Forma notarialna w kodeksie spółek handlowych

Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369 z późn.zm.) czynności notarialne dokonywane przez notariusza mają formę notarialną. Formę tę nosi zatem każdy dokument pisemny sporządzony przez notariusza zgodnie z prawem (art. 2 prawa notarialnego). Błędne jest więc utożsamianie formy aktu notarialnego z formą notarialną. Akt notarialny jest bowiem jedną z możliwych form notarialnych.

Notariusz wykonuje zawód zaufania publicznego. Czynności dokonywane w formie notarialnej cechuje zatem pewien poziom bezpieczeństwa w obrocie. Dlatego w trosce o bezpieczeństwo obrotu prawnego ustawodawca zastrzega dla niektórych czynności formę notarialną.

Już na tle kodeksu spółek handlowych wypada zauważyć, iż czynności, dla których ustawa wymaga formy notarialnej, są liczne i nie sposób ich wyczerpująco omówić w ramach jednego artykułu.

Formy notarialne wymagane przez k.s.h.

Forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym

Spośród form notarialnych wymaganych przez kodeks spółek handlowych w pierwszym rzędzie możemy wyróżnić formę pisma z podpisem notarialnie poświadczonym. Forma ta jest wymagana w przypadku: gdy wszystkie udziały w spółce z o.o. przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, dla oświadczenia woli takiego wspólnika składanego spółce w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki (art. 173 § 2 k.s.h., analogicznie w odniesieniu do spółki akcyjnej art. 303 § 3 k.s.h). Forma ta jest także wymagana dla zbycia udziału w spółce z o.o. (art. 180 k.s.h.), ustanowienia użytkowania na udziale w spółce z o.o. (art. 265 § 3 k.c. w zw. z art. 180 k.s.h.) oraz ustanowienia zastawu na udziale w spółce z o.o. (art. 329 § 1 k.s.h. w zw. z art. 180 k.s.h.).

Artykuł 85 prawa notarialnego stanowi, że notariusz stwierdza tożsamość osoby biorącej udział w czynności notarialnej. Stwierdzenie to powinno nastąpić na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a w braku dokumentów - w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do określenia tożsamości tej osoby. Sposób stwierdzenia tożsamości notariusz określa w sporządzanym dokumencie. Istotne jest, aby notariusz stwierdził tożsamość danej osoby z należytą starannością wymaganą od osoby zaufania publicznego. Poświadczane podpisy są składane w obecności notariusza, podobnie jak podpisy na aktach notarialnych. Jeżeli podpis na poświadczonym dokumencie nie był złożony w obecności notariusza, osoby lub osoba, która dokument podpisała, powinna uznać podpis za własnoręczny, co również powinno być stwierdzone w poświadczeniu (art. 88 prawa notarialnego). Osoba ta musi zatem stawić się przed notariuszem i stwierdzić, iż podpis na okazanym notariuszowi dokumencie jest jej podpisem. Dopiero od momentu poświadczenia własnoręczności podpisu przez notariusza dokument ten uzyskuje wymaganą przez ustawę formę pisemną z podpisem notarialnie poświadczonym. Z tym więc momentem uzyska dopiero skuteczność oświadczenie, dla którego ustawa wymaga tej formy, przykładowo umowa zbycia udziału w spółce z o.o. Forma ta eliminuje ryzyko, że podpisujący zaprzeczy złożeniu podpisu¹. Z ustalenia, czyj jest to podpis, wynika bowiem, że dany zespół znaków ręcznych został złożony pod oświadczeniem w charakterze podpisu przez określoną osobę. W ten sposób zostaje zagwarantowane bezpieczeństwo obrotu. W przypadku notarialnego poświadczenia podpisu fakt odręcznego złożenia podpisu na dokumencie przez daną osobę zostaje objęty poświadczeniem notarialnym i ma charakter dokumentu urzędowego.

Jak już była o tym mowa, ustawodawca zastrzega formy notarialne mając na względzie pewność obrotu. W ten sposób notarialne poświadczenie złożenia podpisu ma również zapobiegać różnym nadużyciom, w szczególności w stosunkach między spółką kapitałową a jedynym jej wspólnikiem. Nadużycia te polegają m.in. na możliwości przesunięcia wartości majątkowych pomiędzy masami majątkowymi spółki i jedynego wspólnika. Może to nastąpić przykładowo przez antydatowanie czynności prawnych dokonywane po to, by uniemożliwić egzekucję z majątku wspólnika lub spółki². W tym przypadku poprzez zastrzeżenie formy pisemnej z notarialnym poświadczeniem podpisu ustawodawca chroni interesy osób trzecich i zapewnia bezpieczeństwo obrotu. Trudniej jest także zawrzeć umowę, na mocy której wspólnik nabyłby od spółki mienie poniżej wartości rynkowej.

Zapewnieniu bezpiecznego obrotu forma pisma z podpisem notarialnie poświadczonym służy także w przypadku zbycia udziału w spółce z o.o. (art. 180 k.s.h.). Nabywca udziału wstępuje we wszelkie prawa zbywcy³. Wstąpienie w prawa poprzednika następuje bez potrzeby podejmowania jakiejkolwiek innej czynności, takiej jak składanie oświadczenia o przystąpieniu do spółki i objęciu udziału⁴. Wśród celów zastrzeżenia tej formy dla zbycia udziału wymieniane jest zazwyczaj ustalenie urzędowe chwili utracenia przez zbywcę udziału, a co za tym idzie, praw i obowiązków w spółce⁵. Należy bowiem pamiętać o tym, iż w przypadku poświadczenia przez notariusza podpisu, poświadczona urzędowo zostaje także data tej czynności. Forma poświadczenia notarialnego podpisu jest tutaj wymagana zarówno dla oświadczenia zbywcy, jak i nabywcy udziału. W odróżnieniu od tego w przypadkach art. 173 § 2 i art. 303 § 3 k.s.h. jest ona, co do zasady, wymagana dla oświadczenia wspólnika składnego spółce w sprawach o stosunkowo dużej wadze dla spółki. Oświadczenie spółki może więc mieć postać przykładowo zwykłego oświadczenia pisemnego. Warto tu jednak zaznaczyć, iż przepisy o formie czynności kodeksu spółek handlowych nie uchylają przepisów, które dla określonych czynności wymagają formy bardziej rygorystycznej niż ta regulowana w k.s.h. Gdy zatem wszystkie udziały (akcje) w spółce przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, a wspólnik sprzedaje spółce nieruchomość, oświadczenia woli obu stron czynności powinny mieć formę aktu notarialnego.

W przypadku notarialnego poświadczenia podpisu przy zbyciu udziału, ustalenie chwili utraty członkostwa w spółce przez zbywcę i uzyskania go przez nabywcę jest niezmiernie istotne. Moment ten przesądza bowiem o wymiarze praw i obowiązków tych osób wobec spółki w czasie. Forma ta więc, podobnie jak już była o tym mowa, chroni wierzycieli wspólnika przed fałszowaniem umowy i jej antydatowaniem w obawie przed egzekucją. Dla tych celów wystarczałaby jednak forma pisemna z datą pewną. Z pewnych względów ustawodawca stanął tymczasem na stanowisku, iż w przypadku zbycia udziału konieczne jest wzmocnienie ostrzegawczej oraz dowodowej funkcji podpisu. Sformułował więc wymóg formy pisemnej z podpisem urzędowo poświadczonym pod rygorem nieważności. Być może stało się tak dlatego, że udział przechodzi na nabywcę z mocy samej umowy. Należy bowiem pamiętać, iż udział w spółce łączy się z określonymi prawami majątkowymi i sam może mieć znaczną wartość majątkową. Oprócz tego, dzięki odpowiedniemu wzmocnieniu funkcji dowodowej notarialne poświadczenie podpisu chroni jednocześnie nabywcę udziału przed niedostateczną legitymacją zbywcy. Forma ta zatem gwarantuje bezpieczeństwo obrotu zarówno w stosunku do stron czynności, jak i osób trzecich.

Zgodnie z art. 19 a ust. 1 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186 z późn.zm.) do wniosku o wpis podmiotu podlegającego obowiązkowi wpisu do Rejestru dołącza się uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania tego podmiotu lub prokurenta. Czynności tej nie regulują postanowienia ustawy - Prawo o notariacie. Jest to czynność, o której mowa w art. 79 pkt 9 ww. ustawy, a więc czynność notariusza wynikająca z odrębnych przepisów. Poświadcza ona własnoręczność podpisu i ustanawia jego wzór w aktach rejestrowych. Należy zaznaczyć, iż sprawdzenia zgodności podpisu osoby, której wzór podpisu został zgłoszony do rejestru, z tym wzorem powinna w każdym czasie dokonywać zarówno spółka, organy spółki, sąd rejestrowy, jak i ta osoba.

Forma aktu notarialnego

W formie aktu notarialnego wszystkie funkcje formy oświadczenia woli podlegają swoistemu wzmocnieniu. Sama konieczność wizyty u notariusza, przebieg sporządzania aktu, informacje i wyjaśnienia, jakich stronom udziela notariusz, konieczność zamieszczenia w akcie oświadczenia o tym, iż akt został odczytany, przyjęty i podpisany, uświadamia stronom wagę czynności, jakiej dokonują. Bezpieczeństwo obrotu realizuje zaś nie tylko złożenie podpisów przez strony, ale ponadto konieczność odczytania aktu przed jego podpisaniem, nałożony na notariusza obowiązek przekonania się, czy strony właściwie rozumieją treść składanych oświadczeń, a także podpis notariusza pod treścią aktu. Podpis na akcie notarialnym jest składany w obecności notariusza. Złożenie podpisu przez osobę, której tożsamość została stwierdzona w obecności notariusza, jest zatem objęte poświadczeniem notarialnym.

Uwypuklenie funkcji dowodowej wyraża się z kolei przykładowo w wymienieniu w komparycji (wstępie do) aktu dnia jego sporządzenia oraz szczegółowych danych uczestników aktu. Dane te, w tym data czynności, zostają stwierdzone w dokumencie urzędowym. Ciążący na notariuszu obowiązek dbania o interesy stron czynności i osób trzecich sprawia, że powyższe dane muszą być w sposób właściwy udokumentowane.

Akt notarialny chroni więc interesy stron czynności i osób trzecich w jeszcze większym stopniu niż forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym. Dzięki formie aktu notarialnego zostaje zapewniona, w większym stopniu niż mamy z tym do czynienia w przypadku zwykłej formy pisemnej, integralność dokumentu obejmującego oświadczenia woli stron. Samo przechowywanie bowiem oryginałów aktów notarialnych w stosownym repertorium u notariusza chroni przed dokonywaniem przez strony korzystnych dlań zmian w otrzymywanych wypisach. W przypadku bowiem przerobienia wypisu można w ewentualnym sporze przedstawić oryginał aktu i inne wypisy. Również obowiązek przekreślania wolnych miejsc, zszywania i numerowania arkuszy zawierających oświadczenia woli ma na celu zapewnienie odpowiedniej integralności aktu.

Oświadczenie woli w formie aktu notarialnego powstaje w wyniku różnych czynności następujących po sobie⁶. Zanim notariusz przystąpi do sporządzenia aktu, uzyskuje zwykle od stron konkretne informacje związane z ich oczekiwaniami co do zamierzonej czynności prawnej. Etap ten służy wstępnemu uzgodnieniu treści oświadczeń stron oraz dokumentów potrzebnych do sporządzenia aktu.

Akt notarialny powinien odzwierciedlać konkretną datę jego sporządzenia, przez co należy rozumieć dzień jego odczytania i podpisania. Z art. 92 wynika, że datą sporządzenia aktu powinna być data, w której złożono wszystkie podpisy⁷. Wymóg powiązania daty sporządzenia aktu z datą jego podpisania jest oczywisty, skoro dopiero od momentu podpisania powstają skutki prawne oświadczeń woli zawartych w akcie. Z art. 92 § 1 pkt 9 prawa notarialnego wynika, iż notariusz powinien podpisać akt jako ostatni. Oświadczenia woli stron w formie aktu notarialnego zostają więc złożone dopiero z chwilą podpisania aktu przez notariusza.

Forma aktu notarialnego pod rygorem nieważności wymagana jest przez kodeks spółek handlowych m.in. dla: zawarcia umowy spółki partnerskiej (art. 92 k.s.h.), spółki komandytowej (art. 106 k.s.h.), statutu spółki komandytowo-akcyjnej oraz złożenia oświadczenia nowego komplementariusza (art. 131 i art. 136 § 2 k.s.h.), zawarcia umowy spółki z o.o. (art. 157 § 2 k.s.h.), podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki z o.o. (art. 255 § 1 k.s.h.), czynności prawnej jedynego wspólnika będącego jedynym członkiem zarządu ze spółką (art. 210 § 2 k.s.h.), sporządzenia statutu spółki akcyjnej (art. 301 § 2 k.s.h.), czynności prawnej jedynego akcjonariusza będącego jedynym członkiem zarządu ze spółką (art. 379 § 2 k.s.h.). Ponadto zgoda na zawiązanie spółki akcyjnej i brzmienie statutu oraz na objęcie akcji przez założyciela lub założycieli lub z osobami trzecimi może zostać wyrażona w jednym lub kilku aktach notarialnych, w których należy stwierdzić również, że każdy z akcjonariuszy zapoznał się ze sprawozdaniem założycieli oraz opinią biegłego rewidenta (art. 313 i 314 k.s.h.).

Już z pobieżnej oceny wynika, iż zakres czynności, w których k.s.h. wymaga formy aktu notarialnego, dotyczy w pierwszym rzędzie czynności o charakterze ustrojowym, mających podstawowe znaczenie dla funkcjonowania spółek i relacji między nimi a wspólnikami (akcjonariuszami). Z tych przyczyn ustawa wymaga formy aktu notarialnego jako noszącej ze sobą gwarancję bezpieczeństwa dla obrotu. Po drugie, w spółce z o.o. i spółce akcyjnej forma ta jest wymagana dla czynności prawnej jedynego wspólnika (akcjonariusza) będącego jedynym członkiem zarządu ze spółką (art. 210 § 2 i art. 379 § 2 k.s.h.). Przepisy te stosuje się do spółek jednoosobowych oraz takich, w których drugim wspólnikiem (akcjonariuszem) jest sama spółka (ma swe własne udziały), w sytuacji gdy jedyny (poza samą spółką) wspólnik jest także jedynym członkiem zarządu. Przepisów tych nie stosuje się zatem w odniesieniu do spółek jednoosobowych o wieloosobowym zarządzie, w skład którego wchodzi także jedyny wspólnik. Czynności dokonuje sam ze sobą jedyny wspólnik (akcjonariusz). Ze względów bezpieczeństwa obrotu dla umów jedynego wspólnika (akcjonariusza), będącego jedynym członkiem zarządu, ze spółką jest wymagana forma aktu notarialnego oraz obligatoryjne zawiadomienie sądu rejestrowego i przesłanie mu wypisu aktu notarialnego. W ten sposób czynności te są kontrolowane przez udział zarówno notariusza, jak i sądu rejestrowego.

Akt notarialny - protokół sporządzony przez notariusza

W niektórych przypadkach kodeks spółek handlowych wymaga protokołu sporządzonego przez notariusza. Protokół ten ma formę aktu notarialnego (art. 104 prawa notarialnego). Jest tak dla spółki z o.o. przy podjęciu uchwały o rozwiązaniu spółki (art. 270 pkt 2 k.s.h.), uchwały o przeniesieniu siedziby spółki za granicę (tamże), w spółce akcyjnej przy uchwale o zmianie statutu (art. 430 k.s.h.), przy protokołowaniu walnych zgromadzeń spółki akcyjnej (art. 421 k.s.h.) oraz komandytowo-akcyjnej (art. 126 § 1 pkt 2 w zw. z art. 421 k.s.h.). Należy też nadmienić, iż dotyczy to niektórych czynności przy łączeniu się, podziale i przekształceniu spółek).

Protokół uchwał walnego zgromadzenia (zgromadzenia) wspólników powinien stwierdzać prawidłowość zwołania zgromadzenia, zdolność zgromadzenia do podjęcia uchwał, wymienić podjęte uchwały, liczbę głosów za i przeciw uchwale. Należy także dołączyć do niego dokumenty dotyczące zwołania zgromadzenia i listę obecności. Warto podkreślić, iż w akcie założycielskim spółki lub w jego późniejszej zmianie wspólnicy mogą nałożyć obowiązek zaprotokołowania uchwał przez notariusza, także w tych przypadkach, gdy obowiązek taki nie wynika z przepisów k.s.h. Dopuszczalność takiego uregulowania wynika z art. 76 k.c., zgodnie z którym strony stosunku prawnego mogą zastrzec określoną formę, surowszą niż wymagana przez ustawę, dla czynności, jaka ma mieć miejsce między nimi. Wspólnicy mogą więc zastrzec umownie protokół w formie aktu notarialnego w tych przypadkach, gdy ustawa wymaga jedynie zwykłego protokołu.

Znaczenie wymogów formalnych

Zgodnie z art. 73 § 2 k.c., jeżeli ustawa zastrzega dla czynności inną formę niż zwykła pisemna, czynność dokonana bez zachowania wymogu tej formy jest, co do zasady, nieważna. Dotyczy to w szczególności wyżej opisanych wymaganych przez k.s.h. szczególnych form czynności prawnej (podpisu notarialnie poświadczonego aktu notarialnego - protokołu notariusza). Należy jednak zaznaczyć, iż strony zawsze mogą dokonać czynności w formie surowszej niż wymagana przez ustawę. W ten sposób zbycie udziału w formie aktu notarialnego będzie ważne, jest to bowiem forma surowsza niż pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym. Zapewnia zatem w odniesieniu do zbycia udziału odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

Ponadto, zgodnie z art. 76 k.c., jeżeli strony zastrzegają umownie formę surowszą niż wymagana przez ustawę, inną niż zwykła forma pisemna, czynność dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy umownej. W ten sposób zastrzeżenie umowne w akcie założycielskim lub jego zmianie dla protokołu zgromadzenia wspólników formy aktu notarialnego powoduje, iż uchwała zostaje powzięta tylko przy zachowaniu zastrzeżonej umownej formy.

Adam Ambroziewicz

Podstawa prawna:

• ustawa z 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 42, poz. 369 z późn.zm.),

• ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.).

¹ Tak, Z. Radwański [w:] System Prawa Prywatnego, tom 2, s. 151.

² Por. S. Sołtysiński [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, tom 2, Warszawa 2005, s. 262.

³ Por. A. Herbert, Obrót udziałami w spółce z o.o., Warszawa 2002, s. 213.

⁴ Por. w uchwale SN z 20 listopada 1992 r., III CZP 142/92, OSNCP z 1993 r., poz. 77.

⁵ Por. A. Herbert, Obrót udziałami w spółce z o.o., s. 215-216 i cyt. tam literatura.

⁶ Por. A. Oleszko,Podpis własnoręczny jako element formalny aktu notarialnego obejmującego czynność prawną, Rejent nr 6, 2001, s. 33.

⁷ Por. E. Drozd, Z problematyki zawarcia umowy w formie aktu notarialnego, Rejent nr 4-5, 1996, s. 20.