Nadchodzi KSeF – Czym jest i jak firmy powinny się do niego przygotować?

Po pierwsze, czym jest KSeF?

Choć ostatnimi czasy sam zwrot często pojawia się na łamach prasy i w innych mediach, to dla wielu tytułowy KSeF wciąż jest zagadką. Nie można go jednak ignorować, chociażby i z tego powodu, że zwiastuje on początek nowej ery w obszarze wymiany faktur elektronicznych, jak również rozległych zmian w polskim prawie podatkowym. Wszystko to za sprawą zmiany modelu przetwarzania e-faktur w Polsce na tzw. model clearance, zgodnie z którym wymiana faktur elektronicznych ma się odbywać za wykorzystaniem narzędzia/systemu informatycznego dostępnego w danym kraju.

Wynikiem tej zmiany będzie uruchomienie w Polsce dnia 1 stycznia 2022 roku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), tj. platformy służącej do wymiany i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Będzie ona również wykorzystywana do weryfikacji faktur z wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów oraz oznaczania faktur numerem identyfikującym. To ostatnie ma głównie pomóc w kwestii „uszczelniania” rozliczenia podatku VAT, a dokładniej przy wypieraniu z rynku tzw. pustych faktur, które prowadzą do wyłudzeń podatkowych.

Powyższe oznacza, że KSeF będzie rozwiązaniem, w którym każda faktura wystawiona przez podatnika będzie musiała być zarejestrowana zanim trafi do docelowego odbiorcy. Każda faktura będzie również musiała, jak już zostało to wspomniane, mieć formę faktury ustrukturyzowanej, która jest nowym typem faktury tworzonym w formacie XML.

Po drugie, kiedy i dlaczego pojawi się KSeF?

W styczniu 2022 roku Krajowy System e-faktur zostanie udostępniony jako rozwiązanie dobrowolne. Jednakże celem Ministerstwa Finansów jest wprowadzenie obowiązku wymiany e-faktur dla wszystkich podmiotów podatkowych najprawdopodobniej od Q2 2023. Oznacza to, że w 2023 roku sam KSeF również powinen stać się obowiązkowy.

Skąd te wszystkie zmiany? Pomijając fakt, że KSeF ma pomóc wyeliminować dokumenty fikcyjne z obiegu faktur, to z jego nadejściem wiąże się również wiele różnych korzyści ekonomicznych i ekologicznych m.in. wyższa jakość przetwarzanych danych biznesowych, redukcja nieprawidłowości spowodowanych błędami ludzkimi, zmniejszenie kosztów operacyjnych, silniejsze relacje z partnerami biznesowymi i klientami oraz o wiele mniejsze zużycie papieru. 

Po trzecie, jak ma wyglądać wymiana e-faktur do/z KSeF?

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, wystawianie faktur ustrukturyzowanych i rejestrowanie ich w platformie KSeF będzie mogło się odbywać na dwa sposoby – bezpośrednio w systemie za pośrednictwem interfejsu webowego przygotowanego przez Ministerstwo Finansów lub pośrednio z wykorzystaniem API i zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Pierwsza z opcji najprawdopodobniej stanie popularną wśród firm jednoosobowych oraz małych firm, w których ilość wystawianych i odbieranych faktur jest stosunkowo mała. Inaczej powinno to wyglądać w przypadku dużych i średnich przedsiębiorstw, które na co dzień wymieniają setki (a nawet tysiące) faktur, a co za tym idzie polegają one bardziej na rozwiązaniach do automatyzacji procesów biznesowych (takich systemy EDI). W ich przypadku integracja rozwiązania EDI z platformą KSeF może się okazać o wiele skuteczniejsza.

I wreszcie, jak się przygotować na korzystanie z KSeF?

Problemów z przejściem na e-fakturowanie nie będą mieli przedsiębiorcy, którzy korzystają z systemów takich jak Comarch EDI, które mają być w pełni zintegrowane z platformą rządową poprzez interfejs API.

Firma Comarch, będąca jednym z liderów branży IT w Polsce (jak i na świecie), bierze aktywny udział w projekcie pilotażowym KseF, a jej eksperci są obecni na spotkaniach, w trakcie których omawiane są szczegóły techniczne platformy KseF. Stąd też firma podkreśla, że komunikacja rozwiązania Comarch EDI z KseF zostanie uruchomiona w taki sposób, aby zminimalizować zmiany po stronie użytkowników i tym samym umożliwić im płynne włączenie się w system KseF.

Wprowadzenie w Polsce platformy KSeF nie jest dla firmy Comarch zaskoczeniem. W innych krajach UE takich jak Hiszpania, Portugalia oraz Włochy – gdzie tego typu systemy i regulacje obowiązują już od jakiegoś czasu – Comarch aktywnie wspiera jedne z największych marek w zakresie e-fakturowania. Oznacza to, że firma ta jest w pełni przygotowana na tego typu zmiany w prawie podatkowym (niezależnie od lokalizacji) – ba, wręcz się ich spodziewa.

Oczywiście, wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w Polsce zapowiadane jest na pierwszą połowę 2023 roku, co oznacza, że przedsiębiorcy mają jeszcze trochę czasu na przygotowanie się do nowych regulacji. Jednak decydując się na rozwiązanie, jakim jest Comarch EDI, mogą oni już teraz uzyskać 100% zgodności z nadchodzącymi zmianami prawnymi, jak i zautomatyzować swoje procesy wymiany dokumentów –  i wiele na tym zyskać.