Tylko nieco ponad miesiąc mają pracodawcy tworzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na dokonanie końcowej korekty stanu zatrudnienia. Przeciętna liczba zatrudnionych - w oparciu o którą pracodawcy co roku naliczają odpis na ZFŚS - musi zostać skorygowana w końcu roku.
Wynika to z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Ponieważ chodzi o faktyczną liczbę zatrudnionych w ciągu całego roku kalendarzowego, to należy przyjąć, że korekta musi nastąpić już po 31 grudnia, ponieważ wtedy można ustalić pełną liczbę pracowników we wszystkich miesiącach.
Policzyć średnie zatrudnienie
Prawidłowej korekty odpisów należy dokonać opierając się na rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 168 z późn. zm.).
– Najpierw należy ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w każdym miesiącu, dodać wyniki do siebie, a następnie otrzymaną sumę podzielić przez 12. Wynik będzie informował o faktycznej liczbie zatrudnionych – wskazuje Anna Martuszewicz z Departamentu Prawnego w Głównym Inspektoracie Pracy.
Jeżeli liczba ta będzie mniejsza od założonej na początku roku, wówczas pracodawca ma prawo wycofać z ZFŚS nadpłacone pieniądze lub zaliczyć je na poczet odpisów na następny rok. Jeśli jednak liczba zatrudnionych jest wyższa od zakładanej, trzeba dokonać dopłaty do funduszu – najlepiej niezwłocznie po zrobieniu korekty.
Ustawa o ZFŚS wskazuje, że w liczbie zatrudnionych należy uwzględniać zarówno pracujących na czas określony, jak i bezterminowo, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy umowy spółdzielczej.
Grzywna za brak korekty
Jak podkreśla Anna Martuszewicz, korekty w rzeczywistości można dokonać dopiero na początku nowego roku, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę stan zatrudnienia na 31 grudnia. Odpowiedzialność pracodawcy za spóźnienie lub niedokonanie korekty jest uzależniona od tego, jakie będzie to miało następstwa.
Zgodnie z interpretacją Departamentu Wynagrodzeń w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej żadnych negatywnych konsekwencji nie będzie wówczas, gdy pracodawca nadpłacił na fundusz. Jeśli jednak wystąpiła niedopłata, a korekta nie została sporządzona, wówczas pracodawca popełnił wykroczenie polegające na zaniżeniu odpisu i zgodnie z art. 12 ustawy o ZFŚS może zostać ukarany przez inspektorów grzywną.
