Nienadzorcze obowiązki rady nadzorczej spółki z o.o.

Zgodnie z wymogami kodeksu spółek handlowych (art. 213 § 2) rada nadzorcza lub komisja rewizyjna musi być powołana tylko w takiej spółce z o.o., której kapitał zakładowy przekracza kwotę 500 000 zł, a wspólników jest więcej niż 25. W pozostałych przypadkach to wspólnicy tworzący spółkę z o.o. według swego uznania podejmują decyzję o ustanowieniu w spółce (lub nie) rady nadzorczej. Wspólnicy mogą ponadto w umowie spółki powierzyć radzie nadzorcze szczególne obowiązki, niewynikające z przepisów k.s.h.

W myśl art. 219 § 1 k.s.h. rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, w zakresie ich zgodności zarówno z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny (art. 219 § 3 k.s.h.). Jednocześnie - zgodnie z art. 220 k.s.h. - umowa spółki może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, a w szczególności stanowić, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności oraz przekazać radzie nadzorczej prawo zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów, poszczególnych lub wszystkich członków zarządu.

Artykuł 220 k.s.h. akcentuje zatem możliwość rozszerzenia uprawnień rady nadzorczej (ponad zakres wynikający z art. 219 § 1 i 3 k.s.h.), podając jednocześnie opcje takiego rozszerzenia. Opcje te mają jednak tylko charakter przykładowy, a ustawodawca nie pozbawia wspólników możliwości uposażenia rady również w inne uprawnienia, jeżeli tylko nie będą sprzeczne z naturą i istotą funkcjonowania spółki z o.o.

Przyznanie radzie nadzorczej dodatkowych uprawnień, zapewniających oddziaływanie na zarząd, może mieć szczególne znaczenie w sytuacji, gdy wspólnicy uzyskują pozycję członków rady nadzorczej, powołując jednocześnie do zarządzania spółką specjalistów spoza swego grona. Rada nadzorcza jest zwykle organem „sprawniejszym” niż zgromadzenie wspólników, prostsze są zasady organizacji posiedzeń rady, podejmowania uchwał w radzie nadzorczej oraz protokołowania uchwał. Rada może zatem szybciej reagować na określone działania zarządu - pod warunkiem że ma ku temu stosowne podstawy.

Rozszerzenie uprawnień rady nadzorczej - funkcja doradcy

Rada nadzorcza, zarówno na mocy postanowień umowy spółki, jak i bez takiego zapisu w treści umowy, może wystosowywać do zarządu różnego typu stanowiska/porady. Rada nadzorcza może bowiem, obok obowiązkowego nadzoru, występować w roli organu doradczego. W myśl art. 219 § 2 k.s.h. rada nadzorcza nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki. Nie oznacza to jednak zakazu występowania przez radę do zarządu z opiniami/zaleceniami.

Z art. 219 § 2 k.s.h. należy jedynie wywodzić wniosek o braku obowiązku zarządu do automatycznego stosowania się do takich zaleceń. Władcze ingerowanie w działania zarządu, które mogłoby narazić spółkę na szkodę, grozi członkom rady konsekwencją w postaci pociągnięcia do odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadzie art. 293 § 1 k.s.h. w zw. z art. 219 § 2 k.s.h. Zarząd może jednak uwzględnić różnego rodzaju stanowiska/opinie rady o charakterze doradczym. Wydaje się wręcz, że taka praktyka może mieć istotne znaczenie dla ewentualnej odpowiedzialności zarządu wobec osób trzecich i spółki. Niewątpliwie bowiem lepsza będzie sytuacja prawna członka zarządu, który uzasadni swoją decyzję określonym stanowiskiem rady nadzorczej.

Nie ma przeszkód, aby umowa spółki formułowała nawet obowiązek zarządu w zakresie konsultacji, narad lub spotkań z radą w kwestiach szczególnie istotnych dla funkcjonowania spółki.

Funkcję doradczą mogą realizować także indywidualni członkowie rady. Kodeks spółek handlowych nie zakazuje bowiem, aby członek rady przedstawiał swoje poglądy w określonej sprawie zarządowi. Należy jednak pamiętać, że jeżeli w spółce została ustanowiona rada nadzorcza, to formą zaprezentowania przez nią kolektywnej opinii (wyrażenia woli/poglądu/zgody) jest podjęcie uchwały, a opinie wyrażane przez jednego członka rady nie mogą być traktowane jako stanowisko całego organu.

Czynności mieszane: kontrolno-nadzorczo-doradcze

Bardzo szeroko można ukształtować zakres uprawnień rady w zakresie wyrażania zgody na pewne czynności zarządu. W tej formule można zawrzeć zarówno elementy nadzoru, jak i doradztwa. Kodeks spółek handlowych nie określa katalogu spraw, które mogą wymagać zgody rady nadzorczej. Z tego względu umowa spółki może stosunkowo swobodnie kreować taką listę. Wśród najczęściej spotykanych w praktyce uprawnień rady nadzorczej znajdują się m.in.:

1) wyrażanie zgody na zaciąganie zobowiązań powyżej określonej kwoty,

2) wyrażanie zgody na czynności rozporządzające powyżej określonej kwoty,

3) wyrażanie zgody na zatrudnianie pracowników na stanowiskach kierowniczych,

4) wyrażanie zgody na powołanie przez zarząd prokurenta.

Możliwe jest także ustalenie, że wymóg zgody wspólników - tam gdzie ustawa na to zezwala - zostanie zastąpiony wymogiem zgody rady nadzorczej (np. na nabycie/zbycie nieruchomości - por. art. 228 pkt 4 k.s.h. lub na czynności określone w art. 230 k.s.h.).

Powoływanie i odwoływanie członków zarządu

Pośród nienadzorczych kompetencji rady nadzorczej należy wymienić także prawo do powoływania i odwoływania członków zarządu (w myśl art. 220 k.s.h. w zw. z art. 201 § 4 k.s.h., umowa spółki może przyznać takie uprawnienie radzie nadzorczej).

Jeżeli wspólnicy planują przyznać sobie pozycję członków rady nadzorczej, to powierzenie radzie nadzorczej prawa powoływania i odwoływania członków zarządu może zapewnić sprawną kontrolę poczynań zarządu. Chociaż, jak wcześniej wskazano, rada nadzorcza nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki, to jednak członek zarządu, który wie, że jego „los” spoczywa w gestii rady nadzorczej, będzie niewątpliwie „zmotywowany” do sumiennego rozważenia wszelkich jej sugestii.

Zawieszanie w czynnościach członków zarządu

Kolejnym przykładem nienadzorczego uprawnienia rady jest możliwość powierzenia radzie nadzorczej kompetencji do zawieszania członków zarządu w funkcji z ważnych powodów. Umowa spółki może przyznawać radzie prawo zawieszania w funkcji poszczególnych członków zarządu lub wszystkich (czyli całego zarządu). Kwestia ta powinna zostać precyzyjnie uregulowana w umowie spółki, aby nie powstały wątpliwości, jak szerokie jest uprawnienie rady nadzorczej w tym zakresie.

Należy podkreślić, że zawieszenie jest aktem odmiennym od odwołania z funkcji i nie powoduje utraty mandatu członka zarządu. Pozbawia ono natomiast członka zarządu prawa do prowadzenia spraw spółki oraz do jej reprezentacji. Wybranie zawieszenia zamiast odwołania może wyrażać negatywną ocenę poczynań członka zarządu, z jednoczesną intencją zachęcenia go do zmiany sposobu postępowania. Ponadto, jeżeli wspólnicy nie mają jeszcze koncepcji dotyczącej nowego zarządcy, a jednocześnie chcą uniknąć sytuacji, w której zarząd spółki stałby się organem niekompletnym (tj. niezdolnym do działania) - w związku ze zmniejszeniem się liczby członków zarządu poniżej minimum określonego umową spółki, powinni wybrać zawieszenie. Zawieszenie nie zawsze musi prowadzić do odwołania z funkcji. Nie można zatem utożsamiać tego aktu z czynnością przygotowującą do odwołania.

Zawieszenie w czynnościach członka zarządu (całego zarządu) w myśl art. 220 k.s.h. może nastąpić tylko „z ważnych powodów”. O tym, czy takie powody zachodzą, rozstrzyga rada nadzorcza.

Również umowa spółki może wskazywać ważne powody - np. długą chorobę, prowadzenie działalności konkurencyjnej bez zgody spółki, sprzeczność koncepcji rozwoju spółki z założeniami wspólników przyjętymi przy zakładaniu spółki, dłuższy wyjazd za granicę itp.

Jeżeli uchwała rady o zawieszeniu w funkcji członka zarządu zostanie podjęta mimo braku ważnych powodów, członek zarządu może rozważyć wystąpienie z powództwem o ustalenie - w trybie art. 189 kodeksu postępowania cywilnego - ważności/nieważności takiej uchwały. Jeżeli przyczyny zawieszenia nie zostały określone w umowie spółki, ryzyko kwestionowania uchwał rady o zawieszeniu istotnie wzrasta. Z tego względu wskazane jest, aby powody zawieszenia były ujmowane w umowie spółki.

Okoliczność zawieszenia członka zarządu podlega ujawnieniu w rejestrze sądowym (zob. art. 39 pkt 5 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186).

Delegowanie członka rady do zarządu

Przepis art. 220 k.s.h. nie wymienia pośród przykładów rozszerzenia kompetencji rady nadzorczej spółki z o.o. prawa do oddelegowania członka rady do zarządu. Regulacja taka wprowadzona została natomiast na gruncie spółki akcyjnej - w art. 383 § 1 k.s.h. Zgodnie z jego treścią, do kompetencji rady nadzorczej spółki akcyjnej należy m.in. delegowanie członków rady nadzorczej, na okres nie dłuższy niż trzy miesiące, do czasowego wykonywania czynności członków zarządu, którzy zostali odwołani, złożyli rezygnację albo z innych przyczyn nie mogą sprawować swoich czynności. Uprawnienie to przysługuje zatem radzie nadzorczej spółki akcyjnej wprost na mocy przepisów k.s.h., bez potrzeby odrębnego regulowania tej kwestii w statucie (podobnie zresztą, jak prawo zawieszenia członka/ów zarządu spółki akcyjnej w czynnościach).

Zdaniem autora niniejszej publikacji (choć w doktrynie prezentowane są również poglądy przeciwne), należy opowiedzieć się za koncepcją dopuszczającą prawo delegowania członka rady nadzorczej spółki z o.o. do zarządu. Umowa spółki powinna w takim przypadku zawierać regulację nawiązującą do rozwiązania przyjętego na tle art. 383 § 1 k.s.h. W związku z tym delegowanie członka rady nadzorczej powinno być dopuszczalne tylko na pewien okres (wydaje się, że wskazanie okresu dłuższego niż 3 miesiące również będzie dopuszczalne, niemniej jednak nie powinien to być stan trwały) oraz dotyczyć sytuacji precyzyjnie określonych w umowie spółki.

Reprezentowanie spółki w umowach i sporach z członkami zarządu

Kolejnym szczególnym obowiązkiem rady nadzorczej jest reprezentowanie spółki w umowach i sporach z członkami zarządu (art. 210 § 1 k.s.h.). Regulacja ta znajduje zastosowanie do wszelkich umów z członkami zarządu, zarówno tych związanych ze sprawowaną przez nich funkcją (np. umowa o pracę, umowa-zlecenie, umowa o zakazie konkurencji), jak i tych niezwiązanych z piastowanym stanowiskiem (np. umowa sprzedaży samochodu na rzecz członka zarządu, umowa najmu, umowa spółki - gdzie spółka i członek zarządu wspólnie zakładają nową spółkę). Przepis ten stosuje się także do umów objętych dyspozycją art. 15 § 1 k.s.h., z którego wynika, że zawarcie przez spółkę umowy pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu albo na rzecz członka zarządu wymaga zgody zgromadzenia wspólników.

Udzielanie zgody na interesy konkurencyjne

Rada nadzorcza może być także uposażona w prawo wyrażania zgody na zajmowanie się przez członka zarządu interesami konkurencyjnymi. W myśl art. 211 k.s.h., członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10 proc. udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu. Z tego względu, jeżeli umowa spółki powierza kompetencję do powołania zarządu radzie nadzorczej, to właśnie rada nadzorcza będzie organem właściwym do wyrażania zgody, o której mowa powyżej.

Zaskarżanie uchwał wspólników

Uprawnienie rady nadzorczej oraz jej poszczególnych członków do zaskarżania uchwał wspólników (por. art. 250 pkt 1 k.s.h.) wiąże się niewątpliwie z funkcją nadzorczą rady. Niemniej jednak zaskarżenie nie musi być w każdy przypadku efektem nadzoru. Może być ono także skutkiem negatywnej oceny jakiegoś zdarzenia, kiedy to rada wyraziła stanowisko o charakterze doradczym nieuwzględnione przez wspólników.

Uchwalenie regulaminu rady

Nienadzorczym obowiązkiem rady może być także opracowanie i uchwalenie przez radę jej regulaminu. Przepis art. 222 § 6 k.s.h. stanowi, że regulamin rady nadzorczej może zostać uchwalony przez zgromadzenie wspólników, które może jednak również upoważnić radę nadzorczą do uchwalenia tego regulaminu. Upoważnienie dla rady do uchwalenia przez nią powyższego regulaminu powinno zostać udzielone w stosownej uchwale zgromadzenia wspólników. Nie ma również przeszkód, aby w uchwale zgromadzenia wspólników „narzucić” radzie pewne postanowienia, które powinny znaleźć się w regulaminie (np. w kwestii formalnych kompetencji przewodniczącego), albo też wskazać, jakie zagadnienia powinny zostać objęte treścią regulaminu.

Podstawa prawna:

- ustawa z 15 września 2007 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.).

Maciej Bielecki

radca prawny

www.kancelaria-bieleccy.pl