Reprezentacja wspólnika na zgromadzeniu wspólników spółki zależnej

Praktyczny problem, jaki pojawia się przy okazji odbywania zgromadzeń wspólników w spółkach z o.o., dotyczy sytuacji, w której ta sama osoba pełni funkcję członka zarządu zarówno w spółce zależnej, jak i w zarządzie spółki będącej jej wspólnikiem. Często bowiem zdarza się, że członkowie zarządu spółek dominujących, w szczególności spółek mających swoją siedzibę poza granicami Polski, wchodzą w skład zarządu spółki z o.o., która nadal jest najchętniej wybieraną formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Przepis art. 243 § 3 kodeksu spółek handlowych stanowi o zakazie reprezentowania lub wykonywania prawa głosu w imieniu wspólnika na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przez członków zarządu lub pracowników tej spółki działających na mocy udzielonego pełnomocnictwa. Jednakże przepisy k.s.h. nie statuują zakazu reprezentowania lub wykonywania prawa głosu w imieniu wspólnika na zgromadzeniu wspólników spółki zależnej przez członka zarządu wspólnika, działającego w charakterze organu wspólnika, który jednocześnie pełni funkcję członka zarządu w tejże spółce zależnej.

Jeżeli wspólnik jest reprezentowany przez dwóch lub więcej członków zarządu, prawidłowe wykonywanie prawa głosu na zgromadzeniu wspólników spółki w imieniu wspólnika wymaga:

- wykazania przez członków zarządu umocowania do działania w imieniu i na rzecz wspólnika,

- uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników spółki takiej liczby członków zarządu wspólnika, jaka wymagana jest do należytej reprezentacji tego wspólnika,

- zgodnego głosowania (złożenia zgodnych oświadczeń) przez wszystkich członków zarządu wspólnika.

Protokół zgromadzenia wspólników powinien jednoznacznie wskazywać, że osoba reprezentująca wspólnika na zgromadzeniu wspólników działa jako jego organ, a nie jako pełnomocnik wspólnika. Ponadto zalecane jest załączenie do protokołu zgromadzenia wspólników odpisu z rejestru przedsiębiorców wspólnika w celu potwierdzenia uprawnienia reprezentanta wspólnika do działania jako jego organ na zgromadzeniu wspólników.

Czynności te są w szczególności zalecane, gdy tak podjęta uchwała zgromadzenia wspólników ma zostać wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Ze względu na fakt, iż sąd rejestrowy jest obowiązany do badania dokumentów załączonych do wniosku o zmianę danych w Krajowym Rejestrze Sądowym pod względem zgodności ich formy i treści z przepisami prawa (art. 23 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - t.j. Dz.U. z 1997 r. nr 121, poz. 769 z późn. zm.), omówione wyżej czynności zminimalizują ryzyko wystąpienia pomyłki po stronie sądu rejestrowego polegającej na uznaniu osoby działającej jako organ wspólnika za jego pełnomocnika i skutkującej odmową dokonania wpisu uchwały do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Warto również zwrócić uwagę, że co do zasady, członek zarządu wspólnika, uprawniony do jego reprezentowania łącznie z innym członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o., jednakże z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z art. 243 § 3 k.s.h., czyli z wyjątkiem przypadku, gdy jednocześnie jest on członkiem zarządu spółki zależnej¹. W praktyce oznacza to, że w świetle brzmienia art. 243 § 3 k.s.h., członek zarządu wspólnika nie może być ustanowiony pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzeniu wspólników spółki zależnej, w sytuacji gdy jest on jednocześnie członkiem zarządu w tejże spółce zależnej.

W omawianym kontekście problemy interpretacyjne może budzić regulacja zawarta w art. 244 k.s.h., zgodnie z którą wspólnik nie może działać ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani też jako pełnomocnik innej osoby w przypadku podejmowania uchwał dotyczących odpowiedzialności wspólnika wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia wspólnika z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między tym wspólnikiem a spółką. Konsekwencją przyjęcia takiego rozwiązania przez ustawodawcę są między innymi wątpliwości interpretacyjne oraz spór w doktrynie dotyczący możliwości podjęcia uchwały o udzieleniu absolutorium członkowi zarządu „jednoosobowej” spółki z o.o., w której wszystkie udziały należą do jednego wspólnika będącego osobą fizyczną i jednocześnie będącego członkiem zarządu tej spółki. Zwolennicy wyłączenia zastosowania art. 244 k.s.h. w odniesieniu do jednoosobowych spółek z o.o. podnoszą argument, że wspomniany przepis ma zastosowanie jedynie w przypadkach, gdy pomiędzy wspólnikami spółki istnieje konflikt interesów, który nie może zaistnieć w spółce jednoosobowej². Z kolei przeciwnicy wyłączenia zastosowania art. 244 k.s.h., w tym między innymi A. Kidyba, twierdzą, że w spółkach jednoosobowych nie udziela się absolutorium członkowi zarządu będącemu jedynym wspólnikiem, czyli że stosuje się właśnie art. 244 k.s.h., aby uniknąć fikcji, że wspólnik sam zwalnia się od odpowiedzialności wobec spółki³. Za prawidłowe należy uznać stanowisko zaprezentowane przez A. Kidybę, choć z uwagi na istniejące wątpliwości interpretacyjne wskazane byłoby uregulowanie powyższego problemu wprost przez ustawodawcę, gdyż samo ogólne stwierdzenie zawarte w znowelizowanym przepisie art. 156 k.s.h., zgodnie z którym w spółce jednoosobowej przepisy o zgromadzeniu wspólników stosuje się odpowiednio, jest niewystarczające.

W spółkach, gdzie jest więcej niż jeden wspólnik, a zarazem wspólnicy będący osobami fizycznymi pełnią funkcje w zarządzie spółki, od głosowania nad absolutorium dla członka zarządu powinien wyłączyć się ten wspólnik, którego to dotyczy.

Znacznie bardziej problematyczna sytuacja zachodzi, gdy wspólnikiem jest osoba prawna, której członek zarządu jest zarazem członkiem zarządu w spółce zależnej. Wyłączenia od głosowania nad uchwałami, o których mowa w art. 244 k.s.h., stosuje się również co do zasady do wspólnika spółki z o.o., będącego osobą prawną.