REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak prawidłowo niszczyć cyfrowe dokumenty?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak prawidłowo niszczyć cyfrowe dokumenty?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Początek roku sprzyja porządkowaniu. To dobry czas na uporanie się z zaległymi danymi i dokumentami do zniszczenia. Warto proces utylizacji przeprowadzać regularnie, zgodnie z przepisami i co najważniejsze z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa. 

Zutylizuj zbędne dane, ale najpierw sprawdź

REKLAMA

Dlaczego warto utylizować zbędne dane? Przechowywanie możliwych już do utylizacji danych wiąże się z ryzykiem ich wypłynięcia poza organizację, a co za tym idzie, z niewyobrażalnymi kosztami. Mowa tutaj np. o odszkodowaniach, które często wykraczają poza możliwości finansowe przedsiębiorstwa, z którego dane wyciekły. Średni koszt wycieku danych w Stanach Zjednoczonych to około 9,5 miliona dolarów. Czy warto ryzykować? Zdecydowanie nie.

REKLAMA

Jeśli już zdecydujemy się poddać część danych utylizacji w pierwszej kolejności należy zweryfikować, jakich danych przechowywanych na nośnikach cyfrowych i w formie papierowej możemy się pozbyć. Jeśli chodzi o czas przechowywania, regulują to odpowiednie przepisy. Dla przykładu, faktury należy przechowywać przez 5 lat, a listy płac przez 50 lat. Warto regularnie sprawdzać terminy „ważności” gromadzonych danych. Przemawiają za tym względy finansowe. Ich przechowywanie kosztuje, i to coraz więcej, niezależnie czy mówimy o archiwach papierowych czy nośnikach cyfrowych. 

Zniszcz w miejscu przechowywania

REKLAMA

Jeśli mamy już wyodrębnioną bazę informacji, których możemy się pozbyć warto zapoznać się z przepisami dotyczącymi samego procesu utylizacji. Należy pamiętać, że dokumenty i wszystkie nośniki danych, które możemy i chcemy zniszczyć należy utylizować w miejscu ich przechowywania. To o tyle istotne, że firmy w dużej mierze decydują się na przeprowadzenie tego procesu we własnym zakresie.  

A co ze zlecaniem utylizacji? Nawet jeśli firmy decydują się na współpracę z podmiotem zewnętrznym w zakresie niszczenia nośników danych, nie zwalnia jej to z odpowiedzialności. Według normy ISO/IEC, nadal zleceniodawca odpowiada za bezpieczeństwo danych. Przepisy uniemożliwiające transfer odpowiedzialności za utylizację zachęcają firmy o rozbudowanym zapleczu informatycznym do zaopatrzenia się w urządzenia niszczące dyski twarde i innego rodzaju nośniki. Ich przewóz do miejsca niszczenia niesie za sobą ryzyko wycieku na każdym etapie tego procesu.  

Odpowiedni sprzęt do utylizacji

Kolejna istotna rzecz to odpowiedni sprzęt. Wiele osób i instytucji nie zdaje sobie sprawy z faktu, że na bezpieczeństwie nie warto oszczędzać. Na rynku są specjalistyczne urządzenia do niszczenia cyfrowych nośników, które spełniają wszystkie normy bezpieczeństwa. Współczesne niszczarki dysków zasilane są prądem jednofazowym, nie wymagają skomplikowanej konfiguracji i dostosowania pomieszczeń. Oprócz tego, z biegiem lat zmniejszyły się gabaryty i niszczarki są w pełni mobilne. To umożliwia ich pracę bezpośrednio w miejscu powstawania czy składowania elektronicznych nośników. Wszystkie te zmiany znacznie ułatwiają proces niszczenia, a tym samym zwiększają spektrum zastosowania w firmach. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Największy problem z bezpieczeństwem danych mają firmy z kategorii MŚP. W okresie od listopada 2021 r. do października 2022 r. na całym świecie wykryto prawie 16 tys. incydentów cyberprzestępczości, w tym 700 spraw dotyczyło małych firm. To pokazuje, że problem nadal istnieje i mimo powszechnej informatyzacji biznes zapomina o radzeniu sobie z problemem właściwej utylizacji nośników. Firmy w Polsce powinny zatem zadbać o proces niszczenia wewnątrz przedsiębiorstw zanim będzie na to za późno, zwłaszcza że nie jest to proces skomplikowany. Jedyne o co należy zadbać to wysokiej klasy sprzęt, który gwarantuje, że dane zapisane na zniszczonych dyskach twardych i innych nośnikach nie będą możliwe do odtworzenia. 

Poradnik przygotował Marcin Sobaniec, manager kategorii produktowej w HSM 

Marcin Sobaniec

 

Źródło zewnętrzne

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Infor.pl

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

Szczęście i spełnienie może iść w parze

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

REKLAMA

Rolnicy radzą sobie dużo lepiej z długami niż firmy przetwarzające plony ich pracy

Polska żywność ma się dobrze, ale kondycja finansowa branży już mniej. Sektor rolno-spożywczy musi oddać wierzycielom 760,6 mln zł, a wiarygodność płatnicza przetwórców i dostawców staje się coraz większym problemem. Nie dotyczy to rolników, którzy na ogół są wiarygodni finansowo.

Małe firmy z dużymi obawami przed kolejnym wysokim wzrostem płacy minimalnej

Duże wzrosty płacy minimalnej w ostatnich latach hamują wzrost małych i średnich firm. Poza bezpośrednim obciążeniem kosztami pracowniczymi oznaczają dla przedsiębiorców skokowy wzrost koszt w postaci coraz wyższych składek ZUS.

Umowa z influencerem krok po kroku

Szybki rozwój marketingu internetowego otworzył przed markami i twórcami zupełnie nowe perspektywy współpracy. W dobie cyfrowej rewolucji, influencerzy stali się kluczowymi partnerami w promocji produktów i usług, oferując unikatowy sposób docierania do odbiorców (potencjalnych klientów marek). Współpraca z twórcami, choć niezwykle efektywna, wiąże się jednak z szeregiem wyzwań prawnych, które wymagają szczególnej uwagi. Odpowiednie uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków jest fundamentem sukcesu i bezpieczeństwa obu stron, minimalizując ryzyko sporów i nieporozumień.

Deregulacja: rząd naprawia prawo, ale przedsiębiorcy nie są zadowoleni z zakresu i tempa zmian w przepisach

Przedsiębiorcy przekonują, że Polska musi być krajem ze sprawną strukturą przepisów. Mimo postępów nadal wiele zagadnień z prawa budowlanego, pozwoleń na zatrudnienie czy przepisów związanych z regulacją handlu i usług zdają się być niepotrzebnym mnożeniem administracji.

REKLAMA

Czy konto firmowe jest obowiązkowe?

Przy założeniu firmy musisz dopełnić wielu formalności. O ile wybór nazwy przedsiębiorstwa, wskazanie adresu jego siedziby, czy wskazanie właściwego PKD są obligatoryjne, o tyle otworzenie rachunku firmowego niekoniecznie. Jednak dużo zależy przy tym od tego, jaka forma działalności jest prowadzona, jakie transakcje są wykonywane i wreszcie, czy chce ona korzystać z mechanizmu split payment.

Blisko LUDZI i dla LUDZI. Czym Emtor wyróżnia się jako pracodawca na rynku wózków widłowych?

Na przestrzeni lat firma Emtor udowodniła, że sukces w biznesie nie zależy wyłącznie od produktów czy wyników finansowych, ale przede wszystkim od ludzi, którzy ten biznes tworzą. To dzięki zaangażowaniu, lojalności i codziennej pracy zespołów połączenie tradycji z nowoczesnością jest możliwe. Emtor stawia na człowieka – nie tylko jako pracownika, ale jako partnera w budowaniu wspólnej przyszłości. Bo gdy ludzie czują się docenieni, chcą zostać na dłużej. Jak zatem firma buduje swoją przewagę na konkurencyjnym rynku?

REKLAMA