niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu. Instytucja wdrażająca powinna zawsze rozważyć zasadność wprowadzenia zmiany, wziąć pod uwagę przesłanki, które miały wpływ na wybór projektu do realizacji, jak również rozważyć wpływ zmiany na rezultaty projektu.

3. Wszelkie zmiany w projekcie odnoszą się do pierwszej zaakceptowanej wersji wniosku.

4. Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu co do zasady nie ulegają zwiększeniu (zwiększenie dotyczy łącznej wartości danej podkategorii wydatku związanej z wynagrodzeniem personelu wskazanej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu).

5. Wszelkie zmiany w projekcie mogą być zgłaszane nie później niż na jeden miesiąc przed jego zakończeniem.

6. Wartość dofinansowania nie może zostać zwiększona, niemniej jednak możliwe jest podnoszenie wartości projektu (w formie aneksu do umowy).

7. Do czasu zatwierdzenia zmian związanych z budżetem projektu, beneficjent realizuje zmieniony projekt na własne ryzyko. Dopiero bowiem po zatwierdzeniu zmian w projekcie przez odpowiednią instytucję możliwe będzie przedstawienie do rozliczenia wydatków zgodnie ze zmianami zgłoszonymi przez beneficjenta.

Ocena rezultatów

Według definicji jest to ocena efektywności, skuteczności, oddziaływania, trwałości i zgodności projektu w kontekście założonych celów. Ewaluacja projektu może być prowadzona w konkretnych momentach czasowych, np. w połowie realizacji projektu, po zakończeniu projektu lub systematycznie przez cały czas jego realizacji.

Ewaluacja pozwala na zidentyfikowanie słabych i mocnych stron przedsięwzięcia, może sygnalizować pojawiające się problemy, jest narzędziem pomagającym w określeniu stopnia zgodności realizacji przedsięwzięcia z przyjętymi założeniami.

Ewaluacja projektu w przeciwieństwie do kontroli i audytu (w przypadku większych projektów) nie jest obowiązkowa, ale jej prowadzenie może znacznie uprościć proces raportowania i kontroli.

Najczęściej stosowane metody ewaluacji:

• systematyczna obserwacja określonych aspektów projektu,

• ankiety dla uczestników po uczestnictwie (np. po każdym szkoleniu),

• ankiety pocztowe, telefoniczne,

• szczegółowe wywiady z uczestnikami.

Po pomyślnej realizacji projektu ewaluacja ma również za zadanie wykorzystanie doświadczenia przy kolejnym, aby mógł on przebiegać sprawniej i efektywniej.

Tomasz Nocuń

Autor jest wiceprezesem zarządu w Małopolskiej Grupie Doradczo-Finansowej z Krakowa, pełni jednocześnie funkcję dyrektora działu doradztwa.

Kontakt: t.nocun@mgdf.mpl