REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów? /shutterstock.com
Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów? /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Pisma, deklaracje, faktury, umowy czy wnioski – to tylko niektóre z dokumentów, z którymi styczność mają pracownicy firm. Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że prawidłowe zarządzanie dokumentacją nie tylko pozwala na bardziej efektywną pracę, ale przede wszystkim oszczędza cenny czas. Obecnie coraz więcej firm nie wyobraża sobie funkcjonowania bez elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Dlaczego tak się dzieje i kiedy warto wprowadzić w firmie elektroniczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów w firmie

REKLAMA

W tradycyjnym obiegu dokumentów klient przynosi do biura dokumentację, która jest następnie księgowana i archiwizowana przez księgowego. W większych firmach za księgowanie dokumentów odpowiada dział księgowości. Rozwiązanie to wymaga dużej terminowości od każdej ze stron i poświęcenia czasu na wymianę czy akceptację potrzebnych dokumentów. Ponadto, kiedy stosy „papierów” zaczynają wymykać się spod kontroli, łatwo o popełnienie błędu i narażenie przedsiębiorstwa na dotkliwe straty. Na szczęście istnieje rozwiązanie, dzięki któremu obieg dokumentów wewnątrz firmy lub na linii przedsiębiorstwo – biuro rachunkowe może być sprawny i szybki.

REKLAMA

Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia. System ten pozwala nie tylko zdalnie załatwić wszystkie formalności z jednostką odpowiadającą za księgowanie, ale przede wszystkim daje przedsiębiorcom dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów firmy w systemie 24h na dobę. Dzięki temu firmy oszczędzają cenny czas i zwiększają produktywność, minimalizują ryzyko popełnienia błędów oraz zachowują ciągłość przepływu dokumentów. Co najważniejsze, przejrzystość w tym zdigitalizowanym procesie umożliwia odszukanie niezbędnych danych na każdym odcinku trasy, którą pokonuje będąca w obiegu dokumentacja.

Papierowy zawrót głowy

Kiedy firma powinna zdecydować się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów? Jak tylko przestaje sobie radzić z tymi papierowymi. Zagubione faktury, bałagan czy problemy z dotrzymaniem terminów to znaki świadczące o tym, że firma powinno pomyśleć się o zmianie systemu zarządzania na bardziej nowoczesny.

REKLAMA

- Bardzo ważna jest też przejrzystość. Przychodzi taki moment, kiedy przedsiębiorcy chcą mieć bardziej transparenty widok dokumentów. Chcą wiedzieć, kto i ile wydaje oraz jak często sięga do firmowej kasy. Przy obiegu papierowym jest o to bardzo trudno, a taka transparentność powoduje po prostu bardziej świadome zakupy – podkreśla Edyta Wojtas, wiceprezes i analityk biznesowy w BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART służącej do wspierania nowoczesnej księgowości.

Warto rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zanim w firmie pojawią się pierwsze sygnały zwiastujące kłopoty z ujarzmieniem papierowego bałaganu. Na szczęście widać, że świadomość przedsiębiorców wzrasta i coraz częściej stawiają oni na digitalizację, chcąc zawczasu zapobiec kłopotom związanym z przepływem papierowych dokumentów w firmie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Technologia dla opornych

Mimo że nowocześni przedsiębiorcy chętnie korzystają z dóbr technologii, wciąż znajdą się i tacy, którzy opierają się wszelkim zmianom. Nie ma w tym nic dziwnego, wszak nie każdy od razu polubi nowe technologie - zwłaszcza, kiedy dotychczas korzystał tylko z tradycyjnych rozwiązań. I choć nie łatwo jest przekonać zwolennika papierowych dokumentów do zaawansowanych rozwiązań informatycznych, to istnieją sposoby, które ułatwią ciężką przeprawę przez meandry elektronicznego obiegu dokumentów.

- Przedsiębiorcy obawiają się zmian i trudno jest im podjąć decyzję o wdrożeniu systemu, o którym niewiele wiedzą. To dlatego łatwiej jest tym firmom, które na pokładzie mają przynajmniej jednego pasjonata z obszaru IT, lubiącego i rozumiejącego nowinki technologiczne. Taki pracownik wytłumaczy pozostałym, jak funkcjonuje nowe rozwiązanie oraz jakie korzyści płyną z jego użytkowania – tłumaczy Edyta Wojtas.

Co istotne, pracownicy często postrzegają technologię jako konkurencję dla swoich stanowisk pracy. Winni takiej sytuacji są producenci oprogramowań podkreślający, że elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim duża oszczędność pieniędzy dla firmy, co mylnie interpretowane jest z redukcją zatrudnionych specjalistów. Nic dziwnego, że propozycja wdrożenia nowoczesnego systemu nie zawsze spotyka się z entuzjazmem reszty pracowników. Warto zatem wcześniej wyjaśnić zespołowi, że nowy system nie stanowi dla nich żadnego zagrożenia, ponieważ ma na celu wyłącznie ułatwienie i usprawnienie jego pracy!

Elektroniczny lodołamacz

Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest trudne i czasochłonne? Nie, jeżeli cały proces odbywa się pod czujnym okiem specjalistów od spraw wdrożeń. Ponadto, kluczem do sukcesu jest zrobienie analizy działania firmy oraz włączenie każdego pracownika w implementację nowego systemu.

- Na spotkaniu dotyczącym wdrożenia nowych rozwiązań rozmawiamy z każdym, który bierze czynny udział w obiegu dokumentów. Pytamy o najdrobniejsze szczegóły jego pracy z dokumentami, bo często właśnie one wpływają na płynność pracy oraz - co jest bardzo ważne - prawa do pewnych poufnych informacji  – podkreśla Edyta Wojtas.

Co ciekawe, są sytuacje, w których warto wstrzymać się z decyzją o zmianie systemu obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny. Należy do nich np. restrukturyzacja firmy, mająca wpływ na pracę z dokumentami i uprawnienia stanowisk poszczególnych pracowników. Warto również jeszcze przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian wskazać osobę odpowiedzialną po stronie firmy za koordynowanie całego procesu wdrożenia.

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które zaspokoi potrzeby zarówno małego, jak i dużego biznesu. Uporządkuje pracę, ułatwi współpracę z księgowością, przygotuje firmę na dalszy rozwój, a także dostosuje się do jej rosnących potrzeb. Przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. I choć najbardziej problematyczny we wdrażaniu nowych technologii jest oporny na zmiany człowiek, to pozytywnie do nich nastawiony, sprawny koordynator poradzi sobie nawet z największymi sceptykami. Przedsiębiorco, czy jesteś gotowy na zmiany w swojej firmie?

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Bankructwo, niewypłacalność i odpowiedzialność członków zarządu w Polsce i USA

Zapraszamy do udziału w bezpłatnym webinarze na temat: Bankructwo, niewypłacalność i odpowiedzialność członków zarządu w Polsce i USA.

Zorza polarna, wiatr słoneczny, burza geomagnetyczna. Dlaczego warto znać prognozę kosmicznej pogody

Badania kosmicznej pogody, w tym aktywności Słońca będą coraz bardziej potrzebne - twierdzi prof. Iwona Stanisławska z Centrum Prognoz Heliogeofizycznych w CBK PAN. Dlaczego? Bo wpływ tych zjawisk na życie na Ziemi i funkcjonowanie naszej cywilizacji jest znaczący. Tym bardziej, że naukowcy potrafią przygotowywać coraz lepsze prognozy, pozwalające unikać wielu problemów z wpływem pogody kosmicznej na telekomunikację, nawigację i infrastrukturę.

Implementacja dyrektywy DAC7 niebawem. Co to oznacza dla platform internetowych?

Od 1 lipca 2024 r. mają zacząć obowiązywać w Polsce przepisy wynikające z implementacji Dyrektywy DAC7. Przepisy te mają dotyczyć przede wszystkim raportowania przez platformy sprzedażowe dochodów uzyskiwanych przez ich użytkowników.

W tych bankomatach wypłacisz jedynie 200 zł

We wtorek Euronet przeprowadza akcję protestacyjną mającą na celu zwrócenie uwagi na sytuację operatorów bankomatów. Tego dnia z bankomatów będzie można wypłacić jednorazowo maksymalnie do 200 zł.

REKLAMA

Hotele podnoszą ceny, ale to nie odstrasza Polaków. Ich obłożenie rośnie

Według informacji przekazanych przez "Izbę Gospodarczą Hotelarstwa Polskiego", obłożenie hoteli w Polsce systematycznie rośnie z miesiąca na miesiąc. Wyniki majowe okazały się lepsze niż w analogicznym okresie ubiegłego roku.

W Polsce pije się coraz mniej piwa i coraz więcej browarów ma kłopoty finansowe

Browary w Polsce mając oraz więcej problemów, a zwłaszcza kłopotów finansowych. W ciągu ostatnich pięciu lat spożycie piwa spadło o jedną czwartą a długi branży są 23 razy wyższe (!) niż w 2018 roku. Rynek kurczy się choć piwo to wciąż najchętniej kupowany alkohol w Polsce.

 

Od dziś ważna zmiana w prawie transportowym: taksówkarz i kurier muszą mieć polskie prawo jazdy. Będzie paraliż tych usług

Taksówkarz i kurier od dziś tylko z polskim prawem jazdy. Dziś, w poniedziałek 17 czerwca weszła w życie nowelizacja ustawy o transporcie drogowym, w myśl której wszyscy kierowcy oferujący odpłatny przejazd w ramach wszystkich dostępnych aplikacji będą musieli posiadać polskie prawo jazdy. Jak wpłynie to na branżę i naszą codzienną rzeczywistość?

Branża handlowa w letargu. Co czwarta firma obawia się mniejszych zamówień, a co druga wysokich cen

Branża handlowa w Polsce jest jedyną, która nie wyszła nawet na krótko z kryzysu w ciągu minionych dwóch lat. Menadżerowie nie widzą wciąż sprzyjających okoliczności do prowadzenia biznesu w handlu – ani teraz, ani w najbliższej przyszłości.

REKLAMA

Budownictwo narzeka na brak kredytów i sięga po faktoring, to za sprawą coraz wyższych nieregulowanych na czas wzajemnych zobowiązań

Wskaźniki koniunktury poprawiają się i coraz więcej firm prognozuje poprawę płynności. Ale szukające finansowego wsparcia przedsiębiorstwa z budownictwa nie zawsze mogą liczyć na przychylność banków w staraniach o kredyt. Stały się za to klientem numer jeden dla firm faktoringowych. Dotyczy to zwłaszcza mikrofirm.

Pieniądze z KPO. Kto zyska, a kto może stracić?

W ramach KPO do Polski trafiło już 7 mld euro. Czy optymizm inwestycyjny sprawi, że w Polsce na każdym kroku będzie plac budowy, a inflacja znów poszybuje w górę? Które firmy mogą rekordowo zyskać? A kto straci?

REKLAMA