Przedsiębiorcy popełniają błędy

Przedsiębiorcy mają wiele możliwości zweryfikowania informacji o kondycji finansowo-organizacyjnej potencjalnego kontrahenta. Najprostszym, choć czasochłonnym i w praktyce nie zawsze skutecznym, sposobem, jest samodzielne zebranie danych.

Można przede wszystkim sprawdzić terminowość wpłat składek do ZUS-u i urzędu skarbowego. Zaleganie ze składkami to pierwszy sygnał ostrzegawczy o złej sytuacji finansowej firmy.

– Dodatkowych informacji można także szukać w sądach rejestrowych i biurach komorników. Można także sprawdzić rekomendacje, jakie kontrahentowi wystawiają jego dotychczasowi dostawcy. Wymaga to jednak poświęcenia dużej ilości czasu i bardzo często uniemożliwia podjęcie szybkiej, i – co ważniejsze – trafnej decyzji o współpracy i sprzedaży z odroczonym terminem płatności – twierdzi Kamil Muniak z Euler Hermes Anna Kozińska Kancelaria Prawna.

O wiele szybsze i bardziej bezpieczne jest zamówienie raportu o kontrahencie w firmie windykacyjnej lub wywiadowni gospodarczej. Z reguły składa się on z dwóch części: pierwsza dotyczy informacji o sytuacji prawno-finansowej firmy, druga to dane analityczne.

Zaletą korzystania z tego typu weryfikacji kontrahentów jest fakt, że pracownicy wyspecjalizowanych firm docierają do informacji niedostępnych dla przedsiębiorców. Mają oni możliwość zestawienia danych z wielu źródeł, m.in. z rejestrów, sądów, urzędów, giełdy wierzytelności, statystyk oraz publikacji w mediach. Pozyskują również informacje od firm, które wcześniej współpracowały z przedsiębiorstwem, a zatem znają jego zachowania płatnicze. Źródłem informacji jest także sam potencjalny odbiorca, który na prośbę wywiadowni wypełnia szczegółową ankietę. Brak zgody na podanie danych do takiej ankiety może być sygnałem ostrzegawczym.
Na podstawie analizy tak zebranych danych, wywiadownia wystawia każdemu przedsiębiorstwu ocenę jego możliwości spłaty należności w postaci limitu kredytowego. Pozwala on przedsiębiorcy na podjęcie decyzji o udzieleniu kredytu kupieckiego i jego wielkości.

Dokładne sprawdzenie przyszłego odbiorcy nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności zabezpieczenia spłaty należności odpowiednią umową handlową. Polscy przedsiębiorcy, mimo że cały czas nabierają w tej kwestii doświadczenia, nadal popełniają wiele błędów. Ich efektem są utrudnienia w odzyskaniu należności, w przypadku gdy kontrahent opóźnia się z zapłatą lub w ogóle nie ma zamiaru płacić.
– Kardynalnym błędem jest brak umowy w formie pisemnej lub podpisanie jedynie umowy ramowej, bez uszczegółowiania sposobu i trybu dalszej współpracy. W praktyce uniemożliwia to lub bardzo utrudnia, udowodnienie roszczeń w postępowaniu procesowym. Częstym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest także brak w umowie ustanowienia sankcji za niewykonanie zobowiązań, a także brak lub błędne ustanowienie zabezpieczeń – mówi Kamil Muniak.

Zdarza się, że przedsiębiorcy korzystają z wcześniej przygotowanego wzoru umowy, który okazuje się nieodpowiedni do sytuacji. Dlatego przedsiębiorca powinien zawsze dokładnie zapoznać się z wszystkimi warunkami umowy i w przypadku pojawienia się wątpliwości negocjować jej treść, by przy ewentualnym dochodzeniu należności dawała ona możliwość korzystania z jak największej liczby instrumentów prawnych.

WAŻNE

Dokładne sprawdzenie przyszłego odbiorcy nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności zabezpieczenia spłaty należności odpowiednią umową handlową.

Prawidłowo skonstruowana umowa powinna zawierać szczegółowy opis tego, za co odpowiada każda ze stron, które ją podpisują. Przede wszystkim określić trzeba wartość przedmiotu umowy i termin zapłaty należności. Warunki umowy powinny także regulować kwestie udostępniania sobie nawzajem dokumentacji rejestrowej i księgowej oraz zawierać wymagane oświadczenia zarządów.

Ustalając szczegóły, należy zwrócić uwagę, by umowa nie ograniczała możliwości zbycia ewentualnych wierzytelności. Powinna także zawierać wskazanie sądu, w którego gestii będzie rozpatrywanie ewentualnych sporów między kontrahentami. Duże podmioty gospodarcze bardzo często wskazują sąd właściwy ze względu na położenie swojej siedziby, który nie zawsze jest tożsamy z siedzibą drugiej strony umowy.
– Taki zapis, w przypadku konieczności wystąpienia na drogę sądową, pociąga za sobą dodatkowe koszty finansowe, spowodowane choćby dojazdem do sądu – mówi Kamil Muniak.

W umowie warto także zawrzeć klauzulę zastrzeżenia własności rzeczy sprzedanej, dzięki czemu dostawca pozostaje właścicielem wydanego przedmiotu do momentu zapłaty za towar. W przypadku gdy sprzedawca uzna za zasadne skorzystanie z takiej klauzuli, powinien ją umieścić w umowie sprzedaży. Warto to podkreślić, ponieważ wpisanie jej na fakturze, jak robi to wielu przedsiębiorców, jest bezskuteczne.

Każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż z odroczonymi terminami płatności powinien przykładać dużą wagę do dokumentów potwierdzających zarówno zawarcie, jak i wykonanie umowy. W przeciwnym razie udowodnienie tych faktów w procesie sądowym może pochłonąć dużo czasu i pieniędzy. Powinien również zadbać o odpowiednie zabezpieczenia: ubezpieczenie ryzyka kredytu kupieckiego, weksel lub poręczenie.