Kiedy firma powinna zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów w firmie

W tradycyjnym obiegu dokumentów klient przynosi do biura dokumentację, która jest następnie księgowana i archiwizowana przez księgowego. W większych firmach za księgowanie dokumentów odpowiada dział księgowości. Rozwiązanie to wymaga dużej terminowości od każdej ze stron i poświęcenia czasu na wymianę czy akceptację potrzebnych dokumentów. Ponadto, kiedy stosy „papierów” zaczynają wymykać się spod kontroli, łatwo o popełnienie błędu i narażenie przedsiębiorstwa na dotkliwe straty. Na szczęście istnieje rozwiązanie, dzięki któremu obieg dokumentów wewnątrz firmy lub na linii przedsiębiorstwo – biuro rachunkowe może być sprawny i szybki.

Inwestycja w elektroniczny obieg umożliwia rozwój w wymiarze, który bez tego rozwiązania byłby niemożliwy do osiągnięcia. System ten pozwala nie tylko zdalnie załatwić wszystkie formalności z jednostką odpowiadającą za księgowanie, ale przede wszystkim daje przedsiębiorcom dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów firmy w systemie 24h na dobę. Dzięki temu firmy oszczędzają cenny czas i zwiększają produktywność, minimalizują ryzyko popełnienia błędów oraz zachowują ciągłość przepływu dokumentów. Co najważniejsze, przejrzystość w tym zdigitalizowanym procesie umożliwia odszukanie niezbędnych danych na każdym odcinku trasy, którą pokonuje będąca w obiegu dokumentacja.

Papierowy zawrót głowy

Kiedy firma powinna zdecydować się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów? Jak tylko przestaje sobie radzić z tymi papierowymi. Zagubione faktury, bałagan czy problemy z dotrzymaniem terminów to znaki świadczące o tym, że firma powinno pomyśleć się o zmianie systemu zarządzania na bardziej nowoczesny.

- Bardzo ważna jest też przejrzystość. Przychodzi taki moment, kiedy przedsiębiorcy chcą mieć bardziej transparenty widok dokumentów. Chcą wiedzieć, kto i ile wydaje oraz jak często sięga do firmowej kasy. Przy obiegu papierowym jest o to bardzo trudno, a taka transparentność powoduje po prostu bardziej świadome zakupy – podkreśla Edyta Wojtas, wiceprezes i analityk biznesowy w BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART służącej do wspierania nowoczesnej księgowości.

Warto rozważyć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zanim w firmie pojawią się pierwsze sygnały zwiastujące kłopoty z ujarzmieniem papierowego bałaganu. Na szczęście widać, że świadomość przedsiębiorców wzrasta i coraz częściej stawiają oni na digitalizację, chcąc zawczasu zapobiec kłopotom związanym z przepływem papierowych dokumentów w firmie.

Technologia dla opornych

Mimo że nowocześni przedsiębiorcy chętnie korzystają z dóbr technologii, wciąż znajdą się i tacy, którzy opierają się wszelkim zmianom. Nie ma w tym nic dziwnego, wszak nie każdy od razu polubi nowe technologie - zwłaszcza, kiedy dotychczas korzystał tylko z tradycyjnych rozwiązań. I choć nie łatwo jest przekonać zwolennika papierowych dokumentów do zaawansowanych rozwiązań informatycznych, to istnieją sposoby, które ułatwią ciężką przeprawę przez meandry elektronicznego obiegu dokumentów.

- Przedsiębiorcy obawiają się zmian i trudno jest im podjąć decyzję o wdrożeniu systemu, o którym niewiele wiedzą. To dlatego łatwiej jest tym firmom, które na pokładzie mają przynajmniej jednego pasjonata z obszaru IT, lubiącego i rozumiejącego nowinki technologiczne. Taki pracownik wytłumaczy pozostałym, jak funkcjonuje nowe rozwiązanie oraz jakie korzyści płyną z jego użytkowania – tłumaczy Edyta Wojtas.

Co istotne, pracownicy często postrzegają technologię jako konkurencję dla swoich stanowisk pracy. Winni takiej sytuacji są producenci oprogramowań podkreślający, że elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim duża oszczędność pieniędzy dla firmy, co mylnie interpretowane jest z redukcją zatrudnionych specjalistów. Nic dziwnego, że propozycja wdrożenia nowoczesnego systemu nie zawsze spotyka się z entuzjazmem reszty pracowników. Warto zatem wcześniej wyjaśnić zespołowi, że nowy system nie stanowi dla nich żadnego zagrożenia, ponieważ ma na celu wyłącznie ułatwienie i usprawnienie jego pracy!

Elektroniczny lodołamacz

Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest trudne i czasochłonne? Nie, jeżeli cały proces odbywa się pod czujnym okiem specjalistów od spraw wdrożeń. Ponadto, kluczem do sukcesu jest zrobienie analizy działania firmy oraz włączenie każdego pracownika w implementację nowego systemu.

- Na spotkaniu dotyczącym wdrożenia nowych rozwiązań rozmawiamy z każdym, który bierze czynny udział w obiegu dokumentów. Pytamy o najdrobniejsze szczegóły jego pracy z dokumentami, bo często właśnie one wpływają na płynność pracy oraz - co jest bardzo ważne - prawa do pewnych poufnych informacji  – podkreśla Edyta Wojtas.

Co ciekawe, są sytuacje, w których warto wstrzymać się z decyzją o zmianie systemu obiegu dokumentów z papierowego na elektroniczny. Należy do nich np. restrukturyzacja firmy, mająca wpływ na pracę z dokumentami i uprawnienia stanowisk poszczególnych pracowników. Warto również jeszcze przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian wskazać osobę odpowiedzialną po stronie firmy za koordynowanie całego procesu wdrożenia.

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które zaspokoi potrzeby zarówno małego, jak i dużego biznesu. Uporządkuje pracę, ułatwi współpracę z księgowością, przygotuje firmę na dalszy rozwój, a także dostosuje się do jej rosnących potrzeb. Przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na poniesienie stosunkowo niewysokich kosztów wdrożenia obiegu, pozbędzie się problemów z biurokratyczną stroną swojej działalności – zyska porządek w papierach i przejrzystość dokumentacji. I choć najbardziej problematyczny we wdrażaniu nowych technologii jest oporny na zmiany człowiek, to pozytywnie do nich nastawiony, sprawny koordynator poradzi sobie nawet z największymi sceptykami. Przedsiębiorco, czy jesteś gotowy na zmiany w swojej firmie?