Tworzenie uchwał rady nadzorczej spółki z o.o.

Rada nadzorcza w spółce z o.o.

Rada nadzorcza w spółce z o.o. jest organem nadzoru, sprawującym stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Ustawa Kodeks spółek handlowych przewiduje, że w przypadku, gdy kapitał zakładowy spółki przekracza 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25, powinna być ustanowiona rada nadzorcza. Jeśli te warunki nie są spełnione, rada nadzorcza może, ale nie musi być ustanowiona, zależy to bowiem od decyzji wspólników. Jeśli nie zdecydują o jej ustanowieniu, wtedy prawo kontroli przysługuje im indywidualnie. Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy.

Samo prawo nadzoru każdy z członków rady nadzorczej może wykonywać samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jednak decyzje rada podejmuje w formie uchwał, a więc kolegialnie. Uchwały rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zapadają zwykłą większością głosów. Dla przypomnienia należy dodać, że zwykła większość to sytuacja, gdy za danym rozwiązaniem oddano więcej (50% plus 1 głos) niż przeciw temu rozwiązaniu, a głosy wstrzymujące się nie są w tym przypadku liczone. Inaczej jest w przypadku większości bezwzględnej, kiedy to głosów „za” musi być więcej (50% plus 1 głos) niż łącznie głosów „przeciw” i „wstrzymujących się”.

W jakich kwestiach rada nadzorcza podejmuje uchwały

Rada nadzorcza podejmuje uchwały głównie w kwestiach odnoszących się do nadzoru nad działalnością spółki. Ocenia więc sprawozdania zarządu i sprawozdanie finansowe za ubiegły rok, jak również wnioski zarządu dotyczące podziału zysku lub pokrycia straty, a także składa coroczne pisemne sprawozdanie z wyników tej oceny zgromadzeniu wspólników.

Rada nadzorcza reprezentuje spółkę w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze spółki z członkiem zarządu.

Zarówno radzie nadzorczej, jak i poszczególnym jej członkom przysługuje prawo wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały wspólników sprzecznej z umową spółki albo o stwierdzenie nieważności uchwały sprzecznej z ustawą.

Jakiekolwiek inne uprawnienia w kwestii podejmowania uchwał przez radę nadzorczą, udzielania w tej formie zgody, może regulować umowa spółki. Za każdym więc razem, gdy przepis dopuszcza możliwość innego niż ustawowe rozstrzygnięcia w umowie spółki (określenie: „jeśli umowa nie stanowi inaczej...”) mogą być dowolnie redagowane przez wspólników. Możliwe jest więc szerokie określenie uprawnień rady nadzorczej lub sprowadzenie jej roli w spółce tylko do organu czysto kontrolnego.

Zasada głosowania na posiedzeniach

Zasadą jest, że uchwały są podejmowane na posiedzeniach w drodze osobistego głosowania każdego z członków. Aby uchwała została skutecznie podjęta na posiedzeniu, musi być na nim obecnych co najmniej połowa członków rady, a wszyscy muszą być na to posiedzenie zaproszeni. Mamy tu do czynienia z ustawowym wymogiem kworum połowy członków rady i jest to wymóg bezwzględny, to znaczy, że umowa spółki może jedynie zaostrzyć to kryterium, ale nie może go złagodzić.

Co uczynić w przypadku, gdy nie jest możliwe lub jest to uciążliwe, aby wszyscy (lub co najmniej połowa) członków znalazła się w jednym miejscu i jednym czasie? Czy możliwe są inne rozwiązania, aby nie paraliżować działań rady? Kodeks spółek handlowych przewiduje pewne rozwiązania, które jednak, aby mogły być zastosowane, muszą być wymienione w umowie spółki.

Tryby szczególne podejmowania uchwał

Umowa spółki może przewidywać trzy szczególne tryby podejmowania uchwał przez radę nadzorczą:

A. Głosowanie przez członka rady nieobecnego na posiedzeniu, na piśmie, za pośrednictwem innego członka rady, który jest obecny na posiedzeniu.

B. Podejmowanie uchwał przez radę w trybie obiegowym, czyli na piśmie, bez odbywania posiedzenia.

C. Podejmowanie uchwał przez radę bez odbywania posiedzenia, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W każdym z tych trzech szczególnych trybów nie można dokonać wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszenia w czynnościach tych osób.

W jakich przypadkach można, a w jakich nie można stosować takich trybów podejmowania uchwał? Konieczne jest wskazanie w umowie spółki takiego trybu oraz powiadomienie wszystkich członków rady o treści projektu uchwały.

W przypadku głosowania za pośrednictwem innego członka rady (punkt A) podkreślić należy, że nie może być to nikt spoza grona członków rady, na przykład członek zarządu czy osoba trzecia, a samo upoważnienie musi być udzielone na piśmie. Inny członek zarządu jest jedynie posłańcem, a nie pełnomocnikiem. Ten sposób jest odstępstwem od osobistego charakteru głosowania i dotyczyć może tylko spraw, które były przewidziane w porządku obrad.

To oczywiste, skoro nieobecny członek musiał mieć możliwość uprzedniego zapoznania się z projektem uchwały, aby przekazać na piśmie swój głos „za” lub „przeciw” tej uchwale. Niezależnie od tego, nie można naruszyć przepisów o kworum, a więc wymogu obecności co najmniej połowy członków rady na posiedzeniu. Nie może być więc tak, że spośród pięciu członków rady, czterech przekaże na piśmie swoje głosy piątemu i nie będzie brało osobistego udziału w głosowaniu, gdyż naruszałoby to przepisy o kworum i żadna uchwała nie byłaby ważnie podjęta.

Może również dojść do głosowania bez potrzeby zwoływania samego posiedzenia (punkt B), co może mieć znaczenie w przypadku, gdy członkowie rady pochodzą z miejscowości znacznie od siebie oddalonych, albo z różnych krajów. W takim przypadku można posłużyć się głosowaniem w trybie pisemnym (tzw. kurenda). Głosowana jest wtedy konkretna uchwała o określonej treści i może się to odbyć w trybie obiegowym, kiedy to uchwałę do kolejnych członków rady dostarcza posłaniec, albo korespondencyjnie, gdy jest ona pomiędzy członkami przesyłana.

Jakie są plusy takiego rozwiązania? Po pierwsze - nie trzeba zwoływać posiedzenia, a po drugie - umożliwia to zastanowienie się członków rady nad skomplikowanym problemem, przedstawionym na poprzednim posiedzeniu. Minusem jest długi czas podejmowania samej uchwały.

Głosowanie z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (punkt C) to ostatni z trzech trybów szczególnych. Środkami takimi są telefony, wideofony, środki służące do przesyłania głosu za pośrednictwem fal radiowych, ale również faks i poczta elektroniczna.

Różnica pomiędzy głosowaniem za pośrednictwem faksu czy poczty elektronicznej a głosowaniem obiegowym czy korespondencyjnym jest następująca: w drugim przypadku członkowie rady składają pod uchwałą własnoręczny podpis, a w pierwszym przypadku wyrażają jedynie swą wolę za pośrednictwem faksu czy e-maila, ale nie podpisują własnoręcznie.

Sankcje w przypadku wadliwości uchwał rady nadzorczej

Kodeks spółek handlowych nie zawiera żadnych regulacji dotyczących skutków wadliwości uchwał rady nadzorczej ani usuwania ich z obrotu. Zupełnie inaczej ustawodawca reguluje tę kwestię w odniesieniu do uchwał zgromadzenia wspólników, które są sprzeczne z umową spółki czy z ustawą, wobec których można wystąpić - odpowiednio - z powództwem o uchylenie uchwały, albo o stwierdzenie jej nieważności. Przepisów tych nie można jednak stosować nawet w drodze analogii do uchwał rady nadzorczej.

Co do skutków wadliwej uchwały rady nadzorczej, prezentowane są poglądy, że zależą one od charakteru uchybień. I tak uchybienia proceduralne, takie jak brak kworum, podjęcie uchwały przez osoby nieuprawnione czy zastosowanie któregoś ze wskazanych powyżej trzech trybów szczególnych podejmowania uchwał do wyboru przewodniczącego rady czy odwołania członka zarządu, powodować będą, że mamy do czynienia z uchwałą nieistniejącą (non existens). Natomiast podjęcie uchwały w sposób sprzeczny z prawem (np. niezawiadomienie wszystkich członków rady o treści projektu uchwały w głosowaniu w trybie obiegowym), skutkuje nieważnością uchwały. Taka uchwała jest podjęta, w odróżnieniu od nieistniejącej, z tym, że nieważnie. Jeśli zaś chodzi o możliwość wyeliminowania tych uchwał z obrotu, to jedynym akceptowanym w doktrynie sposobem jest wytoczenie powództwa o stwierdzenie istnienia lub nieistnienia prawa lub stosunku prawnego, który miał być zawiązany w drodze uchwały podjętej nieważnie lub nieistniejącej. Powództwo takie wytoczyć należy jednak przeciwko spółce, a nie radzie nadzorczej czy poszczególnym jej członkom. Podstawą prawną takiego powództwa jest art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego. W związku z powyższym przyjmuje się, że nie jest dopuszczalne wniesienie powództwa o uchylenie uchwały, stwierdzenie jej nieważności czy stwierdzenie jej nieistnienia, a więc rozwiązania, które - co do zasady - przyjmuje kodeks spółek handlowych dla eliminacji z obrotu uchwał zgromadzenia wspólników.

Igor Marek

prawnik, portaldlasekretarek.pl

Podstawa prawna:

1. Ustawa Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2000 r., Nr 94, poz. 1037, ze zm.),

2. Ustawa Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 r., Nr 43, poz. 296).