REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczna teczka osobowa obniży koszty i zabezpieczy dane

REKLAMA

Polscy przedsiębiorcy od lat narzekają na ustawowy obowiązek przechowywania papierowej dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym wybrane akta powinny być przechowywane nawet przez pół wieku.

REKLAMA


Jest to obowiązek uciążliwy i kosztowny, a jego niedopełnienie wiąże się z surowymi konsekwencjami finansowymi. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej rozważa wprowadzenie możliwości prowadzenia archiwum akt pracowniczych w wersji elektronicznej. Choć obecnie cyfrowe dokumenty wciąż mogą stanowić jedynie uzupełnienie tradycyjnego archiwum, firmy coraz chętniej decydują się na digitalizację akt.

REKLAMA

Korzyści płynące z cyfryzacji archiwów są szczególnie widoczne w firmach przetwarzających każdego dnia setki dokumentów. Zgodnie z polskim prawem przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia teczki osobowej każdego pracownika, a odpowiednie dokumenty należy przechowywać nawet przez 50 lat. Obecnie akta, które występują w formie elektronicznej, muszą mieć także swój papierowy oryginał. Plany resortu pracy dotyczące możliwości całkowitej cyfryzacji teczek pracowników mogą usprawnić pracę administracyjną tysięcy firm w Polsce i ograniczyć ich wydatki związane z przechowywaniem, przesyłaniem czy  drukowaniem dokumentów.

REKLAMA

- Elektroniczna archiwizacja dokumentów pracowniczych to skrócenie czasu przeszukiwania akt, poprawa jakości oryginalnej dokumentacji i przede wszystkim redukcja kosztów. Warto także pamiętać, że to pracodawca odpowiada za ewentualne zniszczenie akt niezależnie od tego, czy jego przyczyną był pożar czy powódź. Możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji cyfrowej pozwoliłaby na ochronę kluczowych akt nawet w przypadku zniszczenia ich papierowych oryginałów - mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A.

Do dyspozycji firm, które już teraz zdecydują się na cyfryzację archiwów pracowniczych są odpowiednie narzędzia informatyczne pozwalające na przechowywanie elektronicznej kopii teczki osobowej pracownika w formie skanów oryginalnych dokumentów. Takie rozwiązania są szczególnie dedykowane firmom i instytucjom, które zatrudniają wielu pracowników i mają rozproszoną strukturę organizacyjną utrudniającą bieżący dostęp do dokumentów przechowywanych w tradycyjnym archiwum. - Dzięki aktom dostępnym w wersji elektronicznej specjaliści działów kadr mogą zyskać szybki i łatwy dostęp do teczki osobowej pracownika bez potrzeby opuszczania stanowiska pracy, co znacznie usprawnia pracę administracyjną. Przechowywane w formie cyfrowej dane są w pełni bezpieczne dzięki systemowi nadawania uprawnień, który pozwala na wgląd w archiwum tylko osobom do tego upoważnionym - dodaje Ireneusz Hołowacz.

 

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

    Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

    Dotacje KPO wzmocnią ofertę konkursów ABM 2024 dla przedsiębiorców

    Dotacje ABM (Agencji Badań Medycznych) finansowane były dotychczas przede wszystkim z krajowych środków publicznych. W 2024 roku ulegnie to zmianie za sprawą środków z KPO. Zgodnie z zapowiedziami, już w 3 i 4 kwartale możemy spodziewać się rozszerzenia oferty dotacyjnej dla przedsiębiorstw.

    "DGP": Ceneo wygrywa z Google. Sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej

    Warszawski sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej. Nie wolno mu też przekierowywać ruchu do Google Shopping kosztem Ceneo ani utrudniać dostępu do polskiej porównywarki przez usuwanie prowadzących do niej wyników wyszukiwania – pisze we wtorek "Dziennik Gazeta Prawna".

    Drogie podróże zarządu Orlenu. Nowe "porażające" informacje

    "Tylko w 2022 roku zarząd Orlenu wydał ponad pół miliona euro na loty prywatnymi samolotami" - poinformował w poniedziałek minister aktywów państwowych Borys Budka. Dodał, że w listopadzie ub.r. wdano też 400 tys. zł na wyjazd na wyścig Formuły 1 w USA.

    REKLAMA

    Cable pooling - nowy model inwestycji w OZE. Warunki przyłączenia, umowa

    W wyniku ostatniej nowelizacji ustawy Prawo energetyczne, która weszła w życie 1 października 2023 roku, do polskiego porządku prawnego wprowadzono długo wyczekiwane przez polską branżę energetyczną przepisy regulujące instytucję zbiorczego przyłącza, tzw. cable poolingu. Co warto wiedzieć o tej instytucji i przepisach jej dotyczących?

    Wakacje składkowe. Od kiedy, jakie kryteria trzeba spełnić?

    12 kwietnia 2024 r. w Sejmie odbyło się I czytanie projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt nowelizacji przewiduje zwolnienie z opłacania składek ZUS (tzw. wakacje składkowe) dla małych przedsiębiorców. 

    Sprzedaż miodu - nowe przepisy od 18 kwietnia 2024 r.

    Nowe przepisy dotyczące sprzedaży miodu wchodzą w życie 18 kwietnia 2024 r. O czym muszą wiedzieć producenci miodu?

    Branża HoReCa nie jest w najlepszej kondycji. Restauracja z Wrocławia ma 4,2 mln zł długów

    Branża HoReCa od pandemii nie ma się najlepiej. Prawie 13,6 tys. obiektów noclegowych, restauracji i firm cateringowych w Polsce ma przeterminowane zaległości finansowe na ponad 352 mln zł. 

    REKLAMA

    Branża handlu detalicznego liczy w 2024 roku na uzyskanie wyższych marż – i to mimo presji na obniżanie cen

    Choć od pandemii upłynęło już sporo czasu, dla firm handlu detalicznego dalej największym wyzwaniem jest zarządzanie kosztami w warunkach wciąż wysokiej inflacji oraz presji na obniżkę cen. Do tego dochodzi w dalszym ciągu staranie o ustabilizowanie łańcucha dostaw. Jednak coraz więcej przedsiębiorstw patrzy z optymizmem w przyszłość i liczy na możliwość uzyskania wyższej marzy.

    Coraz więcej firm ma w planach inwestycje – najwięcej wśród średnich, co trzecia. Co to oznacza dla gospodarki

    Czwarty kwartał z rzędu rośnie optymizm wśród przedsiębiorców, co oznacza powrót do normalności jakiego nie było od czasów pandemii. Stabilność w pozytywnych nastrojach właścicieli i kadry zarządzającej firmy dobrze rokuje dla tempa wzrostu polskiej gospodarki.

    REKLAMA