Lepsza komunikacja i dostęp do informacji

Choć zarządzanie wiedzą i kierowanie komunikacją w firmie nie powinno być wyłączną domeną informatyków, w praktyce tak się dzieje – wynika z badań Instytutu Badawczego Pentor.
Pentor przygotował na zlecenie firmy Contium badanie „Intranety w przedsiębiorstwach działających w Polsce”. Przeprowadzono 300 wywiadów wśród 2 tys. firm, które uzyskały w minionym roku najwyższe przychody. Celem badania było określenie, ile spośród największych w Polsce firm posiada intranet i jak to narzędzie jest wykorzystywane.

Spośród przebadanych firm, blisko 60 proc. posiada intranet, czyli wewnętrzny portal www, który udostępnia pracownikom firmy dane oraz usługi przydatne w ich codziennej pracy i komunikacji. 37,9 proc. firm korzysta z intranetu od ponad 5 lat, a tylko co dziesiąte przedsiębiorstwo stosuje intranet krócej niż 2 lata.

Aż 72,1 proc. respondentów stwierdziło, że autorem informatycznej części przedsięwzięcia był dział IT – firmowi informatycy. Z usług firm zewnętrznych skorzystało jedynie 19,7 proc. firm. Wśród stosowanych w budowie intranetu technologii zdecydowanie dominują produkty Microsoftu (37,3 proc. wskazań), Linuksa (7,3 proc.) i Lotusa (6,2 proc.). Natomiast także 6,2 respondentów przyznało, że w ich firmie funkcjonuje wewnętrzna sieć stworzona we własnym zakresie.

Najczęściej formułowaną przesłanką dla takiej decyzji jest chęć usprawnienie komunikacji wewnętrznej (44,9 proc. wskazań), a następnie podniesienie skuteczności gromadzenia wiedzy i dostępu do niej (21,8 proc.) i poprawa efektywności obiegu dokumentów (10,3 proc.). Reprezentanci wielu badanych firm nie potrafili określić oczekiwań, jakie wiązano z intranetem przed jego zbudowaniem. Najważniejszymi korzyściami wynikającymi z posługiwania się przez firmy siecią wewnętrzną są: dostęp do dokumentów, raportów i danych adresowych – wskazują respondenci badania Instytutu Pentor.

Z jakich elementów składają się intranety? W przypadku narzędzi biznesowych najczęściej wymieniano raporty rynkowe, które zawierają dane operacyjne, użyteczne dla menedżerów w ich pracy (55,4 proc. odpowiedzi). Dużo wskazań uzyskały także narzędzia do zarządzania wiedzą: bazy danych, wyszukiwarki, biuletyny informacyjne itp. (41,8 proc.). Pozostałe narzędzia okazały się znacznie mniej popularne. Analiza opinii pracowników z różnych szczebli o zawartości intranetu nie wykazała istotnych różnic między nimi, choć osoby ze szczebla kierowniczego częściej niż inni wymieniały takie elementy sieci wewnętrznej, jak pocztę elektroniczną, chat, aktualności firmowe i forum dyskusyjne, czyli narzędzia do komunikacji.

Często zdarza się, że firmowy intranet jest zintegrowany z innymi systemami technologicznymi, wymieniając z nimi dane lub korzystając z ich usług. Najczęściej połączony jest z narzędziami ERP (enterprise resources planning – źródła planowania przedsięwzięć) i systemem finansowo-księgowym (51 proc. wskazań). Rzadziej z systemem płacowo-kadrowym (39,6 proc.) lub systemem do zarządzania relacjami z klientami CRM (customer relationship management) – 37,5 proc.

Pod względem technicznym oczywiście firmowi informatycy. Badanie pokazało jednak, że na tym ich rola się nie kończy. Praktycznie na każdym etapie funkcjonowania intranetu dział IT odgrywa kluczową rolę. Zdecydowanie przewyższa pod tym względem dział personalny, dział marketingu czy inne departamenty przedsiębiorstwa.

Krzysztof Polak